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公司资金收支管理制度

1 ．目的： 为了加强现金内部管理与控制，规范资金收支及周转速度，搞高资金 使用效率，特制订本制度。
2. 范围：适用于 XXXX 公司资金收支管理的控制和监督。
3. 定义： 指现金、银行存款的收支管理
4 ．职责：
4.1 门店收银员：负责现金的收入与保管，店长、店助负责货款单据的核对与 收款缴存至公司指定帐户。
4.2 物流收款员：负责销售货款的回收并向公司出纳缴款。
4.3 财务中心出纳： 负责资金的筹集、 调度、结算并监督各部门资金缴存情况。
5 ．内容：

5.1 公司日常现金管理

5.1.1 公司的现金收入，必须当天存入银行，因特殊情况当天存入确有困难 的，次日上午必须存入；分店还需填写【未存款通知单】注明未存款 原因，经过店长、店长助理双人签名，于当晚传真至财务中心。
5.1.2 实行收支两条线的资金管理原则， 各业务部门只有销售业务收款权， 无资金支付权，零星开支通过备用金支付；

5.1.3 业务部门不得外借、挪用营业款项。特殊、紧急情况需用公款的，
须经财务经理批准，财务中心出纳以书面传真授权，方可坐支营业 款。
5.1.4 未经财务审核、签字的单据不得支付现金，特殊情况下先支后审的， 须先报财务部，由财务部请示财务总监同意后，方可支付。
5.1.5 未经财务总监批准，不得支付个人借支款。
5.1.6 公司现金管理，实行钱帐分离原则，现金保管、收付和日记帐由出 纳负责，现金总帐和明细帐由会计负责；
5.1.7 出纳收取现金应给交款人开收据，或在交款人填写的【缴款单】上 签收；
5.1.8 出纳对已收讫、 付讫的凭证，应在有关原始凭证上盖上 “现金收讫”、 “现金付讫” 章。
5.1.9 出纳对经管的库存现金，必须做到日清月结，由会计主管定期每月

最后一天和不定期对库存现金进行盘点，填制“现金盘存报告单”并与现 金日记帐和现金总帐的余额核对，以保证库存现金的安全与完整。
5.2 零售店面收银员作业规定

5.2.1 收银员上班时不得携带私人现金、私人物品进入收银台，避免货款 长短的嫌疑。
5.2.2 为保证现金安全，收银员不能随意离开收银台，非当班收银人员， 未经许可，任何人均不得随意进入收银台。
5.2.3 收银员必须使用本人密码上机收银， 禁止使用他人或泄漏本人密码， 一经发现处以 50 元的罚款。

5.2.4 凡前台商品销售必须经过收银机扫描或输入编码打单销售，严禁漏 单或不打单行为，否则，造成的损失由收银员自行承担，并追究责 任。

5.2.5 大面额钞票必须放入上锁的大票箱 ,大票箱锁匙由店长或店助保管。收 银员不能随意清点现钞结数， 结数必须在店长或店长助理监督下进 行；长款必须如数上交，短款、假钞由收银员自行负责。
5.2.6 收银员不得外借、挪用营业款项，特殊紧急需用公款的，须经财务 经理批准，财务中心出纳书面授权，方可坐支营业款。
5.2.7 收银员不允许制收银小票挂账赊销；后台销售收款必须由收银员凭
黄联【销售送货单】收款。
5.2.8 预收定金应开具定金收据，凭收据如数存缴定金款项，并登记备查 账，待交货或退定金时，开具红字收据冲定金款，再整单货打单出 货。

5.3 零售店面存、缴款作业规定

5.3.1 收款后，应第一时间到收银台按实收填写 【缴款单】，严禁滞留货款，
一经发现严厉惩处。
5.3.2 店长助理每天 16 ： 30 前，必须与收银员清机结数，当天营业货款
包括收银机打单和后台销售收款款项。
5.3.3 店长助理查询电脑收银汇总数据后，与收银员清点现钞，款单核对
相符的，由收银员填写【缴款单】 ，店长助理签名确认；款单不符的 应立即查明原因，长款的如数上缴，短款的由收银员承担。

5.3.4 清款完毕后，在店面收银工作允许的情况下由收银员携款，店长助 理陪同到公司指定银行存款，尽量避免一人单独存款；存款时必须 索取存款回单；
5.3.5 存款完毕后，店长助理必须依据当天的【缴款单】 、【销售送货单】
及其他结款单据填写【营业日报汇总表】 ，经收银员、店长助理、店长
签名确认后，于当天 18： 00 前连同存
7 款回单传真至财务中心。
5.3.6 因银行停电、关门等特殊原因，未能及时办理存款的，由分店店长
或助理致电财务中心， 知会未能存款原因， 同时由收银员与店长、 店 助双人填写【未存款通知单】传财务中心。次日存款。若未存款又无 申请说明的，财务将对分店处以 20 元 / 次罚款。
5.4.7 收取支票须注意如下事项：
A、即结货到付款的客户，如无财务部信控员批准，一般不允许收 支票。以免客户支票有误无法更换而出现损失；
B 、跨地区收受支票时，应收取大联行支票(支票带磁码或盖有银 行行号章) , 以免收受客户同城支票而无法在本公司所在地入帐的 情况产生 ;
C 、一般不收受客户转让支票，以免支票有误时，更换支票不易； D 、注意支票书写是否有误：注意大小写是否相符；注意日期填写
时间是否过期或超期；注意日期填写是否按银行规范填写；注 意收款单位是否准确；注意书写字迹是否有化水现象；
E、注意支票印鉴：注意支票所盖的印章是否有缺角或重印，此类 情况应向客户更换支票；
5.4.8 收款员收款回公司后，应第一时间办理退货、寄存、缴款手续，在 未办理完毕缴款手续之前，不允许办理其它私事。
5.5 支票的管理
5.5.1 支票由指定出纳保管 , 支票使用时须填写支票使用登记簿 ;
5.5.2 出纳必须按审批后的付款凭据金额开票支票 ;

5.5.3 支票开具时 ,应按银行规定填写日期、收款单位全称、金额、用途及 章证等，同时详细填写支票存根，要求领票人在存根和支票使用登 记簿上签字备查；

5.5.4 支票印鉴章由会计主管与出纳分管 ,会计主管在加盖章证时 , 应复核 付款单据是否符合规定以及支票填写是否正确 .
5.5.5 财务禁止空白支票签发和领用 , 作废的支票必须加盖“作废”戳记 ,
防止被再使用 ;

5.6 采购付款程序

5.6.1 采购预付款程序
5.6.1.1 由采购员根据采购计划制出采购订单 ,并详细填写供应商请款单 ,
付款方式设定为预付款，请款单一式三联；
5.6.1.2 供应商预付款请款单附上采购订单 , 由产品物价组复核采购价格 ,

采购经理、产品总监审核后交财务中心应付会计员，应付会计
员在办理请款签批手续的同时，提取一联供应商请款单，用于 追踪预付款商品入库的平帐与发票、收据的收缴；
5.6.2 采购付款程序
5.6.2.1 对采购入库单的管理要求
5.6.2.1.1 配货仓依据采购员制作的采购订单和供应商的送货单办理
商品验收入库手续；实际数量、单价与采购订单不符时 ,价
格差异时以低价价格收货，数量差异时以原订单数量收货， 且立即反馈采购计划员。
5.6.2.1.2 采购入库单一式三联，白联配货仓留底备查，红、黄联与
已盖发货章的供应商送货单原件一同交财务中心应付会计， 单据交接时间为次日；
5.6.2.2 财务应付会计对采购单据的审核要求 :
5.6.2.2.1 财务中心应付会计对采购入库单在管控报表中逐一进行校
对，以免出现遗漏入库单未缴的情况；
5.6.2.2.2 应付会计对采购入库单进行审核，审核内容为： A、入库单
是否有签章； B 、入库价格、数量是否与订单、供应商送货
单一致；
5.6.2.3 对账结算作业程序 :
5.6.2.3.1 当月结以上供应商对帐时间为每月 1- 15 日前 ,16 至 25 日为 付款审批期 ,25-30 日为付款期 ;俞期对帐延至下月对帐付
款。
5.6.2.3.2 供应商的对账单以公司统一供应商对账格式填写 , 并盖确认

公章后在 15 日前传真至财务部。
5.6.2.3.3 财务部应付会计员收到对帐单后 ,核对该供应商未付款的采
购入库单、电脑系统中的应付帐款与对帐单是否一致，核对 完毕后通过传真方式回传至供应商处。应付会计员在对帐中 严格按签订的合同帐期对帐，核查有无返利等应扣款项；
5.6.2.3.4 与供应商对帐无误的情况下 , 由应付会计制作供应商请款单 ,
请款单一式三联 , 附件为 : 采购入库单、供应商送货单、与供应 商确认的对帐单。
5.6.2.4 供应商请款单的审核 :
5.6.2.4.1 产品项目主管审核内容 :分析与该供应商的采购商品的现存库存
量、采购量、付款额等各项数据关系 , 以及商品的质量和与该供 应商合作关系情况确定是否审核付款；
5.6.2.4.2 物价审核内容 :由物价部复核该项采购有无单价不合理的情况 返利等应扣款是否已扣；
5.6.2.4.3 产品调渡主管审核内容 :复核采购量是否合理 ;
5.6.2.4.4 产品中心经理审核内容 :复核以上各项审核的严谨性 ;
5.6.2.4.5 财务经理审核内容 :A 、转帐请款单上的户名、帐号等是否正确； B 、采购入库单总额与请款总额是否相符； C、付款账期是否正 确； D 、库存量是否过大； E 、有无待扣款项未扣情况； F、发 票的收取情况；
5.6.2.4.6 财务总监审批内容 :A 、复检以上审核的严谨性； B 、根据整 体资金营运情况确定是否付款。
5.6.2.5 货款支付 :出纳对请款单实行终审 , 复查各项审批手签是否完成 ,复
查付款前应收取的票据是否收到 , 复查转帐户名、帐号、开户行等是 否正确。在无误的情况下安排货款支付。
5.7 供应商返利收入管理

5.7.1 商品计划员根据与供应商签订的合同规定 , 将返利协议填入公司报表系统
的“供应商返利管理”中的“供应商返利通知单” . 该表在报表系统中 的供应商自动请款程序中起提示作用；

5.7.2 物价信息组根据与供应商签订的合同规定 , 将各供应商返利协议制出 供应商返利明细表 ,每月将返利明细表发财务中心应付会计核对商品 计划员填写的“供应商返利通知单” ;有差异或填写不完整的 , 由应付

会计督促产品中心计划员填写完毕 ;

5.7.3 财务中心应付会计员根据经核对的返利通知单按时追踪各供应商返
利返回情况。

5.8 工程、广告、装修付款程序：

5.8.1 此类费用项目在制作前应先由申请部门填写费用预算审批单， 注明各 项材料费、人工费及其它费用；审批人为财务总监或总经理 ;
5.8.2 在制作商的选择上要筛选两个以上商家进行比价， 比价单上注明制作
商查询电话， 1000 元以内的比价审批单由副总确定制作商 ,1000 元以 上比价审批单由财务总监或总经理确定制作商 ;
5.8.3 促销广告单制作完成后应由各事业部行政人员签收与发放 , 工程等应 由使用部门验收合格后方可支付货款；
5.8.4 此类费用的报销、借款平帐要有费用预算审批单、 (新制作商要有比 单审批单)、制作商送货清单、 制作商收据或发票、 验收人员签章等；
5.8.5 工程、广告、装修费用报销的审批权限为： 1000 元以内由副总审批，
1000 元以上由财务总监与总经理审批；
5.9 维修、维护费用付款程序：
5.9.1 集团总部内各部门因故需进行维修时 , 可向行政总务申请报修 , 由总务 文员填写维保单交总务部与工程人员领料、申购、派工等事宜 , 同时
工程主管向报修部门报价。此项审批权限为：
财务总监
200 元以上

5.9.2 工程维保采购要求 :凡总务仓、配货仓有物料储存(包括旧料) ，必须优 先考虑仓库领料， 在总仓没有的情况下再考虑外购； 凡一次性用料的 物料采购可不入库， 直接交部门验收使用。 如准备做库存的， 物料采 购后必须入总务仓或车管仓， 交行政人员统一保管。 需领用时，通过 领料单领用出库。

5.9.3 集团总部外的各部门因故需进行维修时 ,可向各自事业部行政文员申报,
由各自事业部文员统筹安排维修事项。此项维修审批权限为 :
副总
工程主管
200 元以内
财务总监
营运经理

500 元以下 501-2000 元 2000 元以上
5.9.4 维修费用的报销审批权限为： 500 元以内由副总审批， 500 元以上财
务总监审批；

5.10 借款审批程序

5.10.1 原则上不做个人借款，确因业务需要须借款的，由经办人填写【借

款单】附上已审批的费用预算表，经部门经理、会计主管、财务总监 签批后方可借支。每项借支应注明还款时间，到时未平帐的，将从个 人工资中扣除。
5.11 其它资金收支管理
5.11.1 废旧物资变卖的收入管理

5.11.1.1 废旧物资的清理 , 应由行政部或车管部向财务管理部提
请清理申请与清理清单 , 由财务管理部按单清点后 ,开出废 旧物资变卖放行收据 .
5.11.1.2 集团内的废旧物资回收车辆放行时 , 除行政部开出的车辆
放行条外 , 还需有财务管理部开出的盖有“文一实业财务 中心”章的“收据”以作为废旧物资的放行条 . 装有废旧 物资的车辆， 如只有 “车辆放行条” 或口头批准均不允 许通行。否则，将对当值保安员罚款 100 元，保安队长负 连带责任，罚款 20 元。
5.11.1.3 保安员应在当天 18 ： 00 前将已放行后的“财务放行收
据”交财务中心出纳处 (最迟次日上午 )，由财务出纳追 踪废旧物资变卖的缴款。
5.11.1.4 废旧物流变卖后 ,行政人员应第一时间到财务中心出
纳处缴款 .

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