社会工作服务站档案管理制度.docx

社工站档案管理制度

为加强社工站档案管理， 根据档案管理有关规定， 结合社会工作
实务制定本办法。
第一条 档案的分类

社工站档案分五大类:项目档案、管理运行、服务内容、制度建
设、媒体宣传。
第二条档案管理的意义和作用

社工站的档案是工作活动的记录。 管理好档案是做好工作， 提高 工作质量和效率的必要条件。社工站形成的全部档案材料, 由社工站 指定专人集中统一保存和管理。 各社工室、 部门应及时收集归档的案
卷，并为相关社工室、部门提供服务便利。
第三条档案材料收集范围

(一)项目档案材料：合同协议(招投标文件、合同协议)人员 配置(组织架构、人员名单、执行计划)规范与风险(社会工作类套 表模板、项目管理类记录资料)项目交付(项目评价类档案)
(二)管理运行材料：承接机构资料、项目计划、会议记录、月 报周报、参访接待、培训学习、督导、汇报材料、媒体材料、物资管 理等资料。
(三)服务内容资料: 收集需求、 链接资源、 救助服务、 老幼关爱、 社区治理、社会组织培育、工作照片等。
1、 个案档案材料： 个案相关的基本信息、 需求信息、 跟进记录、 个案计划、照片、证件复印件、票据复印件、音像资料等。

2、物资收纳档案材料：用于记录来自单位、个人捐赠到援助社 工站的物资入库登记、存放编号、出库目的、受捐人一般联络信息。
3、活动开展档案材料：包括社工站开展、协助开展活动的计划 方案、 附件与宣传设计材料、 签到表、 相关人员材料、 财务相关记录、 照片、音像资料、活动简报、媒体报道。
4、会议记录档案材料包括社工站、社工站与各社工室、部门开 展、街道社区开展、与项目相关的外出会议所涉及会议策划、会议相 关宣传材料、
会议所用资料、与会人员签到表、照片、音像记录文件、简报、 媒体报导。
5、讲师档案材料：包括社工站开展个案工作相关督导师，开展 活动相关讲师的个人身份、学历、资质、银行卡复印件、工作方案、 劳务合同、财务往来票据。
6、政策资源库材料： 包括社工站开展工作所涉及一切政策材料、 个案工作所需社会提供资源、机构内部可提供资源材料。
7、企业链接档案材料：包括社工站社工主动与辖区内企业、企 业主动与社工站建立、 辖区外参与辖区关爱援助工作相关企业、 事业 单位、个人机构相关的机构基本信息表。企业跟进表、跟进照片、共 同开展活动计划、简报。
8、各周、月、季度总结计划档案材料：包括社工站项且周期内 所涉及各周、月、季度时间节点的总结、下一时间节点计划简报、材 料。

9 、活动照片材料： 包括个案、小组、 社区、走访、 沟通、 培训、 督导等活动精选、清晰照片。
(四)制度建设材料：管理制度、工作制度(社工专职服务制度 工、管理制度材料：包括日常管理制度、信息收集与反馈制度、会议 培训制度、项目管理制度、财务管理制度、档案管理制度、信息公开 制度、绩效考核制度、服务监督制度固定资产管理制度等。
2、社工服务制度材料：社工服务制度、单问责任制度、服务承 诺制度、投诉处理制度、需求发现与评估机制、社会力量动员机制、 服务供需对接机制、绩效综合评价机制、工作统筹协调机制。
(五)媒体宣传材料：宣传台账、新闻稿简报、刊物、广告设计
制作文件、其它。
第四条：收集的方法和份数

(一)归档材料分为电子档案、纸质档案，电子档案由经办人自 行上传云盘， 如需审核的资料由社工站负责人审核后经办人上传云盘; 待项目完成或结案时项目负责人/各服务板块负责人/指定项目档案 管理人员打印纸质档案。
(二) 归档材料由社工站负责人指定专人负责收集整理归档， 于 项目开展第 1 个月立卷， 结项前 1 个月检查档案并完成所有归档工 作。
(三) 各社工室， 部门外出参加有关单位会议的材料由参会人员 负责收集归档。

(四)机构统一管理制发的文件、报表等，应收打印件一式两份、 主办的会议文件收两套，出版物收三套归档。
(五)文书档案应将正件与附件、请示与批复、转发文与原件等
收集齐全。
第五条，档案材料归档立卷要求
(一)个案档案
个案按照个案工作流程先后顺序编号立卷。
(二)活动开展档案与企业链接档案
1、活动开展档案与企业链接档案按活动开展时间先后进行立卷。
(三)会议记录档案与各周、月、季度总结计划等文书材料
1、按照文件类别立项(如计划、会议记录、简报等)
2 、资料按照时间先后编号归档。
3、 密不可分的文件应排列在一起。 例如批复、 批示在前， 请示、
报告在后； 正件在前， 附件在后； 印件在前， 底稿在后： 转发件在前， 被转发件在后；方针、政策性文件在前，业务性文件在后；主管机关 文件在前，本机构和其他单位文件在后。
(四)政策资源库档案
1 、政策资源当以政策服务困境人群类型进行划分。
2 、相同政策服务类型的不同政策以该政策批示字号顺序存档。
(五)物资收纳档案
1 、入库物资首先按食品、日化品、衣物等分类。

2、食品等物资以保质期年限顺序立卷，日化品、衣物等物资以
入库时间立卷。
第六条档案的销毁

对确无保存价值的档案，应登记在册，经社工站、机构领导批准 后销毁。销毁时应有监销人，监销人要在销毁册上签字。