国际贸易公司管理规章制度汇编.docx

国际贸易公司管理规章制度汇编 .doc

内
部
管
理
制
度
录⽬
员⼯⾏为守则⼀、
员⼯⼯作守则⼆、
考勤制度三、
合同管理制度四、
单证管理制度五、
进出⼝业务操作制度六、
资产管理制度七、
⽀付货款和费⽤审批制度⼋、
计算机管理制度九、
印章管理制度⼗、
档案管理制度⼗⼀、
安全卫⽣管理制度⼗⼆、
驻⼚员职责⼗三、
采购员职责⼗四、
仓库管理规章制度⼗五、
财务部⼯作职责⼗六、
员⼯报销制度⼗七、
驾驶员管理制度⼗⼋、
员⼯⾏为守则⼀、
提⾼每位员⼯的道德观和价值观，培养健康向上的⼯作观、为了规范公司员⼯的⾏为，
特倡导诚实守信的公司经营理念，从⽽塑造企业的良好的公司形象和⽂化内涵，综合素质，制定公司员⼯守则。 遵守法制，严格遵守国家的政策法律、法规和本公司的各项规章制度。第⼀条
热爱公司，维护公司形象，与公司荣辱与共。不断学习，不断提⾼⾃⾝综合业务素第⼆条
质与⼯作能⼒，团结协作，多提合理化建议，开拓创新。
听从公司领导指挥，服从公司的各项决定，⾼效优质完成本职⼯作和领导交办的各第三条项⼯作任务；积极向公司献计献策， 推动公司的各项业务发展。
严格遵守公司纪律。不迟到、不早退、⼯作时间不串岗、不办私事、不打私⼈电话、第四条不做与⼯作⽆关的事。不私拿或损

坏公物，不做有损团结的事。
注重仪表，注意着装及仪表整洁。第五条
、、 “欢迎您” 讲究礼貌，做到待⼈热情、举⽌⽂明、谈吐优雅，使⽤“您好” 第六条
等礼貌⽤语。 “不客⽓” 让客⼈先上先下。同乘电梯，要礼让客⼈先⾏；与客⼈相遇，
尊敬客户第七条
接待客⼈时⾯带微笑，与客⼈谈话时应站、坐端正、讲究礼貌、不抢话、插、 1
话、争辩、讲话声⾳适度有分⼨，语⽓温和、不⼤声喧哗。
、 “不⾏”等⽣硬词语，不遇到客⼈询问，做到有问必答，不能说“不管”、 2
得以冷淡态度待客。
尊重客⼈，不议论、不指点。、 3
接转电话时，先要说“您好，恒海联公司”，声⾳要温和。、 4
会见客⼈时，应姿势端正，握⼿时⽤⼒适度，不得⽤左⼿，左⼿不得插兜。、 5
严守公司机密，不得泄露或传播公司商业机密及相关⽂件，不向客户或外部⼈员谈第⼋条论本公司的⼀切事物。要做到：不该 看的不看、不该问的不问、不该说的不说。⼀切
内部⽂件、资料、报表、总结，都应做到先锁再离⼈，保证桌上⽆泄密。秘密⽂件由
综合管理部统⼀归档保管，个⼈不得私⾃保存。
保证廉洁，不贪污、不接受回扣、不挪⽤公款、不以权谋私。要勇于揭发问题，敢第九条于同不良现象作⽃争，要打击不正之 风，树⽴正⽓。馈赠物品要如数交公不得私留。
要厉⾏节约，消灭长明灯，长流⽔。节约使⽤⽂具、器材，爱惜各种设备和物品。第⼗条要发扬勤俭兴业的好传统，为公司增 收节⽀做贡献。
⼆、
员⼯⼯作守则
本公司员⼯应认真学习党的⽅针政策，具有⾼度的政治思想觉悟和坚定的信念，热、 1爱祖国、热爱社会主义。 、 2本公司员⼯应当遵守国家和政府的法律、法规和社会主义公共规则、遵纪守法，具有良好的社会公德。
本公司员⼯应当爱公司、爱岗、廉洁、勤奋，具有埋头苦⼲、任劳任怨的敬业精神、 3和认真负责的⼯作态度。 本公司员⼯执⾏各项业务，在合法原则下，必须以公司利益为核⼼，严格遵守公司、 4各项规章制度。 、 5员⼯个⼈不得私⾃或盗⽤本公司本公司⼀切业务必须以公司名义统⼀承接和管理，名义承接业务。
本公司员⼯必须具有良好的职业道德、忠于职守、不泄露任何商业秘密。、 6
本公司员⼯必须时刻维护公司形象，对客户必须诚恳热忱。、 7
、 8 同事之间团结协作，具有很强的团队协作精神。
度制勤三、考
本公司员⼯均需参加考勤。、 1
本公司⾏政财务部负责管理公司考勤⼯作。、 2
本公司正常上班时间为上午、 300： 00-5： 1，下午30： 00-11： 9
元50职⼯迟到或早退⼆次以上每⼀次扣发⼯资、 4
职⼯因故缺勤，均需事先办好请假⼿续(特殊情况例外)。否则作旷⼯处理、 5
1 (职⼯因故请事假，需填写请假单，并经常务副总经理同意批准)

) 2 (职⼯因病需请假休息或治疗，须出⽰指定医院的医疗证明(急诊例外)
其他假期按国家规定执⾏，但均须事先办好请假⼿续。) 3 (
职⼯出勤与⽉薪挂钩、 6
元50事假超过七天者(含双休⽇)每⼀天扣发⼯资) 1 (
2 (发放60%天以上时，按每⽉基本⼯资30在连续病假满)
四、合同管理制度
. 形式发票等)含销售确认书(⼀、合同管理包括内销合同和外销合同
所订合同要求做到：格式规,⼆、内外销合同由各业务员根据经营业务的要求负责对外签订范、内容齐全、责任明确。
三、合同编号要求全公司统⼀，由贸管部负责编号。
四、所有合同需经法⼈或法⼈授权的经理签字⽣效后⽅可对外。
五、签字后的所有合同应交财务部壹份留档，由财务部负责保管。
六、所有合同内容属于公司经营机密不能外泄，银⾏等有关部门需⽤合同外其他⼈除客户、对泄露公司公司内部因⼯作需要接 触合同的⼈要对合同内容严格保密，不能随便查阅，
经营机密者将对其做出相应的处理，情节严重者可对其追究法律责任。
以备查阅。存档保管，七、年度终了时财务部应按合同种类的不同编写好⽬录分别装订成册，
五、单证管理制度
、装箱5、外销发票4、货物报关单3、货物明细单2、信⽤证1⼀、单证管理的范围包括： 8、汇票7、提单6单、其他与经营业
务有11、核销单10、结汇清单9、全套结汇单据
关的单证。
如信⽤证的条款有不符合公司经营要求或有软条款的⼆、信⽤证由贸管部负责审核和保管，如果正本信⽤并根据分管经理的意 见通知对⽅修改信⽤证条款；应及时汇报分管经理，
经分管财务的经理签字同意后⽅可将正本信由财务部提出申请，证要到银⾏打包贷款，
⽤证移交财务部并做好交接签收⼯作。
按每次的出货三、出⼝核销单由贸管部到外管局申领并交船公司或货代公司⽤作出⼝报关，(包括报关出⼝后由船公司或货代 公司退回的核销单商品名称和数量做好对应的记录；
单的核销联和退税联)由财务部负责签收、保管、核销。
寄各有关四、其他单据由贸管部根据实际发⽣的业务和信⽤证对单据的要求负责缮制并送、部门(包括客户、船公司、货代公 司、商检部门、银⾏等)。
制单和审如果发⽣因制单错误⽽造成不符点扣款的，负责，五、所有单据的制作必须认真、除扣发如因制单错误造成⽆法结汇 的，单⼈均要按银⾏扣款⾦额的壹倍扣发当⽉⼯资；
⼯资外公司将视具体情况对当事⼈做出相应的处罚。
年度终了时对留档的单据要做好单据的保管和保密⼯作，六、所有单据均属公司经营机密，要分门别类、装订成册。
六、进出⼝业务操作制度
使业务逐步逐步⾛上保障每笔业务顺利进⾏，健全和完善经营环节，为了规范业务的操作，合法化、制度化、规范化轨道，特 制定本制度，要求各部门严格遵照执⾏。
⼀、业务操作的规定
在正式与客户签订外销合同前⾸各个业务员必须了解和掌握本公司的经营范围与要求，、 1先核算好换汇成本，填写好成本预 算单，报分管经理审核签字，凭签字后的成本核算单
到贸管部领取合同编号，由贸管部统⼀编制合同号，以便统计、确认和存档，预算单⼀

式三份，⼀份交财务部，⼀份交贸管部，⼀份⾃留。
在分管经理签字同意预算单的前提下，业务员可签订外销合同，合同⼀式四份，统⼀由、 2分管经理签字后⽣效。⼀份交财务 部，⼀份交贸管部，⼀份⾃留。
根据外销合同的结算⽅式，如果⽤跟单信⽤证结汇，各业务员要催客户按期开出以我公、 3司为受益⼈的信⽤证。
正本信⽤证到后，贸管部在⼀个⼯作⽇内完成审证⼯作并填写好审证记录。对于信⽤证、 4上难以接受的软条款，以及其他需 要更改的条款，贸管部应⽴即通知业务员，向客户提
出书⾯修改通知。信⽤证的修改应该改⾄可接受为⽌，由贸管部审定并报分管经理审核
签字，正本信⽤证由贸管部保管，贸管部要做好信⽤证台帐登记⼯作，并有责任提请业
务员注意信⽤证的装运期和有效期。
信⽤证确认后，由各业务员负责订⽴内销合同，合同由法⼈委任授权的经理签字后组织、 5安排⽣产、收购、商检、⼊库等。 按照外销合同的交货时间，由贸管部负责租船订舱、
制好所有单证和报关出运，并保证全部单证的正确性，如因单证错误造成报关或以后结
汇受阻由贸管部负责。
在提单收到后复印货物出运后贸管部要及时将出⼝货物明细表和外销发票交给财务部，、 6⼀份交财务部。 贸管部收到提单后，如需办理保险的单据，应⽴即办理投保⼿续。、 7
贸管部在收到提单后⼆个⼯作⽇内将全套议付单据制妥后交有关银⾏议付、托收或押、 8汇，并根据信⽤证要求寄交有关单 据。
贸管部要及时催促海关、外运将报关单(退税联和核销联)、外汇核销单及时退回，交、 9财务部以便办理核销、退税等事 宜。同时财务部将报关单退税联复印⼀份留存备案。结
汇到帐后，财务部凭银⾏结汇⽔单外管核销联、涉外收⼊报表、外销发票、报关单和核
销单负责外管核销和退税申报⼯作。
风险较⼤，应T/T，后D/A远期， D/P (T/T即期、前D/P⾮信⽤证结算的业务，如、 10慎重)需报分管经理签字同意后⽅可进
⾏，并由当事⼈承担责任。其他操作同信⽤证结
算⼀样。
在分管经理签字同意后⽅可签必须在成本预算单上注明代理业务，代理出⼝业务，、 11
订外销合同和代理协议，在代理协议上要明确经济责任和代理收益， “四⾃三不见”的
代理业务严格禁⽌，合同的协议必须有分管经理签字后才能⽣效，代理业务原则上不准
垫付资⾦，如有特殊情况需垫付资⾦要报分管经理签字后⽅可垫付，且委托⽅须提供有
实质性的担保，并由当事⼈承担经济责任。
⼆、进⼝业务操作规定：
必须掌握在国家核定的经营范围与要求下开展进⼝业务。、 1
根据国外商品的⾏情，⼯⼚或单位需进⼝的商品，了解掌握进⼝商品的名称、商标、规、 2格、型号、性质、⽤途、包装和产
地。在此基础上，向国外⽣产公司询价，⼒争做到货
⽐三家，择优定价。
根据国外客户还盘的价格，加上需交纳的关税、增值税和利润部分，测算好销售价格⽔、 3准，并签订好内销合同，合同由法
⼈授权的经理签字后⽣效，合同⼀式四份，⼀份交购
货⽅，交财务部、贸管部、业务员各⼀份。
在内销合同签订的同时，确认国外客户的报价，并添置进⼝成本预算单，经分管经理签、 4并复印⼆份交贸管和财务部各⼀ 份，签订进⼝合同，到贸管部统⼀编制合同号，字同意，同时按进⼝合同上的条款，在规定付款期内开证。

接到银⾏单据后，按合同上的⽀付⽅式及时向国外客户办理付款。并在海关规定的时间、 5内，办好纳税清关⼿续。
贸管部将提单和进⼝发票的正本交给财务部，贸管部⾃留复印件，以便统计与存档。、 6 7对于代理进⼝业务，应签订合同或 代理协议(签订合同或代理协议由分管经理签字)，、
则必须有委托单位提供可靠的实质性100%贯彻“控制货权，带款赎单”的原则，并收取
万美元以上的信⽤证和其他重⼤业务，须经董事长或10的信⽤担保或实物担保。开⽴
经理室集体商量通过，货物到港或单据到银⾏后，及时通知委托进⼝单位带款赎单、提货。进⼝合同与开证申请书由分管经理 签发。
如发现质量和数量短装问题，应在索赔有效期内，会同商检部门及早办理商检索赔等事、 8宜。
业务员要配合财务部及时做好代理单位的账户清算⼯作。、 9
七、资产管理制度
为加强资产的内部核算和管理，确保资产的安全、完整，维护出资⼈的合法权益，． 1 特制定资产管理制度(下简称本制 度)。
本制度所称的资产主要是指各类实物资产，包括：． 2
元)的固定资产； 2000元以上(含2000)、单项价值在 1
元以下的低值易耗品、办公设施； 2000)、单项价值在 2
)、已计⼊费⽤列⽀的各类办公⽤品、学习书籍等； 3
)、库存各类物资及其他等。 4
各类资产由财务部归⼝管理，并建⽴相应的责任制度。． 3
购置时间、)、财务部门应设⽴固定资产明细账，详细记录单项固定资产的名称、 1
存放部门、原始价值、规定使⽤年限、预计残值、年折旧率，并按规定每⽉计提折
旧。办公室和⾏政事业部应建⽴固定资产使⽤台帐。
、办公室或⾏政事业部对使⽤中的低值易耗品主要是办公设施应建⽴台帐，明) 2
确使⽤⼈或保管⼈，经常检查使⽤情况。
保管⼈员收到物资应认真清点验收，并有专⼈保管，库存物资应设⽴明细账，、) 3
办理⼊库⼿续。各部门领⽤时⼀律开具领料单，贵重物资领⽤时应经有关领导
批准。
本公司的各类资产实⾏定期清查盘点制度。． 4
)、固定资产每年年终决算前盘点⼀次； 1
)、使⽤中的低值易耗品及办公设施每半年清查盘点⼀次； 2
)、库存物资每季盘点⼀次。 3
、毁损、报废均应查明原因，写出书⾯情况，报各类资产的有偿转让、盘盈(亏)． 5
。财务部门审核批准，按规定进⾏帐务处理。
⼋、⽀付货款和费⽤的审批制度
为了加强财务管理，提⾼资⾦的使⽤效率，降低资⾦运作的风险，特制定本办法。
由分管财务部门的领导和财务部根据业务需统⼀使⽤的办法。实⾏资⾦统⼀借贷，⼀．
要向银⾏借贷(打包、押汇等贷款⽅式)或通过其他融资渠道统⼀筹集资⾦、统⼀调度
使⽤。

⼆．资⾦的审批程序和要求：
出⼝产品货款的⽀付、 1
业务员提供全套付款单据：供货⽅开出的已出运(或已收购⼊库的)的出⼝产品
外销合同、增值税发票、专⽤缴款书、⼊库单(已⼊库未出运的)，填写付款申请
单(已出运的按编号分别填写)报送财务部门审核，财务部根据成本预算单、出⼝
货物明细表(已出运的)、⼊库单(未出运的)、内销合同等资料审核签字，再由
如果⼯⼚暂时不提供专⽤缴款书则先⾏扣分管经理审批同意后交财务部安排付款，除税款后⽀付，余款待专⽤缴款书齐全后⽀ 付。
2 、内销产品货款⽀付：
业务员根据供货⽅开出的发票(或收据)、⼊库单和填写的付款申请单⼀并报送财
务部审核，财务部门根据内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财
务部安排付款。
、预付货款： 3
原则上不预付货款，如果因商品或市场⾏情特殊性，确需预付部分货款的(最⾼不超
)。在信⽤证结算的情况下，需信⽤证副本到达本司、经贸管部审核认可30%过货款总额的由业务员填报与付款申请单呈分管 经理审核同意后交财务部安排付款；后，在其他结算⽅式分管经理视具体情况则由经办业务员填写预付款申请单呈分管经理审 批，下需预付货款的，的情(或占货款总额百分⽐⽐较⾼)在预付款数额较⼤审核同意后⽅可交财务部安排付款；经办业务员 应对全部预付款承担风险应由董事长或经理室集体商议同意后才可付款。况下，和责任。
、代理出⼝业务的付款 4
必须是代理出⼝货款收妥⼊账后，由代理业务员凭委托⽅开具的增值税发票和专⽤缴
财务部门根扣除代垫的全部费⽤和应收取的代理费后填写付款申请单报财务部审核，款书，再由分管经理审核同意后送据代理 出⼝协议和结汇⽔单及代垫费⽤等资料和对⽆误后签字，财务部安排付款。
: 、付款原则 5
原则上只能按增值税发票抬头付款，个别⼯⼚确因收购原料、辅料、包装物等原因，
,必须在办妥委托付款⼿续后⽅能申报付款,需代其将货款付⾄供货⽅时且委托付款的⼿续
) 在特殊情况下可⽤传真件代替(必须是加盖公章或财务专⽤章的正本
、付款预申报规定： 6
为了使财务部能够有计划筹集资⾦，既能保证各类货款的及时⽀付⽽不耽误货款的收购，
特要求个业务员作好货款⽀付的预申报⼜要不是资⾦在账⾯上闲置⽽造成资⾦成本的增加，。(特殊情况除外)超过⼗万元的 提前三天申报单笔货款⼗万元以内的要提前⼆天申报，⼯作，
三、直接费⽤的审批
1、运、保、商检等费的审批
商检费等费⽤的保险合同和经分管经理签字的代理船公司的运费、根据出⼝成本预算单、
先由贸管部核对交财务部审核⽆误待正式发票⼊账时，由财务部门先⾏预提，传真确认件，后提交分管经理审核同意后⽅可付 款。
2、佣⾦的审批
填好付佣申请单报财务部审核签字后再由分管经外销合同副本、由业务员提供佣⾦协议，
理审批签字后交财务部安排付款。

3、其他直接费⽤
须在发票或⼊库单齐全的情况下才能辐照费和包装费等，报关费、与业务有关的邮寄费、
由经办⼈员申请呈分管经理审核签字后交财务部安排总额发票要附明细单，申请办理付款，付款。 以上规定请各业务员遵照执⾏。