董事会办公室规章制度.docx

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山东亿嘉农化有限公司董事会办公室规章制度 (草稿) 二零一一年五月 1 / 13 目录第一章董事会办公室概要 3 第二章工作时间 3 第三章员工基本守则 4 第四章学习、进修制度 6 第五章设备购买及使用规定 6 第六章文件、资料和合同管理制度 7 第七章印鉴使用规定 8 第八章费用报销规定 8 2 / 13 根据国家有关法律、法规和各项财政政策、及山东亿嘉农化有限公司的规章制度，结合董事会办公室具体情况制定本规定。第一章董事会办公室概要董事会办公室为董事会的日常办事机构，属董事会秘书直接领导。负责董事会和股东大会的日常工作；协助筹备股东大会、董事会和监事会；协助董事会秘书履行投资者关系管理工作和信息披露工作，并协助董事会秘书与证券监管机构、中介机构、证券交易所等进行联系与沟通；协助组织编制公司定期报告(年报、中报、季报)、临时报告(董事会、股东会、监事会、重大事项等公告)，并准确及时向监管部门报送和发布；负责股东接待及信息反馈等工作，负责公司在证券媒体的形象宣传工作。第二章工作时间第一条上班时间为周一至周五 9： 00 – 17:00 其中 12： 00 – 13： 00 为午休时间第二条国家法定假日 12 天 (元旦 1 日、春节 3 日、妇女节半日、清明 1 日、劳动节 1 日、青年节半日、端午节 1 日、中秋节 1 日、国庆节 3 日) 第三条带薪年假：员工累计工作已满 1 年不满___ 年的，年休假___天；已满___年不满___年的，年休假___ 3 / 13 天；已满___年的，年休假___天。国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。员工休年假必须提前___个工作日向董事会秘书申请，并报人力资源部备案。第四条婚假和产假：参照有关规定执行。员工享受婚、产假须经总经理审批后，安排好自己的工作，方可休假。第五条丧假：员工配偶、直系亲属和在一起生活的岳父母死亡可以请丧假，假期不超过 5 天，到外地奔丧的可根据实际需要适当延长假期，丧假不包括公休日和法定假日。员工丧假须经董事长审批后，安排好自己的工作，方可休假。第三章员工基本守则为谋求公司发展与员工福祉，全体员工应遵守下列各项所订之服务守则：第六条员工应忠勤职守，遵守公司一切规章，服从主管人员的合理指挥，不得敷衍塞责，主管人员对员工应亲切指导。第七条员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高质量，增加生产，对外应保守业务或职务上的机密。 4 / 13 第八条员工负有保密义务，凡涉及公司和董事会方面者，未经许可，不得对外发表。第九条员工应尊重公司信誉，除办理公司或董事会指定任务外，不得擅用公司或董事会办公室名义。第十条员工报告工作应循级而上，不得越级呈报，但紧急或特殊情况不在此限。第十一条员工应自觉维护室内清洁卫生，保持工作场所肃静、整洁。第十二条公司员工必须保持良好的职容风纪，上班必须着装整齐。第十三条公司员工未经同意，不得为自己或第三人从事与公司相同或类似的事物。第十四条员工不得因职务上之便接受招待，或受馈赠、回扣或其它不法利益。第十五条员工对外接洽事项，应态度谦和，不得有骄傲满足以损害本公司名誉的行为。第十六条员工应依照规定时间上下班，除出差请假外。 5 / 13 第四章学习、进修制度第十七条参加与工作相关的职称、资格证或课程培训或考试的员工可申请学费资助，经批准后，员工可报销其参加培训或考试的费用。第十八条以下情况员工须返还所享受的学费资助： 1 由于个人原因未参加或完成课程或考试； 2 完成课程或考试后 12 个月内由于个人原因离职需返还所报销课程或考试费用的 50%。第十九条员工可享受不超过___天的带薪假期去准备其培训或资质考试。第五章设备购买及使用规定第二十条设备基本分为：固定办公设备和移动办公设备。固定办公设备包括：台式电脑、传真机、扫描仪、装订机、打印机等；移动办公设备包括：笔记本电脑、便携式打印机、刻录机、摄像机、数码相机、移动存储设备等。第二十一条由于工作需要添置设备，应事先填写书面申请，经报销审批人批准，再由公司行政部门安排购买。 6 / 13 第二十二条固定设备因长期使用，归员工个人或部门向公司长期借用，使用人或部门同时有保管和维护的责任；第二十三条移动设备使用时，需向库管办理借用手续，使用完后应归还给库房。第二十四条在借用过程中，如因个人疏忽或操作上的失误，而导致设备的丢失或人为性的损坏，并给公司造成一定的经济损失，公司将酌情对借用人或部门进行经济索赔或处分。第二十五条固定办公设备、移动办公设备，由固定人员负责领用登记和保管。借用设备时由管理员负责登记记录。第六章文件、资料和合同管理制度第二十六条范围：系指公司和董事会所签属的文件，包括记录、信函、文件、合作协议、合同等。第二十七条公司或董事会的文件、传达各部门的文件、各部门之间的文件、会议记录、决议等等文件，由专人负责传达、保存工作。第二十八条合同文件一般由部门负责人负责起草， 7 / 13 由财务人员对成本进行核算，董事长审核。第二十九条文件、资料和合同由公司或董事会指定人员管理，进行分类、建档、保存、备份等工作。第七章印鉴使用规定第三十条印鉴由专人负责管理和使用，印鉴管理人员必须坚持原则，办事公正，对工作认真负责，有高度的组织纪律性。第三十一条因公需要使用公司或董事会办公室印鉴的，须经主管领导批准方可用印。印鉴的使用实行登记制度，有关人员在使用印鉴时应先履行必要的登记手续。第三十二条印鉴管理人员必须对用印文件检查并进行登记，无误后方可用印。使用印鉴必须与落款的名称一致，不符者拒绝用印。第三十三条如遇特殊情况需将印鉴带出使用时，应明确使用事由和使用人及时间，部门负责人应监督使用过程，妥善保管，用后及时交回。第八章费用报销规定第三十四条当月发生的费用应尽量在当月报销。超 8 / 13 期报销的，应说明原因，报主管领导、财务部和董事长批准后办理报销。第三十五条办理报销手续时，报销人员须提供真实、完整、合格的原始票据，发票单位名称应为 “______________ 公司” ,严禁以虚假或非法的发票或行政事业性单位收据作为报销凭证。第三十六条办理报销应填写费用报销单据并如实注明规定事项。费用报销单据应有摘要、经手人签字、审批人员签字、财务验收和审核人员签字。所有签字应真实，不得冒签。未按要求填写费用报销单据或注明规定事项的，不予签批或报销。第三十七条遗失票据的，原则上不予报销。特别情况须向主管领导提交书面申请，说明情况，经财务部门会签，董事长批准后方可办理报销。第三十八条员工以虚假或非法发票或行政事业性单位收据报销的，或弄虚作假，不如实填写报销单据及相关事项的，给公司造成损失的应承担赔偿责任 , 情节严重的公司可解除其劳动合同。第三十九条报销审批和审核 9 / 13 1 报销审批采取逐级审批制。办理报销，应由报销人按类或项目自行整齐粘贴，并注明事由、时间、经办人，经授权人审批通过再经财务部复核方可付款。员工报销流程：经办人(粘贴票据) → 董事会秘书 (审核) → 财务部(复核) → 董事长(审批) 2 报销审批/核权应由授权本人执行，不经批准不得授权他人执行。因特殊情况必须授权时，应书面将拟授权人员、期限和管辖人员等信息报送公司财务部，财务部应妥善保存报销审批/核权的审批和授权资料。 3 报销审批/核权人应在权限范围内按照公司和董事会办公室有关规定对报销事项的手续、事实、标准和合理性等认真进行审查，并对所签事项负责 ,不符合规定的不应签批。错签、错批的，须承担相应责任；给公司造成损失的，与报销人承担连带赔偿责任。 4 财务人员应对票据的真实性和合法性进行验收，对审批事项的合规性、合理性及审批流程是否完整、正确进行审核 ,不符合规定的，不得验收和核签。错验、错核的须承担相应责任。第四十条报销标准 10 / 13 1 市内车费(或车辆补贴)在以下限额内实行实报实销制度：单位:元/人/天岗位级别董事会秘书部门经理级普通职员标准 2 通信费在以下限额内实行实报实销制度：单位:元/人/天岗位级别董事会秘书部门经理级普通职员标准 3差旅费 3.1 员工因公出差，可事先填写《借款单》，简要注明出差地点和事由，经审批核准后可到财务部门预支现金。借款金额原则上不超过_____元人民币(含)。 3.2 差旅费借款应自出差返回之日起 10 日内到财务部办理结算。超过期限未办理结算的，财务部有权以借款人的工资或其他收入冲抵借款，进行结算。 3.3 公司员工因公出差，应本着节约的原则。原则上 11 / 13 应乘坐火车软座、飞机经济舱，车(机)票应由公司统一购买。 3.4 住宿费用在以下限额内实行实报实销制度：单位:元/人/天岗位级别董事会秘书部门经理级普通职员直辖市、沿海城市及省会城市地级市其他地区 3.5 如因特殊情况食宿费用超过限额标准的，应书面说明原因，经总经理审批并经公司财务审核同意，方可办理报销。 4业务招待费应根据工作需要严格控制，并应事先报主管领导，花销在 1000 元以上(含)应报董事长批准，临时发生的必须在事后补得核准。业务招待费报销流程如下：事前核准 → 粘贴票据、填写《应酬说明单》 → 董 12 / 13 事会秘书(审核) → 财务部(复核) → 董事长(审批) 5因工作需要发生的其他费用，应由报销审批权人批准后办理报销。 13 / 13

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