文化馆档案管理评价指标体系构建及意义.docx

文化馆档案管理评价指标体系构建及意 义【摘 要】文化馆档案管理评价指标体系建设是一项具有科学性、 开拓性、前瞻性的系统工程，有助于县级文化馆等级必备条件和评 估标准的进一步深化和完善。本文对目前文化馆群众文化艺术档案 管理中面临的各种因素进行综合全面分析，运用层次分析法构建以组 织管理、设施建设、基础业务、开发利用等四个维度为主体的评价指 标体系，并设定了各指标的评价内容与方法，认为文化馆档案管理评 价指标体系的构建有利于促进群众文化艺术档案工作的规范化、制度 化、科学化建设。【关键词】 文化馆档案；评价指标；重要性群众文化艺术档案是优秀传统文化、革命文化、社会主义先进文 化的重要载体，是现代公共文化服务体系的重要组成部分。文化馆的 群众文化艺术档案涉及面广、量大、战线长，档案管理水平高低是评 估衡量文化馆定级指标的一个重要因素。为适应公共文化服务体系构 建和档案规范化建设需要，进一步强化群众文化艺术档案管理，提升 档案开发利用水平，对档案管理工作实行科学评价是促进文化事业大 发展大繁荣的必然趋势，又是公共文化服务体系制度设计的题中之义， 值得广大群众文化工作者认真思考、研究并付之实践。一、文化馆档案评价指标体系的构建评价指标体系构建包括评价指标与体系构建。评价指标是客观评 价文化馆档案管理工作的基础，力求科学、全面和可操作性，评价体 系则要力求结构合理、层次分明、量化性强。根据文化部、国家档案 局文化艺术档案办法的规定，运用层次分析法的基本原理，将文 化馆档案管理的诸多因素条理化、层次化，建立起文化馆档案管理评 价指标体系阶递结构模型。文化馆档案管理评价指标体系涉及组织管 理、设施建设、基础业务和开发利用四个主要要素。其关系是：组织 管理、设施建设是文化馆档案管理运作的基础，直接决定基础业务和 开发利用。其中，组织管理即主观因素的作用大于设施建设的客观存 在，但是设施建设的完善会进一步推动基础业务和开发利用的发挥， 文化馆档案管理能否正常运作，开发利用效果如何，主要决定于该馆 的硬件设施和软件构成。二、评价指标体系构成要素的确定和分析根据上述文化馆档案管理评价指标体系的设计框架，本文将评价 指标体系分为两级，其中一级指标 4 个，包括组织管理、设施建设、 基础业务和开发利用；二级指标 12 个，包括重视程度、机构人员、 管理制度、档案用房、设施设备、收集档案、整理工作、档案管理、 统计鉴定、检索工具、编研开发和利用效果。由此形成文化馆档案管 理评价指标体系(如图所示)。该评价指标体系的主要特点是：结构 合理、层次分明、指标适当、涵义清楚，既相互关联又相对独立，既 有定量指标，又有少量定性指标，能够比较全面地反映文化馆档案管 理评价指标体系的主要特征、基本要素和管理范围。(一)组织管理。 这是软环境指标，主要包括重视程度、机构人 员、管理制度等内容。有一套科学有效、管用管好的规章制度。1.重视程度。从以下三方面进行评估：一是列入文化馆议事日程， 有研究和解决档案管理实际问题的文件或会议纪要；二是在领导分工、 办公室及各业务科室工作职能中有档案工作的内容；三是在年度工作 计划中对档案工作有明确要求。2. 机构人员。从以下四方面进行评估：一是档案管理员保持相对 稳定，工作职责明确；二是具备专业知识，取得市档案行政管理部门 颁发的岗位资格证书；三是档案管理员文化程度达到大专以上；四是 近三年年度考核称职(合格)以上。3. 管理制度。从以下五方面进行评估：一是制定了本单位档案管 理办法；二是制定了档案安全管理突发事件应急预案；三是对全市文 化站档案工作进行有效指导与监督；四是组织或积极参加档案法规及 业务知识培训；五是按规定办理了档案管理登记证。(二)设施建设。 这是基础性指标，是指文化馆档案室必须具备 符合档案考评定级要求的场地、设施和设备，配备保管文化艺术档案 的专用库房和专用柜架、装具。1.档案用房。从以下四方面进行评估：一是档案库房与阅档室、 办公室分开；二是库房能满足今后十年以上档案保管的需要；三是库 房结构符合国家规定；四是建立了实物(荣誉)档案陈列室。2.设施设备。从以下四方面进行评估：一是配有防火、防盗(配 有铁门、铁窗、灭火器、报警器)、防高温、防潮、防霉、防尘、防 光、防鼠、防虫等设施；二是档案盒(夹)符合国家和省档案行业标 准规定；三是配备能满足今后 10 年以上需要的密集架或规范的铁柜；四是配有空调机、除湿机、防磁柜、温湿度表、复印机、数码照相机、 扫描仪等设备。(三)基础业务。 这是主体性指标，主要包括收集档案、整理工 作、档案管理、统计移交等内容。1.收集档案。从以下四方面进行评估：一是归档文件的制成材料 和书写材料符合要求；二是各门类纸质文件材料归档及时，收集齐全； 三是声像、电子及实物档案齐全完整，其中照片、录音、录像、实物 档案数量达标；四是有发文汇编，收集了与文化馆工作有关的专业资 料。2.整理工作。从以下三方面进行评估：一是各门类纸质归档文件 分类(组卷)科学,装订、装盒规范，整齐美观；二是声像、电子及 实物档案整理规范；三是资料整理规范。3.档案管理。从以下四方面进行评估：一是档案存放位置索引醒目、规范，按全宗卷规范建立全宗卷；二是库内清洁卫生，无虫、 霉及杂物堆放现象；三是库房内档案每年至少检查两次，并形成检查 记录；四是坚持温湿度记录，及时更换防虫霉药并定期对档案库房杀 虫灭菌。4.统计移交。从以下四方面进行评估：一是有无档案收进、移出 登记簿及审批手续台账；二是按时完成群文档案调查统计工作；三是 对所属文化站档案工作进行统计调查、分析，指导和改进工作；四是按规定及时报送档案移交计划，销毁档案有清册，手续齐 全。(四)开发利用。 这是评价指标，主要包括检索工具、编研开发、 利用效果等三个方面。1. 检索工具。从以下二方面进行评估：一是编有纸质文书、群文 活动、声像、实物档案案卷目录；二是检索方便效果好。2.编研开发。从以下二方面进行评估：一是编写了全宗介绍、组 织沿革、大事记、主要业务工作等参考资料；二是各种资料编写规范， 使用价值高。3.利用效果。从以下三方面进行评估：一是利用档案资源提供文 化惠民服务；二是运用档案资源为文化系统或其他有关部门提供咨询 服务；三是按规定开展内部档案查借阅，并为领导决策和各项工作服 务。三、构建文化馆档案评价指标体系的意义(一)有利于形成文化馆档案管理的制度规范。近年来，通过开 展文化馆评估定级工作，有力地促进了文化艺术档案的提档升级，在 落实艺术档案机构人员、设施设备、提供资源服务、数字化建设等基 础性工作方面，迈出了坚实步伐。但由于文化馆评估定级对档案管理 的评价指标占比较小，加上要求过于原则、笼统，实际考评意义不大。 因此，创建一个由适应档案管理的评价要求、层次分明的指标体系、 便于操作的项目标准所构成的文化馆档案评价指标体系，将有利于推 进文化艺术档案工作的规范化、制度化、科学化。(二) 有利于完善文化馆档案管理的评估研究。 构建文化馆档案 管理评价指标体系是国家公共文化服务体系制度设计研究的题中之义。 近年来，群众文化理论界一般性研究文化艺术档案管理的成果较多，全方位、多视角的研究文化馆档案管理工作的则少。而对于文化馆档 案管理评价指标体系的研究，虽然各级各地均制定了文化馆评估定级 标准，但至今尚未见到一个相对完整的和可操作的文化馆档案管理评 价指标体系。因此，构建一个切实可行的文化馆档案管理评价指标体 系已势在必行。(三) 有利于提升文化馆档案管理的科学水平。 指标是一种可以 揭示现状、监督实施以及评估结果的有效工具，它可以量化一个目标 或动机相联系的某种事物的发展情况。在文化馆档案管理的建没过程 中，需要群文工作者从模式构建、技术框架、评价指标等方面进行深 层次探讨与研究，以指导文化馆档案建设实践，促使人们改变对档案 管理的传统认识误区，推动文化馆档案管理高质量建设。参考文献：1周林兴.公共档案馆管理研究M.世界图书上海出版公司.2012 (12)2刘春静.简述档案管理指标体系J.现代职业教育.2017 (35)3燕施.关于文化馆艺术档案管理工作的思考J.浙江文化月 刊.2009 (8)1