行政接待管理制度.docx

行政接待管理制度

1. 目的
为了保障接待工作有序、顺利、进行，建立系统、规范且行之有效的接待流程，确保相关政府 领导及客户满意。
2.范围
相关政府领导及客户接待。
3.责任者
来访部门及行政部
4.程序：
4.1 接待会前
4.1.1 客人来访部门首先提出需求，填写《来访客人接待申请表》，报部门领导审核后转行政部 审批。
4.1.2 来访客人接待申请内容要明确来访人姓名、 人数、 单位、 来访事由、 是否用餐、 有否住宿、 其它(含民族禁纪)等。具体内容见《来访客人接待申请表》
4.1.3 行政部按照《来访客人接待申请表》有内容，安排接待，如有未达到要求的事项，需与来
访部门协商，确定替代方案。
4.1.4 行政人事部提前准备咖啡，茶水，水果等其他受访部门所需物品；
4.1.5 需要制作欢迎横福、欢迎牌需提前与来访部门确定内容，并委托设计部制作。

4.2 接待会中
4.2.1 接待室在接待前半个小时要做好清洁，桌椅摆放整齐， .水果、茶水杯清洁完毕后提前摆 放于会议室内，待来访者即将到来时(5 分钟内) ，将茶水、咖啡斟满，及时关注茶水、 咖啡若变凉，应及时更换；
4.2.2 会议地点保证温度适宜，提前打开空调，将桌椅摆放整齐；
4.2.3 来访者到来后，由受访部门迎接并将其带入原定会议地点。
4.2.4 提前通知与会人员时间、地点。
4.2.5 会议中要做好会议记录，
4.2.6 重要领导要进行摄像。
4.2.7.每隔 10-20 分钟进入会议地点，将领导及客户之茶水斟满。

4.3 接待会后
4.3.1 会后通知保洁人员并配合行政人事部同将剩余茶水、 咖啡、 水果等其他垃圾清理完毕， 桌 面擦拭干净，桌椅摆放整齐；关闭空调、照明设备及投影仪等。
4.3.2 会后需要参观的地点要在会议进行时做好准备工作，会后结束后可马上参观。
4.3.3 做好车辆安排，及时做好客人用餐、住宿。

4.4 接待礼仪
4.4.1 接持人员统一穿正装。衣着大方，庄重。女员工化淡装。
4.4.2 接待要用礼貌用语，如：请、谢谢、不客气等
4.4.3 座车有用最尊贵的客人座司机后座，另外后座坐客人。前座可接持人员坐。
4.4.4 用餐时主位让客人座。

4.5 接待礼仪注意事项
4.5.1 接待中注重细节，各项准备工作提前完成；
4.5.2 注意接待中可能发生的情况，做好应急措施；
4.5.3 与相关部门做到经常沟通；

附表 1 《来访客人接待申请》
来访客人接待申请表
申请部门 申请时间

1 、来访客人姓名： 职位： 单位： 来访时间：

2 、来访事由：

3、是否住宿 ：否( )
是( )，( )间，客房标准( )元/间，

4、是否用餐： 否( )
是 ( )
(
( )元/间，时间(
5、是否开会：否( )

，

参

加

人 员 )，用餐标准
是( )，预订会议室( )

6、其它事项 L
)

申请人：

审核人：

审批人：