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物业档案管理

物业 档案管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科 学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服 务。
在建立完善档案资料的过程中，为使其更加科学、严谨、 高效，我们将结合本项目的具体情况，运用质量管理体系，使 物业管理档案的建立有章可循，有据可查。通过对管理体系文 件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批 准、发放、管理和更改的规定。
2.1
管理内容
1 、建立资料的收集、分类整理、归档管理制度。
2、在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养 等登记制度。
3、档案资料包括：与物业相关的工程图纸、档案和竣工 验收资料；实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、 记录、图表、函件等。
2.2
管理层次
第一层次：以建设部颁发的《全国物业管理示范小区标 准》建立管理档案框架，为档案管理的第一层次； 第二层 次：结合本项目物业的实际情况，对 ISO9000 质量管理体系 文件及公共事务、公共管理制度进行适应性修改，形成档案资 料的第二层次； 第三层次：在物业管理实际运作中，以执行 ISO9000 质量管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、 实际记录为内容，形成档案资料管理第三层次。
按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式，对经常使 用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相 关制度进行，所有资料实行“双档”(电脑档案、文本档案) 管理。
2.3 文件的分类
行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、通知决策等，以 红头文件形式发布；公司日常往来函、公司级会议纪要、中心 级行政文件、部门级行政文件以非红头文件形式发布。
业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书 等。
其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等(不需编号)。
外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指 政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门
制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术规范、法 律法规；上级公司下发的各种管理制度等。
4 2.4 文件的 编号 1、文件编号分类列表文件分类及序号分配 文件级别 文件分类及代码
文件序号分配
质量手册 一级 QM 20________ (以年号为版本标识) 程序 文件 二级 QP 01、 02、 03...操作文件 三级 WI 01、 02 、 03...记录文件 四级 QR 01、 02、 03...2、物业项目名称各区 域统一编制 ,编码原则为城市称名首字符+项目名称首字符。
3、项目需要编制作业指导书的接口文件时，应区分业务 类别，在文件编码时，需加上具体业务类别。
2.5
档案资料的管理
1、所有资料实行“双档”管理，即为同一份文件要同时 用文本档案和电脑档案进行管理。此外，档案在保存时要根据 档案的具体形式用多种形式的储存方式，如电脑磁盘、光盘、 录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保 管、储存方法．但每个样式的资料必须纳入电脑管理。尽可能 把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。档 案室电脑要设置密码，电子文本要归类放好。
2、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文 件管理，并定期清除过期无效文件。文件按照文件使用性质及 重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件有所变动 时，应及时调整目录的有关数据，以利查阅者及时找到有效的 文件。
3、档案的鉴定必须由物业服务中心经理或其指定人员负 责，对档案是否有效、作废、复印人份数以及保存期限、保存 数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
4 、组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号， 登记成册，编辑目
录，并按不同业务部门分柜保存。物业服务中心资料，管 理员负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查 找；档案出室必须由具备资格的人经过登记后方可借出。档案 管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件， 防止因管理疏忽导致的文件丢失。
5 、室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求， 配置有效的灭火器材，并放置适当的干燥剂用以防潮，档案管 理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合管理要 求。
6、贯彻执行国家保密法，物业服务中心部分档案按其保 密程度，有密级之分并以避免泄漏、遗失，避免给业主、物业
服务中心带来损失和不良影响。资料分为绝密、机密、秘密三 级，其他为普通档案，不同密级的档案在保管和运用方面要区 别对待。
7.文件保存要求 序号
表格名称
编号
版次
记录频次
保管期
保管部门
01 工作信息记录 QR-综合-01 A/0 不定期 2 年 管理处 02 社区文化活动计划 QR-综合-02
A/0 不定期 2 年 管理处 03 社区文化活动总结 QR-综合 -03
A/0 不定期 2 年 管理处 04 社区文化活动统计表 QR-综 合-04
A/0 不定期
2 年 管理处 05 社区文体组织登记表 QR-综合-05 A/0 不定期
长期 管理处 06 水电抄表台帐 QR-综合-06
A/0 月 长期 07
A/0 月
长期 管理处 A/0 不定期 2 年 管理处
A/0 年 长期

管理处 07 水电分析^p 报表 QR-综合-

08 信息公示登记表 QR-综合-08

09 标识配置统计表 QR-综合-09
管理处 10 钥匙领借用登记表 QR-综合- 10

A/0 不定期 长期 各部门 11 IC 卡发放异常情况登记 表.QR-综合- 11
A/0 不定期 长期 管理处 12 停车卡申请表 QR-综合- 12
A/0 不定期 长期 管理处 13 IC 卡盘点表.QR-综合- 13
A/0 月 长期 管理处 14 空置房检查记录 QR-综合- 14
A/0 月 2 年 管理处 15 广告、招牌申请表 QR-综合- 15
A/0 不定期 长期 管理处 16 突发事件处理记录表.QR-综 合- 16
A/0 不定期 2 年 品质管理部
管理处 17 房屋接管验收表 QR-综合- 17
A/0 日 长期 工程管理部 管理处 18 房屋验收问题处理 汇总表 QR-综合- 18
A/0 不定期 长期 工程管理部 管理处 19 钥匙移交清单
QR-综合- 19
A/0 不定期 长期 管理处 20 物业移交验收表 QR-综合- 20
A/0 不定期 长期 工程管理部 管理处 21 住户基本情况 登记表 QR-综合-21
A/0 不定期 长期 保管部门 22 房屋装修施工备案登记表 QR-综合-22
A/0 专用 长期 管理处 业主档案 23 房屋装修施工备案 登记证 QR-综合-23
A/0 专用 2 年
24 装修施工人员登记表 QR-综合-24
A/0 专用 长期
25 装修巡查记录 QR-综合-25 A/0 日查 长期
26 违章整改通知单 QR-综合-26
A/0 专用 长期
27 顾客投诉及意见处理记录表 QR-综合-27
A/0 不定期 长期 品质管理部 管理处 28 物品搬迁放行 条 QR-综合-28
A/0 不定期 2 年 管理处 29 业主(用户)委托维修安装 单 QR-综合-29
A/0 不定期 2 年 管理处 30 清洁服务日检查记录 QR-综 合-30
A/0 日
2 年 管理处 31 清洁服务月验收表 QR-综合-31
A/0 月汇总
2 年 管理处 32 消杀(毒)工作记录表 QR-综合-32
A/0 月 2 年 管理处 33 消杀工作月验收表 QR-综合-33
A/0 月汇总 2 年 管理处 34 绿化养护检查表 QR-综合- 34
A/0 周
2 年 管理处 35 绿化养护月验收表 QR-综合-35
A/0 月汇总 2 年 管理处 36 会所服务项目及收费记录 QR-综合-36
A/0 日
2 年 管理处 37 水质消毒检测记录.QR-综合-37
A/0 日
2 年 管理处
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