通讯管理制度.docx

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公司通讯管理制度

为节约成本费用，加强对公司各项通讯工具的管理，特 制定本制度。
一、定义：
公司通讯工具主要包括公司座机电话、 传真， 中国移动、 中国联通、中国电信网络使用的各类手机或移动通讯工具。
二、职责
1、公司通讯设备的管理由办公室负责，其中：办公室 主任对通讯费用进行管控、 网络管理员保障通讯服务及内部 分机号码的分配、前台文员负责总机电话的转接工作、机要 文员负责公司电话及领导干部移动电话费用的报销。
2、财务总监、总经理和董事长负责通讯费用报销的审 批。
三、固定电话管理
1、 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，综合办
公楼每一桌位分配固定电话一台， 各车间、 仓库办公室、 主要功
能间作业点分配固定电话一台。
2、根据工作性质需要，固定电话设定不同权限进行管 理：
(1)公司领导、部门负责人办公室的固话设置为长途 权限；
(2)综合办公楼内行政人员、车间主任办公室、仓库 办公室固话设置为市话权限；
(3)其他作业点固话设置为公司区内通话权限。
如部门员工因业务需要需拨打长途电话，统一使用本部 门部长固定电话拨打。
3、固话使用者负责本岗位固话管理，不得随意使用公 司电话进行聊天，拨打私人电话、信息电话等。为控制通讯 费用，每月固定电话费用额度标准为：

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岗位
公司领导
总经理助理、销售部部长、供应部部长
其他部门部长
副部长、各车间主任
开通市话权限员工
公司区内通话权限员工
每月固话额度
不限
150 元
100 元
50 元
30 元
6 元
4、固话费用由办公室每月通过银行代扣或现金方式统 一缴纳。固话使用者本机固话费用如超过规定额度标准，超 出的费用由办公室每月初汇总报人事部， 从其当月工资中扣 除。
三、传真管理
1、公司传真机由办公室负责管理，包括传真接收发放、 用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务。
2、员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。
四、手机话费管理
1、公司领导、部长、副部长的手机话费可由公司报销， 公司根据工作岗位需求，对相关岗位员工手机话费予以报 销。
其他普通员工因工作需要申请手机话费报销，须提交申 请报告，由部门领导、分管领导、总经理审批后，将审批结 果交办公室，从下月起按标准执行报销。
2、手机话费报销标准：

岗 位
每月手机话费额度
董事长、总经理
实报实销
副总经理
400 元
总经理助理、供应部部长
260 元
销售部部长
实报实销
其他部门部长
200 元
副部长、各车间主任
150 元
相关岗位普通员工
30 元

3、手机话费缴纳及报销：

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(1)手机话费由办公室每月通过银行代扣或现金方式 统一缴纳，每季度由办公室统一编制《电话费用报销单》， 按财务制度及规定额度进行话费报销。
个人三个月话费总额未超过规定报销额度的，按实际总 额报销；如超过规定报销额度的，超出部分的费用由办公室 汇总，报人事部从其当月工资中扣除。
(2)办公室根据移动网络运营商提供的各项优惠政策， 统一办理预存话费送话费等各项优惠活动， 员工个人不得自 理办理，否则取消其手机话费报销资格。
(3)员工离职时，如其个人手机账户仍有公司预存代 缴的话费，离职交接时需扣回。
4、报销手机话费的员工须于工作时间保持手机开机状 态，若一月内发生连续三次工作时间内未开机现象，取消其 手机话费报销资格。
5、报销手机话费的员工若需更换手机号码，需在更换 前告知办公室，由办公室核实是否已办理预存话费等活动， 否则新更换的手机号码不给予报销资格。
6、员工发生内部升降职务的，自次月开始按新级别报 销费用。
五、通讯设备管理
公司通讯设备发生损坏，由办公室调查损坏原因，若属 正常耗损，由使用人或办公室(指对公共设备)提出维修或 更新申请，由部门领导、分管领导审核，办公室办理。
若属人为原因或责任事故，由办公室提出处理意见，由 责任人或责任部门负责赔偿或维修。
本制度由办公室负责制定和修订。

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