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企业供应商档案管理要求

管 理 规 范

目 录

一、 目的..................................................................................................................2

二、 适用范围 2

三、 定义 3

四、 采购管理制度 3

五、 供应商选择标准 3

六、 供应商选择、评价与终止办法 4

1、供应商档案管理要求 4
2、供应商选择流程 错误!未定义书签。
3、供应商选择考察表 5
4、合格供应商名录 6
5、供应商资料卡 错误!未定义书签。
6、供应商考核办法及考核表 错误!未定义书签。
7、终止供应商的报告 9

七、 采购流程 10

1、采购原则 10
2、常规采购 10
3、小额应急采购 11

八、 货物检验 12

1、抽货检验标准 12
2、货物检验报告 13

九、 采购中心职责与绩效考核 14

1、采购中心工作职责 14
2、采购主管绩效考核标准 14

十、 采购报告务必具备要素及分析图表 15

一、 目的
规范采购操作步骤与方法，确保采购的质量与采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要 求。
二、 适用范围
本规范适用于公司的设备、工具、成型软件与固定资产(不含公司长期代理产品)等采购的操纵。

三、 定义
1、 供应商：是指能向采购者提供货物、工程与服务的法人或者其他组织。
2、 合格供应商：是指通过公司一定程序评审确定能够与公司合作的供应商。
3、 购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门 经理与其他审核权限务必签批。
4、 供应商选择考察表： 是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格， 通常由采购主管对供应商 进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。
5、 供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质与售前售后服务等进行考察的的表格，根 据考核决定是否与该供应商继续合作。
6、 终止供应商的报告： 是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或者考核不合等提出与其终止合作 的报告，此报告由有关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。
7、 抽货检验标准： 此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或者其他有关权责部门编 写交采购中心汇总成册。
8、 货物检验报告：是货物验收部门与人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告与处理意 见。

四、 采购管理制度
洁自律，严守工作纪律。不同意供应商礼金、礼品与宴请；
严格遵守采购规范流程，按流程办事；
能及时按质按量地采购到所需物品；
严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；
加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地操纵与降低采购成本 并保证采
购质量；
科学、客观、认真地进行收货质量检查；
处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；
认真分析采购工作，改进流程、规范与采购标准，提出有助改进公司与供应商服务水平的建议；
做好采购有关文档的存档、备份工作；
在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；
所有采购, 务必事前获得批准. 未经计划并报审核与批准, ， 除急购外不得采购， 急购需在申请单
上注时“急购”，并由总经理补批；
凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，能够核定物品项目，通知各请购部门
依计划提出请购，然后集中办理采购；
采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或者已确认的供应商处购买， 不得随意变更供
应商；

五、 供应商选择标准
具有良好的市信用与良好的售前、售后服务能力与服务意识；
注册资金达到 50 万以上的通常纳税人；
健全的商务管理流程与制度；
良好的财务状况，至少能够给予七天以上帐期；
具有优势的产品资源；
相对有利于我公司的供配货地理区位；
积极的合作态度；

六、 供应商选择、评价与终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平与重大产品问题的处理等储多问题，更有 重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格 地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订有关终止办法。
对供应商资信由高到低分为 A、 B、 C、 D 四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。

1、供应商档案管理要求

关于供应商的管理，要求建立存档文档表格与电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供 应商名录》、 《供应商资料卡》 《供应商考核表》、 《询价记录》、 《采购记录》、 《到货检验报告》与《终止供 应商的报告》 ，与其它与往来单据等资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。

供应商选择流程

选择供应商的程序流程图

展览会与
行业活动
专业
媒体
客户
介绍
各类
名册
市场
走访
专业
网站
名片

3、供应商选择考察表

供应商选择考察表
考察人： 年 月 日

待选供应商基本资料
名称 法人代表：
地址：
电话： 联系人： 传真：
主营产品：
全面评价指标
序号 评价办法 结果
1 注册资金数额是多少
经
济 2 是不是通常纳税人
实 3 上年度销售额是多少
力
4 给其他商家账期通常是多久
5 一共有多少员工
序号 评价办法 结果
市 1 被媒体曝光次数
场
信
2 业内口碑
誉 3 有什么假货/水货
4 售后服务水平怎么样
序号 评价办法 结果
与主营产品厂家的关系(代理 /
1
优 经销/总代…)
势
资 2
源 利
给不一致渠道的价格结构及毛

3 有关产品线是否齐全
4 最短送货时间是多久
序号 评价办法 结果
管 1
理 象
水 2 对售前咨询是否具有耐心讲解
业务人员是否具有怠慢顾客现

平
3 是否具有完善的货物进出流程
4 员工是不是大小情况都要请示
批示意见


邮 编：
经营性质：

备注

备注

备注

备注

商务经理意见

运作中心总监 意见

考察结果


签名：

签名：
□不能推荐为供应商
□推荐为 C 类认可供应商 □推荐为 D 类认可供应商

4、合格供应商名录

合格供应商名录
表格更新日期： 年 月 日

序号 编号 企业名称

等级 地址 提 供 的 产 品 联系人
及折扣

电话 备
注

5、供应商资料卡

供应商编号：
产品类别：


供应商资料卡
建卡日期：
建卡人：

公司名称

公司地址

仓库地址

开户行

公司类别
创立时间
公司性质

人 员
构 成
□ 代理商
□ 生产商

人数
比例

电 话

电 话

代理级别：

注册资本
公司规模
管理层
联系人/职务

传 真

传 真
帐 号

法人代表

技术人员 普通员工 合计

经营范围

序号
考 核
年 度
准时交货率 品质 服务 总分 评等
考核表
编号
备注

考 核 内 容
各 权 责 部 门

6、供应商考核办法及考核表

供应商的考核采取财年度考核办法，由采购中心征集各方意见汇总成考核评语，再由有关权责部门 给出评审意见，最终由运作总监决定是否终止供应资格。
供应商考核表
NO： PUR-KS-流水号

供应商名称
考核日期
产品名称

准时
交货率

品质

服务

其它


要紧考核人

评分 等级
考 核 评 语

综 合
评 价

意 见 是否取消其资格

审批
意见

7、终止供应商的报告

终止供应商的报告

年 月 日

供应商编号：
建立联系时间：
最初联系人：
来往要紧业务：
终止原因：

供应商名称：

目前联系人：

目前来往财、物、帐等情况：

终止该供应商可能造成的影响：

终止供应商的步骤：

终止供应商申请人签字：
运作总监批示：

商务经理签字：

七、 采购流程

1、采购原则

采购经办人员接获"请购单"后应依请购的缓急， 并参考市场行情及过去采购记录或者厂商提供的
资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。
采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤消程序，即中止本次
采购作业，并在有关单据上加盖“撤消”章。
采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或者议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"
报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核

2、常规采购

业务人员 采购中心 商务部经理 财务部门
询价请求 询价

填写购物申
请表

是
部门经
议价
理审批

结束
是否 A 类
供应商
否
确定最终
供应商

是

采购
应付款

3、小额应急采购

需求人 采购中心 商务部经理 总经理室 财务部

提出采
购需求

询价/议价

补签字

填写购物申请
单(注明应急
采购)

实施采购


应付款

主管补签

补签字

补签字

八、 货物检验

1、抽货检验标准

来料名称

计算机主机

CPU

内存

主板

硬盘
板卡(显示卡、网卡、 声卡等)
软盘驱动器

光盘驱动器

键盘

鼠标

显示器

UPS

网络交换机

路由器

集线器

网线

接插件 (面板、 模块等)

抽样数

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

50%

50%

100%

100%

100%

100%

100%

30%

30%

验收准则
1) 运行测试正常，配置正确
2) 机箱无破旧、变形
3) 全新设备
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 外观无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 机箱无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 机箱无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 机箱无破旧、变形
1) 运行测试正常，配置正确
2) 机箱无破旧、变形
1) 机箱无破旧、变形
2) 原厂包装与无开箱痕迹
3) 全新产品
1) 机箱无破旧、变形
2) 原厂包装与无开箱痕迹
3) 全新产品

接收数量

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

不合格拒收

2、货物检验报告

NO：
供应商： 检验日期： 年 月 日

产品名称
来货日期
型号规格
抽样数量
来货数量
验 证 记 录
序号 验证项目 标准要求 实测结果 结论

验证结论：

检验人：
不合格批处理意见： □可用 □选择 囗换货

囗退货
复核：
审批：

九、 采购中心职责与绩效考核

1、采购中心工作职责

i. 建立供应厂商与价格记录；
ii. 采购方式设定及市场行情调查；
iii. 询价、比价、议价、订购工作；
iv. 送货进度操纵与逾送督促；
v. 来货质量、数量特殊处理；
vi. 付款整理、审查；
vii. 提交采购工作报告。

2、采购主管绩效考核标准

采购主管的绩效标准
绩效标准
1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或者材料
的次数不超过 1 次；
2.一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过 2 次；
3.项目采购的成本操纵在预先设定的范围内。
优秀绩效的表现：
尽可能地推迟付款时间； 操纵进货速度， 使库存
最小； 向多方供货商询价， 得到性价比最佳的供
货。
上级主管人员对下列方面表示满意：
*所有的采购有关流程与工作标准每年至少进行一次修订；
*有关的规定得到了正确的公布与沟通；
*在流程中能够考虑到对不一致情况的区别对待。
1.对大的供货商能定期进行拜访；
2.供应商总数减少，使供货更为集中。
优秀绩效的表现：
能够帮助供货商解决一定的问题。

管理层对如下方面表示满意：
*提供的采购报告有意义；
*报告有助于改进本公司与供货商的服务水准。
绩效指标

使申请部门得到所需
的设备与材料

改进了的流程或者标准

供货商关系

管理层所得到的信息
工作职责

完成项目所
需的采购工作

改进采购的工作流
程与标准

供货商关系管理

向管理层提供采购
报告

十、 采购报告务必具备要素及分析图表
采购主管须将每个月的采购工作进行总结、分析以供上级熟悉工作情况，发现采购工作中的不足， 让上级确信其作为的同时能及时给出改进意见或者指示。
采购工作报告至少须包含下列要求与分析图表：
1、 本月采购货物的类别与比例
2、 本月因采购型号错误存在退货的次数
3、 本月各供应商供货的金额及分布情况
4、 询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况
5、 供应商送货效率
6、 各供应商存的问题及改进建议
7、 采购中存在的问题及改进建议