物业采购管理制度.docx

采 购 管 理 制 度

物业服务有限公司

审核：

批准：

20xx 年 月

xx 物业采购管理制度(试行)

1.目的
对物业采购各类物资的管理进行控制， 对完成企业日常工作所需及 采购物资的品质起着至关重要的作用；
2.范围
适用于物业固定资产与非固定资产物资采购管理的控制， 公司实行 集中统一采购；
3.物资分类
A 类：办公用品(含电脑耗材类)、劳保用品，及各单位日常使用 的低值耗材(单价低于 500 元)等非固定资产
B 类：办公设备(含电脑、打印机、投影仪等)、办公家具等固定 资产；单价高于 500 元的非固定资产类；
C 类：应急类物资
4.采购管理
4.1 先批后买原则
公司采购必须填制《物业物品采购单》(附后， 以下简称《采购单》)， 申请单位、申请人填写《采购单》，注明采购项目类别、说明采购原 因，经物业总经理、公司总经理审批后交由采购人员进行办理；
A 类物资：控制合理库存前提下，每月 25 日前经物业总经理、公 司总经理审批后，交由采购人员办理；
B 类物资：合理调配、公司协商后，使用期提前 10 日，经物业总 经理、公司总经理审批后，交由采购人员办理；

C 类物资： 电话请示相关领导， 经领导同意后， 交由采购人员办理。 事后 2 个工作日内，申请单位办理审批后续；
4.2 询价议价原则
固定资产及非固定资产的采购询价，必须有三家以上的供应商报 价， 在权衡质量、 价格、 交货时间、 售后服务、 资质等因素的基础上， 进行综合评估，并与供应商确定最终价格(临时性、应急性采购不适 用)；
4.3 样品封存原则
针对有一定使用时限的物资(相对低值的、可提供样品的)，要做 到样品封存，做到采购物品与样品一致；
4.4 职责分离原则
采购人员不得参与所采购物资的检验、 验收， 采购物资由物资管理 人员对数量、质量进行核对。物资管理人员对于所接收的物资，在接 收时发现问题的，当即提出异议，与采购人员及时沟通，由采购人员 与供应商沟通并解决； 所采购物资在使用过程中出现问题的， 由使用 单位通知物资管理人员， 物资管理人员对涉事物资暂时封存， 由采购 人员与供应商沟通并解决；
4.5 一致性原则
采购物资必须与采购单中所列要求保持一致， 在市场条件不能满足 使用部门要求的、或成本太高的，采购人员应及时向上级领导汇报、 反馈信息，经协调后，制定最终采购计划；
4.6 合同会审原则

大宗物资采购，除符合上述4 条原则外，还应做到合同会审，使用 单位、采购人员、物业总经理、地产总经理，调研汇总后，经领导审 核许可后，方可执行合同签订程序；
5.供应商管理
5.1 供应商选择
5.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质；如由特殊物品采购， 供应商还应具有国家法律规定的相关证件；
5.1.2 选择供应商必须进行询价和综合评估， 若供应商为中间商时， 应调查其信誉、技术服务能力、资质、业绩等，供应商报价不能作为 唯一参考因素；
5.1.3 为保证供应渠道顺畅，防止突发情况，应有两家以上供应商 为备用供应商；
5.2 合同供应商登记、归类、存档，定期协助财务部门与供应商对 账；
5.3 定期走访合同外供应商，择优更换或淘汰现有供应商；
6.合同签订管理
6.1 董事长(法人)委托人对外签订、履行合同，必须按照国家合 同法的有关规定办理。
6.2 意向合同必须进过合同会审后， 方可签订。 签订合同一律使用 “合同专用章”；合同签订后，即分类汇编、存档，分送有关部门；
6.3 签订采购合同，必须比质、比价，择优选订。
7.借款及费用报销管理

7.1 合理借款：针对性采购，借款金额保持在采购预计总金额的 ±5%左右；
7.2 凭票报销：采购完成、入库后，采购经办人凭销货单、入库 单、发票至财务部办理报销事宜；
7.3 挂账处理：需要签订合同的、存在挂账的供应商，严格按照 合同规定执行；
7.4 严格按照公司颁布的财务管理制度执行；
8.采购人员廉洁管理
8.1 积极维护企业利益，提高采购质量，降低采购成本；
8.2 加强学习，提高认识，增强法治观念；
8.3 廉洁自律，严禁接受供应商各类回扣、礼品；
8.4 严格按采购制度和程序办事， 自觉接受各部门监督， 并有义务
提醒各部门按程序提报申购计划；
8.5 工作认真仔细，不因自身工作失误给公司造成损失。
8.6 努力学习业务， 广泛掌握与本公司业务相关的新事物及市场信 息。
9.本制度经总经理审批后实施，修正、废止时亦同。