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学生资助档案管理制度

第一章 总 则
第一条 为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工 作实际，制定本制度。
第二条 本制度所指的学生资助档案是指在我校学生资 助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息(含文字、 图表等)、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记 录。
第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的 原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成 部分，应加强对本校学生资助档案工作的领导，将学生资助 档案工作纳入工作计划，与学校其他工作同步布置、检查、 验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。
第二章 学生资助档案的构成与归档
第五条 学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信 息类和原始证明材料类。
(一)文件类：各级资助文件，重要资助会议、会谈记 录， 来信来访及调查记录， 核查通知及回复， 其他有保存价 值的材料。
(二)上报审批信息类：贫困生认定表、资助审批表、
各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统 所形成的电子数据。
(三) 原始证明材料类： 学校的建档立卡、 贫困、 低保、 申请等原始证明材料。
第六条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工 整、齐全完整， 真实反映情况。 书写材料应符合耐久性要求。
第七条 对应归档的文件 (包括电子信息等) 要及时归 档整理完毕并立卷装盒。
第三章 学生资助档案的管理
第八条 资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服 从学校统一规定；学生原始证明材料类档案保存期限执行上 级资助管理部门要求。
第九条 学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定 期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位 时必须办理学生资助档案移交手续。
第四章 学生资助档案的利用
第十一条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守 保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需 要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学 生资助档案。
第十二条 受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生 资助中心负责老师同意。
第十三条 外单位查阅我校学生资助档案，须经学校资 助领导小组批准，并办理登记手续。
第五章 学生资助档案的鉴定与销毁
第十四条 负责本学校学生资助档案的鉴定工作。
第十五条 学校不得擅自销毁学生资助档案。对保管期 满的学生资助档案，学校负责老师应及时向校学生资助领导 小组提交申请，获批后方可作相应处理。