物业档案管理制度.docx

物业档案管理制度公司设置档案资料室， 委派专业的档案管理人员， 对本项目管理 服务的所有资料进行分类编号整理， 建立相应的档案资料目录和台账 (包括登记台账、分户台账、分类汇总台账)，并形成电子版本资料目录和台帐记录，利用现代化的服务手段进行登记、查询和控制，全 面掌握物业的(运行)状况。为了加强服务档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物 业档案在管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据中华人 民共和国档案法以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工 作列入物业管理工作的重要内容。2、设立相应的档案管理部门，配备人员和必要的专用库房、装具设 备等， 对物业档案实行集中统一管理。 物业项目的档案资料规定由物 业物管中心主任(包括代理主管)负责监督保管，由专门人员存档、 注记工作。3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并 做好提供利用。4 、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、 准确、系统。5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及 时间，字迹工整，图表图像清晰。6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单 上签字，双方各保留一份。7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查 询目录等检索工具。8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等 情况的统计。9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人 员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准， 10、物 业档案的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、 防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和 褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。11 、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、 伪造、销毁物业档案。12、 借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单， 用完后及时归还入 档。13、有关公司验收档案、图纸、客户及使用人资料、管理制度、合约 及附件设备设施及保养制度、 财务报告 员工人事资料等档案要求集 中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。14、档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告 类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。15 、物业管理部档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。16、 公司档案在历任主管调职、 任职时应向公司或接任者办理移交手 续、经确认后方可离任。17、 公司档案日常需经常使用部分应复印备份， 原件存放在档案中不 得随意使用。18、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的， 需经主管书面确认， 如有违反的作泄密处理。19、 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况， 对不符要求的 保管责任人将作适当处分。20、公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影 响及损害公司利益的， 公司将视情节轻重追究当事人责任， 并保留追 究其法律责任的权利。21、 监控资料应至少保存 30 天， 遇特殊情况参照相关规定或行业标 准执行。3