2023年物业档案管理制度(5篇).docx

2023 年物业档案管理制度(精选 5 篇)

物业档案管理制度 1

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理 工作；
2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同 时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；
3、客户信息档案的'内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修 文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；
4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟 进业主档案的变更，保证信息的准确性；
5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业 主的隐私，维护公司良好形象；
6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；

7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确
性。

物业档案管理制度 2

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的 连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联 系。
(一)管理内容：
1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图 及各类设施设备资料等；
2 、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、
装修申请表等；

3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等；

4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；

5 、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，
车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：

1 、制定档案制度，并严格执行；

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有
序并且尊重业主隐私，保守秘密；

3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达 100%；

4 、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业档案管理制度 3

一、制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通， 掌握客户的人员构成、 公司性质、 物 业费交纳情况等， 有必要建立一套综合的客户信息系统， 而客户档案可以协助客 户服务部以最便捷的方式提供以上信息。 因此， 为充分利用客户信息并管理好这 些信息，特建立此制度
二、管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三、适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。 一般客户档案包括以下的资料：
1、收集客户单位资料

2、客户缴费记录包括各样应付之押金

3、客户装修工程文件

4、客户迁入时填具之资料

5、客户资料补充

6、客户联络资料

7、紧急事故联络人的资料

8、客户与管理处往来文件

9、客户违规事项与欠费记录

10、客户维修记录

11、客户投诉记录

12、客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

四、注意事项

1、及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应 及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟
进；

4、接听客户投诉，解决客户投诉；

5 、接听客户工程报修电话，及时联系修复。

物业档案管理制度 4

1 、客户档案的管理工作由客务部负责。

2、客户资料按单元号一户一档建立， 按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3 、每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、
水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4 、每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5 、客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6、客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目
录后按楼层装入文件盒内存放。

7、客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室 阅览。
8、原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可
修改。
9、客务部档案应积极推行计算机管理， 由客务主管设置客户档案管理系统，
将客户各类资料、 各单元房屋使用情况等输入计算机中， 进行资料分析、 整理和
信息传递。

物业档案管理制度 5

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管) 负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约 及附件设备设施及保养制度、 财务报告、 员工人事资料等档案要求集中存档， 文 件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3、 物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档， 做到图有袋、 文有夹， 报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4 、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交 手续、经确认后方可离任。
6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中
不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有
违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责
任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公 司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的， 公司将视情节轻重追究当事人责 任，并保留追究其法律责任的权利。