风电场文件档案管理制度.docx

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中丹风电场文件档案管理制度

中丹风电场
2014 年 5 月 1 日

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目 的：建立一个规范的文件档案管理制度。
适用范围： 本制度适用于档案室、 档案收集、接受、 分类、 整理、 保管、 统计的管理。 内 容：
1 中丹风电场档案室的基本任务
1.1 负责管理档案，积累档案资料。
1.2 负责建立健全档案管理体制， 对各部分的文件资料、 图纸等的归档工作进行 指导和监督管理。
1.3 确保档案资料的安全和完整。
2 档案的收集
2.1 各个班组当值期间要对文件资料进行严格管理。
2.2 在各项管理工作、生产活动中形成的具有保存价值的文件资料、科技资料、 图纸等应由公司指定专人每半年进行收集、 整理、 分类、 组卷， 并定期向档案室归档。
3 档案室接收的档案应符合下列要求
3.1 归档的文件材料必须分类清楚、内容完整、收集齐全。
3.2 归档的文件资料必须准确地反映本公司生产、基建和技术管理等各项活动的 真实内容和历史过程。
3.3 归档的文件资料应以原稿为主，一般为一份原稿，一份打印件。
3.4 归档的文件与图纸必须保持字迹、 线条清晰， 纸质优良， 不得使用圆珠笔和 铅笔书写。
3.5 对不符合归档要求的材料，公司档案部门有权拒收，并责成有关部门和人员 重新整理、分类或补充。经重新整理、分类后仍未能符合归档要求，应继续整理、分 类、补充。
3.6 档案员负责公司文件的编码，确定文件的密级，编制案卷目录，建立收发记 录。
4 档案的保管
4.1 存放档案必须有专用的柜(橱)，排架方法要合理科学，便于查找。
4.2 存放档案必须具备良好的环境卫生和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有 害生物及防污染等安全措施。

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4.3 定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破坏和载体变质的档 案，应及时进行修补和复制，以保持档案的完整安全。
4.4 档案部门要建立分期保管制度， 编制本公司“档案材料保管期限表”， 根据 档案材料的价值，将其保管期限分为永久、定期三种。
4.5 对公司有长远利用价值的档案应永久保存。如批文等。

4.6 对公司在一定时期内有利用价值的档案为定期保存。 期限一般为国家规定期 限或产品有效期后一年。如批生产记录、检验记录等。
5 档案的统计
生产部门应对档案的接收、移出、保管、利用等情况，进行记录和统计。统计工作以 原始材料为依据，做到准确、可靠。
6 档案的鉴定。
6.1 档案部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。
6.2 鉴定档案必须在公司主管经理主持下， 由档案室和有关业务部门组成鉴定小 组共同进行。
6.3 鉴定工作结束后， 对确无保存价值的档案要进行登记造册， 经公司领导批准 后方可销毁。按文件销毁规定进行销毁。
7 档案的借阅管理
7.1 公司的档案室主要为本公司的有关管理人员和技术人员服务。
7.2 凡需借阅档案者必须办理档案借阅手续，填写档案借阅表。
7.2.1 公司员工因工作需要可借阅无保密级档案。
7.2.2 有秘密等级的档案不得复印、拍照、录像、抄录，也不得外借，如有特殊 情况需说明原因并经主管领导同意。
7.2.3 借阅者应确保案卷的安全、 完整， 不得私自转借或带出公司外， 不得拆散， 不得在档案材料上涂、抹、勾划，不得随意复制。如有违者，追究责任。
7.2.4 外单位人员来借阅或查阅档案， 需凭单位介绍信并经公司主管领导以上级
别领导同意签名后方可借阅与查阅。
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