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物业档案的管理制度

物业档案的管理制度(精选 3 篇)
1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括 代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理 制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料 等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得 动用。
3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有 袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单 及编号目录。
4 、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任 者办理移交手续、经确认后方可离任。
6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存 放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面 确认，如有违反的作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要 求的保管责任人将作适当处分。
9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对 物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将 视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺 工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室 的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管 理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做 好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督 和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等 活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个 人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归 档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档； 以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报 综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管 理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移 交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各 部门自行保管。
三、档案保管制度
1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保 存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安 全条件。
2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目 录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4 、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5 、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求， 掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年 终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司 领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保 存。
8 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办 理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员 未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在 办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领 导批准。
3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复 印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则， 追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主 管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理 同意，必须外借的，由经理审批。
五、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次， 资料原件交综合管理部统一保存。
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制 度。
一、档案的分类：
2 、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、 软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财 务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4 、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5 、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6 、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政 部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档 保管。
(1)如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
(2)凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应 长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
(3)档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后 存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文 档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
(4)文件的 . 电脑存档。
(5)公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归 档方式命名保存。
(6)电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料 转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机 密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借 阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政 部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当 天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借 出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复 制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致 使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司 将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1 、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必
须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理 人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及 时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文 件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上 报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视 情况扣罚￥200 元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影 响酌情处理。
五、文档的销毁
1 、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应
先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能 销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经 主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长 期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文 档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、 题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理 人员签字接收。如有丢失，则按 7、 3 条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交 接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50 元以上的罚 款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的
检查。