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物业服务档案的建立与管理方案

档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形 成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据 可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。
1、档案资料的归档管理
(1)文件(包括印制品和音像制品等)材料的归档范围：
凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的 文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
l)文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形 成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、 录像等内容；
2)档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中 形成的图纸、说明书等内容；
3)专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动 中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审 计档案等；
4)财务资料由财务部门归档办理。 (2)归档要求： 1)归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；
2)归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图 面整洁；
3)归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的 整理；
4)是传真件的应复印后以复印件归档；
5)归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求， 必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、 蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写 材料；
6)每类扶植工程竣工必须有兼职档案兼职客服办理员参 加，对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性 进行鉴定和验收；
7)保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、 立卷和编号；
8)档案题名应确切反应卷内文件内容，并区分保管限期；
9)文件材料的归档必须办理移交手续；
10)声像档案归档要求如下：
①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得 私留声像档案；
②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；
③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌 等有害物；
④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时 间内容；
⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；
⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、 版本或标明备份数据名称及备份时间。
(3)归档时间：
1)文书档案在第二年上半年内归档；
2)建设项目在竣工验收后一个月内归档；
3)各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要 将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部 门归档。
(4)归档份数：
1)各类文件材料一般归档一式一份；
2)重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当 增加其归档份数。
(5)不归档文件材料的范围：
1)重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；
2)上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供 参阅的文件材料；
3)上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；
4)未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报 草稿、一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外) 影印文件的多次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的 最后定稿除外)；
5)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
6)参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无覆按 价值的文件材料；
7)非本单位抄送的不需要办理的文件材料；
8)下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不 必备案的文件材料。
(6)经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、 整理和归档工作进行指导、监督和检查。
2、档案资料的保管
(1)所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立 电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。
(2)存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统 一的档案分类说明书及档案总目录 ,并按内容、部门、年度、
保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号 , 登记造 册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主 /物业使 用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、 每户按册建挡。
(3)必须维护档案的完整性(质量上的完整和数量上的 完整)安全性(物质的安全和法律的安全)。
(4)底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入 库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；
(5)存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘 和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时 采取译制、拷贝；
(6)定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工 作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补 和复制，经常进行虫害消杀；
(7)为保证档案的安全和完善 ,档案室应随时保持干燥、 通风、干净 ,并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、 文件盒以及消防器材等 ,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、 防潮等要求并定期巡查。
(8)声像档案的保管如下： 1)按不同种别和载体使用不同的装具，划分排列储存；
2)照片档案普通放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜 放在公用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。
3、档案资料借阅和复制管理
物业中央所有事情人员都必须严格遵守公司保密制度有关 规定，保守公司档案秘密。物业中央所有事情人员都有保护档 案权力和义务；经批准授权后都有借阅档案、复制档案的权力。
(1)档案资料的借阅
1)借阅档案必须向领导审批；
2)对业主/物业使用人和办理服务中央利益影响较大的档 案应加密储存。这些档案在电脑中按授权级别检索，对储存在 档案室的原始资料应严格控制借阅；
3)严格档案的出、入室规定：出室必须由具备资格的人 员经审批登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，若有 破损，立即修复，并按规定追究有关人员义务。档案办理人员 应实时收回在外文件，严防文件流失；
4)物业中心人员查阅档案，都必须办理登记手续。档案 管理员必须将借阅情况存档，同时将其输入电脑中保存；
5)在借阅档案时应做到以下几点：
①按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过
10 天，确实因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续；
②要爱护档案，不得丢失；
③所借档案不得随意折叠和拆卸，不得对档案随意更改， 涂写。
6)借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借 阅者当面核对清楚；
7)档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者义务；
8)借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录；
9)调离本部门的事情人员，必须清算移交档案文件后方 可办理调离手续；
10)出差、请长假(半月以上)或辞职者应把所借阅档案 实时归还，每年春节前夜所有外借档案一概归还档案室；
11)因工作需要(如档案更改、报废)档案员通知归还档 案时，应在 24 小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由 借阅人员负责。
(2)档案复制管理
1)档案复制必须向领导审批；
2)档案复制由借阅人员持有关批准到指定复印员处复印；
3)未经批准的，复印员一律不得帮其进行复印。
4、电脑化的管理
为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安 全、真实、可靠，采取如下措施进行管理：
(1)各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对其 所属部门的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。
(2)档案办理员必须做到档案信息录入化、档案智能检 索化、利用光盘实现档案的全文存储。
(3)对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置 不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、 使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严 格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。
(4)定期对系统使用人员进行培训最新的安全技术培训， 实现安全办理，有效降低网络信息系统的运行风险。
(5)对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职 或改变事情岗位时，要实时进行安全系统的更新维护。
(6)通过定期将相关系统备份磁盘、配备优秀的服务器 电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。
5、档案鉴定和销毁
(1)档案的鉴定
1)档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经 理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工 作由档案资料管理员负责；
2)鉴定工作人员的任务：
①负责制订本单位档案保管期限表；
②对到期档案提出存、毁意见。
3)确定保管期限原则：
①对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史 面貌的档案应永久保存；
②凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期 保存。
4)鉴定工作应该定期进行；
5)档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单 位质量达到标准规定鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应 及时责成有关人员和部门负责修改、补充。
(2)销毁档案的步伐包括：
l)鉴定工作人员应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报 告单位主管领导审批，销毁清单及报告由档案室保存；
2)档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清 册上签章；
3)销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程 中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处 理。
6、档案管理人员的岗位责任制
(1)档案办理人员事情守则
1)热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘 密，按照规定管理好公司的档案；
2)坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作 奉献；
3)要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的 服务精神；
4)要努力研究，钻研营业，勤奋事情，擅长思索，勇于 开拓，不断开创档案事情新领域；
5)要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工 作作风；
6)事情严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档 案的完整和安全。
(2)档案管理人员的工作要求
1)资料归存、借阅、复印、保密的规范完善；
2)贯切《物业档案资料的建立与办理制度》(文件资料 的收集办理，归档范围，平平时归卷、立卷)；
3)应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都 有卷内目录；
4)对于公司档案所有内容均必须同时备份存档； 5)档案管理人员均应与企业签订保密协议； (3)保密守则
1)不该说的机密，绝对不说； 2)不该问的机密，绝对不问； 3)不该看的机密，绝对不看； 4)不应记录的机密，绝对不记录； 5)不在非保密本上记录机密资料； 6)不在私人通信中涉及机密； 7)不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密； 8)不在不利于保密的地方寄存机密文件、资料；