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物资部各项管理制度

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2020年4月19日
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物资部各项管理制度

目录

物资部各项管理制度 1
（表一）物资需用计划 8
（表二）物资采购计划 9
（表三）供应商考察报告 10
（表四）样品/样本报批计划表 11
（表五）物资采购情况汇总表 12
（表六）采购合同台帐 13
（表七）物资价格信息库 14
（表八）物资进场计划 15

物资部岗位职责
1、根据项目施工组织设计要求，编制本项目的物资进场计划。
2、对供方评价，招标确定合格供方。
3、按规定编制周、月、季度采购计划，完善审批手续。
4、每月底完成对采购计划执行情况的复核。
5、 自接到各项目部申报计划之日起，及时保证供货到现场。
6、 每月对供方的材料进行抽查，严格控制材料的质量。
7、每月与财务部门进行一次帐目核对。搞好材料成本控制，监督检查施工现场的材料消耗情况。
8、每次内外部审核中不能出现严重不合格。材料物资管理规定加强工程材料管理，建立健全规章制度，实行专业管理和项目全面管理相结合，使材料管理、合理、制度化。依据公司“物资管理规定”，结合施工生产实际，制定本措施。
物资部主管岗位责任
1、认真贯彻、执行并遵守国家的法律法规和公司的各项规章制度；负责物资设备部日常事务和人员的管理，直接对项目经理负责。
2、加大对质量管理工作的学习、贯彻执行力度，确保工程材料及设备的质量符合国家行业标准，杜绝伪劣材料进入施工现场。
3、负责项目部施工材料需求，严把工程材料的验收和发放环节，按计划供应材料，保证及时供应；随时掌握工程进度与材料进场的时间关系与使用情况，负责对施工现场各种余料的管控和回收工作。
4、负责与供应商建立长期、稳定的业务关系，为资金的良性循环创造良好、宽松的运行环境。
5、认真分析、熟悉和掌握市场行情，严把材料价格关，保证采购价格的合理性和一定的利润空间，控制好采购成本。
6、负责监督和管理施工现场材料使用情况，如有不符，督促有关人员限期查清原因、制定措施并处理、汇报；对铺张浪费、管理和使用不当等原因造成的材料损失，有权追究和处理。
7、保证报表的真实性、完整连续性，做好材料的统计和分析工作。
8、爱护项目部形象，协调好项目部与材料供应商的关系。
9、配合做好本部门的质量管理体系相关工作。
10、完成领导交办的其它工作和任务。
物资部职权范围
1、负责工程施工所需物资的供应工作,分工采购供应工程施工中所需材料。
2、负责汇总材料计划,编制详细的采购资料,明确采购产品的各项要求及技术规范,签订采购合同、
3、负责进场物资的验证工作,并做好记录、
4、负责按产品标识和可追溯性工作程序,对现场物资进行产品标识和唯一性标识,并对现期检验和试验状态进行有效性标识、
5、对业主提供的产品进行有效的验证、标识、储存和维护，确保产品满足承包合同要求。
6、负责安排、组织外购产品的现场搬运、贮存工作，并做好记录。
7、负责及时收集、整理相关的材质证明文件。
8、负责对项目部内对库存产品的接收记录、标识、存放、发放的管理。
9、负责施工过程中所需周转材料的组织供应。
现场材料员工作职责
1、 在物资部主管的领导下，负责对进入现场的所有材料的堆码、存放进行管理，监督施工队班组合理使用材料。
2、 严格执行收料“三验制”，即验数量、验质量、验规格品种；
3、 建立进（出）料登记台账及计量检测记录，认真办理进（出）料各种手续，确认无误后及时登记，收到随货同行的送货单或小票，要分类整理、保存。
4、 监督进场材料严格按现场平面布置图的要求存放，入库材料严格保管，现场材料堆码成线、成垛，立好标牌。
5、 监督施工班组人员合理使用材料，如发现有浪费材料者有权开具罚款，交项目部门予以罚款。
6、 负责派人清理现场零散材料，收拢、归整或返回入库，保持施工现场的清洁。
7、 严格要求自己，自觉遵守项目各项管理规定，协助做好现场管理。

材料出入库管理制度
　　设备、材料入库的主要依据是以项目合同及项目经理部下达的材料采购计划清单为依据，按下述程序办理入库手续：
　　（一）材料入库制度
　　1、由项目部编制，项目经理审定的材料采购清单是材料入库的的主要凭证。
　　2、物资部接到材料清单后，必须按专业对清单编号。并复印一份交现场库房管理员。采购清单由物资部专人保管，并作为项目成本核算。
　　3、材料进入现场后，必须有专业工程师、现场材料员、仓库管理员三方共同对采购的设备材料进行确认，确认内容应包括质量证明资料、外观检查、规格型号确认、材质核对、数量核对、核对无误后，由三方在材料入库单上共同签字，物资部凭此入库单方可在财务报销或支付材料款。入库底单由仓库保管员存档，不得遗失。
　　4、随材料进场时所带的各种文件资料交由资料员统一保管，工程进入竣工资料整理阶段时编入竣工资料存档。
　　（二）、材料出库制度
　　1、材料的出库必须由施工班组负责人填写材料领用单（材料名称、数量、单位、使用部位、领用人、领用时间等），并经专业工程师确认签字后方可发放材料。
　　2、材料出库时，仓库保管员和设备材料领用人必须对其外观、质量、规格型号、材质、数量逐项进行确认。领用人核实无误后，在设备材料领用单上签字确认。
　　3、自行施工时，材料领用采取用多少领多少的原则，不允许一次把所用材料全部办完出库手续。（易损耗类工具材料及辅助材料：如钻头、磨片、切割片等，玻璃胶、云石胶、白乳胶、AB胶等。需以旧换新、以空桶换整桶的方式领取。）
　　4、分包工程由我方提供材料时，原则上应由分包商一次或分几次办理出库手续。
　　5、材料的出库手续必须由项负责人指定的施工班组负责人或指定的其它人来办理。没有经过项目经理部负责人指定的人员，仓库一律不得对其发放材料。
　　6、材料出库单由保管员分专业和时间存档备查。

材料计划管理制度
1、 材料计划编制：正式工程和临建工程用料，由项目技术、工程部门提出用料计划，经项目经理核实、批准后生效。计划分：工程备料计划、订货加工计划、施工进度用料计划。
2、 材料计划编制时间：所有用料计划根据工程进度情况、陆续提出：备料计划开工前15天提出，阶段用料计划应在制定施工进度计划安排前一周提出，订货加工计划根据该项材料生产周期与工程用料时间提前15天提出。
3、 材料计划落实：物资部严格按照项目所下达的材料计划进行分类分工组织供应。严禁超计划或无计划供应材料，并对计划内供货时间、产品规格、数量、质量负责。
进场材料验收制度
1、 凡工程使用的大宗装饰材料，在进场质量验收的全过程中，都必须由项目部组织相关人员联合验收，并在送料单上签字后才能生效和投入使用。要求验收人员要严格把关核实，不合格品不准进入现场，若由于责任心不强,把关不严，导致不合格品流入现场使用而造成质量问题，责任由参加验收三方人员承担。
2、进场材料的数量验收必须经现场材料员、保管员同时参加，清点验收数量，做好来料登记并在来料单签字，收料人员要认真仔细核对进场数量，实收数量不准以少充多，以劣充优，若有不法行为，经查实证明，将按项目部的有关规定进行处罚。
3、甲供材料在进场后项目部将按照规范要求进行取样、送检，待检验合格后上报请监理工程师签字认可后使用。
4、自购材料在我方认真审查其厂家资质、产品合格证及质量检验报告后，如果认为符合相关文件的要求，及时将资料上报监理工程师，反之，则退货、更换厂家。
5、参与验收的有关人员，必须坚持原则，实事求是，秉公办事，既不损害集体利益，也不利用手中的权利损公肥私，严禁对客户吃、卡、要和故意刁难客户，一经发现，项目部将按有关规定给予处理。
6、对于材料价格：工程中使用的二、三类材料，采购价格（施工队承包部分除外）一定要货比三家，内外对比，项目部领导把关。否则不予结帐，后果由当事人负责。高于指导价和最高限价材料，事先要让业主签认。然后进行招标定价。如不属业主签认的超价材料，物资部以书面形式报领导批准后再招标定价。

工程材料采购管理制度
为加强工程材料设备采购的管理，根据国家有关法律法规的规定，结合工程的实际情况，制定本制度：
1、 项目部是工程材料采购管理的第一责任部门，具体工作由物资部完成。
2、 对于大宗材料、大型设备的采购，必须进行公开招标或邀请招标。经过考察综合评选，采用相对价格较低、保证质量的材料。
3、 对不适宜招标项目的少量材料设备，要进行详细地考察了解，选择合适的材料。
4、 对工程所需的材料、设备，应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划，周密布署，确保工期。
5、 工程用材料设备设专人管理，材料、设备进场后及时办理验收、入库手续。对不合格的材料、设备严禁办理入库手续，材料、设备领用办理出入库手续，办理后及时把材料、设备出入库手续送交财务部，保证帐物相符、帐帐相符。
6、 供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据，以便结算入帐。
7、 项目技术部及其驻工地代表严格对进场工程材料设备进行监督和检查验收，确保工程质量。
废旧物资处理管理制度
为了全面加强废旧物资处理管理，增强对废旧物资回收的监督力度，特制定本办法。
1、项目部施工期间发生的废旧材料和废旧设备等物资，一律由物资部统一回收后处理，任何单位和个人无权擅自处理，违者视其情节追究其责任。
2、物资部负责对回收的废旧物资进行计量、登记，回收现金真实、及时的交付财务部，并作好书面记录，请领导签字过目。
3、物资部对回收的废旧物资要根据品种、等级重新分类，定置存放 ,妥善保管。
4、废旧物资售出后，凭物资部开具的专用出门证出门，其它出门证一律无效。

物资纪律
1、 物资部必须自觉接受上一级业务部门的领导、管理和监督。
2、 不准无计划或超计划采购材料、采购假冒伪劣和质次价高材料。
3、 不准私自抬高或变相降底材料价格，从中谋利。
4、 不准将公司采购材料挪作私用。
5、 不准将其它费用列入材料成本。
6、 不准倒卖材料或私自处理废旧材料，将所得收入留作小金库或进行私分。
7、 不准用公家材料送人情、拉关系。（此条内容不太理解）
8、 不准以任何借口向客户所要或变相接受钱物。
10、不准用公款大吃大喝，进行高消费娱乐等活动。

物资部门工作流程
项目准备阶段
1． 参与图纸会审、熟悉图纸→了解图纸材料表中所标材料的名称、规格、型号及技术要求→查找、联系相应材料的供货商（每种材料不低于3家供货商）
2． 根据预算人员提出的主材、辅材清单→组织物资工作人员进行市场询价→价格反馈预算人员（其中主材及数量较大的材料必须保证价格的准确性和真实性）
3． 组织材料样板→甲方确认→封样
4． 根据项目部的工程施工进度计划→编制物资进场计划
项目实施阶段
1. 根据材料清单及询价的结果→组织相关人员考察供货厂家→组织相关人员评定供货厂家→确定项目的供货厂家及单位
2. 根据项目部提出的材料清单及数量→了解供货周期→联系相关厂家组织材料→签订供货合同
3. 了解运输时间→监督材料的发货、运输、到场的时间及过程→组织现场物资人员收货、→入库
4. 联系供货厂家提供相应材料的报验资料（此条内容是否应提至第2条内）
项目完工阶段
1. 组织现场物资人员清理、清点剩余物资→联系运输→组织相关人员剩余材料统一入库（包括相关可退货物的退货工作）
备注：1.以上流程必须基于项目部提供材料数量的准确性
2.相关资金支付由财务部统一安排、管理

（表一）物资需用计划
项目名称

使用部位

序号
物资名称
规格型号
数量
单位
技术要点
物资进场时间
提交样品时间

编制/日期： 批准/日期： 第 页/共 页
（表二）物资采购计划
项目名称：
序号
物资名称
需用计划编号
采购人员
候选供应商
采购时间
备注

编制/日期： 批准/日期： 第 页/共 页

（表三）供应商考察报告
供应商名称

采购物资名称

规格型号

参加考察人员

记录人： 记录时间：
注：本表适用于在考察供应商时使用。

（表四）样品报批计划表
项目名称

使用部位

序号
样品/样本名称
单位
数量
生产厂家
报批时间
预计价格
备注

编制/日期： 审批/日期：
注：本表由项目资料人员填写，项目经理审核后，提交给公司或项目采购人员。
（表五）物资采购情况汇总表
使用单位： 本表编号：
序号
物资名称
规格型号
单位
数量
单价（元）
供应商名称
备注

编制/日期： 审核/日期：
（表六）采购合同登记表
填报单位： 本表编号：
序号
合同编号
物资名称
供应商名称
签定时间
交货时间
合同总价（元）
补充协议金额（元）
履约情况

填报人：

（表七）物资价格信息库
本表编号：
序号
物资名称
规格型号
单位
单价（元）
供应商名称
使用单位
备注

编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：

（表八）物资进场计划
项目名称

需用计划编号

物资名称

规格型号

物资进场安排
批次
数量
单位
进场时间
备注

编制/日期： 审核/日期： 签收/日期：
注：1.本表适用于大批量物资按进度要求分批进场时使用。
2.本表由物资部编制，经项目经理审核后，转给物资部。