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办公自动化系统管理规定

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2020年4月19日
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办公自动化系统管理规定

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发布日期: 3月4日 实施日期: 3月4日
办公自动化系统管理规定
1 目的
规范办公自动化系统的使用及管理, 提高系统办公效率。

2 适用范围
办公自动化系统覆盖的单位及个人。

3 职责
信息技术部负责对办公自动化系统进行管理制度的建立、 运行监督、 日常管理。

4 内容要求
4.1用户管理
4.1.1 需要申请使用办公自动化系统的用户( 必须是公司员工) , 应经过相关部门审批后才能开户。
4.1.2 用户必须遵守国家及地方的法令法规, 遵守公司的各项规章制度, 不得泄漏公司内部技术和业务情报, 不得涉及自己业务和权限范围之外的内容。
4.1.3 任何单位和个人不得从事下列活动:
4.1.3.1 盗用她人的ID和密码进入系统进行操作;
4.1.3.2 故意制作、 传播计算机病毒等破坏性程序;
4.1.3.3 其它危害办公自动化系统及计算机网络安全的活动;
4.1.3.4 每个用户负有保管好自己ID不被丢失及不被人盗用的责任。用户结束工作或暂时离开操作台, 应正常退出系统或清除个人信息, 以防止她人盗用ID和密码进行操作。

4.2 系统管理、 开发人员管理
4.2.1 系统管理人员负有维护玉柴办公自动化系统的责任, 对系统的问题必须快速反应, 及时解决, 确保系统的正常运转。
4.2.2 对于系统功能模块不合理或不完善的地方, 开发人员负责更改和完善, 同时并负责培训用户, 指导用户正确使用系统, 解答用户的问题。

4.3 各单位计算机联系人的管理
4.3.1各单位计算机联系人要注意保管好本单位用户的帐号( ID) , 不得利用工作的便利, 私下安装用户的ID, 或偷窥其它用户的邮件。
4.3.2 各单位计算机联系人必须起到承上启下的作用, 要做好玉柴办公系统开发小组与本单位用户之间的桥梁, 指导、 督促本单位用户的使用, 在出现一般故障时, 能采取相应措施予以解决, 自己解决不了的, 发现问题及时汇报开发小组。
4.4 用户ID的管理
4.4.1 各单位或部门根据业务需要使用, 由各单位的计算机联系人经过办公自动化系统的开户审批流程, 填写用户名、 涉及业务的范围和权限等内容, 经审批后由OA系统管理人负责开立用户帐号。
4.4.2 每个用户应使用自己的帐号, 不得转让和泄漏帐户和密码。
4.4.3 用户要每三个月修改自己的帐户密码, 密码为8位字母或数字的组合。
4.4.4 用户因岗位调动和业务变动, 其所在单位计算机联系人应及时启动”信息系统用户及权限设置工作流程”申请报批取消或更改用户帐号。

4.5 进入系统、 使用系统的规定
4.5.1 每个已注册的用户都必须应用OA系统, 不能以各种借口推拖。
4.5.2 用户每天上班必须及时进入OA系统, 按照工作期量标准的要求处理各种办公事务。
4.5.3所有用户要从自身做起, 能够在计算机上完成的文件传递、 审批等不能用纸版文件来传递, 特殊要求除外。
4.5.4 所有用户都必须参加系统管理人员指定的培训。

4.6 系统常见模块的管理
OA用户在使用个人邮箱、 工作流程、 文档管理、 质量工作等模块进行业务交流、 沟通、 汇报、 任务下达传递等时, 必须根据业务告知需求, 有针对性的将相关信息发送给相关业务部门的相关人员, 尽可能采取”一对一”或”一对几”的方式, 选择相对应的OA用户名称进行信息传递, 不得随意使用群组进行信息传递。否则, 造成不良后果将对责任人按公司相关规章制度进行考核。
4.6.1 个人邮箱
个人邮箱为OA系统各用户使用最多的模块, 为了规范其使用, 提高管理效率, 对其操作提出特别要求如下:
4.6.1.1个人邮箱所传递的业务信息主要分为沟通、 通知、 流程处理三类, 信息技术部在个人邮箱界面设置标识进行区分。
1) 沟通类: 在收件箱中以””( 形似电话) 表示 ”沟通类邮件”。主要包括业务沟通、 交流、 问题反馈、 协调、 工作汇报、 任务下达等。发件人在进行这类信息的传递时, 需根据其业务的具体情况, 明确业务对接的主要责任人( 即在”收件人” 处选择责任人的用户名称, 尽可能采取”一对一”) , 另外, 也可抄送或密送相关人员。其中, 主要责任人收到邮件后要及时进行回复( 可采取邮件或电话等形式) 并组织进行业务处理, 以保证业务沟通的顺畅。
2) 通知类: 在收件箱中以””( 形似喇叭广播) 表示”通知类邮件”。主要包括信息告知、 以个人邮件进行的会议通知等。这类信息一般不需要收件人进行回复。
3) 流程处理类: 在收件箱中以””( 流转箭头) 表示”流程处理类邮件”。这类邮件是由业务流程链接而来, 主要是提请收件人对业务流程进行处理。
4.6.1.2用户在发送邮件之前, 请根据其发送内容先选择”沟通”或”通知”后( 其中流程处理类由系统自动标识处理) 再点击”发送”按钮, 这样, 系统在收件箱将对邮件类别进行标识, 以提醒收件人根据管理需要进行不同业务的处理。
4.6.1.3当收件人要对沟通类和通知类邮件进行回复时, 必须有针对性的对相关人员进行回复, 谨慎使用”答复所有人”这个系统功能, 以免造成系统负担, 同时增加了无关人员的垃圾邮件。
根据OA系统的使用情况, 为了减少OA服务器不必要的负担, 各用户有义务经常对OA邮箱进行清理。如果邮箱超出限制, 信息技术部将进行考核。具体规定如下:
4.6.1.4 对邮箱的空间限制: 公司领导及有些特殊情况的用户100兆, 其它用户80兆; 用户邮箱在60兆时报警, 用户不能无视限额警告而继续使用, 应尽快清理邮件。
4.6.1.5 信息技术部不定期检查, 超出规定范围的一经发现立即在电子公告上公告并予以考核。
4.6.1.6 禁止发送垃圾邮件。
垃圾邮件的认定:
4.6.1.6.1 有用户投诉。
4.6.1.6.2可用其它程序模块代替。如技术质量交流, 讨论园地, 电子公告, 文档管理, 工作流程等。
4.6.1.6.3不是具体的工作任务, 也不是公司各级部门, 项目组发布的公告。
4.6.1.6.4有更小范围的群组能够使用。
4.6.1.6.5发了邮件后, 在用户投诉之前, 本人意识到可能发了垃圾邮件, 能及时与信息技术部OA管理科联系, 讲明情况的, 能够免除考核。如果重复发送同样性质的垃圾邮件的, 要加倍扣罚。
4.6.1.7 必须接收邮件的人数如果在10人以上, 又没有合适的群组能够使用, 如果是需要经常发邮件给这些用户, 应与信息技术部OA管理科联系, 增加合适的群组。( 用户自己可在个人通讯录里自己增加。可是如果群组中某些用户工作岗位调整, 自己要及时更新。)
4.6.1.8 从邮箱中发送超过10M大小的文件的, 一经发现立即公告并予以考核。
4.6.1.9 发群组邮件时, 要根据实际情况尽可能选择使用”技术园地”、 ”文档管理”、 ”讨论园地”、 ”电子公告”等模块。
4.6.2 外出留言
4.6.2.1 各用户外出时必须维护外出留言, 同时必须填上事务委托人。
4.6.2.2 用户回来后, 必须马上注销外出留言。
4.6.3 讨论园地
4.6.3.1 不得恶意攻击她人, 应该就事论事。
4.6.3.2 不得传播涉及凶杀、 色情情节的文章。
4.6.3.3 不得传播反党、 反社会主义的言论。
4.6.3.4 提出建议和意见要中肯、 实事求是、 有建设性。
4.6.3.5 不能做商业广告。
4.6.3.6 不得盗用她人的ID及冒用她人的身份发表言论
4.6.3.7 禁止使用公用ID发表言论
4.6.3.8 党委工作部负责对发帖内容进行管理、 监督、 考核; 信息技术部负责提供技术支持。
4.6.4 部门主页、 规章制度、 信息简报、 决策参考
有相应维护权限的用户必须及时维护完善以上模块的信息, 确保OA相关模块内容是最新的。
4.6.5 工作流程、 质量流程
各用户在走流程前, 要了解所走流程的具体内容, 首先查阅OA系统里的相关流程的详细处理环节, 然后选择正确的流程。
4.6.6 文档管理
OA系统”文档管理”模块主要用途是让OA用户发送大邮件, 减轻用”我的邮件”模块发送邮件时给服务器增加不必要的负担。 ”我的邮件”模块只能发送不超过10M的邮件, 超过10M的用户必须在”文档管理”模块里发送, 需要提醒用户注意的是: 用”文档管理”模块发送邮件后应及时清理自己的文档, 如果用户不及时清理, 系统将会根据有关规定自动删除。
4.6.6.1 必须避免存放与工作无关的文档。
4.6.6.2不能存放类似VCD等超过60M的文档。
4.6.6.3如果需要传递超过60M的文档, 请使用计算机共享的方式。
4.6.7 电子公告
用户要自觉进入电子公告模块查看信息, 发布公告后, 公告发布者或者签发者根据需要及时提醒有关用户查看公告。
4.6.8 工作流程、 电子公告、 发文管理等模块中的内容, 如果在模块中搁置一个月, 没有正当的理由而未能正常处理的, 被视为作废, 系统管理员将予以删除。

4.7 系统备份管理按照文件《关键系统备份策略》的备份策略执行。

5 相关文件
5.1 办公自动化系统操作说明书
5.2 关键系统备份策略

6 记录
相关工作流程以及投诉邮件等

7 本文件修改记录

《办公自动化系统管理规定》修改记录

修改页码: 第四页
修改前页码及内容
修改后页码及内容
修改时间
第四页
在第四页增加了”4.7 系统备份管理按照附件《关键系统备份策略》的备份策略执行。”的内容。
3月3日
第四页
在第四页的增加了”5.2关键系统备份策略”的内容。
3月3日