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工程项目管理资料及文档管理系统概述

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2020年5月29日
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第一节 工程项目管理
1.1.1 系统概述
本系统为建筑项目开发商、承包商、和监理机构等用户,提供基于因特网的项目管理系统平台,对工程项目的进度、质量、成本、材料和文档进行在线监控和实时管理,其中包括:施工计划编排和动态调控、成本核算与预警、材料供应计划与库存管理、质量系统的监测与管理、文档的储存与信息管理等内容,为用户提供既能分项使用,又能够进行综合管理的方便灵活的工程项目管理体系,为用户提供适应未来的电子商务需要的基础。

进度
管理
质量
管理
成本
管理
文档
管理
物料
管理
质量计划
调整进度
成本计划
调整进度
进度计划
进度报表
材料计划
计划调整
材料供应合同管理
材料检验报告
物料成本

成本

调整物料
质量成本
成本质量
质量报表
质量标准
成本控制要求
成本报表
工程项目管理系统模块结构图
工程施工数据
市场信息

财务系统接口
合同管理接口
产品数据管理系统接口

此系统同财务系统、产品数据管理系统和合同管理系统,都存在相互之间的数据传输的接口,以达到她们之间的信息共享。
1.1.2 系统特点
l 进度、资源、成本三位一体;
l 项目进度一目了然;
l 作业视图一目了然,操作简便;
l 可对作业进行分级和分组管理,
l 每个作业还可和多个合同相对应,是合同分类清晰明了;
l 可灵活检索作业;
l 灵活而强大的协同工作机制。
1.1.3 系统流程图
l 进度管理
进度计划网络生成与计算
优化模块
计划任务
分解模块
资源需求
计算模块

输入与输出
工程数据采集

1. 进度计划网络生成与计算。(1)根据输入工序的属性(紧前工序、紧后工序、工序占用时间等),绘制pert网络计划图;(2)或者经过直接在图形上添加、修改工序计划,自动在数据文件中修改该工序的信息;(3)根据实际工程的进度状况的数据输入,绘制计划进展的前锋线,动态调整网络计划。
2. 计划任务分解。实现将网络计划从总体工程----单位工程----单项工程----作业工序的层层分解,输出任务计划。
3. 计算出相应资源和物料需求量,制定物料需求计划,输出计划报表。
4. 优化模块对网络计划的时间进度、资源均衡配置、赶工安排等进行优化计算。
l 质量管理
质量计划
管理模块
质量检查报表管理模块
质量控制
效果分析
工程数据采集
输入与输出

1 根据进度计划,制定年度计划和具体的月、周计划,强化对质量控制点以及质量重点管理要素的审核与管理
2 现场施工质量检验纪录,监督检查,材料质量检验,隐蔽工程、单位工程、单项工程质量验收,报表和报告等
3 质量计划完成情况的综合分析与评价,分析质量对成本和进度的影响

l 成本管理

工程数据采集
工程量统计
与成本复核
概预算与
成本计划
差异分析
成本预警
输入与
输出

1 根据进度计划,计算工程量计划和相应工程的概预算,编制成本计划
2 根据工程实际完成情况,统计工程量,计算应付工程款
3 对照计划,分析差异成本,评价成本计划完成程度,成本超支时进行报警

l 物料管理

输入与输出
市场价格信息
物料定额与
供应计划
管理
材料库存
管理
施工设备与机械管理
物料成本
核算分析

1. 根据进度计划,统计计算所需物料,生成物料需求计划(包括:人工、材料、机械设备),打印计划报表
2. 计算材料计划成本,统计实际工程物料成本,核算分析材料成本完成情况
3. 具备材料采购、存量、与供应管理功能的库存管理模块
4. 针对施工设备使用、保管、维修、更新记录的设备管理模块

1.1.4 主要程序功能
l 进度管理
1 自动生成网络计划图(根据输入工序或子工程的参数--紧前工序、紧后工序、工序占用时间、资源需求量)
2 网络图分级管理功能,满足不同管理层次的需要
3 经过手工绘制网络图,自动将工序属性添加到数据文件
4 计算网络计划各个工序的时间参数(工序最早可能开工时间、最迟必须开工时间、最早可能完工时间、最迟必须完工时间、松弛时间等),描绘出工程的关键路线
5 能够经过网络图绘出资源需求量(累计)曲线
6 能够对初始网络计划进行(进度和资源均横)优化,并输出结果(包含网络图和数据文件)
7 采集计划完成数据,计算并画出计划动态完成前锋线
8 根据前锋线,动态调整未来计划(含优化功能),生成调整后的网络计划图
9 对网络计划任务分解,输出未来一段时间内的工程任务列表
10 向材料需求模块输出材料计划信息
11 向成本管理模块提供工程量计算信息
12 从文档管理系统输入进度计划信息,并向文档管理模块输出进度报表,及调整计划
13 进行进度计划执行评价,判断进度进展的效果,指导进度计划控制
l 质量管理(文档生成、制作、传递、保管等功能)
1. 质量目标,质量计划生成
2. 质量任务分解,质量控制要点(按施工编码分类)
3. 现场供应材料质量检验记录
4. 施工质量记录,成品保护记录
5. 现场工程质量检查与检验记录
6. 质量事故及其处理意见报告
7. 单项工程质量验收,阶段质量情况报告
8. 质量管理报表的统计与分析,质量效果评价
9. 质量对成本、质量对进度的影响分析
l 成本管理
1. 工程量计算及定额套用,成本概预算
2. 根据进度计划,生成成本计划
3. 提出下一阶段成本管理的目标与重点任务
4. 工程量核算与工程款支付计算
5. 计划成本与实际对照,分析差异成本,评价成本管理效果
6. 成本报表生成(输入文档管理系统)
7. 成本统计与分析,报警功能

l 物料管理
1. 根据进度计划,生成物料需求计划
2. 经过动态物料价格库,预计物料计划成本
3. 物料实际消耗统计,材料设备定额和成本核算
4. 物料供应计划执行与检查
5. 按照质量管理和成本管理要求,调整材料供应种类和等级
6. 分析物料供应对进度、成本和质量的影响
7. 材料库存管理
8. 设备与工具管理

第二节 文档(含合同)管理系统
1.2.1 系统概述
本系统是一个通用的(适合多种类型的建筑企业)、基于因特网平台的在线文档管理系统,用户能够根据自己的业务类型(发展商、承包商、监理公司等)选择、调用文档管理系统预先定义好的文档管理功能,也能够根据企业自身的需要定制、裁剪系统文档管理的功能及内容。
功能选择方面以最大程度满足用户需求为目标,在页面层次划分和数据结构设置方面,力求简洁、灵活、易扩充、通俗、安全可靠。
1.2.2 主要功能及流程图
文档管理子系统为各种类型的建筑企业(比如,发展商、承包商、监理公司等)提供各种文件、文档等信息的管理。它能够分为九大功能:文档编辑、文档查询检索、文档统计、文档流转、文档自动更新、文档组卷、用户定制、系统管理、输入输出接口。下面就详细的描述这些功能。
1.2.2.1 文档编辑功能
编辑功能完成文件/文档属性等数据的增加、删除、修改等操作。同时也提供文件/文档内容的上载功能。由于工程项目的文档/文件等信息的数量非常庞大,因此该功能应当提供一种便利的导航方法,使得用户能够清晰、方便的实现对每个具体的文件/文档进行各种编辑操作。为了作到这样,需要采用一种比较合理、清晰、灵活同时又适合与用户习惯的的分类方法。这里推荐一种方法,该方法把文件/文档分为七类。
1) 工程项目基础资料
2) 报建手续及批文
3) 施工管理文件
4) 合同
5) 竣工文件
6) 涉外文件
7) 其它资料
这种分类方法只是一种方法,本系统应当能够为用户提供灵活定义分类的功能。该功能的描述参见第七大功能—用户定制功能。编辑功能的处理流程描述见下图:
文档编辑

选择编辑功能(增加、删除、修改)

选择文件类型

选择文件子类型

选择需编辑的文件

执行相应的操作

注: 增加操作时可能需要上载文件内容;文件/文档编辑主要是对它们
的属性进行操作,而不涉及文件内容本身。
编辑功能又能够分为三个子功能:增加、删除、修改。
l 增 加
增加完成新文档的属性添加操作,在添加时可能需要上载文件内容。方式可能有两种:一是把内容粘贴到页面中,二是直接上载文件。同时增加操作可能需要写流水日志,便于安全审计。
l 删 除
删除完成新文档的属性记录的删除操作,在删除时可能需要删除文件内容。
删除操作可能需要写流水日志,便于安全审计。
l 修 改
修改完成新文档的属性修改操作,删除操作可能需要写流水日志,便于安全审计。

1.2.2.2 文档查询检索
文档查询检索功能完成对工程项目中的各种文件/文档的查询,能够帮助用户用多种便利的方法查找、定位所需的文件。查询的方法有能够有六种:按文档分类查询、按关键词查询、按日期范围查询、按文档编码查询、按文档内容摘要查询、组合查询。查询结果的输出主要以Gird方式,在每一行提供连接,能够转到FreeForm形式显示信息。
文档查询检索功能的处理流程描述见下图:

文档编辑
选择查询功能
执行查询处理
输出查询结果

文档查询检索功能又能够分为五个子功能:按文档分类查询、按关键词查询、按日期范围查询、按文档编码查询、组合查询。

l 按文档分类查询

根据文件/文档的类型分类属性、类型子类属性或它们的组合进行查询。

l 按关键字查询

根据文件/文档的关键字属性进行查询,关键字能够进行模糊匹配查询。

l 按日期范围查询

根据文件/文档的日期属性或某段日期范围进行查询。

l 按文档编码查询

根据文件/文档编码属性进行查询。

l 按文档内容摘要查询

按文档内容摘要查询是指根据文件的内容摘要属性(比如,工程量变动、成本变动等)进行查询。

l 组合查询

组合查询是一种综合、灵活的查询方法,它能够灵活的组合2.1—2.5的方法进行查询。

1.2.2.3 文档统计

文档统计功能完成对工程项目中的各种文件/文档的统计,能够帮助用户用多种便利的方法和途径得到多种统计数值,比如文件/文档的数量,文件的大小合计等统计信息。统计的方法有能够有五种:按文档分类统计、按关键词统计、按日期范围统计、按文档编码统计、组合统计。查询结果的输出主要以数值信息输出,也能够采用图形方式(比如条行图、饼图)—可选。
文档统计功能的处理流程描述见下图:
文档统计

选择统计方法,指定统计内容

执行统计处理

输出统计数值(可选图形)

文档统计功能又能够分为五个子功能:按文档分类统计、按关键词统计、按日期范围统计、按文档编码统计、组合统计。

l 按文档分类统计

根据文件/文档的类型分类属性、类型子类属性或它们的组合进行统计。

l 按关键字统计

根据文件/文档的关键字属性进行统计。

l 按日期范围统计

根据文件/文档的日期属性或某段日期范围进行统计。

l 按文档编码统计

根据文件/文档编码属性进行统计。

l 按文档内容摘要统计

按文档内容摘要统计是指根据文件的内容摘要属性(比如,工程量变动、成本变动等)进行统计。

l 组合统计

组合查询是一种综合、灵活的统计方法,它能够灵活的组合2.1—2.4的方法进行统计。
1.2.2.4 文档流转
文档流转功能完成对工程项目中的各种文件/文档的传递、去向的登记、记录和查询以及文件/文档的变更、修改记录的查询。经过这一功能能够帮助用户及时、方便的记录、查询文件/文档在流转过程中的各种动态信息。文档流转功能又能够分为三个子功能:文档流转登记、文档流转明细查询、文档修改记录查询。

l 文档流转登记

记录工程项目中文件/文档的传递过程、传递去向。经过该功能能够清晰、完整的记录文件/文档流转的全过程。

l 文档流转明细查询

实时查询工程项目中文件/文档的传递过程、传递去向信息。经过该功能能够实时、动态的查询文件/文档在流转过程中的信息。

l 文档修改记录查询

该功能用来查询在文档编辑操作中记录下来的修改记录信息,比如修改的时间、修改人员、修改原因、修改次数等信息。
1.2.2.5 文档自动更新
文档自动更新功能是指根据E-PMS其它子系统中的数据,自动更新文档的内容摘要属性(比如,工程量、成本等信息)。
1.2.2.6 文档组卷
文档组卷是指为用户按一定的组卷标准(方法)输出相应的组卷目录清单。目录中包含文件/文档类型分类及字类,文件名称,以及相应文件的位置、日期、大小等信息。该功能能够帮助用户方便灵活的归类、组织众多的工程项目文档。文档组卷的方法有三种:按文档类型分类组卷、按问档期限组卷、按收藏去处组卷。
文档组卷功能的处理流程描述见下图:

文档组卷
选择组卷方法
执行组卷处理
输出组卷结果(目录清单)

l 按文档类型分类组卷

根据文件/文档的类型分类属性、类型子类属性或它们的组合组卷。

l 按文档期限组卷

根据期限(比如是临时性的、还是永久的)进行文档的组卷。

l 按文档收藏去处组卷

根据文件/文档最终的去处和收藏者(比如是发展商、承包商)进行文档的组卷。

1.2.2.7 用户定制
由于本系统应当构建成一个通用的(适合多种类型的建筑企业)、基于因特网平台的在线文档管理系统。因此用户能够根据自己的业务类型(发展商、承包商、监理公司等),自身的实际情况灵活的定制系统。文档管理系统的定制功能能够满足这个要求。经过它,用户能够实现对文档类型分类(用户可能使用它自己的分类方法)、文档编码方法(用户能够使用自己的编码方法)、文档管理功能(对于有些用户不一定需要全部文档管理功能)的定制。经过它能够为具有不同要求的用户提供个性化的系统。
对于文档管理子系统,提供了一个缺省的文档类型分类、文档编码方法、和一组文档管理功能(即一个缺省的文档管理系统)。如果用户接受该缺省,用户就不需要经过定制功能来定制它自己的系统。否则用户在使用系统前,首先应当定制系统,然后才能够使用系统。
定制功能的处理流程描述见下图:

用户定制
执行定制处理
选择定制内容

形成被定制好的系统(定制好的类型分类、定制好的编码方法、定制好的功能)

l 定制文档类型分类

对于不同类型的建筑企业可能会有不同的文档类型分类标准和方法,该子功能能够为用户定义自己的文档类型分类。

l 定制文档管理功能

对于不同类型的建筑企业、不同的工程项目可能需要不同的文档管理功能,该子功能能够为用户裁剪自己所需的文档管理功能。
l 定制文档编码方法

对于不同类型的建筑企业可能会有不同的文档类型编码方法,该子功能能够为用户定义自己的文档编码方法。
1.2.2.8 系统管理
系统管理为文档管理系统提供维护和管理功能。主要包括用户权限管理,文档管理系统的数据备份和恢复,安全审计功能。

l 用户权限设置

为企业用户的不同使用者分配对于不同功能、不同数据的权限。权限包括查询、调用文件/文档的权限,输入信息、修改信息的权限等。

l 文档系统备份恢复

由于文档管理系统,存储了众多的工程项目文档,这些文档是非常重要的数据。因此这些数据的可靠性和可用性是非常重要的。经过系统的备份和恢复功能能够保证在系统异常时数据不会丢失。

l 安全审计

安全审计,能够用来记录和跟踪用户对系统的各种操作。在出现问题时,系统管理员能够经过查询审计记录定位安全问题。经过审计功能能够提高系统的安全。
1.2.2.9 输入输出接口
主要完成文档管理系统与”项目管理系统”等其它系统的数据流入流出的功能,以实现信息的最大程度的共享。