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課外活動指導組標準作業流程圖目錄
項次
項目
備 註
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14
財產設備及重要儀器管理作業規範流程圖
15
美和技術學院
文件名稱︰學生社團成立申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-001
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
否
繳交資料至課外活動組
學生社團成立
申請作業開始
社團發起人
社團負責人
無限制
社團組織章程
SOP-EACT-001-01
社團成立申請登記表
SOP-EACT-001-02
社團發起人名冊
SOP-EACT-001-03
指導老師個人資料表
SOP-EACT-001-04
學生社團概況介紹
SOP-EACT-001-05
社團幹部名冊
SOP-EACT-001-06
財產清冊
SOP-EACT-001-07
社團負責人
無限制
課指組初審
課外活動組
申請三天內
可
學務長審核
學務處
申請三天內
校長核准
校長室
申請三天內
學生社團成立
申請作業結束
課外活動組
每學期開學前
美和技術學院
文件名稱︰學生社團活動申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-002
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
學生社團活動申請作業開始開始
活動預算
審核公佈
學生社團
上個學期末
的一個月內
社團活動申請表SOP-EACT-002-01
社團預算表
SOP-EACT-002-02
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
行事曆預定表
SOP-EACT-002-04
學生自治會
寒暑假期間
( 開學前)
擬定活動計劃、 經費預算
繳交活動申請企劃
學生社團
活動前三週
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
社團預算表
SOP-EACT-002-02
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
否
自治會初審
學生自治會
活動前十天
課指組複核
可
課外活動組
申請八天內
學務長審核
學務處
申請六天內
會計主任審閱
會計室
申請四天內
校長核准
校長
活動前二天
美和技術學院
文件名稱︰學生社團活動成立申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-002
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰2/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
校長核准
校長
活動前二天
「活動申請企劃」
送回社團
學生社團
活動前一天
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
依「社團活動申請企劃」
辦理活動
學生社團
活動當天
出席指導學生活動
課外活動組
社團指導老師
活動當天
活動結束後場地復原
物品器材歸還原單位
學生社團
活動結束當天
活動結束後提出活動成果報告及經費核銷
學生社團
活動結束後
一週內
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
社團活動成果報告書
SOP-EACT-002-05
活動成果報告整理歸檔作業結束
課外活動組
學生自治會
活動結束後
半個月
美和技術學院
文件名稱︰學生事務與輔導
經費款項申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-003
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
否
學生事務與輔導經費款項申請作業開始
擬定活動計劃、 經費預算
繳交活動申請企劃
學生社團
活動前三週
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
學生社團
活動前十天
自治會初審
學生自治會
活動前十天
可
課指組複核
課外活動組
活動前八天
學務長審核
學務處
活動前六天
校長核准
校長室
活動前二天
訓輔經費款項申請
作業結束
學生社團
活動前一天
美和技術學院
文件名稱︰學生事務與輔導
經費款項核銷作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-004
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
否
學生事務與輔導經費款項核銷作業開始
課指組審核
學生社團
活動結束後
一週內
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
社團活動成果報告書
SOP-EACT-002-05
課外活動組
活動結束後
一週內
可
學務長審核
學務處
活動結束後
二週內
會計主任審閱
會計室
活動結束後
二週內
校長核准
校長室
活動結束後
三週內
活動經費匯入社團帳戶
出納組
活動結束後
四週內
活動成果整理歸檔
課外活動組
活動結束後
四週內
學生事務與輔導經費款項核銷作業結束
課外活動組
活動結束後
四週內
美和技術學院
文件名稱︰學生自治費申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-005
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
否
學生自治費
申請作業開始
擬定活動計劃、 經費預算
繳交活動申請企劃
學生社團
活動前三週
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
學生社團
活動前十天
自治會初審
學生自治會
活動前十天
可
課指組複核
課外活動組
活動前八天
學務長審核
學務處
活動前六天
學生自治費
申請作業結束
學生社團
活動前一天
美和技術學院
文件名稱︰學生自治費核銷作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-006
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
否
課指組審閱
學生自治費
核銷作業開始
學生社團
活動結束後
一週內
社團活動申請表
SOP-EACT-002-01
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
社團活動成果報告書
SOP-EACT-002-05
課外活動組
活動結束後
一週內
學務長審核
可
學務處
活動結束後
二週內
社團領取活動經費
學生自治會
活動結束後
三週內
活動成果整理歸檔
學生自治會
活動結束後
四週內
學生自治費核銷
作業結束
學生自治會
活動結束後
四週內
美和技術學院
文件名稱︰學生社團行政運作作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-007
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
聘請指導老師
學生社團行政
運作作業開始
學生社團
學期結束前
一個月
活動企劃書
SOP-EACT-002-03
社團活動預算表
SOP-EACT-002-06
學生社團
寒暑假期間
社團經費審核
課外活動組
學生自治會
寒暑假期間
社團動靜態成果展
學生自治會
學生社團
暑假
新生訓練
社團招生系列活動
學生自治會
學生社團
開學日後
二週內
期初座談會
課外活動組
學生自治會
開學日後
二週內
社團活動經費申訴
學生自治會
學生社團
開學日後
二週內
社團年度評鑑
學生自治會
學生社團
每年三月間
社團領導幹部傳承研討會
課外活動組
學生自治會
每年三、 四月間
辦理社團活動
學生社團
學期中
上課期間
美和技術學院
文件名稱︰學生社團行政運作作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-008
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰2/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
辦理社團活動
學生社團
學期中
上課期間
繳回社團活動紀錄簿
學期工作檢討
學生自治會
學生社團
社團
最後一次上課
繳交社團獎勵建議單
生輔組
學期末
學務處生輔組
規定期限內
期末座談會
課外活動組
學生自治會
期末考前一週
社團負責人暨幹部改選
社團新舊夥伴交接
學生自治會
學生社團
每年十二月間
學生社團行政運作
作業結束
課外活動組
學生自治會
學生社團
每年十二月間
美和技術學院
文件名稱︰學生社團公假申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-009
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
學生社團公假申請作業開始
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
學生社團
公假前三日
填寫公假單
檢附相關文件證明
生輔組
學生社團
公假前三日
負責師長簽章
學生社團
公假前三日
副班代
導師簽章
簽章
學生社團
公假前二日
輔導教官
簽章
學生社團
公假前二日
生輔組審核
生輔組
公假前一日
學務長批准
學務處
公假前一日
學生社團公假申請
作業結束
生輔組
公假前一日
美和技術學院
文件名稱︰學生社團評鑑及獎懲作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-010
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
學生社團
評鑑及獎懲
作業開始
課外活動組
學生自治會
學期中
召開籌備會
擬定計畫與預算
課外活動組
學生自治會
每年一月
通知社團評鑑準備
課外活動組
學生自治會
每年一月
簽核簽呈
課外活動組
學生自治會
活動前三週
自治會初審
學生自治會
活動前三週
課指組複審
課外活動組
活動前三週
學務長審核
學務處
活動前三週
會計主任審核
會計室
活動前三週
校長核准
校長室
活動前三週
美和技術學院
文件名稱︰學生社團評鑑及獎懲作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-011
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰2/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
校長核准
校長
活動前三週
公告評鑑內容
評分表及評鑑辦法
課外活動組
學生自治會
活動前三週
接洽評審老師
課外活動組
學生自治會
活動前三週
進行評鑑
課外活動組
學生自治會
評審老師
活動當天
討論及公告評鑑成績
課外活動組
學生自治會
活動結束後
三天內
社團評鑑獎懲
記錄整理歸檔
課外活動組
學生自治會
活動結束後
一週內
學生社團評鑑及獎懲作業結束
課外活動組
學生自治會
活動結束後
一週內
美和技術學院
文件名稱︰學生社團護照簽證作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-012
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/1
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
學生社團護照簽證作業開始
學生自治會
開學一個月內
填寫個人資料檢附照片
( 未貼照片者無效)
學生
開學一個月內
班代收齊
各班班代
開學二個月內
至教務處註冊組蓋鋼印
簽章
各班班代
教務處註冊組
開學二個月內
活動認證
學生
學生社團
主辦單位
活動完後
一個月內
課指組登錄核
課外活動組
學生自治會
每學期末
前三週
學生社團護照簽證
作業結束
課外活動組
學生自治會
每學期末
前三週
美和技術學院
文件名稱︰學生班級活動申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-013
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰1/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
學生班級活動申請作業開始
各班級
活動一個月前
籌畫辦理班級活動
各班級
活動前三週
辦理資料
各班級
活動前二週
繳交資料
各班級
活動前一週
老師及輔導
教官簽章
各班級
班級導師
輔導教官
活動前一週
課指組審核
課外活動組
活動前一週
生輔組審核核
生輔組
活動前一週
主任教官
審核
教官室
活動前一週
美和技術學院
文件名稱︰學生班級活動申請作業
制訂單位︰課外活動組
製訂日期︰ .07.07
文件編號︰SOP-EACT-014
版本︰B
修訂日期︰ .01.05
承辦人︰曾振源 分機220
頁次︰2/2
保存期限︰永久
項 目
權責單位
作業時程
相關表冊
主任教官
審核
教官室
活動前一週
學務長資料
學務處
活動前一週
校長核准
校長室
活動前一週
核准班級送活動申請書第一聯回課指組備查
課外活動組
活動前三天
核准班級活動申請書
第二聯送回生輔組備查
生輔組
活動前三天
完成申請手續
每晚十點前向教官室
回報情況
教官室
活動中
每月統一簽准發放
該學期帶隊老師津貼
課外活動組
每月月底
學生班級活動
申請作業結束
課外活動組
每月月底
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
課外活動組
自治會
召開籌備會擬定計畫及預算
聘請講師
活動前二個月
活動申請表
活動企劃書
↓
課外活動組
自治會
簽核簽呈及辦理相關手續
活動五週前
↓
自治會
自治會初審
活動四週前
↓
課外活動組
課外組複審
活動四週前
↓
學務長
學務長審核
活動四週前
↓
會計主任
會計主任審核
活動四週前
↓
校長
校長核准
活動三週前
↓
自治會
通知報名
活動三週前
↓
自治會
請校長主持始業式
及相關人員列席
活動二週前
↓
自治會
統計報名人數
活動前二週
↓
課外組
自治會
確認場地、 交通工具、 保險、
住宿、 印製研習手冊
活動前一週
↓
自治會
發行前通知單
活動五天前
↓
自治會
辦理活動
活動當天
↓
課外活動組
自治會
活動結束後, 提出活動成果報告
並檢附收據辦理核銷, 整理歸檔
活動結束後三星期
成果報告書
辦理選舉補登記
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
課外活動組
提出簽呈, 報請
校方核發改選事宜
每年十一月前
課外活動組
自治會
辦理選舉登記
發佈選舉公告
成立選務小組工作
↓
每年十一月前
課外活動組
↓
每年十一月中旬
課外活動組
↓
↓ ↓
於公告一星期內
無人登記
順延一星期
辦理補登記。
資格審查
課外活動組
資格審查
↓
↓
無人辦理登記時
順延一星期
辦理補登記。
公佈候選人名單開始競選活動
無人辦理登記
課外活動組
↓
每年十一下旬
課外活動組
進行投票與開票工作
並發佈當選公告
↓
十二月中旬
自治會
檢討會
↓
十二月下旬
課外活動組
自治會
↓新舊任會長交接
上學期期末座談會
辦理選舉補登記
學生議會議長選舉作業流程圖
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
課外活動組
學生自治會
提出簽呈, 報請
校方核發改選事宜
每年十一月前
課外活動組
學生自治會
辦理選舉登記
發佈選舉公告
成立選務小組工作
↓
每年十一月前
課外活動組
學生自治會
↓
每年十一月中旬
課外活動組
↓
於公告一星期內
無人登記
順延一星期
辦理補登記。
資格審查
課外活動組
學生自治會
資格審查
↓ ↓
↓
無人辦理登記時
順延一星期
辦理補登記。
公佈候選人名單開始競選活動
無人辦理登記
課外活動組
學生自治會
↓
每年十一下旬
課外活動組
學生自治會
進行投票與開票工作
並發佈當選公告
↓
十二月中旬
課外活動組
學生自治會
檢討會
↓
十二月下旬
課外活動組
學生自治會
↓新舊任議長交接
上學期期末座談會
學生社團公假申請作業
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
各社團
學生需申請公假時, 由申請人或代表檢附相關證明文件( 如有公文請附已批好公文) 至生活輔導組填寫公假請假單。
公假三日前
公假請假單
↓
各社團
活動負責老師簽章
公假三日前
↓
各社團
導師及副班代簽章
公假二日前
↓
各社團
輔導教官簽章
公假二日前
↓
生輔組
生輔組長審核
公假一日前
↓
學務長
學務長批准
公假一日前
↓
生輔組
完成公假申請手續
公假一日前
學生社團評鑑及獎懲作業
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
課外活動組
自治會
學期中隨時記載學生社團
活動情形, 嚴加考核。
學期中
↓
課外活動組
自治會
召開籌備會擬定計畫及預算
通知社團評鑑準備
每年一月
↓
課外活動組
自治會
簽核簽呈
活動前三週
↓
自治會
自治會初審
活動前三週
↓
課外活動組
課外活動組複審
活動前三週
↓
學務長
學務長審核
活動前三週
↓
會計主任
會計主任審核
活動前三週
↓
校長
校長核准
活動前三週
↓
課外活動組
自治會
公告評鑑內容, 評分表及評鑑辦法
活動前三週
↓
課外活動組
自治會
接洽評審老師
活動前三週
↓
課外活動組
自治會
進行評鑑
活動當天
↓
課外活動組
討論及公告評鑑成績
活動後三天內
↓
課外活動組
自治會
社團評鑑獎懲
紀錄整理歸檔
活動後一週內
社團護照簽證作業
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
自治會
統一發放證照
開學一個月內
↓
學生
填寫個人資料並黏貼照片
( 未貼照片者無效)
開學二個月內
↓
各班班代
班代收齊
開學二個月內
↓
各班班代
至教務處註冊組蓋鋼印
開學二個月內
↓
各班班代
至總務處文書組蓋校長印
開學二個月內
↓
學生
認證作業︰校內活動由主辦單位之主管或指導老師、 社團負責人依實際人員名用認證; 校外活動得逕請主辦位簽證。
活動完後一個月內
↓
課外活動組
送至課外活動組登錄
每學期末前三週
學生班級活動申請作業
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
各班級
籌劃辦理班級活動
活動一個月前
↓
各班級
至課外活動組
領取班級活動申請書及家長同意書
活動前三週
班級活動申請書
家長同意書
↓
各班級
1.辦理旅行平安保險, 保險金額每人限壹佰萬元以上, 但活動時間三日以上者( 含三日) , 保險金額每人限貳佰萬元以上, 國外則每人限伍佰萬元以上。(班級得自行加保)
2.租用交通工具取得遊覽車公司營利事業登記證、 司機駕照及車輛行照影本。
活動前二週
↓
各班級
活動負責人繳交活動申請書、 家長同意書
及前述證件, 送導師及帶隊老師簽名。
活動前一週
↓
課外活動組
課外活動組審核
活動前一週
↓
生輔組
生輔組審核
活動前一週
↓
教官室
主任教官審核
活動前一週
↓
學務長
學務長審核
活動前一週
↓
校長室
校長核准
活動前一週
↓
課外活動組
核准之班級活動申請書第一聯送回課外活動組備查
活動前三天
↓
生輔組
核准之班級活動申請書第二聯送回生輔組備查
活動前三天
↓
班級
完成申請手續
活動前一天
↓
教官室
每日晚上十點前向教官室報名活情況
活動中
↓
課外活動組
每月統一簽准發放該學期帶隊老師津貼
每月月底
一般性公文作業規範流程圖
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
承辦人
公文來函
隨到隨辦
↓
承辦人
登錄
隨到隨辦
↓
課外活動組
通傳各相關社團
二天
↓
課外活動組
填寫資料
一天
↓
課外活動組
敬會各相關單位
依當時情況
↓
主管
簽核
一天
↓
學務長
學務長審核
一天
↓
校長室
校長核准
一天
↓
課外活動組
覆文
一天
↓
課外活動組
核准之公文存檔備查
簽核畢
財產設備及重要儀器管理作業規範流程圖
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
課外活動組
清點設備器材
每學期結束後一週
器材清冊單
↓
課外活動組
設備、 儀器檢覆
每週一次
器材檢修維護單
↓
營繕組
報請修繕
依情況而定
器材檢修維護單
↓
財管組
器材報廢
每學期結束前三週
器材清冊單
↓
課外活動組
辦理借用
一日內完成
借用登記表
器材管理作業規範流程圖
94.12.01修定
權責單位
作業流程
執行時間
相關表單
課外活動組
清點設備器材
每週一次
器材檢修維護單
↓
課外活動組
設備、 儀器檢覆
每週一
器材清冊單
↓
主管
核閱
二日內
器材清冊單
↓
課外活動組
新品器材造冊
每學期一次
器材購置申請單
↓
課外活動組
數量統計備查
每學期一次
器材清冊單
↓
課外活動組
借用器材學生證
當日完成
借用登記表
↓
財管組
報廢數量清冊
每學期一次
器材清冊單
校外獎學金申請作業流程
94.12.01修定
權責單位 作 業 流 程
由申請同學主動到美和技術學院學校務行政網頁查看当前辦理中的獎學金, 並過濾自己合於資格且想申請的獎學金
課外活動組
判斷獎學金"辦理方式"為何, 分為以下二種:
辦理時間以各提供單位規定
課外活動組
自行向獎學金提供單位索取申請書, 逕向獎學金提供單位申請
至課外活動組領取申請書, 逕向獎學金提供單位申請
課外活動組
及提供單位
等候申請結果~辦理時間以各單位規定
課外活動組
及申請同學
未獎了
得獎了
課外活動組
課外活動組請繼續努力, 皇天必不負苦心人
由課外活動組
通知得獎人
獎學金提供單位寄發領獎通知
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