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东宇集团组织业绩质询管理办法

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2020年5月29日
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东宇集团组织业绩质询管理办法

业绩质询是组织绩效管理PCTA循环中的T阶段——业绩跟踪质询阶段。是指对企业组织业绩——企业CEO的绩效合约书中承诺的全年经营管理指标完成情况的检查和督促。为了使业绩质询有关工作做得科学、规范、有效,特制定本管理办法。
一、业绩质询的总体原则
信守承诺,结果导向,客观真实,严肃认真。
1、信守承诺的原则。考核期初双方应对绩效目标达成共识,被考核者须对绩效目标进行承诺,考核者对奖励与回报进行承诺。
2、结果导向的原则。工作态度和工作能力应当体现在工作绩效的改进和提高上。建立以结果为导向的执行文化——用正确的方法做正确的事,不断追求工作效果。
3、客观真实的原则。考核的数据及事实以日常管理中的观察、记录为基础,并注意定量与定性相结合,强调以数据和事实说话。
4、严肃认真原则。绩效管理的各相关部门,无论是数据的提供、数据的收集、还是绩效结果的总结、分析等,均应严肃认真,不得随意应付。
二、业绩质询的必备要素
1、人 员
l        人员到位:被考评人及与绩效管理相关的各数据提供部门/人、考评部门/人、各项业务相关的配合、支持部门/人员等,必须熟悉并掌握整个体系运作流程及相应的工具、方法。
l        需要以上人员/部门的管理人员充分参与并支持工作的开展。
2、组 织
责任到位:要理清业绩跟踪体系中的组织机构及相应的工作职责。根据 集团公司的工作重点及各企业CEO签订的绩效合约书的实际内容,绩效质询的职责分工如下:
l      集团公司计财部负责各企业的财务分析报告,此项工作责任人为计财部部长;
l      流程领导小组负责各企业的流程管理工作推进情况的总结和分析,此项工作的责任人为流程领导小组组长;
l        ENS领导小组负责各企业信息化管理推进工作的总结和分析,此项工作的责任人为信息管理部部长;
l        资产管理部负责各企业的比质比价及资产管理的工作总结和分析,此项工作的责任人为资产管理部部长;
l        人力资源部负责各企业核心团队建设、能力提升及人力资源工作的总结和分析,此项工作的责任人为人力资源部部长;
l        总裁办负责各企业客户管理、市场营销体系建设工作的总结和分析,此项工作的负责人为总裁办主任。
l        业绩质询的总体协调、督办工作由总裁办负责,责任人为总裁办主任。
3、信 息
l        要完善财务信息系统,规范经营管理的统计工作,以提供客观、充分而且及时的考核依据。建立能够满足质询会议要求的财务业绩数据分析及报告系统。
l        以上各职能部门应注重对各企业相关绩效管理数据的收集、检查和指导,
建立能够满足质询会议要求的综合管理情况的分析及报告系统。
三、业绩质询的重点
季度业绩质询以年度分解下来的季度计划为依据,以效益类指标为重点,适当兼顾客户、流程、学习指标。
质询的经营重点指标:
● 市场态势
订单、收入、掉单报告、市场动态、潜在客户现状及行动计划、客户反馈、竞争对手动态、市场大小;
● 财务报表(三表)
● 成本(含重要费用)结构(变动/固定)
● 业绩构成(部门、产品、区域、档次)
● 利润构成(部门、产品、区域、档次)
● 现金流量等。
四、业绩质询的四个环节
这四个环节分别为:数据收集、数据分析、质询会议、改进行动计划。
1、数据收集:是指针对年度绩效合约书中计划的业绩目标,按照季度业绩质询模版的要求,依据平衡记分卡季度分解的业绩目标、上次质询会议的备忘录、上次会议确定的行动计划、本季度集团公司力推的经营管理中点等,由其各数据提供部门/人、考评部门/人负责数据收集统计工作。
● 季度业绩质询中,财务数据是其核心。因此,该项工作应在集团公司组织召开业绩质询会议之前5日完成。
● 各数据的收集来源于平衡记分卡中规定的数据提供部门/人,数据收集人应按照各项目的考核部门/人要求及时填报有关数据,以便分析和质询使用。其相关材料应于业绩质询会议前5日完成。
2、数据分析:是指为开好季度业绩质询会而做的业绩(重点是财务数据和关键事件)分析。
● 各企业CEO做企业经营情况季度总结分析报告。
● 财务数据分析由计财部部长牵头,其它首席配合,分析的重点是:实际完成的业绩情况与计划的差异?原因?公司的资源配置是否合理?建议?等等。
● 其它关键事件的分析,由相关的职能部门、考评部门/人负责组织质询提纲。
● 此项工作应在集团公司组织召开业绩质询会议之前2日完成,并报给总裁办,由总裁办发给参加绩效质询会议的相关人员。
● 此项工作由集团总裁办负责督办、落实,人力资源部负责统计、汇总。
3、业绩质询会议:
(1)业绩质询会议目的:
● 对前一季度企业各业务部门的经营及财务计划目标完成情况进行考核,及时发现和解决问题,确保计划的实现;
● 了解企业市场趋势和运作情况,必要时修订计划,以适应市场的变化;
● 总结经验,分享最佳实践;
● 人事变动等。
(2)业绩质询形式及参加人员:
● 第一阶段:一对一质询(参加人员:集团高管、绩效质询小组成员、成员企业以CEO为核心的领导团队);
● 第二阶段:总裁办公扩大会(本季度业绩质询会议总结。参加人员:集团总部部长以上经理人、成员企业CEO)。
(3)业绩质询主要内容:
● 业绩完成情况与计划或预测的差异及原因分析;
● 市场形势及环境分析 ;
● 如何调整下阶段的经营活动,如果是因为战略问题没有完成绩效目标,将采取何措施?如果是执行上出了问题怎么办?
● 下一阶段的合理目标及措施。
具体汇报内容按业绩质询汇报提纲及模板进行。
(4)质询会议要求:
● 各企业CEO按集团提供的模板进行汇报(见模版一);
集团提供的<东宇集团 上半年业绩质询会汇报模板>只是绩效的一个总体结果,汇报人应依据模版展开分析,按着前面第(3)项——业绩质询的主要内容汇报。
● 质询材料一律用Powerpoint演示;
● 质询应实事求是,并用数据和事实说话;
● 质询的问题以事实为基础,对事不对人;
● 质询委员会成员要了解业务,会议上积极质询;
● 总裁对质询过程产生的疑义和争议进行终决。
● 质询结果应由成员企业CEO认定,并形成改进意见。
业绩报告的格式统一由相关职能部门提供,总裁办负责发放。
(5)质询会议时间:
● 过程质询:每年的四月、七月、十月中旬;
● 年度质询:一月中旬(第四季度质询会 = 全年业绩质询)。
(6)质询会议议程:
序号
会 议 议 程
时间(分钟)
第一阶段:一对一业绩质询会议 180
1
主持人宣布开会
5
2
集团财务副总裁从集团角度介绍上季度企业总体目标完成情况
10
3
成员企业CEO汇报上季度的业绩目标完成情况、经验总结和问题分析,下一季度调整建议及行动计划
40
4
计财部就企业有关经营财务指标完成情况总结、差距分析及主要疑点质询
30
5
绩效质询小组成员对各企业的综合业绩进行质询
80
6
集团总裁总结会议达成的需解决的问题,明确改进目标
10
7
主持人宣布闭会
5
第二阶段:总裁办公会 120
1
主持人宣布开会
5
2
集团财务副总裁对上季度集团及各企业总体目标完成情况进行总结报告
30
3
各职能部门对相关的工作进行总结分析
60
4
集团总裁对业绩质询进行总结
20
5
主持人宣布闭会
5
总体时间
180n+120
(7)撰写业绩评估报告
在业绩质询会会议结束后,由会议记录人整理并撰写企业业绩指标完成情况报告,经集团业绩质询小组确认后,由集团总裁、企业CEO签字,作为企业季度业绩的结论性意见。(见模版二)
4、绩效改进行动计划:根据年度经营计划、季度完成情况及存在问题的分析和业绩质询会上的意见,由企业CEO提出改进行动计划,明确改进要点、措施、改进时间、责任人等,并组织实施。(见模版三<东宇集团 季度业绩质询会议企业经营绩效整改行动计划>)
l        由总裁办组织整理会议纪要或备忘录(质询内容、总结、会议责成解决的事项及责任人等),备忘录由集团总裁、企业CEO签字。
业绩质询会议备忘录
1、相关信息(时间,会议参加人,主持人,地点等)
2、标题
3、一句话总结备忘录的内容
4、会议质询内容要点
5、差距与主要问题
6、下一步的任务措施
7、签名
l        总裁办组织相关职能部门进行<企业绩效改进行动计划>的进度跟踪,对发现的问题及时通报,并提出整改意见。
五、此办法自文件下发之日起执行。