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费用管理制度

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费用开支审批管理规定

1、 目的:
为规范公司费用管理工作, 指导、 监督费用开支, 为公司各级部门各级单位提供费用控制依据, 特制定本管理办法
2、 范围:
2.1 适用范围: 本管理办法适用于奥士总部各个中心、 各个部门、 各个分公司。
2.2 发布范围: 奥士总部各个中心、 各个部门、 各个分公司。
3、 名词解释:
3.1 费用: 企业为销售商品、 提供劳务等日常活动企业为销售商品、 提供劳务等日常活所发生的经济利益的流出。费用具体有如下基本特征: 一是, 费用最终会导致企业资源的减少, 具体表现为企业的资金支出, 或者表现为资产的消耗; 二是, 费用最终会减少企业的所有者权益。
3.2 固定费用: 是费用开支在一定范围内, 其支出不随销售额的变动而发生变动的费用, 如: 人员工资( 除季节性用工外) 、 折旧等费用支出。
3.3变动费用: 是费用开支在一定范围内, 其支出随销售额的变动而发生变动的费用, 如: 促销活动费、 送货费等费用支出。
4、 职责:
4.1 费用会计负责日常费用开支的审批、 指导、 监督、 分析及上报工作, 费用预算的组织、 跟进、 上报工作。
4.2 财务经理负责费用预算、 费用开支的审核、 指导、 监督、 分析、 沟通工作, 完善公司费用管理制度。
5、 作业内容:
5.1 费用控制的原则
5.1.1 费用对象: 公司所有的费用开支, ( 即:包括直接形成费用的开支以及先形成资产, 然后以摊销、 折旧等形式形成费用的各类资本性支出, 主要是指涉及现金流的部分。下同)
5.1.2 费用管理的原则: 设立专门的费用账户对各项费用开支进行管理, 各项费用开支必须、 且职能从此专用账户支出, 且此账户专门用于费用支出, 严禁支付其它任何支出。设立费用会计实行专人管理、 分级监控。费用会计负责费用报表的报送、 日常的费用监控以及月末的费用分析等工作。对于违反规定, 乱支乱用的, 费用会计必须拒绝签字支付, 逐级反映, 任何人不得干涉, 直至解决为止。财务经理对费用会计进行监督、 指导、 并对各项费用开支情况实行监控, 及时汇报费用项目的使用情况。
5.2 日常费用的控制
5.2.1 费用账户的日常管理:
A、 公司所有费用开支必须且只能从费用专户支出,且此账户专门用于费用支出,严禁支付其它任何支出。(如:与供应商、 客户等之间的结算支付, 此类结算应该在结算户支出, 具体说明, 参照结算管理办法)
B、 所开立的费用专户原则上必须使用基本账户( 即: 能够提取现金) 。
C、 用于费用开支的备用金应按照费用计划而且根据日常开支需要随时在费用账户中提取, 但: 备用金日存量不得超过10000元。如特殊情况, 必须报财务经理审批。
5.2.2 费用账户资金的日常拨付:
费用账户资金的拨付, 由结算户给予拨付, 实行”按月总额控制, 按周分次拨付”的原则。
5.3 费用控制的反馈与分析:
费用会计每月应做出费用汇总表以及费用进度表【格式后附】上报至财务经理处, 财务经理对各项费用以及总费用进行全面监控和分析, 同时上报给总经理和董事长。
5.4 费用的审批程序:
经手人持原始凭证 所属部门经理负责人签字确认
费用会计审核签字确认 财务经理签字确认
总经理签字确认 出纳审核报销付款
费用会计、 总账会计制会计凭证
【请注意: 原始凭证是指税务机关认可的发票、 销货清单、 费用明细、 合同复印件、 以及相关附件等。】
5.5 费用报销的要求:
5.5.1 报销费用必须以合理、 合法、 真实的原始凭证为依据, 确实无法取得正式发票的费用支出, 应由经手人说明原因, 附书面说明, 并由财务经理审核签字后, 方可用相同金额的其它金额的正规发票按公司规定制度报销。公司严禁无票报销;
5.5.2 原始凭证不得涂抹、 乱擦、 内容和项目必须齐全;
5.5.3 原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、 签字, 手续必须完备;
5.5.4 费用会计要严格遵守费用报销制度, 认真审核各种凭证, 对不符合要求的凭证应当拒绝予以报销, 否则要承担责任;
5.5.5 费用报销严禁分拆, 属于同一项目、 同一时间或同一性质的费用应当按照单笔费用报销;
5.5.6 费用报销经手人适用于从高原则。如:业务招待费, 在参加人员中, 应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销。
5.6 费用的分类及核算要求:
5.6.1 促销活动费: 为组织促销活动而购买促销奖品、 赠品以及印制、 派送宣传单页等, 常规巨幅、 报广喷绘、 内场条幅及其它装饰品、 返现金、 促销活动道具制作费以及促销活动涉及的场地租赁费和雇佣临时人员的费用等。( 如果, 随着公司规模的不断扩大, 门店以及加盟商的增加, 我方给门店以及加盟商代理制作的促销活动费, 不在此科目核算, 会在以后的制度中不断完善和增加)
5.6.2 运杂费: 在商品、 物品的采购、 调拨等过程中支付的租车费、 运输费、 搬运装卸费等;
5.6.3 送货费: 为顾客和门店送货支付的租车费、 劳务费、 过路费和停车费;
5.6.4 促销奖: 支付给促销员的促销提成;
5.6.5 一线奖金: 支付给生产车间计件工人的计件奖金或其它奖金;
5.6.6 办公费: 办公用品、 笔墨纸张、 帐表票卡、 名片、 书报、 硒鼓、 碳粉、 电脑耗材( 如: 键盘、 鼠标等) 、 邮寄费等费用;
5.6.7差旅费: 因公出差或实习培训发生的往返交通费、 住宿费、 订票费、 出差补贴等费用;
5.6.8 业务招待费: 在日常工作中因公请客发生的餐费、 礼品赠品费和其它为客户发生的费用, 以及员工加班餐费等, 不包括召开专项办公会议、 新闻发布会等而发生的餐费、 ; 礼品礼金等费;
5.6.9 工资: 发放给职工的固定薪金, 含工资和加班费;
5.6.10 二线奖金: 支付给二线员工的奖金部分, 包括库工, 安保人员等;
5.5.11 专项奖:指下发的专项任务、 排名等文件的奖励;
5.6.12 单项奖: 指对职工个人月度奖罚金额;
5.6.13 工资附加费: 按照规定比列, 以工资总额为计提基数计提的职工福利费, 职工教育经费、 工会经费;
5.6.14 财产保险: 为固定资产( 包括汽车) 和流动资产缴纳的各种保险费;
5.6.15 燃料费: 汽车和其它机械设备消耗的汽油、 柴油, 以及其它临时用的燃油费等; 购买油票, 要开具增值税专用发票( 抵税需要) , 行政部应严格油票发放手续。月初由车管人员核算油耗, 按规定进行奖扣。长途外出汽车在外加油须开具正式发票。

5.6.16 租赁费: 逐月分摊的房屋租金、 物业管理费、 以及设备的租赁费等;
5.6.17 装修费: 按规定摊销的房屋装修费、 改造费、 以及直接计入费用的小额装修费用;
5.6.18 水电费: 支付的水、 点、 气、 供暖等费用;
5.6.19 通讯费: 支付的固定电话费、 标准级别人员的移动电话费、 专线月租费等费用;
5.6.20 物料消耗: 日常消耗的电工电料、 卫生材料、 卫生用具、 消防材料、 小型工具器具、 工服、 饮用桶装水、 修理用零配件和材料、 各种消耗性材料等;
5.6.21 修理费:为修理固定资产、 低值易耗品而发生的劳务费、 材料费等等;
5.6.22 低值易耗品摊销:低值易耗品是指单位价值在100元以上1000元以下, 且使用年限在半年以上的各种财产物资按规定计算摊销的费用, 包括办公家具用具、 包装物、 劳保用品、 展台展架以及其它价值不很大, 但使用时间长, 有必要作为阶段性资产、 分期计入费用的各宗财产物资;
5.6.23 临时劳务费: 支付给公司外部人员的其它各种临时劳务支出;
5.6.24 会议费: 核算召开新闻发布会、 新闻宣传活动等发生的所有费用, 包括餐费、 场地租用费、 会场布置费、 人员劳务费、 记者礼品礼金、 胶卷冲洗费等与宣传活动相关的一切费用, 以及招待记者费, 以及组织或参加会议而发生的相关支出, 包括参会人员的住宿费、 餐费、 交通费、 办公费、 该费用主要为公司总部发生
5.6.25 日常广告费: 为了提升销售和改进公司知名度、 美誉度的广告行为而发生的费用, 包括电视、 报纸、 户外、 电台、 杂志等媒体发布费用, 以及广告设计、 制作费用。所有广告费支出必须与专业的广告公司签订合同, 且取得正式的广告业发票;
5.6.26 咨询费: 工商、 税务、 银行年检费、 各种会费、 年费、 以及政府机构强制规定的相关培训费;
5.6.27 税金: 按规定在管理费用下核算的各种税金, 包括车船使用税、 印花税、 房产税、 土地使用税; 各种地方性和行政性收费, 包括按照规定由企业缴纳的残疾人保险基金等费用;
5.6.28 清洁卫生费: 垃圾清运费、 保洁费、 花木租赁费、 排污费、 绿化费等费用;
5.6.30 劳动保护费: 为职工购买的各项劳动保护品的支出, 如: 工作服、 手套、 防暑降温用品等费用;
5.6.31 无形资产摊销: 按照规定摊销的无形资产价值;
5.6.32 服务支持费: 核算各种软件的年服务费, 如: 纳税申报软件服务费、 税务发票认证软件等软件的年服务费;
5.6.33 装饰费: 用于核算公司办公区域的布置费用, 如: 标语牌、 欢迎牌、 指示牌、 图片展、 评比榜、 节日装点、 地毯、 花饰等费用;
5.6.34 客户服务费: 用于核算客服部为处理客诉而发生的各种费用;
5.6.35 招聘费: 核算为招聘员工而发生的各种费用;
5.6.36 其它: 不能准确纳入上述科目中核算的其它项目
5.7 主要费用项目的具体管理办法
5.7.1 差旅费:
5.7.1.1差旅费是指公司将员工派往现工作地以外的工作地工作, 【注意: 】这里的工作地点以外的工作地是指跨本地以外, 本地郊区不含在本概念中。
5.7.1.2 差旅费的申报程序:
A、 出差人出差前必须填制出差任务书, 出差任务书【格式后附】经部门主管领导签字确认后, 方可作为借支和报销差旅费的依据。
B、 一般员工出差, 由部门负责人提出, 分管领导或授权人批准;
C、 部门经理出差, 由总经理批准或其授权人批准;
D、 一般不允许发生订票费, 特殊情况能够订票, 可是订票事先要汇报而且需要总经理签批。原则上, 机票的订票费不超过30元/次, 火车票的订票费不超过20元/次; 订票费的原始凭据上注明盖章有效, 且有订票中心公章或财务专用章方可;
E、 因公产生的退票费, 附书面说明而且由分管领导以及总经理签批后, 按费用报销程序可实报实销; 可是, 因个人原因产生的退票费, 由个人自行承担;
E、 出差补贴天数的计算:当天中午12:00以后出差, 出差补贴按半天计算; 当天中午12:00以前出差回来, 出差补贴按半天计算。当天报销了出差补贴的, 均不再报销其它相关杂费。
出差任务书在签字完全后, 出差人员应将其复印件留存人力资源处, 以作考勤记录的依据。
F、 持”差旅费报销单”报销或借款时, 差旅费报销单或借款单后必须附有按照公司规定各级领导签字完全的出差任务书, 财务部根据出差任务书核定出差日期并核发差旅借款; 同时, 财务部按照”上不清下不借”的原则, 按规定办理借款手续; 出差人员出差任务完成后, 必须及时办理差旅报销, 核销出差借款; 否则, 财务有权出具处罚建议书;
G、 、 差旅费报销时填写”差旅费报销单”, 在差旅费报销单上注明出发时间、 返回时间、 乘坐的交通工具、 订票手续费金额、 享受出差补贴的标准、 以及其它需要单独注明的事项;
H、 出差人员乘坐各种交通工具所支付的保险费, 公司一律不给予报销, 由其个人自行承担;
5.7.2 装修费: 所有的装修工程必须与装修公司签订合同, 复印件交财务部备案。没有合同的一律不予付款。支付的装修费必须取得国家税务局规定的装修业专用发票。
5.7.3 通讯费: 通讯费报销时, 必须持有国家规定使用的电信专用机打发票。报销填写”费用报销单”, 表单上必须注明所报话费的所属期间, 后附话费详细清单。
5.7.4 汽车使用费:
5.7.4.1 汽车使用费包括公司各种车辆在使用过程中发生的各种费用, 如: 保养费、 日常修理费、 大修费、 年检费、 过路过桥费、 停车费等。
5.7.4.2 车辆使用实行派车制度, 驾驶员凭派车单出车, 一趟一单, 派车单一式两份, 一份行政部留存, 一份交司机, 司机报销过路过桥费时应将该趟出车相关票据统一粘贴在该趟派车单上作为报销附件, 即:报销车辆出车时必须在报销单后附上派车单及相应出车票据。驾驶员所报单据原则上应开具有税务监章的正式发票。
5.7.4.3 保养费、 年检费、 车船税等费用由车辆管理部门签批及各级人员的签批后, 财务部门实报实销。
5.7.4.4 因公发生的过路过桥费、 停车费由司机按票填制报销单, 经用车人、 车管部门经理、 行政部经理签字后, 按规定实报实销。因私发生的费用, 不得报销。
5.7.5 运杂费: 商品物资的调拨, 雇佣外单位车辆, 由公司承担的运费, 报销发票必须是有税务签章的正式运输行业发票( 抵扣需要) , 发票上面必须注明运输里程、 单价、 货物重量、 发票后必须附上相应的商品出库单, 财务付款时必须严格审核把关。凡不能取得可抵扣进项税票的, 应扣收可抵扣的7%税款。
5.7.6 出租车费: 因公事外出, 需要打出租车应事先报请单位领导批准, 并由行政部车管签字确定无车可派, 报销出租车票时, 必须填写市内交通车费明细单, 并在明细单上注明打车是由及往返地点, 报销时将市内交通车费明细单附在费用报销单后, 作为费用报销单的附件, 财务人员在审核时必须检查出车时间是否吻合及相关事项是否注明以作日后备查。
5.7.7 广告费、 促销活动费: 所有广告费促销活动中的费用开支, 必须根据签署的广告或印刷合同付款, 报销该费用时, 经办人应将广告费促销活动费明细单、 广告业专用发票、 合同复印件作为费用报销单的附件。
5.7.8 租赁费:财务部门支付该费用时必须严格审核合同条款, 按合同条款规定付款, 凡报销该费用未后附合同复印件, 财务有权不予以支付, 租赁费必须取得国家税务局规定的租赁业专用发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据, 方可付款。
5.7.9 水电费: 电费原则上必须取得能够抵扣的增值税专用发票或自来水公司、 电业部门的专用发票, 若不能取得以上发票, 必须提供税务部门认可的税务发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据, 但应扣收能够用来抵扣的税款( 水费按照13%的税率计算, 电费按照17%的税率计算) , 严禁以缴费凭证代替正式发票履行付款手续, 财务接到水电费报销单时应严格审查水电费单价是否与房屋租赁合同中商议的水电费单价一致, 如不一致不得报销。报销时, 经办人应后附水电费明细清单, 说明使用所属期间、 单价、 数量以及总金额。
5.7.10 业务招待费的管理: 为业务或其它需要招待客户时, 应先提出申请, 说明是由, 预计人数、 人均标准、 预计金额等内容, 申请时, 采用书面申请的办法; 【申请单后附格式】报销时, 经手人持有关领导签批的申请单, 到财务部门办理借款事宜, 报销时提供发票, 按规定的审批权限和审批程序办理报销。
5.7.11 送货费: 其管理办法与运杂费相同。
5.7.12 软件及实施费: 金蝶软件、 烘焙管理软件包括加密狗, 作为”无形资产”管理, 按 平均摊销。
6、 注意事项:
该管理办法由财务部门制定, 报送总经理审核签批后, 各个部门各个单位必须严格执行。在操作过程中, 发现问题, 如有质疑, 请各个部门主动沟通。

后附: 1、 费用报表格式
2、 费用报销单
3、 出差任务书
4、 差旅费报销单