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接待大型宴会的工作流程

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2020年4月19日
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接待大型宴会的工作流程
一：预订
1. 洽谈
与宾客看场地，定套菜的标准（此环节注意成本的控制，出菜的速度，避免汤汁类和浇汁类的菜）。如果有两份宴会在一个大厅内同日进行，第一份的时间在早8:00—10:30，第二份的时间在11:00—13:00。两份宴会的间隔时间不能少于半小时，要给第二份宴会留出充分的准备时间。
2. 签合同
一式五份，一联财务，二联顾客，三联楼面，四联划菜，五联厨房；要标清楚日期、场地、桌数以及备桌数（10：1备率）、是否付发票、宴会的性质、开席的时间、场地及设施的要求（有否主桌；有否男女佳宾指示牌；典礼台；礼仪标准；音响；桌椅品类；礼帐台；酒水托；礼炮；条幅；气球）等等。
3. 收取定金
注意：是“定金”而不是“订金”，在法律层面，只有“定金”才具有法律约束力。一般以标的额的1/10收取，开收据时标清日期、顾客的姓名、事由、定金所交金额（要大写），宾客与财务部各一联。
二：准备
1. 信息的准备
以“宴会六知”为要求，知时间，知地点，知场地，知人物，知事件，知菜品标准及桌数要求。提前一天，在管理会议上，对次日宴会的所有细节研究敲定，公布所有的合同细节，做到“信息共享”。并制定应急预案，会后充份准备，当晚收市时，所有工作细节都要全部到位。管理人员要亲自检查、验收。
2. 场地的准备
有多份宴会同时举办时，要准备足够的指示牌，方便引导宾客入场。场地要根据桌数合理规划，桌位布局以“非”字型为基础，一定留出员工服务的通道和空间，并以“中心第一，近高远低”的原则，突出主桌。主桌的摆台规格要高于其它桌，从餐具品类上，布草颜色上，台面装饰上，都要突出。台位要整齐划一，台布的十字线方向一致，椅子利用地砖线，横行坚线。一个好的管理人员在布置场的时候，一定要以“点、线、面”为工作原则。
以5桌为基础，准备一张空的方桌，称为“接菜台”，为员工中转菜品用；布置接菜台时，要以点带面，有覆盖性，接菜台能够大大加快传菜员的工作效率，减轻员工的劳动强度。
3. 人员的准备
指定一名员工为专职开单员，与大值宾沟通，对预订之外的菜品、酒水及其它客人所要之物，均由开单员开单取送，其它员工无权开单。这样能够避免员工乱加烟酒并截留，或因为信息沟通不畅而使主办者在买单时产生纠纷。
值台员工要提前分好台区，每人负责不超过3张台，只负责自己的台区，上菜时禁止帮忙，否则越帮越乱。员工要提前抄好菜单，人手一份，对单上菜，吃光的盘碗禁止撤下。保洁员要及时巡楼，对地面随时清理。
4. 物资的准备
例如：婚宴要准备好敬酒托盘，酒盅，挂好条幅，备好两份宴会的翻台布草，翻台餐具；生日宴要提前备好蛋糕刀，蛋糕盘；接菜台上要备有足够的湿毛巾，白事宴会要提前准备好洗手盆，漱口酒，甜口糖；后厨原材料的采购，加工；低值易耗品的储备，卫生工具的准备等等。
三：接待
1. 对酒水
员工提前一小时到岗，酒水按桌摆放，组合一致，商标方向一律冲向门口，剩余的酒水集中码放，等待主办方验收，此项工作由专职开单员第一时间与大值宾沟通。
2. 早上凉菜
多份宴席同时启动时，现场经理要有统筹意识，主动与大值宾沟通，尽量早上凉菜，以此缓解传菜部及后厨的上菜压力。宾客观礼的时候是我们上冷菜的最佳时机，这个时候对我们的干扰也最少。上热菜的时机要与冷菜做好衔接，要有一个五分钟左右的提前量，避免服务环节断档。
3. 后发筷子
宴会摆台时，筷子如无主办方要求，一般不上台面，要在冷菜上齐，热菜启动时发放，这一点特别重要。否则会出现“上一个菜，吃空一个菜”的情况，使得主办方与酒店都颜面上无光。
4. 早发打包袋
当宾客吃到尾声时，要早些发打包袋，造成“散席”的气氛，避免宾客压桌。人都有私心，打包时都抢着打好菜，这种群体效应会促使大部分宾客尽早离店，从而为我们接待下一席宾客留下充分而宝贵的时间。有时我们会遇到有一、两桌喝高兴了的宾客不想走，这时就要与客人协商，将其转入包房继续用餐。
如果菜上的比较慢，出现部分客人离席菜还没有上齐的情况，那也要继续上，上齐为止。这种情况，客人肯定会投诉，但只是菜慢的问题；假如你不上了，哪就成了欺诈客人，问题性质就变了。每种不利的情况出现后，我们都要：“两害相权取其轻”，避免把矛盾扩大化。
值得注意的是，有很多时候参加宴会的宾客吃完就走，而桌上还剩下许多菜，这个时候我们只能先撤餐具，桌上的菜品不能动。否则的话，宴会的主办方（娘家人或婆家人）来打包的时候，看到桌上的菜被我们撤了，就会引起强烈的纠纷。
5. 关于备桌
20桌以上的大型宴会，是最容易涨桌数的，千万不能忽视，一定要提前多备5——10桌的接待区域，以防到时候我们被动，手忙脚乱。
备桌的选择，以门口和最不便于进入的桌位为主。备桌是不摆台的，餐具摆在转盘的中央，一旦大厅做满了客人，立即摆台；大厅不满，备桌坐了客人，也利于我们劝说客人换桌，避免了服务的压力。在这件事上，现场经理要掌握主动，根据上客情况及时排座。
6. 及时返空瓶
空瓶子要及时返回吧台，集中码放，否则会影响客人行走，半瓶酒要给予酒筐装载，否则，一旦客人无意碰碎，员工又得做额外的卫生清理工作。在主人买单的时候现返空瓶，会使主办方无法确认酒水消耗，而浪费其买单的时间，容易引发买单纠纷。
７．防盗
客人在刚落座时，现场员工要提醒客人，保管好自己的物品，大型宴会来的人多，客人之间也很陌生，一旦丢失物品，往往累及酒店。日常服务时，也应时刻提示客人，如果每名员工都能有这种警惕性，丢失物品的投诉能够降低至零。
８． 翻台
要先做地面的卫生，后做台面的卫生，显的工作效率高。很明显，客人坐下之后，你现摆台——她愿意，现扫地——她不愿意。
再次强调一遍，一切工作都要及时与大值宾沟通，取得其支持。大型宴会的特点；一是客人多，我们无论做的好与坏,都会产生强大的广告宣传作用，二是时间性强，如果提前准备不充份，将会手忙脚乱。因此，容不得丝毫马虎。
四：买单
破损单是宾客就餐过程中，瓷器、玻璃器皿等的损坏赔偿单，用酒水单下单。每次宴席都会多多少少有些，这是宾客买单时最易产生纠纷的事件之一。视宾客的态度，可收可免。另外押金条丢失也是常见的矛盾点之一，退押金有风险，不退押金又不合情理，一般请宾客写收据后退押金，绝大多数都予以配合。抹零头，是99%的宾客都要提的要求，视情况而定。
五：建档
光顺利地完成了这次接待任务是远远不够的，经营理念先进的酒店会把每一次宴会的合同归档，并按所收集的客源资料对客户分类，以利于制定有针对性的营销决策。比如，这之后的节假日，宾客会收到酒店的祝福短信，婚宴、寿宴的宾客会收到提前到来的小礼品祝福等等；久而久之，庞大的客户群会使企业产生良好的“马太”效应。这种回访所带来的循环利润和社会口碑，是那些目光短浅的企业根本无法体会的。
最后用一句话来概括：用心做事，诚信经营；细节决定成败，这是餐饮行业的不变至理。
10月