房地产汽车展销会执行手册.doc

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大佛山( 秋季) 房地产·汽车展销会

Foshan (Autumn) Real Estate and AutomobileThree-dimensional Fair

执行手册

¤ 主办: 南方都市报
¤ 协办媒体: 《南方日报》 《南方周末》 《21世纪经济报道》 《生活无限》
¤ 承办单位: 南方都市报 家天下·南海装饰城
¤ 时间: 9月30日——10月3日
¤ 地点: 佛山市南海区佛平路75号南海装饰城
一、 组织架构
委员会:
中共广东省委候补委员、 南方日报报业集团社长:
南方日报报业集团副总编辑:
南方日报报业集团调研员:
南方都市报总编辑:
南方都市报经营委员会总经理:
南方都市报编辑委员会主编:
南方都市报行政总监:
南方都市报副主编:
统筹组:
执行组:

支持组: 区域新闻部、 珠三角专刊部、 广州营运中心、
东莞广告部、 珠海广告部、 珠三角推广部、 英雄会

二、 活动分组
在整体活动中分为两个阶段: 筹备阶段和现场执行阶段。
→ 筹备阶段分为五个组:
1、 宣传推广组( )
2、 招商组( )
3、 会务组( )
4、 项目筹备组( )
5、 外联组( )
→ 现场执行阶段分为九个组:
1、 现场统筹( )
2、 项目执行组( )
3、 场馆会务组( )
4、 后勤物料组( )
5、 礼仪接待组( )
6、 新闻组( )
7、 通联组( )
8、 安防组( )
9、 机调组( )
三、 分工执行

1、 宣传推广组( )
工作职责:
l 整体策划方案( 草案、 正本)
l 招商邀请函
l 房地产汽车展位工程规划图
l 参展协议书
l 参展商手册( 9.15之前)
l 报纸广告排期
l 电视台、 广播电台广告排期表
l 户外立柱广告发布、 DM杂志广告发布
l 佛山驾驶协会会刊( 与张诚松协调)
l 物料预算报批
l 展览公司、 礼仪公司招标、 协议( 9.12前)
l 展会新闻支持排期建议及报批
l 4P展会新闻宣传单张报批、 规划、 设计、 发行、 咨询电话统计。
l 9.11佛山杂志加印4万份, 随南方日报夹送。9..9前规划好内容。
l 展会所有物料的设计制作
l 9.15房车展招商会
l 新闻媒体嘉宾的邀请
报纸广告排期表
《南方都市报》
8.21
佛山杂志
整版
招
商
广
告
8.28
佛山杂志
整版
9.4
佛山杂志
整版
9.11
佛山杂志
整版
9.18
佛山杂志
整版
9.25
佛山杂志
整版
活动
省版
周一到周五如遇空版请在周一或周二安排A迭A3版或普通版, 版面为1/2版或整版, 每周两次, 共12次。
《南方日报》
8.26
略
1/2版

9.2
略
1/2版

9.9
略
1/2版

9.16
略
1/2版

《南方周末》
《21世纪经济报道》
9.17/24
1/2版
9.16/26
1/2版
《南方都市报》省版新闻支持
9.1—10.3
A迭新闻
1/2版
10.10
A迭新闻
1/2版
10.11
营销周刊
整版
9.30
A迭新闻
头版导读
请尽量安排每周至少两次报道, 共计8次。其中每周其中一次安排在周一或周二, 另一次根据版面容量来安排投放时间。特申请省版新闻记者对本次展会进行全程新闻采写报道支持。

《南方都市报》佛山杂志常规新闻支持
9.11
佛山杂志
4个整版
9.18
佛山杂志
1/2版
9.25
佛山杂志
1/2版
10.9
佛山杂志
整版
本新闻需申请珠三角专刊记者对房车展进行全程采写、 摄影等。

户外立柱广告及DM杂志
9.6
立柱广告
佛山佛陈大桥立柱
规格为: 18M×6M
9.10
《生活无限》DM杂志
免费提供4个整版, 赠送二个展位

电视、 广播广告( 见附图)
广东电视台( 插播翡翠、 本港台广告)
佛山电视台( 插播翡翠、 本港台广告)
佛山广播电台( 三个频道, 平均每天3次)
招商会( 见附件)
4P新闻宣传单张( 见附件)
佛山驾驶协会会刊

2、 招商一组( )
招商内容: 汽车、 建材家居、 家电、 通信、 金融保险及其它行业
人员构成:
1． 组长
2． 组员:
① 汽车: ( 汽车1组)
( 汽车2组)
( 汽车3组, 顺德客户)
②( 建材家居组)
③( 运营商、 手机、 金融保险组)
④( 家电组)
⑤ 行业部其它业务员( 配合招商, 协调客户可能参与的ROAD SHOW)
工作内容:
a) 常规招商: ( 行业部招商工作由统筹, 全员参与)
① 提炼卖点, 准备推介资料
② 客户推介
③ 协议签订
④ 广告认刊及安排
⑤ 展位及活动登记、 协调及统筹
⑥ 每日例会, 沟通、 交流及小结
⑦ 每日快讯, 信息通报
b) 招商会: ( 负责, 全员参与)
① 酒店资源互换( )
② 确定时间、 地点( )
③ 会议计划、 统筹( )
④ 会议实施: ( 佛山广告部所有人员)
⑴ 酒店联络( )
⑵ 客户邀请( 所有相关业务员)
⑶ 物资准备( 行政部)
⑷ 推广资料及领导讲话稿准备( 行政部)
⑸ 现场布置( )
⑹ 现场接待与资料、 礼品发放( 包括领导
接待) ( )
⑺ 主持( 行政部)
⑻ 议程安排( )
⑼ 会议停车( 行政部)
工作进程:
a)常规招商: 每天进行;
汽车行业: 9月10日前完成40个展位任务
9月15日前80个展位任务
9月20日前120个展位任务
其它行业: 9月10日前完成10个展位任务
9月15日前完成30个展位任务
9月20日前完成45个展位任务
b)招商会: 略( 见招商会执行手册)
3、 招商二组( )
招商内容: 房地产
人员构成:
组长:
组员:

工作内容:
常规招商:
房产部招商工作由赖绍彬统筹, 全员参与
① 提炼卖点, 准备推介资料
② 客户推介
③ 协议签订
④ 广告认刊及安排
⑤ 展位及活动登记、 协调及统筹
⑥ 每日例会, 沟通、 交流及小结
⑦ 每日快讯, 信息通报
招商会: ( 详细见招商会执行手册)
工作进程:
l 常规招商: 每天进行;
l 招商目标: 9月10日前完成60%
9月15日前完成80%
9月20日前完成100%
4、 会务组( )
l 9月20日全部完成报批、 公安、 城管、 工商、 消防、 交通及相关部门( )
l A区G层9.15日完成交付( )
内粉刷、 平整水泥地、 辅地毯、 空调、 照明、 ( 白天、 晚上) 音响, 广播电源接线( 与展览公司及家天下工程队协调, 让家天下提供8-10名电工, 展览公司
l 外广场( )
标准、 地块平整、 部分加辅广场砖( 9月15日前大部分铺好, 部分可推至9月25日) 、 园林景观( 要放置一些盆景和盆花) , 地下停车场, 9月25日前展览公司提供外广场车位图
在汽车展区安排6—8个可口可乐或百事可乐的休息帐篷, 形式可为赞助。
外广场加十二个射灯, 夜晚可见到每个区域, 另备供保安和椅子和夜宵。

l 中庭园林( )
9月15日交付, 标准: 平整地面及其它配套, 铺地毯, 线路布置( 展览公司和家天下布线并提供图纸)
l B区3层多功能会议厅( )
9月15日交付, 标准: 会议休息室, 桌椅, 沙发, 灯光、 空调、 音响、 演讲台、 手提电脑准备( 自备) 、 麦克风、 投影仪, 播放设备, 背景板( 由李静伦负责) , 礼仪( 租请4名) 、 纸笔、 饮水机茶水服务等配套设施。
l 商务中心( 一层首层) ( )
9月15日交付, 标准: 桌椅、 打印机、 传真机、 复印机、 充电器充电专区( 六大排插供充电)
l A区E层接待室( 2-4间) ( )
9月15日交付, 标准: 茶几, 桌椅, 沙发, 烟灰缸, 饮水机, 空调等设备, 地毯。
l A区E层咨询台( )
9月15日交付, 标准: 桌椅, 所有资料, 水牌, 通讯录
l 临时医疗点( )
9月15日交付, 标准: 医生, 常见药物, 桌椅
l 用餐区( )
9月20日提供场地, 标准: 用餐设施, 场地布置, 有1000个位, 指示牌, 秩序维持, 工作人员用餐安排, 烟灰缸
l 地下停车场( )
9月15日交付, 标准: 地面平整, 导示牌, 行人分流通道( 出入口)
l 临时洗手间( )
9月15日交付, 标准: 数量为100个蹲位, 4-6处, 负责卫生清洁
l 手提袋( )
都市报纸袋, 领用 个, 发放安排仓库
l T恤
数量为300件, 中码20%, 大码40%, 特大码30%, 加加大码10%
l 易拉宝( 八个, 摆放地点)
l 抽奖箱, 四个, 房车楼梯间
l 汽车、 房展平面图/横幅/彩旗/灯旗( 已完成)
l 导示牌
车导示牌, 提前100米导示( 桂澜临时停车区, 佛平路地下停车场) , 将车导入停车场( 出入两块) ;
人流导示牌( 导入和导出) 安排在不会造成堵塞的区域, 安排地毯, 抬板与工地隔阂;
场地功能区导示牌: 餐饮区, 洗手间, 休息室, 多功能厅, 医疗室, 商务中心, 签到处, 咨询室, 试车区, 停车场
l 禁烟标志( 9月20日完成)
有空调, 有地毯处( 设置一些吸烟区)
l 活动告示牌/高空气球/落地球
l 形象礼仪门楼/舞台( 背景板1 个)
l 标准拱门
l 考察客人接待( )
l 车辆, 停车指示牌, 保安
( 负责, , 协助)
周一开始提供一台捷达
车辆: 20台大巴, 免费接送车, 停车点: 大沥, 南海, 盐步, 南庄, 西樵, 乐从, 容桂, 百花, 同济等( 周五前定下来)
让每个发展商提供一台, 出车的单位, 送空飘, 拱门宣传标志
l 停车场, 出入通导
线路规划, 人流指向, 地下停车场, 临时停车场, 摩托车单车停车场
l 工作用车安排( 两辆)
l 车队统筹( 吕洋)
l 饮水机位置
l 接待室, 贵宾室, 多功能厅, 医疗室。]
l 住宿、 用餐安排( )
l 会务接待布置装修( )
5、 项目筹备组( )
l 开幕式筹备( 负责: )
1、 T型舞
2、 背景板
3、 标准气拱门
4、 专业司仪: 南方电视台: 博阳
5、 剪彩嘉宾
6、 礼仪小姐
7、 威风锣鼓队
8、 军乐队
9、 舞狮队表演队( 利是费用)
10、 皇家礼炮
11、 专业音响( 备多个话筒)
12、 手提袋/休闲帽/T恤( 物料组提供)
13、 新闻媒体邀请
14、 贵宾签到处, 安排2礼仪小姐
15、 空中舞星
16、 放飞小气球
17、 放飞和平鸽
18、 全程摄影( 摄影记)
19、 祝贺花篮
20、 嘉宾桌/椅, 休息室
21、 参展证
22、 布展证
23、 记者证
24、 嘉宾胸花
25、 工作证
26、 嘉宾签到簿/签到笔
27、 主席台
28、 剪彩花球
29、 剪彩用具( 剪刀)
30、 当日报纸、 资料:
31、 报社领导讲话提纲:
32、 政府领导讲话提纲:
33、 坐位指示牌
34、 听众椅( 几百张)
35、 矿泉水( 嘉宾讲话用)
36、 防雨蓬( 关注天气预报
37、 节目单
l 新车试驾: ( 负责: )
1、 场地布置( 车道)
2、 5-6个太阳伞
3、 20-30张椅
4、 排队指示牌
5、 人员出入路径
6、 导驾人员( 车商提供) ( 证件)
7、 顺序安排
8、 5-6位安排维护人员( 保安)
9、 油料
10、 故障应急
11、 宣传彩旗
12、 工作证
13、 饮水机/水杯
14、 车商报名、 新车安排、 保险登记
参加试驾报名, 证件登记,
l 房车拍卖( 负责: )
1、 拍卖标的的确定
2、 拍卖行的确定
3、 竞拍人登记
l 人体彩绘( 负责: )
1、 模特
2、 彩绘师
3、 颜料准备
4、 休息室/化妆室
5、 工作椅/工作台
6、 雨伞( 遮阳伞)
7、 安排在便于观看、 不容易围堵的较高地点
8、 彩绘地点
9、 彩绘创意
l 抽奖( 负责: )
1、 抽奖箱: 2个小箱、 一个大抽奖箱
2、 抽奖嘉宾
3、 印花设置/收集
4、 投票箱( 应设4-5个)
5、 奖品设置
6、 奖品公布
7、 奖品颁发
8、 气质制造
9、 抽奖时间、 流程安排
l 香车宝贝SHOW( 负责: )
1、 模特( 人数)
2、 车辆选定
3、 表演
4、 摄影
5、 道具及布置
6、 现场保安
7、 休息室/化妆室人员: 5-8人
8、 表演时间, 表演车辆、 表演人员安排
l 香车美女摄影大赛( 负责: )
1、 比赛规则公布
2、 奖品设置
3、 现场导示
4、 作品收集及评选( 评委)
5、 公布结果及颁奖( 在大会以后进行)
6、 作品展览( 佛山杂志刊出)
7、 版面的安排
l 最喜爱的楼盘车评选( 负责: )
1、 评选规则
2、 评选方法( 表格填写)
3、 抽奖( 时间安排)
4、 公布结果
5、 纪念品发放, 人员: 3人
l 其它参展单位现场表演( 负责: )
1、 按大会组委会制定规则安排场地及演出时间
2、 现场协助, 安全维护
3、 摄影
4、 公告, 指示牌
5、 多功能区的协调
6、 通联组( )
l 与家天下的协调
1、 工作层的联络( 个指定专人)
2、 高层协调
3、 生活设施/物料用品
4、 展位布置的大小要件
5、 报批手续及安防
6、 政府官员的邀请
7、 30个安装展位的协调
l 与各项目负责人的联络:
1、 每日进度通报
2、 各部门所遇到的问题及时上报解决
3、 每项工作尽最大努力, 不留尾巴, 不推诿
4、 注意分管事项的每一个细节, 随时提醒
5、 与新闻部门的协调
l 与各组之间的联络
1、 小分工大合作的原则
2、 每日工作进度通报
3、 发现问题及时解决
4、 各小组工作衔接
l 突发事件
1、 确定突发事件的处理责任
2、 设置机动组( 5人) 随时应变
3、 不论何种事件, 需立即立即平息事件, 确保展会正常进行
4、 突发事件处理程序:
当事人( 所有报社同仁均有职责) 各小组负责 各项目负责人 总负责人

l 整体协调:
1、 与家天下的协调
2、 与新闻部的协调
3、 各组之间协调
4、 与报社总部协调
5、 与媒体政府主管部门的协调

7、 后勤组: ( 负责: )
1、 车辆安排
2、 物料保管
3、 现金准备/收发
4、 礼品发放
5、 奖品发放( 评奖活动)
6、 餐饮( 工作人员) 安排
7、 夜班人员的夜宵、 板凳、 电筒、 电棒等
四、 备忘录

统筹组

执行组