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办公自动化使用说明书

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2020年4月19日
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山东省财政厅

办公自动化使用说明书

第一部分 前 言 4
一、 系统简介 4
二、 系统登录方法 4
第二部分 系统功能详解 6
一、 发文管理 6
§1功能简介 6
§2文件查询 7
§3文件统计 7
§4流程调整 8
§5地址簿 10
§6起草文件 11
§7处理文件 14
§8 赋文号 18
§10正式发文 19
§11 代签文件 20
二、 收文管理 23
§1功能简介 23
§2文件查询 23
§3文件统计 24
§4来文登记 24
§5秘书分发 27
§6待分发文件 29
§7待办结文件 30
§8个人办理 32
§9阅知 34
§10综合意见 35
§11代签文件 37
三、 档案管理 40
§1待登记档案 40
§2已登记档案 41
§3档案借阅夹 41
§4借阅登记卡 42
§5退稿文件夹 43
四、 个人设置 44
§1界面设置 44
§2 参数设置 44
§3 口令修改 45
§4 修改代办人 45

第一部分 前 言
一、 系统简介
系统完全采用B/S模式进行构建, 客户端只需要经过IE浏览器即可使用, 系统在设计的过程中吸取了原办公自动化系统中的精华, 并充分考虑到了用户的使用习惯, 经过采用动态工作流等技术, 使得系统更加灵活、 易用。经过采用Portal等技术实现了办公自动化系统与信息发布系统的全面集成。
系统包括的模块非常多, 涉及到功能点也非常广, 为了培训以及广大用户使用方便, 本说明书本着精简的原则, 包括发文管理、 收文管理等主要模块的核心功能。
二、 系统登录方法
1、 打开IE浏览器, 在地址栏中输入服务器IP地址, 进入以下画面:

输入”用户名”和”密码”, 点击”现在登录”( 或敲”回车”) , 进入主界面, 如下图:

2、 从主页界面中能够看到本办公自动化系统的结构:
（1） 左半部分是办公自动化系统的核心部分:发文管理、 收文管理 、 档案管理、 会议管理、 车辆管理、 个人设置和日程安排;
（2） 右半部分是系统工具:当前用户、 日期、 在线人数、 我的留言( 接收) 、 内部网站、 我的留言( 发送) 、 修改口令、 通讯录、 事务提醒、 公告板等;
（3） 在办公系统页面的最上端依次排列着”首页”、 ”后退”、 ”前进”、 ”刷新”、 ”停止”、 ”注销”六个功能按钮:
u 首页: 指办公自动化系统的主页面, 在任何页面点击该按钮, 均可返回图1-2所示的主页界面。
u 后退: 返回上一层页面, 单击该按钮可返回您上次查看过的 Web 页。
u 前进: 与”后退”相反的操作, 单击该按钮可查看在单击”后退”按钮前查看的 Web 页。
u 刷新: 如果收到 Web 页无法显示的信息, 或者您想获得最新的 Web 页, 可单击该按钮。
u 注销: 退出本系统并将当前用户从在线列表中清除。

第二部分 系统功能详解
一、 发文管理
§1功能简介
该模块主要实现发文的网上审批流转的全过程, 经过该模块用户能够完成一个文件( 红头文件、 会议纪要、 工作简报等) 从起草、 初核、 核稿、 初审、 终审、 会签、 签发到赋文号、 排版、 校对、 正式发文等所有操作。由于系统采用了动态工作流技术, 因此用户不需要”记忆”太多的操作步骤, 只要轻点几下鼠标, 就能够完成文件的网上审批。
当用户点击主界面左上方的”发文管理”时, 系统会自动依次列出”我的拟稿夹”、 ”待处理文件夹”、 ”已处理文件夹”、 ”我的阅件夹”、 ”转发文件夹”和”我的代签文件夹”六个文件夹, 如图1-1。

图1-1
1、 我的拟稿夹: 该文件夹存放由当前用户起草的所有文件, 拟稿人在该文件夹中可全程监控自己起草文件的进程、 状态、 领导修改内容及批示意见;
2、 待处理文件夹: 该文件夹存放需要当前用户进行处理的所有文件, 如需要进行”核稿”、 ”初审”、 ”会签”、 ”签发”、 ”赋文号”、 ”打印”等操作的文件, 经过该文件夹用户能够打开每个需要处理的文件进行处理;
3、 已处理文件夹: 当用户在”待处理文件夹”中处理完毕一个文件后, 系统自动将该文件转移到已处理文件夹中, 用户能够在已处理文件夹中查看到自己处理过的所有文件的流转情况( 即文件所处的进程、 状态、 其它领导修改内容及批示意见) ;
4、 我的阅件夹: 该文件夹存放需要当前用户阅知的所有文件;
5、 转发文件夹: 该文件夹存放当前用户在收文管理中经过”综合意见”转发来的所有文件;
6、 我的代签文件夹: 该文件夹存放由当前用户代替其它用户办理的文件( 此用户需有其它用户的代办权限) 。
§2文件查询
进入发文管理, 点击”文件查询”后进入查询界面, 输入查询条件后, 点击”查询”按钮即可, 如图1-2。

图1-2
功能按钮:
1、 查询: 录入查询条件后点击该按钮, 开始查询;
2、 重写: 重新输入查询条件;
3、 取消: 退出文件查询。
注: 有”查询权限”的用户可查询所有文件, 普通用户只能查询自己参与流程的文件, 该权限可由系统管理员在后台设定。
§3文件统计
进入发文管理, 点击文件统计后进入查询界面, 输入统计条件后点击统计按钮即可查询。如果未输入任何条件而点击”统计”按钮时, 则查询结果为所有文件, 如图1-3。

图1-3
功能按钮:
1、 统计: 录入统计条件后点击该按钮, 开始统计;
2、 重写: 重新输入统计条件;
3、 取消: 退出文件统计;
4、 帮助: 在线帮助系统。
§4流程调整
在文件审批流转的过程中, 能够对默认的流程进行修改( 包括流程项的增加、 删除、 修改, 对应处理人员的调整等) 。由于该系统采用可视化动态工作流技术, 使得流程的调整更加轻松自如。( 注意: 流程调整是有权限, 没有权限的用户看不到”流程调整”按钮! )
对于流程项的修改方法为: 在”我的拟稿夹”中选择需要进行调整的文件, 打开拟稿纸界面, 点击”调整流程”按钮, 系统弹出”调整流程”对话框, 如图1-4,选择某个流程项如"核稿", 首先点击核稿流程项, 选择了流程项后, 界面的上方的"焦点流程项"( 注: 焦点流程项指用户用鼠标单击选定的流程项, 此时该流程项以蓝色反显) 就变成了”核稿”, 对于”核稿”流程项能够进行修改、 插入( 前, 后, 左, 右) 、 删除操作, 这些操作的功能为:
1、 修改: 把”初核”流程项变换为其它的流程项( 如: 核稿等) ,方法为: 点击”修改”出现可选择的流程项界面如图1-5, 选择合适的流程项以后, 按"选定"返回。

图1-4

图1-5
2、 插入: 能够前、 后、 左、 右插入, 分别表示: 前插是指在该流程项之前加入其它流程项( 如: 在初核之前加入: 分阅等) , 后插是指在该流程项后加入后续的其它流程项, 左插是指在焦点流程项加入一同步流程项, 右插是指当焦点流程项上的人员不同意时, 返回到流程项。
3、 删除: 是指将选定的焦点流程项删掉(如: 在审批流转中将”初核”删除)。
4、 人员调整: 指对焦点流程项处理人进行指定( 或调换) : 方法为: 选定需要处理的流程项, 在焦点处理人处点击”地址薄”, 选择完毕合适的人员后, 按”添加”加入到右侧的列表框中, 按”选定”按钮关闭地址簿返回。
注: 修改完流程后按”确定”按钮, 使修改生效, 若按”取消”则放弃所做的修改并返回。
5、 特例: 当选定的焦点流程项出现在当前流程项之前, 如: 一个文件指定的流程为: 拟稿、 核稿、 审核、 签发, 当前正在有某同志进行审核操作, 则当前流程项为"审核", 此时如果选定的焦点流程项为"核稿", 那么, 焦点流程项"核稿"就不能够再进行调整了。 同样如上例, 如果焦点流程项恰好等于当前流程项, 而且如果当前流程已经处理完毕, 则也不能够进行调整。但如果尚未处理, 那么就能够进行调整。 当然上述情况, 用户完全没必要记忆, 因为系统会自动做出符合逻辑的判断, 自动提示给你如何去做。 修改完流程后按"确定"按钮返回, 使修改生效, 如果按"取消"则放弃所做得修改并返回。
§5地址簿
点击图1-4中的”地址簿”, 在弹出的窗口中能够选择送下一步处理的人员或部门。操作方法为:
1、 选定处理人: 单击左边一栏中的用户名, 使其以反蓝显示, 点击中间的”添加”按钮, 即将该用户选定并显示在右边的空白栏处, 若选择多个可重复以上操作; 选择不同部门人员时, 点击”选择部门”旁的黑色倒三角, 在下拉菜单中选择部门, 此时左边一栏则显示该部门有权限的用户名, 选择人员方法同前; ( 注: 双击某一用户名, 使该用户名直接在右边的空白栏处显示而无需点击”添加”按钮) , 如图1-6。

图1-6
2、 选定部门: 将光标放在”显示部门”上, 光标自动变成”小手”状后单击”显示部门”, 在左边一栏显示所有的部门( 注: 选择”部门”时所有有权限的用户都能够处理该文件, 其中一人处理后该文件便可送往下一流程, 拟稿纸上显示处理人的姓名, 而其它有权限但未进行处理的用户可在自己的已处理文件夹中看到该文件, 并可进行重复处理) , 如图1-7。
（1） 单击某一部门, 使该部门以反蓝显示, 点击中间的”添加”按钮, 即将该部门选定并显示在右边的空白栏处, 若选择多个可重复以上操作;
（2） 双击某一部门, 使该部门直接在右边的空白栏处显示而无需点击”添加”按钮。

图1-7
3、 功能按钮:
（1） 添加: 将左边一栏中选中的人员或部门添加到右边一栏;
（2） 全选: 将左边一栏中显示的人员全部添加到右边一栏;
（3） 删除: 将右边一栏中选中的人员或部门删除掉;
（4） 清空: 将右边一栏中选中的所有人员或部门删除掉。
§6起草文件
1、 选模板定流程: 点击”发文管理-〉我的拟稿夹”, 点击右上方的”起草”按钮, 出现选择文件模板界面, 根据实际工作情况, 选择如红头文件、 会议纪要、 请示报告、 工作简报等不同的公文模板选项( 图1-8) , 系统自动为每个模板文件定义了一个默认审批流程, 用户也能够选择其它的审批流程( 如果没有合适的流程, 用户能够对现有的流程进行修改, 当然在文件审批的过程中, 同样能够对流程进行调整) 。

图1-8
点击”确定”按钮打开公文拟稿纸( 第一次使用本系统时需下载一个控件, 须点击”是”, 如图1-9。)

图1-9
2、 填稿纸: 根据用户的具体情况填写拟稿纸如: 文件题目、 主题词、 主送、 抄报、 抄送等内容, 在填写完拟稿纸以后, 能够进入编写正文的阶段。方法为: 点击拟稿纸上方的”正文”, 打开如下图1-10所示编辑正文界面, 正文编辑实际上是自动启动”word”, 因此编辑的方式和平常使用word一样, 当编辑好正文后, 它不象平时一样保存到本地就能够了, 而是需要经过按下面的操作条的”确定”按钮暂存正文, 如果按”取消”则正文不会被保存, 如果按”返回拟稿纸”同按”确定”一样, 按”保存”保存输入的拟稿纸以及正文内容, 系统提示保存成功。

图1-10
3、 挂附件: 当有附件需挂接时点击正文右侧的”附件”按钮( 第一次使用本系统时需下载一个控件, 须点击”是”) ,如图1-11。

图1-11
附件的来源有两种, 如图1-12:

图1-12
（1） 来自本地机器, 挂接方法: 点击正文右侧的附件按钮, 在弹出的窗口中点击”浏览”,选中要挂接的文件单击”确定”, 窗口中显示加载完毕, 此时可继续点击浏览加载多个附件, 加在完毕后点击”关闭”退出, 如图1-13。

图1-13
（2） 来自收文, 挂接方法: 点击正文右侧的附件按钮, 在弹出的窗口中点击”从收文中”, 如图1-14,在要挂接的文件前打勾( 可选多个) , 单击”确定”, 窗口中显示加载完毕, 点击”关闭”退出;

图1-14
4、 保存并发送: 到此用户完成起草工作, 点击左上角的”保存”按钮保存正文、 附件和拟稿纸, 就会看到操作标签多了”发送”操作, 拟稿人点击”发送”, 如图1-13

图1-13
这时如果有默认处理人能够不进行选择, 按”确定”保存, 这时文件就会自动送到所选定的处理人的待处理文件夹里; 如果拟稿人要对当前默认的处理人进行调整, 能够点击”地址薄”进行人员选择, 方法详见”地址簿”。
§7处理文件
1、 待处理文件夹
点击”待处理文件夹”, 系统显示文件列表如图1-15, 文件夹中每个文件的基本信息包括: 部门、 公文字号、 拟稿人、 文件标题、 进程、 状态、 拟稿日期、 附件,用户能够根据需要选择不同的排序列,如”拟稿人”、 ”文件标题”、 ”进程”、 ”状态”、 ”拟稿日期”等, 方法为: 用鼠标点击相应的列标题, 系统会自动按当前列进行排序, 连续点击两次以上, 系统会自动切换排序方式( 升序、 降序) 。

图1-15
当文件过多以后, 上述功能在需要快速查找文件时会变得特别有用, 另外系统会自动将文件进行分页显示, 用户能够自己设定每页显示文件的条数( 方法参见: 个人设置) 。
2、 处理文件的方法
（1） 处理拟稿纸: 如果要对上述文件进行处理, 则点击相应的文件标题, 系统会打开该文件的拟稿纸, 如图1-16, 稿纸上方工具条按钮的功能如下:
¨ 刷新: 点击该按钮能够刷新被加锁的文件, 若其它先进入处理的用户已处理完毕则”刷新”按钮消失, 此时再点击”正文”按钮即可处理该文件;
¨ 正文: 点击该按钮能够调用Word查看、 修改正文内容, 编辑方法与Word相同; ( 注: 修改人会留下修改痕迹) ;
¨ 打印: 点击该按钮能够打印拟稿纸;
¨ 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
¨ 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的批示意见, 如: 核稿意见、 签发意见等;
¨ 返回: 点击该按钮能够返回到发文处理-〉待处理文件夹。

图1-16
（2） 处理正文: 点击”正文”, 将打开word正文处理按钮如下图1-17, 此时屏幕显示区域分为上下两部分, 上方为Word编辑区, 下方为操作区, 将鼠标定位到Word正文编辑区, 对需要修改地方能够删除和修改等操作, 系统自动记录修改痕迹( 删除: 将文字显示为彩色, 并添加删除线; 插入:将文字显示为彩色, 同时在字的下方添加下划线) , 将鼠标停在存有修改痕迹的区域, 系统会自动显示修改人以及修改日期等信息。

图1-17
正文中操作区功能详解:
u 确定: 用户点击该按扭, 表示该文件处理完毕( 该文件并未送出) , 保存当前修改的结果和意见, 可是如果事先已经指定下一流程的处理人且该流程项被设置成自动发送, 则该文件会被系统自动发送到下一处理人;
u 取消: 如果用户想取消当前的修改( 含输入的批示意见) , 等以后再继续对该文件进行处理, 则能够经过点击该按钮退出;
u 保存: 暂存用户对当前文件的修改内容和意见, 即该文件仍在”待处理文件夹”中, 状态仍为”未处理文件”, 但用户修改的内容被保存下次可继续修改;
u 发送: 点击该按钮能够将该文件送往下一处理流程, 如果用户对该文件修改以后, 表示同意, 而且希望将该文件送下一流程进行处理时, 能够点击该按钮, 此时系统打开选择”发送”类型以及处理人员的界面, 如图1-18;

如图1-18
u 退稿: 如果用户对当前的文件表示不同意,能够将文件退回到该文件前面走过的任意一个流程。方法: 点击”退稿”, 弹出的窗口默认退回上一流程项, 点击”调整”可选择任意流程项, ”确定”后文件被退回到该流程项, 如图1-19;

如图1-19
u 审批流转: 如果用户想了解其它领导对该文件的批示意见以及整个流转情况, 能够点击该按钮, 如图1-20;

如图1-20
u 返回拟稿纸: 如果用户想返回到拟稿纸, 了解关于该文件更多的信息, 能够点击该按钮, 将Word关闭, 切换到拟稿纸页面, 此时用户还能够经过点击拟稿纸上方的”正文”按钮, 返回到Word, 用户所做的修改会自动显示;
u 隐藏痕迹: 由于文件在整个审批流转的过程中, 每个人的修改痕迹都会自动保留, 如果希望将去掉痕迹, 仅显示修改后的”干净文档”, 能够经过该按钮提供的功能实现, 再次点击时还会恢复原有痕迹;
u 可选批示意见: 为了提高使用效率, 减少用户的键盘输入, 系统为用户提供了日常的处理用语, 供处理人选择使用;
u 输入批示意见: 在此可手工输入批示意见。
注意: 送多人处理时, 若有一人先进行处理, 此时其它处理人只能查看、 不能处理且工具栏上的保存变为刷新, 点击刷新( 若当前处理人已处理完毕) 即可进行处理。多人处理的情况: 只有最后一个处理人可将该文件送往下一流程项!
§8 赋文号
赋文号是对形成正式文件的公文进行赋文号。
在待处理文件夹中找到进程为"赋文号"状态为"未阅"的文件, 点击文件标题进入发文稿纸, 如图1-21, 该稿纸上方的工具条按钮功能如下:
1、 正文: 点击该按钮能够调用Word查看正文内容;
2、 赋文号: 点击该按钮, 弹出编号窗口, 选择文件的字( 点击黑色的倒三角可打开下拉菜单选择合适的字, 如: ”鲁财发”) 和编号, 点击"确定";
3、 发送: 赋文号完毕后,可点击"发送"按钮, 该文件默认送往办公室排版, 点击”确定”该文件被送往办公室有排版权限的用户( 与Word中的发送按钮功能相同) ;
4、 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
5、 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的批示意见, 如: 核稿意见、 签发意见等;
6、 返回: 点击该按钮能够返回到发文管理-〉待处理文件夹。

图1-21
§10正式发文
选择需要将文件发送的外部单位, 完成电子文件的远程收发, 如图1-22。
在待处理文件夹中找到进程为"正式发文"状态为"未分发"的文件, 点击文件标题进入发文稿纸, 该稿纸上方的工具条按钮功能如下:
1、 PDF: 点击该按钮能够将当前的文件转化为PDF格式;
2、 办结: 点击该按钮表示该文件办结完毕, 被系统自动转到已处理文件夹中;
3、 正式发文: 点击该按钮能够将当前的文件发送给外单位, 具体方法: 点击该按钮在弹出的窗口中点击地址簿选择要发给的单位, 系统提示”文件分发完毕”;
4、 发送: 当前流程项处理完毕后点击该按钮能够将该文件送下一处理人进行处理;
5、 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
6、 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的批示意见, 如: 核稿意见、 签发意见等;
7、 返回: 点击该按钮能够返回到收文处理-〉待处理文。

图1-22
§11 代签文件
该文件夹存放由当前用户代替其它用户办理的文件( 此用户需有其它用户的代办权限) 。
文件夹中每个文件的基本信息包括: 打印标志、 部门、 公文字号、 拟稿人、 文件标题、 进程、 状态、 、 拟稿日期、 附件,用户能够根据需要选择不同的排序列,如”拟稿人”、 ”文件标题”、 ”进程”、 ”拟稿日期”等, 方法为: 用鼠标点击相应的列标题, 系统自动按当前列进行排序, 连续点击两次以上, 系统自动切换排序方式( 升序、 降序) , 如图1-23。

图1-23
1、 功能按钮:
（1） 根据文件标题查询: 能够根据文件”标题”、 ”发文字号”、 ”主题词”等条件查询文件, 具体方法详见”文件查询”;
（2） 起草: 点击该按钮能够起草一个新文件, 具体方法详见”起草”;
（3） 文件查询: 能够根据文件 ”发文字号”、 ”主题词”等条件查询, 方法详见”文件查询”;
（4） 文件统计: 能够根据文件”发文日期”、 ”发文性质”进行统计, 方法详见”文件统计”;
（5） 帮助: 即在线帮助系统。
2、 处理代签文件( 如图1-24) :

图1-24
点击该文件夹中某一文件打开对应的拟稿纸, 稿纸上方的工具条按钮功能如下:
（1） 处理: 点击该按钮能够实现不打开正文而对当前文件进行处理的功能, 具体方法: 点击”处理”按钮, 弹出处理对话框, 首先能够修改代签时间, 左边一栏选择代签人, 右边一栏为用户输入批示意见区, 用户能够在此处输入自己的批示意见, 窗口下方有四个功能按钮, 分别为: ”确定”、 ”保存”、 ”发送”和”取消”其功能与正文中操作区域中的功能按钮相同, 如图1-25。

图1-25
（2） 正文: 点击该按钮能够调用Word查看、 修改正文内容, 点击”确定”保存修改内容; ( 注: 修改人会留下修改痕迹)
（3） 打印: 点击该按钮能够打印拟稿纸;
（4） 标记打印: 点击该按钮能够将该文件标记为已打印文件; ( 在拟稿纸的下方标记”已经打印”, 并在代签列表中的”打印标志”栏显示”已打印”)
（5） 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
（6） 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的批示意见, 如: 核稿意见、 签发意见等;
（7） 返回: 点击该按钮能够返回到发文处理-〉代签文件夹。

二、 收文管理
§1功能简介
点击主界面左上方的”收文管理”, 系统同样自动依次列出”登记文件夹”、 ”待分发文件夹”、 ”待办结文件夹”、 ”已处理文件”、 ”我的阅件夹””个人办理文件夹”6个文件夹, 如图2-1。

图2-1
§2文件查询
进入发文管理, 点击”文件查询”后进入查询界面, 输入查询条件后, 点击”查询”按钮即可, 如图2-2。

图2-2
功能按钮:
1、 查询: 录入查询条件后点击该按钮, 开始查询;
2、 重写: 重新输入查询条件;
3、 取消: 退出文件查询。
注: 有”查询权限”的用户可查询所有文件, 普通用户只能查询自己参与流程的文件, 该权限可由系统管理员在后台设定。
§3文件统计
进入发文管理, 点击文件统计后进入查询界面, 输入统计条件后点击统计按钮即可查询。如果未输入任何条件而点击”统计”按钮时, 则查询结果为所有文件, 如图2-3。

图2-3
功能按钮:
1、 统计: 录入统计条件后点击该按钮, 开始统计;
2、 重写: 重新输入统计条件;
3、 取消: 退出文件统计;
4、 帮助: 在线帮助系统。
§4来文登记
该文件夹存放由当前用户办理来文登记的所有文件并能够查看每个文件的流转情况, 如图2-4。

图2-4
文件夹中每个文件的基本信息包括: 附件、 文件标题、 进程、 状态、 来文机关、 登记日期,用户能够根据需要选择不同的排序列,如”文件标题”、 ”进程”、 ”状态”、 ”来文机关”、 ”登记日期”等, 方法为: 用鼠标点击相应的列标题, 系统会自动按当前列进行排序, 连续点击两次以上, 系统会自动切换排序方式( 升序、 降序) 。
当文件过多以后, 上述功能在需要快速查找文件时会变得特别有用, 另外系统会自动将文件进行分页显示, 用户能够自己设定每页显示文件的条数( 方法参见: 个人设置) , 也能够经过”文件查询”进行检索。
1、 删除与全部选中:
（1） 全部选中: 当用户按全部选中按钮时, 系统自动将当前显示的文档选中( 每一个文档前有一个小方块, 小方块中有一个”√”) 。
（2） 删除: 当用户按删除按钮时, 系统将小方框中前有”√”的记录, 而且判断这些记录是否符合删除条件。系统对符合条件的记录, 进行删除。
2、 文件来源有两种情况:
（1） 自动接收: 经过”接收文件”操作直接接收的文件, 这种情况下: 文件的基本内容已经自动生成, 用户只需要在来文登记单上填写相应的项目即可。
（2） 手工登记: 经过”来文登记”操作, 登记人自己登记, 这种情况下登记人不但要登记来文处理单, 而且要把正文给附上去; 而正文的处理也因文件不同的形式采取不同的方法, 如果正文是经过邮件或其它的电子文档的形式传过来的, 系统能够经过文件加载或文件附件的形式保存正文, 具体的方法为:
u 一种方法是”文件加载”, 点击”来文登记”进入来文登记界面( 第一次进入时要下载一个控件, 如图2-5, 须选择”是”) , 点击”文件加载”按钮, 浏览要加载的文件, 按”确定”以后系统自动将选定的文件加载到正文中, 且文件的格式是不会改变的( 正文加载支持Word、 PDF、 txt格式) 。

图2-5
u 另一种方法是扫描, 如果文件是纸质形式能够用扫描的方式扫成电子文档再进行处理, 方法为: 点击”来文登记”进入来文登记界面, 点击”正文”系统自动调用Word, 使用插入-〉图片-〉来自扫描仪或相机, 可将文档内容插入Word中, 如图2-6, 点击操作区的”确定”按钮, 保存正文内容, 然后填写处理单和挂接附件, 最后登记人点击图2-8中的”保存”按钮, 来文登记完毕, 自动发送给办公室进行秘书分发并弹出新的登记界面进行下一文件的登记工作。

图2-6
3、 挂接附件: 点击”附件”按钮( 第一次加载时要下载一个控件, 如图2-7, 须选择”是”) , 选定要附的电子文档, 按”确定”做为附件存到文件中。

图2-7
4、 保存并发送: 点击左上角的”保存”按钮保存正文、 附件和登记单, 系统自动将该文件送办公室进行”秘书分发”, 到此, 来文登记完毕。
5、 登记文件夹: 点击该文件夹中某一文件打开对应的登记单, 如图2-5。

图2-8
工具条按钮功能如下:
（1） 保存: 点击该按钮保存正文、 附件和登记单;
（2） 正文: 点击该按钮能够调用Word、 Pdf或书生阅读器查看正文内容;
（3） 打印: 点击该按钮能够打印当前拟稿纸;
（4） 附件: 点击该按钮能够挂接附件;
（5） 分阅: 点击该按钮在弹处的窗口中点击”地址簿”, 选择人员可将该文件分到需阅知用户的”我的阅件夹中”;
（6） 流程调整: 点击该按钮能够对该文件的流程和处理人员进行调整, 方法详见”流程调整”;
（7） 发送: 点击该按钮能够将该文件送往下一处理人;
（8） 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
（9） 批示意见: 点击该按钮能够查看该文件在流转过程中办理人员的意见, 如: 部门意见、 个人办理意见;
（10） 返回: 点击该按钮能够返回到收文处理->登记文件夹。
§5秘书分发
在收文管理-〉待分发文件夹中, 分发人点击需分发文件的标题, 每个文件的基本信息包括: 公文字号、 登记人、 文件标题、 进程、 状态、 来文机关、 登记日期、 附件,用户能够根据需要选择不同的排序列,如”登记人”、 ”文件标题”、 ”进程”、 ”状态”、 ”来文机关”、 ”登记日期”等, 方法为: 用鼠标点击相应的列标题, 系统会自动按当前列进行排序, 连续点击两次以上, 系统会自动切换排序方式( 升序、 降序) 。
点击分发文件夹中某一文件打开对应的登记单, 登记单上方的工具条按钮功能如下:
1、 处理: 点击该按钮能够实现不打开正文而对当前文件进行处理的功能。具体方法: 点击”处理”按钮, 弹出处理对话框, 如图2-9, 点击 ”领导”前的地址簿, 系统自动定位到领导列表, 点击”主办” 前的地址簿,选择主办部门( 只能是一个) , 点击”协办” 前的地址簿,选择协办部门( 可选择多个) , 并可将分发意见写在”分发批注”下的空白栏内, 如有需要可选择限办日期, 最后点击”确定”, 分发完毕, 文件被分发到被选择的领导和部门的待分发文件夹中。( 注: 此按钮要事先在个人设置中进行设置, 方法详见个人设置->参数设置中的”填写批示意见的方式”)

图2-9
2、 正文: 点击该按钮能够调用Word、 Pdf或书生阅读器查看来文内容;
3、 打印: 点击该按钮能够打印登记单;
4、 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
5、 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的办理意见并进行综合, 如: 部门意见、 个人办理意见, 其中个人办理意见仅对本部门可见;
6、 返回: 点击该按钮能够返回到收文处理-〉待分发文件夹。
§6待分发文件
秘书分发送到各部门后, 存放在有”主办”、 ”协办”权限的人员的”待分发文件夹”中。
1、 待分发文件夹: 点击待分发文件夹中某一文件打开对应的登记单, 登记单上方的工具条按钮功能如下:
（1） 处理: 点击该按钮能够实现不打开正文而对当前文件进行处理的功能;
（2） 正文: 点击该按钮能够调用Word、 Pdf或书生阅读器查看来文内容, 并进行处理;
（3） 打印: 点击该按钮能够打印登记单;
（4） 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
（5） 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的办理意见并进行综合, 如: 部门意见、 个人办理意见, 其中个人办理意见仅对本部门可见;
（6） 返回: 点击该按钮能够返回到收文处理-〉待办结文件夹。
2、 发送方法:
点击”发送”按钮, 若送具体人员进行办理, 则在弹出的窗口中”送个人办理”前的空白框中打个勾, 如图2-10, 并点击”地址簿”, 系统自动定位在当前处理人所在部门, 如图2-11, 选择完毕后点击”确定”, 该文件分发完毕, 系统自动将该文件转存到”待办结文件夹”中, ”送阅知”方法与”送个人办理”相同, 且可同时”送个人办理”和”送阅知”。
部门分发人员根据文件内容将文件送具体人员进行处理, 分为三种情况:
（1） 送个人办理: 送具体人员进行办理, 而且返回处理结果;
（2） 送阅知: 送具体人员进行阅知, 无需返回任何信息;
（3） 将结果标记为已办结: 领导阅处和协办发送时, 若将该条件选中, 则办理人员在送”个人办理”和”阅知”的同时也将该文件办结。

图2-10

图2-11
§7待办结文件
该文件夹中存放”待分发文件夹”中分发过的文件, 系统自动将其存放到”待办结文件夹”中, 如图2-12。

图2-12
1、 待办结文件夹: 点击待办结文件夹中某一文件打开对应的登记单, 登记单上方的工具条按钮功能如下:
（1） 处理: 点击该按钮能够实现不打开正文而对当前文件进行处理的功能; ( 注: 此按钮要事先在个人设置中进行设置, 方法详见个人设置->参数设置中的”填写批示意见的方式”)
（2） 正文: 点击该按钮能够调用Word、 Pdf或书生阅读器查看来文内容, 并进行处理;
（3） 打印: 点击该按钮能够打印登记单;
（4） 查看日志: 点击该按钮能够查看该文件的详细日志, 即每个用户对该文件进行的操作都记录在该日志中;
（5） 批示意见: 点击该按钮能够查看其它用户对该文件的办理意见并进行综合, 如: 部门意见、 个人办理意见, 其中个人办理意见仅对本部门可见;
（6） 返回: 点击该按钮能够返回到收文处理-〉待分发文件夹。
2、 处理文件的方法有两种:
（1） 不打开正文直接处理: 点击”处理”按钮可经过功能按钮直接处理文件, 而不用打开正文内容, 如图2-13, 具体方法: 点击”处理”按钮, 弹出处理对话框, 左边一栏显示当前用户可选的批示意见( 空白表示没有供当前用户选择的批示意见) , 右边一栏为用户输入批示意见区, 用户能够在此处输入或将她人的意见复制进来, 窗口下方有四个功能按钮, 分别为: ”办结”、 ”保存”、 ”发送”和”取消”其功能与正文中操作区域中的功能按钮相同。( 注: 此按钮要事先在个人设置中进行设置, 方法详见个人设置->参数设置中的”填写批示意见的方式”)

图2-13
（2） 打开正文进行处理: 点击”正文”按钮系统会自动判断正文格式(Word\pdf\gd)并用相应的阅读器打开, 此时屏幕显示区域分为上下两部分, 上方为正文显示区, 下方为操作区, 包括功能区和输入区。
u 功能区按钮:
1) 办结: 用户点击该按扭, 表示该文件处理完毕, 保存当前修改的结果和意见; ( 注: 主办需等领导和协办部门都”办结”后, 方可办结! )
2) 取消: 如果用户想取消当前的所有操作, 等以后再继续对该文件进行处理( 即: 此时用户对当前文件暂缓处理) , 则能够经过点击该按钮, 点”否”关闭Word或PDF, 退出当前文件的处理;
3) 保存: 暂存用户对当前文件的修改内容和意见, 即该文件仍在”待办结文件夹”中, 状态仍为”未处理文件”, 但用户修改的内容被保存下次可继续修改;
4) 发送: 点击该按钮可将该文件送其它人进行处理, 该文件已分发过, 如无特殊需要, 无需再次送她人办理。
u 输入区:
1) 可选批示意见: 为了提高使用效率, 减少用户的键盘输入, 系统为用户提供了日常的处理用语, 供处理人选择使用;
2) 输入批示意见: 显示用户选择的批示意见(处理人也能够自己手工输入批示意见)。
§8个人办理
所有需当前用户进行办理的文件都存放在”个人办理文件夹”中, 如图2-14。
文件夹中每个文件的基本信息包括: 附件、 文件标题、 进程、 状态、 部门、 拟稿日期。用户能够根据需要选择不同的排序列,如"拟稿人"、 ”文件标题”、 ”进程”、 ”状态”、 ”部门”、 ”拟稿日期”等, 方法为: 用鼠标点击相应的列标题, 系统会自动按当前列进行排序, 连续点击两次以上, 系统会自动切换排序方式( 升序、 降序) 。

图2-14
点击该文件夹中某一文件打开对应的登记单, 登记单上方的工具条按钮功能如下:
1、 处理: 点击该按钮能够实现不打开正文而对当前文件进行处理的功能, 具体方法: 点击”处理”按钮, 弹出处理对话框, 左边一栏显示当前用户可选的批示意见( 空白表示没有供当前用户选择的批示意见) , 右边一栏为用户输入批示意见区, 用户能够在此处输入自己的批示意见, 窗口下方有三个功能按钮, 分别为: ”办结”、 ”保存”和”取消”其功能与正文中操作区域中的功能按钮相同, 如图2-15。

图2-15
2、 正文: 点击该按钮能够调用Word查看正文内容, 将意见写在操作区的输入批示意见的空白栏处, 如图2-16;

图2-16
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