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垃圾焚烧发电厂物资服务采购管理办法

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2020年4月19日
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xx垃圾焚烧发电分公司物资、服务采购管理办法

xx年x月

物资、服务采购管理办法
1.目的
本制度规定公司物资、服务采购方面的管理要求，旨在规范物资、服务采购工作，指导采购活动，确保采购过程的透明化和规范化，降低采购风险。
2.适用范围
本制度适用于公司所需的除分公司另行规定自行采购限额外的物资及服务采购。
3.关键控制点
3.1物资采购清单必须明确填写品名、规格、技术要求、需求时间、数量、用途等信息，并连续编号；服务采购清单必须明确填写项目名称、技术要求、需求完成时间、用途等信息，并连续编号。
3.2 经批准后的采购申请单据，如在采购执行前需变更，须重新履行审批手续。
3.3在采购过程中出现申购内容的重大变更修改时，申请部门需填写《采购需求变更或取消申请表》，履行审批手续，经总经理审批后执行。
3.4 采购方式的选择应严格遵循公司制度规定。
4.规范和要求
4.1 采购申请
4.1.1由申购部门（分公司）提出申请，填写申购单。申购单必须明确填写品名、规格、技术要求、需求时间、数量、用途、预算等信息并要求连续编号。履行审批手续，经管理部门及公司领导审批后交采购部门进行采购（需进行招标项目还需提交《技术规范书》）。
4.1.2采购部门应根据申购部门提交的在预算内的、经公司领导审核经过的年度物资（服务）计划、年度大修计划等需求资料编制《物资供货期汇总表》，并编制相应的年度采购计划。生产管理部和工程部在向综合办公室提出采购申请时，应考虑该采购物资的相应供货期，给予综合办公室足够的洽谈签约及供货的时间。
4.1.3申购部门（分公司）可按季度提出预算内的、经审批经过的季度物资需求计划，采购部门根据需求计划安排采购工作。
4.1.4需进行紧急采购，需在申购单上注明急件并说明相应理由经分管领导审批，采购部门根据实际情况按规定进行紧急采购。
4.1.采购部门收到申购单后，应审核申购单反映的采购需求是否明确且具有可操作性，不可实施的需求则退返与申购部门协商重新填写。
4.1.6采购部门确认请购后，由采购部门负责人在申购单上签字，并交采购人员实施采购。
4.1.7若所采购物资为计划外采购，则由使用部门相关人员填写申购单并依次报部门主管、分管领导、总经理审批经过后，由综合办公室实施采购。
4.1.8经批准后的采购申请单据，如在采购执行前需变更，须重新履行审批手续。
4.1.9在采购过程中出现申购内容的重大变更修改时，申请部门需填写《需求变更或取消申请表》，履行审批手续，经分管领导、总经理审批后执行。
4.1.10如果在收到通知之前采购人员已下达采购订单，则采购人员必须尽快与供应商联系，并参照采购合同/协议相关规定处理。
4.2 询价与供应商选择
4.2.1采购人员接到采购任务单后，应立即着手市场调查，对需采购物资的市场价格、供需情况及供货商进行初步调查了解，根据采购物资的具体要求和市场调查结果向部门主管请示拟采用的采购形式。
4.2.2采购形式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判（竞争性磋商）、询价、单一来源采购等方式。具体采取何种采购方式实施参照《公司采购管理办法》
4.2.3符合下列情形之一的采购，能够采用竞争性谈判或竞争性磋商的方式。
4.2.3.3招标后流标且重新招标失败的；
4.2.3.4技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
4.2.3.5采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.2.3.6经市场了解有效投标人不足三家的。
4.2.4公司自行组织的采购项目，若采用竞争性谈判或竞争性磋商方式采购的，应当遵循下列程序进行供应商选择：
4.2.4.1由采购部门牵头成立谈判小组，小组成员由采购部门、申购部门及相关部门人员组成，成员人数应在３人以上；
4.2.4.2制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商；
4.2.4.3确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组选择合适的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件；
4.2.4.4谈判小组所有成员集中与单一供货商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其它供应商的技术资料、价格和其它信息。谈判应形成书面谈判报告；
4.2.4.5确定成交供应商，所有谈判小组成员应对供应商选择结果进行审核签字。
4.2.6符合下列情形之一的采购，能够采用单一来源采购的方式。
4.2.6.1只能从唯一供应商处采购的；
4.2.6.2发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的；
4.2.6.3必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购。
4.2.7采取单一来源采购方式采购的，应当遵循下列程序进行供应商选择：
4.2.7.1需求部门提交《单一来源采购审核流程表》；
4.2.7.2履行报批手续；
4.2.7.3在纪检的监督下，组成谈判小组和供应商进行充分的商洽。要求供应商出具保证采购质量的相关证明、采购项目的供应价格，商定合理采购价格，并形成单一来源谈判报告。
4.3采购订单/合同签订
4.3.1单笔合同采购金额大于5000元（含）的，必须与成交供应商签订购销合同，确定采购项目的具体技术要求、数量、成交价格、交货方式、验收方式、售后服务、付款方式以及保证条款等购销事宜。
4.3.2所有采购合同/订单的签订必须按公司合同管理办法审签流程报总经理审批。
4.3.3在签订合同过程中，应从公司利益出发，视采购的具体情况，是否设定履约保证金条款和采取其它保证措施：
4.3.3.1履约保证金一般按合同总价的10%收取。
4.3.4合同经审批后，方能加盖合同专用章。
4.3.5采购合同/订单一旦经总经理签发后，对其内容的任何更改(如价格、名称、供应商信息、增加或删除采购项等)，必须重新履行审批手续。
4.3.6若需要取消原合同/订单，须申购部门提出申请，填写《采购合同/订单变更或取消申请表》，重新履行审批手续后，由采购人员与供应商联系有关取消的事宜，并按合同要求进行处理。
4.4合同执行
4.4.1 与建设工程相关的物资采购合同签订后，由综合办公室负责将采购合同复印移交至工程部；
4.4.2工程部按合同要求，履行合同相关权利和义务，包括合同款项支付，货物的交货、验收及相关售后服务等后续执行事宜，直至合同履行完毕。
4.4.3与生产经营相关的年度采购项目，年度供应商确定后，由申购部门根据批复的计划额度，在限额内通知年度供应商进行送货、组织检验、验收等事宜。付款及售后服务事宜由采购部门按合同要求执行。
4.4.4 与生产经营相关的除年度采购项目外的其它采购项目，由综合办公室按合同要求，履行合同相关权利和义务，包括合同款项支付，货物的交货、验收及相关售后服务等后续执行事宜，直至合同履行完毕。
4.5验收入库
4.5.1与工程相关的物资，由工程部组织相关部门进行开箱验收、安装验收及试运行验收等，填写验收单。 如在验收过程中如果发现货物有质量、数量、包装等问题，应当依据采购合同/订单有关条款，办理退货、补货、更换、索赔等有关事宜。
4.5.2 与生产经营相关的物资由申购部门组织相关管理部门人员共同对货物进行开箱验收，安装调试验收由申购部门组织相关技术管理部门参加，并填写验收单。如在验收过程中如果发现货物存在质量、数量、包装等问题，应当依据采购合同/订单有关条款，办理退货、补货、更换、索赔等有关事宜。
4.5.3 货物验收合格后，仓库管理员根据《仓库管理办法》办理出入库，并将相关单据及时提交财务部入账。
4.6付款
相关付款手续根据合同要求办理，具体资料提供及审核按照《财务管理制度》执行。
附件一：表单
1-1　《单一来源采购审核流程表》
采购项目

项目编号

采购方式

供应商

选择单一来源采购
的原因

申购部门

申购审核管理部门

分管领导

总经理

备注

1-2　《采购需求变更或取消申请表》
表单编号：
原需求单编号：

原需求签发日期：

采购需求更改编号：
更改后的需求编号：
更改内容
更改原因

采购需求取消：
取消原因：

更改/取消申请人：
申购部门主管：
申购审核管理部门：

分管领导：

总经理：

1-3　《采购合同/订单变更或取消申请表》
表单编号：
原合同/订单编号：

原合同/订单签发日期：

采购合同/订单更改编号：
更改后的合同/订单编号：
更改内容
更改原因

采购订单/合同取消：
取消原因：

更改/取消申请人：
申购部门主管：
申购审核管理部门：

分管领导：

总经理：