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项目实施管理指引

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项目实施管理指引

**年**月

第一章 总则
第一条 为了保证项目实施的质量和进度,尽快建立集团财务信息化应用平台, 依据有关文件制订本实施管理指南, 用以指导某方集团及各级实施单位( 以下简称: 某方) 、 **方公司及各地区实施机构( 以下简称: **方) 以及技术支持及项目监理单位( 以下简称: 监理方) 的具体实施工作, 明确职责, 理清流程。
第二条 本指南对项目实施过程中的项目调度管理、 会议管理、 项目汇报流程、 项目变更管理、 实施过程管理、 项目文档管理等做出指导性要求, 以保证项目实施过程受控。

第二章 组织与职责
第三条 某方团队组织、 角色及职责
团队名称
项目职务
主要职责
某方集团
实施团队
总负责人
本单位项目实施的总负责人, 对项目实施承担领导责任
调度组长
负责本单位范围内项目实施的指挥与调度以及实施中各方面的协调、 沟通与上传下达; 负责实施的进度控制和质量管理, 达到项目实施的目标和标准;
调度员
协助调度组长完成具体的协调、 沟通、 联络与上传下达工作
业务管理员
(业务需求代表)
负责本单位项目实施工作的具体落实, 包括调研与方案设计、 系统安装调试、 初始化、 上线运行、 进展情况及问题反馈、 现场工作确认签字、 单套预验收确认签字等
技术管理员
负责完成本单位范围内项目实施的技术支持工作, 包括环境调研与方案设计、 有关网络、 服务器、 数据库、 数据交换、 信息安全、 财务系统运行与维护等以及相关现场工作确认签字等。

第四条 **方团队组织、 角色及职责
团队名称
项目职务
主要职责
**方总部
项目组
项目总监
对整个项目的质量和进度进行总体监控, 对项目经理不能控制的重大事项进行决策, 协调**方项目资源。
项目经理
确定项目小组成员及各成员的具体工作内容和职责, 具体负责项目的进度和质量, 达到实施的目标和标准。
高级顾问
负责整个项目业务流程的梳理和设计, 设计并撰写实施方案等重要文档。
技术顾问
负责数据库及软件的安装、 调试过程中的问题、 部署建议, 协助并指导客户方技术管理员对软件的技术操作和维护。
实施顾问
根据项目经理的安排进行现场咨询及调研, 根据现场咨询和调研内容协助高级顾问撰写实施方案, 并提供最终用户使用指导和支持。负责培训授课。
**方分区
团队
实施顾问
根据集团项目组的工作安排, 和当地客户一起完成环境调研、 部署方案撰写、 产品安装、 系统上线指导等工作;

第五条 监理方团队组织、 角色及职责
团队名称
项目职务
主要职责
技术支持与项目监理团队
总负责人
项目行政负责人, 负责项目总调度
施调度组长
项目技术负责人, 具体负责项目的进度和质量, 达到实施的目标和标准
调度员
协助组长负责与某方、 **方的沟通, 完成实施调度工作,
实施工程师
完成某方委托的技术支持工作, 协助技术把关
监理
负责审查项目各阶段的文档, 监督某方、 **方双方按合同和相关要求进行项目实施, 达到实施的目标和标准
文档管理员
负责收集整理项目各阶段的文档, 完成预归档工作, 并协助某方完成最终项目归档

第三章 项目调度管理
第六条 某方、 **方均应建立项目指挥调度体系, 组织协调好项目各阶段、 双方所属各级参与实施单位或实施机构以及技术支持与项目监理单位的实施工作。
第七条 技术支持与监理单位负责对项目的进度及质量进行跟踪监理。
第八条 项目调度实行计划制度。计划包括项目总体计划、 月计划和周计划。项目总体计划主要划分项目的实施阶段、 进度节点和里程碑标志。月计划是在总体计划的基础上根据每月工作任务进行细化, 约定每个月的工作任务。周计划是在月计划的基础上约定每周的工作任务及要求。
第九条 总体计划、 月计划由**方总部项目组提出, 经三方共同沟通制订。月计划表见附件一《项目月工作计划表》。
第十条 周计划由**方分区实施团队制订, 与某方相关实施单位沟通确认后提交**方总部项目组, **方总部项目组提交某方及监理方。周计划见附件二《周计划及实施状态报告》。
第十一条 周计划执行的情况以周状态报告的形式上报**方总部项目组。双方总部项目组及监理方应及时沟通协调, 解决好实施过程中的问题。周状态报告见附件二《周计划及实施状态报告》。

第四章 会议管理
第十二条 某方、 **方双方总部项目组实行例会和专题会制度。原则上要求每两周召开一次例会, 根据项目的紧迫程度, 有重要事项能够不定期组织专题会。
第十三条 例会原则上在每月的第二周和第四周, 具体时间可约定为周二下午14: 00召开, 特殊情况例会时间双方临时商定。参会人员包括某方、 **方双方总部项目组主要成员, 监理方人员, 必要时还需要双方领导参加。
第十四条 例会主要内容包括上期例会确定事项的完成情况、 上期例会到本期例会期间出现的问题陈述及解决措施、 遗留问题的研究、 后期项目计划的推进预测和部署等。
第十五条 除例会外, 双方可根据情况不定期组织专题会。专题会若需对方参加, 应提前一天通知对方, 包括对方参加人员, 主要议题等。
第十六条 各二级实施团队可根据需要组织专题会议。专题会若需上级单位、 **方或监理方参加应提前通知各方。
第十七条 监理方能够就实施中出现的问题组织专题会议并请各方相关人员参加。
第十八条 无论例会还是专题会, 会议成果均以会议纪要的形式形成文档。会议纪要模板见附件三 《会议纪要》

第五章 项目通报及汇报管理
第十九条 信息通报。某方信息通报采用两种形式: 一是集团项目办不定期在集团公司《财务信息化工作简报》上通报项目进展情况及重要文档, 原则上每月不少于一期; 二是利用集团办公邮件系统不定期发布项目进展、 问题解答和有关工作要求等相关信息。**方信息通报制度由**方确定。
第二十条 项目汇报。项目汇报采用周汇报和月汇报制度。
(1)周汇报每周五由**方分区实施小组整理《周计划及实施状态报告》并提交某方实施单位确认签字后上报**方总部项目组。报送方式为电子邮件。报送文件为电子表格。**方总部项目组汇总整理后每周一上午提交某方总部项目办。**方分区实施小组《周计划及实施状态报告》的纸质签字确认件每月汇总后传真或发送平信件上报。
( 2) 监理方收集相关汇报及报告并跟踪监督计划执行情况。
( 3) 月汇报时每月月初的前三个工作日内上报。上报程序、 上报形式同周汇报。月状态报告格式根据周状态报告汇总得出。
( 4) 待项目进入上线推广期后, 双方可根据实施阶段的需要, 商定停用周汇报的时间, 并下发停用通知。

第六章 项目变更管理
第二十一条 在项目实施过程中, 对于未按评审后的《软件需求规格说明书》和《系统实施方案》约定的内容进行实施和交付的, 无论某方还是**方均应按照项目变更流程进行变更处理。
第二十二条 项目变更包括: 产品形态变更、 部署方式变更、 业务功能变更。
第二十三条 产品形态变更: 指初期实施的产品经过具体使用以后, 由于网络环境、 业务功能等原因需要将原实施的NC改为U8, 或原实施的U8改为NC。
第二十四条 部署方式变更: 指由于单位地理位置、 所属级次等发生变化, 需要重新部署和实施软件, 其中可能涉及到产品形态的改变。
第二十五条 业务功能变更: 指具体实施单位在产品使用过程中, 提出的新业务功能及需求更改。
第二十六条 项目实施过程中所发生的项目变更实行分级管理, 项目变更管理流程及要求如下:
( 1) 原则上所有项目中的变动均填写《项目变更申请单》, 格式详见附件四《项目变更申请单》;
( 2) 《项目变更申请单》必须经过某方实施单位和**方实施人员共同确认, 并逐级报某方集团项目办;
( 3) 《项目变更申请单》由双方总部项目组进行评估、 审定, 并由某方总部项目办批准后方可执行。技术支持与监理单位参与评估审定工作。

第七章 项目过程管理
第二十七条 项目实施过程包括: 现场调研、 调研分析、 方案设计、 安装调试、 初始化指导、 上线支持以及客户化开发、 软件升级等。
( 1) 现场调研由**方提前通知实施单位, 实施单位应提前做好调研准备工作。调研准备工作包括: 人员协调、 调研内容的信息收集和整理。
( 2) 调研分析主要由**方实施人员对调研结果进行分析, 在分析过程中若还需要进一步核实或者了解信息, 某方实施单位应提供配合。
( 3) 方案设计主要指**方根据调研结果进行分析并对某方实施单位给出实施方案建议。方案设计不是**方实施人员单方面的工作, 在设计方案过程中, 某方相关人员应该积极参与, 协同**方实施人员一起完成方案的设计。方案设计完成后应该由双方实施单位或机构共同确认, 并分别上报。
( 4) 安装调试是指系统推广阶段为实施范围内的各单位所进行的软件安装工作。为保证系统安装等技术工作能实现有效的知识传递, 原则上系统安装工作由某方实施单位的技术管理员动手操作, **方实施顾问现场指导。安装完毕后, 实施顾问要和实施单位技术管理员共同填写附件五《产品安装确认单》, 并由某方确认签字。
( 5) 初始化指导指系统安装完毕后的系统初始化工作。在此阶段, 实施单位主要是在集团公司统一制订的规则基础上进行的本级及本级以下成员单位的初始化工作。**方实施顾问根据实施单位的实际情况提供必要的初始化和期初数据准备建议, 同时指导实施单位进行期初数据准备、 参数设置等操作。
( 6) 上线支持主要指实施单位完成系统初始化后, 开始业务处理阶段的支持工作。此阶段支持工作主要以电话指导、 邮件指导、 现场指导三种方式完成。在上线指导过程中若发现产品问题, 实施顾问尽可能给出解决办法, 若无法给出解决办法则由实施顾问和实施单位技术管理员共同填写附件六《问题记录单》, 该问题记录单要及时上报**方总部项目组, **方总部项目组及时提供解决方案。若出现需求变更问题, 请按照项目变更管理要求执行。
( 7) 升级管理指在系统运行过程中软件程序的程序更新、 补丁下发及版本升级。每次升级管理按照如下步骤进行:
A、 升级前, **方总部项目组必须测试经过并向某方提交测试结果, 某方可根据需要进行验证。升级包必须经某方总部项目办批准后方可下发;
B、 升级包经过技术支持网站、 邮件、 移动介质等多种方式发布。升级由**方实施顾问协助某方成员单位完成。升级完毕后, 需要填写附件七《程序升级更新记录》。
第二十八条 **方实施顾问到现场实施时需要填写《实施工作量确认表》, 工作内容及工作时间经某方实施单位相关人员签字确认。内容详见附件八《实施工作量确认表》。
第二十九条 项目实施进度按照项目实施总体计划执行。
第三十条 项目培训管理
( 1) 培训分为集中培训和现场培训。集中培训分为集团集中培训和分片集中培训。集团集中培训原则上由集团项目办组织, 分片集中培训原则上由集团授权二级单位组织。现场培训在实施单位现场进行。
( 2) 各单位培训前应填写附件九《培训计划表》, 事先与**方做好沟通, 针对不同的培训对象灵活调整课程内容和授课方式, 以取得最佳培训效果。
( 3) 培训结束后要求参加人员填写附件十《培训反馈表》, 组织者根据反馈意见填写《培训计划表》中的培训效果评估意见。
( 4) 培训结束时要根据培训内容对学员进行考核, 并填写附件十一《培训考核记录单》。
第三十一条 项目验收
( 1) 项目验收分为试点验收、 预验收、 项目终验。
l 试点验收: 指在总实施范围内选择部分单位对软件及部署方案试点验证, 其余单位完成安装、 调试后进行的验收。
l 预验收: 指软件系统安装上线, 且各实施单位基本功能均能正常运行后所进行的验收。
l 项目终验: 指所有实施单位均安装上线运行且各项功能运行正常后所进行的验收。项目终验是一期工程项目的最终验收。
( 2) 验收由某方组织, **方配合。其中预验收前、 项目终验前各实施单位的要进行单项确认, 单项确认由某方、 **方双方委托各自二级单位或机构进行。
( 3) 验收条件
l 试点验收条件: 。。。
l 预验收条件: 。。。
l 项目终验条件: 。。。
( 4) 各类验收均按照双方签字确认的《软件需求规格说明书》和《系统实施方案》中的相关标准和双方签署的项目变更记录进行。

第八章 项目文档管理
第三十二条 文档及项目记录签署
( 1) 本项目中产生的正式文档及记录应该经过双方实施代表签字。其它责任人的签署应遵循各单位的内部管理程序。
( 2) 双方二级单位或分支机构直接产生的文档, 由二级单位或分支机构实施代表签字。
( 3) 集团级产生的文档和记录原则上需监理方代表签字。监理方参加的会议形成的项目文档, 监理方代表都要签字。
第三十三条 实施过程中各单位产生的各种文档及记录表单,都要妥善保管并进行归档管理。保管及归档工作双方各单位各自进行。

第九章 项目保密管理
第三十四条 在项目实施过程中, 项目各实施方严格按照集团公司与**方公司签订的保密协议以及各单位安全保密的有关规定执行。

第十章 附则
第三十五条 其它说明
( 1) 编号说明
各附件中表单编号规则为”项目－年度－附件－序号”, 分四节标识。例如: CW1- -01-xxx
第一节”CW1”表示××工程;
第二节” ”表示项目阶段为 , 按自然年度填写;
第三节”01”表示附件一表单;
第四节”XXX”表示该类表单流水号, 按照三位流水序号填写。
( 2) 签字说明
每类附件表单应该按照表单上表示的项目角色( 即实施团队中的项目职务) 进行签字。标识有签字的表单, 双方签字有效, 监理方需要签字的, 遵循第32条的规定。
第三十六条 本指南由某方、 **方双方集团项目组共同制定并负责解释, 自公布之日起共同执行。

附件1:
项目月工作计划

编号: CW1- -01-xxx
项目阶段: 填 报 人:
计划月份: 某方实施单位:

序号
计划任务
负责人
计划开始时间
计划结束时间
备注

实施单位调度组长: **方实施顾问: 监理方代表:

日期 : _______ __ 日期 : ____________ 日期 : ______________
附件2:
周计划及实施状态报告

编号: CW1- -02-xxx
**方分支机构
某方实施单位
任务周期
本周工作计划
本周完成情况
责任人
上报时间
起始日期
截至日期
某方
**方

实施单位调度组长: **方实施顾问: 监理方代表:

日期 : _______ __ 日期 : ____________ 日期 : ______________

填写说明: 本报告于每周五由**方分区实施小组整理提交给某方实施单位确认后报**方总部项目组。报送方式为电子邮件。报送文件为电子表格。签字确认件每月汇总传真或发送平信。
附件3:
会议纪要
编号: CW1- -03-xxx
会议名称

承办方

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参加人

会议议题

主要发言记录
内容
会议主要内容
1．

2．

3．

会议结论
1

2

3

实施单位调度组长: **方实施顾问: 监理方代表:

日期 : _______ __ 日期 : ____________ 日期 : ______________

填写说明: 1．编号由会议组织方按规则分配并填写; 2．会议时间填”200X年X月X日, 上( 下) 午X点至X点”; 3．主要发言记录能够根据情况增加新行; 4．会后须由记录人整理完成电子版抄送给项目办备案。
附件4:

项目变更申请单
编号: CW1- -04-xxx
变更主题

涉及模块

申请人

申请时间

影响范围
□单位级 □三级 □集团级
变更性质
□产品形态 □部署方式 □业务功能 □其它
变更内容

变更理由

建议方案

关联问题分析

**方实施人员 年 月 日
紧急程度
□特急 □急 □一般
最晚结束时间

实施方负责人意见
**方负责人意见
项目办意见

年 月 日

年 月 日

年 月 日

填写说明: 1．编号由某方实施团队分配并填写; 2．申请时间和最晚结束时间填”200X年X月X日”; 3．变更对其它模块的影响分析由**方填写; 4．申请人完成电子版后抄送给项目办备案。
附件5:
产品安装确认单
编号: CW1- -05-xxx
单位名称:

产品名称:

产品版本号:

安装人员:

联系 方式:

数据服务器
配置
CPU___________(G) 内存________(G) 硬盘________(G)
网络
□ 10M □ 100M □ 1000M □ 其它_____________
操作系统
□ Win □ Win 版本_____________
数据库
□ SQL Server □ Oracle 版本_____________
应用服务器
注意: 若单服务器应用, 可不填此栏
配置
CPU___________(G) 内存________(G) 硬盘________(G)
操作系统
□ Win □ Win 版本_____________
客户端
数量

配置
CPU___________(G) 内存________(G) 硬盘________(G)
(以占多数的客户端配置参照填列)
操作系统
□ Win98 □ Win □ WinXP(家庭版/专业版) 版本_____________
安装产品模块名称

签字确认
实施方负责人意见
**方负责人意见
项目办意见

年 月 日

年 月 日

年 月 日

附件6:

问题记录单
编号: CW1- -06-xxx
提交日期
提交人

出现问题单位
问题类型

□ 程序BUG □需求 □系统环境
□ 其它________________________
问题描述:

问题解决方案

实施单位调度组长: **方实施顾问: 监理方代表:

日期 : _______ __ 日期 : ____________ 日期 : ______________

附件7:
程序升级更新记录

编号: CW1- -07-xxx
一、 基本信息
执行责任人名称

执行单位名称

软件名称及版本

更新形式
( 注: 此处描述是补丁下发、 程序更新还是版本升级)

二、 更新前系统描述( 简要描述)

三、 更新后系统运行状态
注: 若更新完毕后系统故障解决且没有带来其它新故障, 则此处填写”补丁更新正常”。若出现其它故障请简要描述。

实施方负责人意见
**方负责人意见
监理方意见
项目办意见

签字:

年 月 日

签字:

年 月 日

签字:

年 月 日

签字:

年 月 日

附件8:
实施工作量确认表
编号: CW1- -08-xxx
阶段名称: 实施单位:
日期
具体工作内容
实施人员
开始时间
结束时间
地点
工作小时数

实施单位实施代表: **方实施顾问:

日 期 : ___________ __ 日 期 : ___________________

填报说明: 1．本表填写本着客观真实的目的, 以连续工作时间为准, 不连续时间分段填写。2．不同实施人员分别填写。3．最终确认签字能够**方实施小组负责人签字。4．工作小时数折合为人天数时由双方总部项目组根据地点、 路途等具体情况商定。

附件9:

培训计划表
编号: CW1- -09-xxx
培训主题

培训类型
□面向最终用户 □面向关键用户 □面向系统管理员
发起部门

组织者

培训时间

培训地点

培训目的

培训对象
( 参加人员)

培训内容

环境条件
□投影系统 □讲义( 纸质) □联网支持 □录音 □
项目办
意见

项目主管 年 月 日
效果评估
意见

负责人 年 月 日

填写说明: 1．编号由本单位项目组分配并填写; 2．培训时间填”200X年X月X日, 上( 下) 午X点至X点”; 3．培训类型和环境条件用粗体字来标识; 4．由组织者填写、 培训结束后将电子版抄送给本单位项目办备案。

附件10:
培训反馈表
编号: CW1- -10-xxx
培训主题

授课讲师

听课时间

听课地点

所在单位

所在部门

总体评价
□很差 □差 □一般 □好 □很好
培训内容有用程度
□很差 □差 □一般 □好 □很好
讲师讲解清晰程度
□很差 □差 □一般 □好 □很好
培训内容难易程度
□容易理解 □由部分内容不易理解 □难以理解
培训内容的优点和不足之处
优点:

不足:

对项目培训的意见和建议

学员 ( 能够匿名) 年 月 日

填写说明: 1．本表由组织者在培训过程中发给参加培训的学员并由学员填写, 培训结束时请学员交还给组织者; 2．听课时间填”200X年X月X日, 上( 下) 午X点至X点”; 3．组织者对所有反馈表进行统计评估后将培训反馈表作为培训计划表的附件与其装订在一起提交给项目办备案。

附件11:
培训考核记录单
编号: CW1- -11-xxx

培训单位 培训内容 培训时间
序号
单位
姓名
成绩
填空
单选
判断
简答
平时成绩
总分
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

统计单位: 统计人: 统计日期
附件12:
单套预验收确认单
编号: CW1- -12-xxx
基本信息
验收单位名称

安装产品名称

版本号

系统中管理的单位名称列表
单位账套的编码
单位名称

业务功能使用情况
模块名称
是否使用
应用情况说明
客户化平台
( 基础设置)

实施方负责人意见
**方负责人意见
项目办意见

年 月 日

年 月 日

年 月 日
附件13:
单套终验确认单
编号: CW1- -13-xxx
基本信息
验收单位名称

安装产品名称

版本号

系统中管理的单位名称列表
单位账套的编码
单位名称

业务功能使用情况
模块名称
是否
使用
应用情况说明
客户化平台
( 基础设置)

实施方负责人意见
**方负责人意见
监理方意见
项目办意见

签字:
年 月 日

签字:
年 月 日

签字:
年 月 日

年 月 日

填报说明:
1． 基本信息
² 验收单位名称: 实施验收单位的全称。
² 安装产品名称: 验收产品的名称, 如”×××”。
² 版本号: 验收产品的版本号, 如”×××”。
2． 系统中管理的单位名称列表
在此项中应列举出使用验收产品所管理的所有单位。其中, ”单位编号”应填写软件中单位账套的编码, ”单位名称” 应填写在软件中单位账套的名称。
3．业务功能使用情况
² 模块名称: 验收单位所使用的模块。
² 是否使用: 相应的模块在验收单位是否使用。若使用则打勾、 若未使用则空白即可。
² 应用情况说明: 相应的模块在验收单位具体使用情况的描述。