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办公自动化系统设计方案 56 2020年4月19日资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。云南省广播电视厅办公大楼办公自动化系统设计方案云南省广播电视厅办公自动化系统 1.1 项目设计方案综述本方案在应用软件设计上注重逐步实施的策略, 先由日常办公业务功能为主, 不断增加各种信息的发布、整理基础上, 增强包括辅助决策的建设, 在数据库系统软件选型方面, 在满足现有应用的基础上, 注重以后对数据仓库方案的支持和避免重复投资, 选择了SQL SERVER。本方案选用Lotus Notes作为内部网群件平台。本方案最大的篇幅集中在应用系统的开发方案上, 主要的技术路线是以分阶段扩展系统的思路展开设计, 一期工程主要完成云南省广播电视厅办公业务处理自动化以及信息服务和后勤管理的部分内容; 实现有限度的办公信息和业务数据共享。 1.1.1 系统结构设计云南省广播电视厅的办公自动化系统以Browser/Server作为整个系统的基本模式, Browser/Server结构是现代计算机系统中主流高效率的体系结构, 也是一个低成本的体系结构, 更重要的是它还是一个开放的体系结构。在本系统结构设计中, 应着重体现Browser/Server的服务模式, Browser/Server是当前Internet/Intranet所提供的基本服务模式, 同时也是在本系统结构设计中所采用的模式。由于在系统中采用了Intranet技术, 因此整个系统对于网络用户来说是一个统一的整体, 用户无需了解和安装各种网络应用软件子系统, 就能够经过超链接查询网络上的所有资源( 包括各种文本、数据库、多媒体数据等) 。 1.1.2 群件平台选型群件平台是作为云南省广播电视厅办公自动化的平台, 本方案选择Lotus Notes为群件平台。Lotus Notes是Lotus公司推出的软件开发产品, 该产品采用先进的技术, 不但能够对传统文档数据进行管理, 而且能够对图形、图象、声音等非结构化数据进行管理。Lotus Notes是群件平台的软件系统,能够经过网络将位于各个的机构联合起来, 组成一个紧密合作协调工作的环境。Lotus Notes作为先进的通信处理软件和群件产品, 全面实现了对非结构化信息的管理和共享。 Lotus Notes作为工作流平台和文档管理服务器具有如下优点: 1、 Lotus Notes是一个文档数据库管理系统, 文档数据库的最基本元素就是文档, 而Notes文档能够同时包含结构化的和非结构化的信息。因此, Lotus Notes能够存储和管理类似文档这样的非结构化数据。群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息, Lotus Notes的复制机制可使所有成员的信息保持同期更新, 能够采用双向复制、客户端复制、选择复制和后端复制等. Domino提供Domino Connect应用程序, 经过HTTP、 ODBC和SQL, 能够直接存取和修改存储在其它的非Notes的关系型数据库中的企业数据。Domino Connect包括Lotus Notes Pump, 提供与Sybase、 Informix、 Oracle以及与ODBC兼容的数据库之间进行大宗数据交换和同步的数据分布式服务。 2、 Lotus提供的Component是一种Active X控件, 能够将这些控件与Notes文档集成在一起使用, 创立电子表格、绘图、图形、图表以及产品一览表。经过Notes客户机与办公室组件( 如Microsoft Office、 IE) 的集成, 可使用户在使用Notes文档安全性和传递特性时, 能够同时使用熟悉的字处理软件工作。 3、 Lotus Notes平台包含一个集成的开发环境, 为不同层次的用户提供了丰富的开发工具, 以实现企业的战略级解决方案, 具体经过: Notes设计、 Notes开发工具、 DBMS集成、 API接口实现; Notes 支持广泛的网络协议: TCP/IP, HTTP, NetWare, IPX/SPX, AppleTalk, NetBIOS/NetBEUI, X.25, SNA, Banyan VINES; Lotus Notes是独立于平台的群件平台, 几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议; Lotus Notes的主要特点: 文档数据库系统 Lotus Notes是一个分布式的多媒体文档数据库管理系统。Notes数据库的基本元素就是文档, 它能够同时包含结构化和非结构化信息, 能够用于高效地存储、传播、分配和管理如表格( 可能是从某个关系数据库或电子表软件中得到的) 、文本、 WWW的页面、图形、 OLE 对象, 或者象扫描的图象以及传真件、声频或视频信号这样的多媒体信息。这使得Notes能够成为企业信息管理的基本平台, 成为企业的信息存取中心。 Lotus Notes内置的全文搜索引擎, 能够允许用户按自己设置的查询条件对文档进行索引和查找。Notes将符合条件的全部文档按相关次序或用户预设的次序显示出来。为记录不同用户对同一Notes文档所作的不同修改, Notes 提供了版本管理功能。自动的版本记录能够在同一表单中实现, 每一个编辑或被视为一个主文档或被视为对原文档的应答。这样, 一个用户对文档的修改不至于被另一用户的修改所覆盖。Notes的版本管理足以适应各类工作组的需要。 Lotus Notes也是一个基于超文本的系统, 因此Notes文档中能够包含一个指向任一文档的指针, 后者能够位于任何一个Notes数据库中, 甚至还能够位于WWW上。用户操作时只需按一下鼠标就能够直接存取所链接的信息。邮件和通信机制作为工作流应用系统的关键成分和工作组日程规划和进度安排的平台, Notes 邮件处理和通信机制具有重要的作用, 它既能够用于个人之间的通讯, 也能够用于支持工作组成员的协同工作。 Lotus Notes给初学者提供了一个非常简单易学的邮件系统, 它也可使熟练用户快速地调用邮件管理工具来处理和组织大量的邮件。Notes 邮件系统包含了有力的邮件编辑能力, 支持创立格式文档, 能够用字型、色彩和众多的格式属性修饰邮件。 Lotus Notes还能够提供给用户以直观和高效的协同工作手段和工作流支持。例如, 创立了供评议的文档后, 能够向所有的评阅者发一个邮件使之包含一个指向评议文档的文档指针。评阅者收到邮件后, 只需在文档指针上击鼠标就可调出该文档。这样, 每个人看到的都是同样的文档, 而且是最新版本。而且, 假设24小时以后, 某些文档未被处理, Notes将能够自动向主管或上一级领导发邮件告知此事。复制群件平台的一个最基本的特征就是支持工作组成员跨越时空界限共享信息。工作组成员常常分布在不同的岗位, 有时甚至跨越了省、市和国家。为了支持本地成员方便、快捷和经济地访问数据, 每一个工作地点一般都需要配置本地服务器。群件平台利用复制技术将位于远程( 例如北京) 服务器上的数据库”拷贝”到本地( 例如上海) 服务器上。无需上海的用户连接到位于北京的服务器上, 复制技术即可使她们保持信息的同期更新。在功能和效率方面, Notes的复制技术是无可比拟的, 其特征表现在以下几个方面: 双向复制、高效、客户端复制、选择复制和后端复制。安全机制许多企业正在构建自己的包容企业各个部门乃至供应商和客户的群件应用系统。尽管个人、部门和整个企业都已认识到信息的宝贵价值和专有性, 但商业上的竞争环境迫使机构必须打破原有的界限, 在企业内和企业之间共享更多的信息, 只有这样, 才能缩短处理问题的时间, 而且在协同工作的环境中孕育出更多的革新和创造性。这样, 系统的安全性就显得尤为重要。在这方面, Lotus Notes提供了坚固的安全措施以保护关键的商业数据。Notes经过提供四级安全措施: 验证、存取控制、字段级加密和电子签名来保障系统的安全性。验证: 验证是保障某一用户身份被可靠认定的手段。在Notes中, 验证过程是双向进行的:服务器要检验用户的身份, 用户也要检验服务器的身份。无论何时用户和服务器或两个服务器之间开始通讯之前, 系统都需要进行验证。存取控制: 存取控制表( ACL) 规定了什么人能够以什么方式( 例如, 创立、读、写、删除等) 访问什么样的资源。ACL 控制的资源包括服务器、数据库、数据库内的文档和文档的字段。字段级加密: 有时用户需要将文档的某些字段与一部分用户共享而限制另一部分用户对这些字段的访问。加密采用了编码技术使得非授权用户无法理解该文档相应字段的意义。电子签名: 用户希望她们收到的邮件确为邮件上的作者所发出, 电子签名能够确保这一点。这是一种用户对用户的授权机制。这种机制还保证了邮件在传输过程中未被篡改。对Internet的支持 Notes同时也是一个完备的Internet应用平台。Notes当前采用SMTP/MTA附加软件来提供与其它基于Internet的电子邮件系统互换信息。这样就能够用Notes邮件系统直接接收或发送Internet邮件。利用Lotus提供的InterNotes Web Navigator, Notes用户能够对Internet上存在的大量信息进行有效的访问。作为群件产品, Notes和InterNotes Web Navigator自然而然地从群件的角度开发Web浏览器, 把原本是属于单个产品的功能转换成群件的整体功能的一部分, 比如提交和传送( 通信) , 研讨数据库和资料数据库的共享( 协作) , 以及客户代理与应用开发( 协调) 。就象其它的Notes应用一样, InterNotes Web Navigator 也充分支持无连接使用。利用InterNotes Web Publisher, 用户能够很方便地将Notes数据库中的数据发表到Internet上。特别是随着Notes Domino的推出, Notes即可直接作为一个Web服务器, 从而使得Notes与Internet能够更好地相结合。跨平台的支持在当今形形色色系统环境并存的情况下, Lotus Notes 的显著特征在于它对多平台的支持。所有的Notes Client, 无论其运行在什么环境下, 均能访问所有的Notes服务器, 与它们交换信息、发送或接受邮件、并使服务器完成其所有的功能。这样, 一个Notes应用程序不需任何修改即可在各种平台上同时运行。 Notes几乎支持业界所有主流的操作系统和网络协议。能够运行Notes Client 的操作系统包括: Windows, Windows 95, Windows NT, OS／2, Macintosh, UNIX; 能够运行Notes Server的操作系统有: Windows 95, Windows NT, OS／2, Novell NetWare, UNIX; 上述UNIX包括: IBM AIX, Sun Solaris, HP－UX。Notes支持广泛的网络协议: TCP／IP, HTTP, Banyan VINES, IPX／SPX, AppleTalk, NetBIOS／NetBEUI, X.25, SNA等。 1.1.3 办公工作流程实现功能办公工作流程系统完成如下的功能: 电子邮件及日程安排事务处理办公工作流程, 如: 文件会签、会议管理、发送通知、办公室通知和签报。人事管理信息查询( 包括专用信息和公共信息) 个人电子秘书该系统的功能模块如下电子邮件系统办公工作流程系统提供了简单易学的收发电子邮件的环境。用户间可相互传送任何类型和任意长度的信息( 如文本、二进制、图形、图像及声音文件) 。可对邮件电子签名, 加密发送, 并带有内置的地址名录, 可发送到一个或几个用户, 也能够全网广播发送。由于电子邮件系统是使用最为频繁的系统功能, 因此所有有关办公流程部分的数据传送都在电子邮件系统体现出来。例如, 会议通知即可在会议管理中查询到, 同时又能够在电子邮件系统中查询到。电子邮件系统采用简便图形方式, 邮件的收发不但仅是局限在Intranet上, 能够对联入国际Internet的任何用户收发邮件。该子系统可极大地方便局域网内工作人员之间的通讯, 它具有如下的一些特点: 可传送文字、图片、声音等各种信息。图形化的界面简单、直观、易于操作。采用了客户机服务器结构, 确保了安全性。广告牌功能使得信息共享更加方便。可与其它基于SMTP/MIME的电子邮件系统交换信息。签报各部门传送到主管部门或领导等待审批的签报、请示、呈报、文件、合同, 经各级主管部门转发审批, 以发文的形式通知相关部门, 并将审批结果通知呈报人。拟稿: 单击”创立新签报文挡”按钮即可起草一份签报文件, 编辑过程中只对拟稿人可视提交: 拟稿人认为文件不需要再近一步修改, 可经过按”提交”按钮来发送给审批人, 系统自动给审批人发送邮件, 通知她有签报文挡要处理审批: 审批人能够经过邮箱打开该签报文挡, 也能够经过进入签报库后打开该签报文挡。打开该文挡之后, 经过按下”审批”按钮, 审批人可输入审批意见。审批人可为一个或多个。审批结束系统自动通知拟稿人。归档: 审批结束, 系统提示归档, 可送档案室或本部门归档。实际工作流程见下图: 文件会签文件会签系统提供办公活动中的文件审批会签功能, 即各部门联合签署一份文件。申请部门只需按”创立新会签文件”按钮, 填入所需会签的文件内容, 然后选择会签部门, 如部门B、部门C等, 即起草完一份会签。按”提交”按钮即可完成会签文件的发送工作, 文件会自动发送到所需审批的部门。另外, 拟稿人能够改变审批。审批部门立即会接收到一个电子邮件, 经过双点图标便可直接进入待审批的文件。这时该用户只需按同意或不同意按钮并输入其意见与建议就可完成工作。当然, 也可对所需审批的文件做修改, 这时系统会自动对原始文件进行备份以供将来核查。审批结束可归档, 如需发文可经过”创立发文文挡”按钮来发文; 如需增加阅读人员, 可经过”增加可阅读该文挡的人员”来实现。实际工作流程见下图: 发文本模块主要用于银行内部往来文件管理。拟稿: 由各部门创立一个发文文档, 按照提示的格式输入相应的内容, 如不提交拟稿人仍可修改。申请文号: 文件拟定后, 按”申请文号”按钮从办公室申请文号。系统提示选择分配文号人员, 然后自动以发送给相关人员。如需领导审批的, 则暂不分配文号而报领导批示, 领导批阅后再分配文号。发文: 文号申请到之后, 按下”发文”按钮, 系统自动通知所有人。实际工作流程见下图: 日程安排日程安排管理的数据来源主要是两个方面。一个方面是人工手工输入。另一个方面是从其它的管理系统自动获得, 如会议安排发出后, 相关人员的日程安排系统中会自动生成有关该会议的日程安排。会议管理会议管理系统提供一套自动化的会议通知安排及存档等管理功能, 该系统包含会议申请、会议安排、会议通知、会议查询等模块。该系统是基于多媒体应用进行开发的, 可经过触摸屏进行查询, 并能够记录重要领导讲话的录音供与会者查询。组织者经过创立一个会议文档输入主持人、参加人、开会时间、地点、会议主题等提出一个会议申请, 报请主管部门和人员批准。然后按一个按钮系统就会给每一个相关人员发送一个电子邮件, 通知本次会议情况, 其中注明是否紧急。收到会议通知的人员应发送回执给组织者, 同意参加会议的人员名单自动转入会议安排模块。会议安排模块对外地与会人员安排房间并登记返程时间, 并提供查询功能。会议纪要与查询模块会根据会议的情况, 经过组织者将会议纪要发布, 供与会者查询, 或打印发给与会者。会议结束后, 整理成会议文档进行归档处理。意见与建议收集有建设性的意见和建议, 供领导决策使用。可就工作、休闲、娱乐等主题进行讨论对感兴趣的主题可经过”答复”的按钮输入自己的意见通知与布告通知及布告系统是由行政或业务部门发给所有内部人员、会员或某几个部门或某类人员的信息公告。经过”创立通知与布告”按钮来创立一份布告, 填写相应的内容编辑完成后, 单击”通知”按钮即通知所有用户人事管理人事管理系统可记录职员的姓名、部门职务等方面的基本信息, 还可记录职员的考勤、薪金状况以及发送各种通知。具体分为以下内容: 职员人事状况表、职员考勤记录、薪金一览表、人事事务管理( 发送各类通知) 。人事管理信息由主管人事的人员进行登记与修改维护。人事信息除了常有的信息外, 还能够放入每个人的照片及一段讲话录音, 还能够将人员的照片、简历及各种证书扫描录入。系统可经过按名称、按部门、按职务、职称、年龄、按学历排序等各种排序方式以方便人事部门的查询。职员人事状况表该数据库功能概要根据《企业员工履历表》、《个人履历表》、《职员花名册》及《人事资料》合并而成。考勤管理该数据库功能概要考勤系统能够帮助管理部门管理各部门人员的出勤情况。该系统能够自动记录每名员工的上下班时间, 并能够根据员工的姓名、部门、职工号、日期等条件进行查询。该系统经过IC卡自动进行考勤登记, 经过计算机的处理, 能够按月把出勤情况经过网络自动报送给管理部门进行考核。薪金一览表该数据库功能概要: 记录职员的薪金概况。人事事务管理该数据库功能概要根据《工资调整通知单》、《试用通知书》构成。该库主要处理有关向职员发出通知方面的内容。各通知包括: 《工资调整通知单》、《试用通知书》。主管部门人员有权填写通知单, 选择接受人后即可直接将通知发送给相关人员( 部门、本人等) 。通知在主管部门存档以便日后的查询。注: 有关职员的申请部分和其它形式的通知书( 包括《离职申请书》、《职员请假书》、《职员出差单》、《聘用通知书》、《职员调动通知书》) , 因涉及到部门及主管领导的审批, 因此在公共的工作流程部分作统一处理。专用信息办公工作流程系统每天从将数据取到信息数据库中, 能够按日期, 下属单位查询历史数据, 并生成图表, 供相关部门决策分析。证券行情可查询证券即时行情及历史行情数据。下属单位信息存放下属单位数据, 由企业负责建立并维护, 下属单位信息除了常规的如下属单位名称、地址等之外, 还能够将下属单位的一些图像信息等证照扫描后以图像存储在数据库中。相关部门能够按下属单位名称、地址、信用等级等进行查阅。意见与建议收集来自各部门职员和下属单位单位的意见和建议, 广开言路, 促进发展。国家政策法规存放本单位法规文件及国家相关的法规文件。法规文件由单位法规部负责建立并管理。单位的内部员工及下属单位可按法规名称、主题词和类别等进行查阅, 并可进行全文检索以定位法规条款。信息反馈由下属单位直接录入或企业在听取了下属单位的意见后录入, 相关部门能够按下属单位名称, 意见类别, 时间分别查阅, 并可加上对反方意见的处理结果提交给下属单位。公共信息由相关部门从各种渠道收集信息录入, 也能够从Internet上将相关信息直接取到该数据库中。下属单位及相关部门能够按主题词, 时间分类进行查询, 也能够进行全文检索以直接定位查找的信息。 1.2 开发工具以Lotus Notes、 Visual Basic、 Visual C++ 作为主要的开发平台和工具。结合HTML语言、 Java语言。 1．3 功能模块简介 1．3．1 个人办公功能个人办公是办公人员处理个人事务的系统, 是用户开始日常办公的工作平台。基本功能包括: 电子邮件( 包括收件、发件、邮件提醒等) 通讯录日程安排记事本信息制作工具集成插件 1．3．2 公共办公功能公共办公支持用户进行公共事务的处理, 包括参加各种讨论、发表公告、投稿、到各部门查找信息、填写各种办理单等等。为了便于所有的用户参与, 公共办公中的功能采用WWW浏览器实现。公共办公页面也能够设计成具有企事业单位个性风格的主页。 (1)组织机构组织机构模块利用树状结构描述用户的组织模型。每个部门都能够建立自己的主页( 介绍部门情况) , 在本系统内发布自己的部门信息( 提供部门资料) 、建立自己的WWW信息查询站点、连接到部门特有的业务系统、建立部门信息咨询窗口等等, 包括各种与部门相关的应用。例如: 财务部能够在自己的站点上提供财务报表、提供财务咨询服务、允许用户填写借款单等等。用户能够利用本系统建立起一个网上虚拟组织, 它与真实的用户组织机构一样。每个部门都能够在自己的站点上提供部门特殊的信息和服务。当其它用户需要查询某个部门的信息或要求某种服务时, 她只需要沿着这个虚拟系统找到相应的部门, 就能够查找相应的资料、或进行咨询、或进行业务操作( 如填写借款单) 。由于本系统把管理权限交给了具体的部门, 因此每个部门都能够在自己的权利范围内发布各种信息、而且用户能够经过超链接把具体的业务系统挂接到WWW上。在系统运行的过程中, 用户还能够随时连接上新开发的功能模块。因此, 系统具有良好的生长性、可扩充性、易用性。组织机构中还包含人员信息, 人员信息能够由管理员维护, 也能够由用户个人维护。人员信息管理除提供人员基本信息, 如工作部门、职位、办公电话、邮件地址等的维护外, 还提供个人Internet口令维护和短信息个性化服务设定等功能, 同时, 组织机构的人员信息还能够和服务器的注册用户同步。 (2)电子论坛电子论坛用于大家经过计算机网络, 对某一议题自由地发表看法、进行提问和解答、收集某一方面的意见等。由于中国用户计算机的应用水平还不是很高, 一般在单位内部很少能用起来, 只有在计算机非常普及的情况下, 用户才习惯于在网上讨论问题。但电子论坛能够用来在单位内部收集各种意见, 如意见箱、民意调查等, 或用来做问题咨询、疑难解答等。结合组织机构, 每个部门还能够建立自己部门的电子论坛, 用于在部门内部进行讨论。 (3)电子公告牌公告牌是一个应用得比较广泛的功能, 用于在单位内部发布各种通知、通告等。经过设置系统的权限, 能够对特定的客户群发布各种社会、经济、金融信息等。如果结合组织机构系统, 每个部门还能够建立自己部门的公告牌系统, 用于在部门内部发布公告。例如: 新闻视点、广而告之、公告栏等。 (4)信息采编信息采编用于采辑各种信息。它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。在信息采集系统中, 各分支机构、横向平级单位、下级单位或其它作者, 把要发表的信息经过网络( Lan、 Wan) 传送到信息采集数据库中, 管理员对信息采集数据库中收集到的信息进行汇编整理, 并对信息的发表和采纳情况进行登记, 最后能够形成刊物在网上发表。 (5)电子刊物电子刊物系统用于各种电子刊物的编辑、出版、发行。它在各政府机关、企事业单位都有很大的作用。在电子刊物系统中, 信息的来源能够是信息采编系统、也能够是用户输入的各种信息、或者是从其它电子新闻中收集来的信息, 最后形成一期刊物, 在网络上公开发行。结合组织机构系统, 每个部门还能够建立自己部门的电子刊物, 用于发表本部门的刊物。例如: 项目管理部能够建立质量跟踪周报、财务部能够建立财务月报、市场部能够建立市场快讯等等。 (6)信息上报在实际工作中, 下级单位要经常向上级单位或领导报送资料, 为此我们专门提供了一个信息上报模块, 经过此模块能够实现信息在上下级部门或平级部门之间的流动, 帮助领导简单快速地找到所需要的信息。 (7)资源管理提供企事业内部各种共享资源( 如会议室、汽车、房间等) 的预定、审批、使用和统计。避免共享资源的冲突, 合理安排资源的使用。 (8)会议管理无论在政府机关还是企事业单位, 会议都是日常办公的一个重要组成部分。会议管理模块能够帮助用户起草会议计划、安排会议、发放会议通知以及在会后整理会议记录等等, 极大地方便了用户办公。工作流系统在日常工作中, 工作流是无处不在的。如收发文、会议纪要、设备申报、月度工作计划等。我们对工作流的定义是, 工作流是对企业( 或政府) 的功能和运行规则, 经过与组织机构/岗位角色的对应关系, 用图形化的方式, 来描述企业( 或政府) 的运行过程, 并对过程的运行提供办理、监督、控制和跟踪的手段, 规范企业( 或政府) 的业务过程, 提高办事效率。工作流系统的目标不但仅是处理过程, 也不但仅是使事物从一个地方流到另一个地方, 而是着眼于管理和引导作业环境如何运作的规则与过程。经过采用计算机化的工作流程解决方案能够帮助人们把作业环境规范化, 减少失误与重复劳动, 缩短办理周期, 提供过程优化的依据, 从而达到提高效率和科学管理的目的。我们提供的是一个通用的、面向组织与角色的、符合国际工作流管理委员会( WFMC) 标准的工作流系统, 借助系统提供的可视化流程定义工具, 用户能够根据实际情况定制本单位的工作流程。它不但支持常见的标准公文如收发文的办理, 还支持其它各种较规范的流程, 如财务借款、报销、出库审批等流程。所有的办理过程均能够经过WWW Browser进行。文件管理文件管理实现各种公文的分类、归档、存储、编辑、查询、打印。其中各类公文需具有相应的统一格式和保密级别; 对于原有的纸质公文, 则可经过手工录入和OCR技术相结合, 将其转入公文管理系统进行分类归档, 以供查询; 相应公文的查询和打印只有具有相应权限的人员才可执行。地理信息查询系统地理信息查询系统给用户提供了一种非常方便直观的信息查询手段。经过WWW浏览器, 用户能够按照各种图形的直观指示, 方便地查询到自己所需要的各种信息。例如: 能够按照各部门在企业的布局图查询各部门的信息, 也能够按照地图查询各分支机构和办事处的信息等。地理信息查询系统分为两个重要的组成部分: 采用Visual C++开发的地理信息制作工具、采用Java开发的地理信息浏览小程序。经过地理信息制作工具, 用户能够利用各种图形生成地理信息查询文件, 然后把这些文件放到HTTP服务器中, 即能够经过WWW浏览器进行查询。公共信息查询公共信息查询系统包括各种公共信息( 时刻表、法律法规等) 、经济信息( 经济要闻、财经报道、金融信息、股市行情、经济法规等) 、新闻信息( 重要政治新闻、国际动态、新华社消息、环球信息等) , 这些数据库基本都是比较简单的文本数据库( 或者能够当成文本数据库来处理) , 对计算能力的要求不高, 能够用Lotus Notes来管理, 利用批处理方式进行录入, 而且Lotus Notes支持WWW操作, 能够非常方便地提供WWW查询功能。信息查询的基本模块: 电子书库年鉴会议记录人事管理名片管理政策法规国土资源企业名录时刻表邮政编码地方志部件管理部件管理模块是Universal Office系统的一个核心模块, 主要提供对Universal Office系统所有模块进行管理及发布的功能。经过部件管理, 用户能够完全根据自己的需要和实际情况对系统主页面进行定制, 设计出具有本行业特色的界面, 可定制部分包括页面标题、 LOGO、页面背景、系统菜单、分类菜单、权限设置等等。部件管理模块能够根据所设置的权限, 按照用户的不同身份动态地组织Web页面。同一个模块能够生成不同的应用, 如电子论坛能够建立问题讨论、疑难解答、电脑园地、电子论坛等等; 公告牌能够建立新闻发布、每日快讯、公告牌等等。短信息收发系统该系统主要为在外出差的用户提供方便, 当用户外出时, 由于客观条件的限制无法及时连到内部网上办公, 如果此时有重要的公文需要办理或内部网上发布了重要的信息, 往往由于不能及时得到信息而延误工作。经过Universal Office5.0中提供的短信息收发系统, 用户能够方便地设定自己所需要的短信息服务内容, 如邮件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等, 外出时, 一旦有上述信息到达, 即可在手机上收到该信息的提示以及内容摘要。技术特点全面支持ＷＷＷ操作 Universal Office 5.0中的所有模块都支持WWW操作, 用户使用浏览器即可在桌面环境下办公, 符合当前的瘦客户机的趋势。整个系统界面友好、美观, 使用方便, 大大降低了对使用者计算机知识的要求, 特别适合于政府机关和大型企业单位的信息系统建设。另外, 由于把用户所有的应用都统一到了WWW界面上, 使得系统非常易于安装和维护, 当软件需要升级的时候, 管理员只需要在服务器上进行升级, 无须在客户端安装额外的软件, 极大地减少了系统维护的工作量。部件化的管理思想 Universal Office 5.0充分体现了部件化的设计思想, 支持模块的热插拔, 同一个模块能够生成多种不同的应用, 如电子论坛能够建立问题讨论、疑难解答、电脑园地、电子论坛等等; 电子公告牌能够建立新闻视点、广而告之、最新消息、公告栏等等。采用文档型＋关系数据库的信息管理模式在Universal Office中, 既能够存储大量结构化数据, 方便信息分析与决策, 又能够使用企业信息的多媒体特点和实现自动工作流的功能。两种数据库的共同优点能够覆盖企业多媒体信息系统的绝大部分功能点。系统具有良好的跨平台特性由于采用了Lotus Notes、 Java等编程技术, 系统能够在很多流行的平台上运行, 特别适合于异构型的网络。设计中考虑了多种网络安全技术经过采用防火墙、加密、设置口令、设置权限等手段, 充分保证了系统中数据的安全性, 阻止各种非法的入侵和故意的破坏。既能够保证企业内部正常的工作流程, 防止外界非法入侵, 又为企业内部网的使用者提供了访问外部信息的手段。能够方便地挂接各种业务子系统在大多数情况下, 用户都会有自己的业务系统, 因此需要提供一种能够方便地接入各种业务系统的手段。在Universal Office中, 用户就能够方便地接入自己的业务子系统和扩充系统功能,例如各种人事管理、财务管理、后勤管理、装备管理等等。而且由于接口开放, 用户能够在现有系统的基础上自己增加新功能。功能特点用户能够自定义主页在Universal Office5.0 中, 用户完全能够根据本单位的需要和实际情况设计出具有本单位风格和特色的主页, 可定制的内容包括页面标题、 LOGO、页面背景、系统菜单、分类菜单、权限设置以及各子模块的导航器等等。提供短信息服务短信息服务能够满足用户移动办公的需要, 当用户外出时, 系统能够按照用户以前设定好的服务内容为用户发送各种消息和提示, 如邮件信息、日程安排等。可视化、全功能的工作流系统 Universal Office5.0 工作流系统具有以下几个突出的特点: 符合WFMC标准在工作流系统的设计和开发过程中, 我们仔细参照了工作流管理委员会制定的工作流标准, 系统中采用的概念以及提供的各种接口均符合工作流标准。简单易用的图形化过程定义工具和组织机构定义工具我们提供的图形化过程定义工具和组织机构定义工具能够使用户在简单的拖拽中轻松地完成流程定义和组织机构定义。在过程定义中用户还能够使用已经定义好的模板快速生成过程, 另外系统还设有合法检查功能, 帮助用户定义规范的流程; 组织机构定义中以树状结构来描述组织机构, 并有规则排列的功能, 使用户定义的组织机构中的层次关系一目了然。支持全功能工作流程 Universal Office5.0工作流系统支持各种复杂业务流程。除支持顺序、并发、分支、子过程等基本流程外, 还能够实现按条件流转、分发、传阅、阅知、特送、等专业功能。可视化流程监控和动态配置管理员能够随时对当前正在运行的业务流程进行图式化查询, 并能够在流程运行图上针对控制需要进行相应的修改, 所做改动将马上反映到正在运行中的业务流程中, 而不影响基于同一过程模板创立的其它流程。功能丰富的个人办公系统在个人办公室中, 集成了Lotus Notes/Microsoft Outlook的电子邮件功能, 提供收件箱、发件箱、日程安排、通讯录、记事本、新建邮件、以及邮件自动提醒等功能。与MS Office无缝集成用户能够经过安装MS Office插件方便地发送和上载MS Office文件。例如把Word、 Excel、 PowerPoint文件在MS Office界面中作为邮件直接发送、或直接上载到电子公告系统中。支持手写笔和痕迹保留公文在流转审批的过程中需要保留修改的痕迹, 我们为用户提供手写笔批注和键盘批注两种方式, 实现审批过程中的痕迹保留。 Universal Office可集成的软件模块集成指标分析系统集成综合查询系统集成Universal FM/GIS 集成超级电子档案( SEAS) 集成Microsoft Net Meeting 其它可集成的软件包括: 文档管理: SEAS -AMS 5.0, WEBAQS 5.0 基于GIS的设施、设备管理: Universal FM/GIS 连续媒体服务: OpenVideo 视频会议服务: Netmeeting 搜索服务: MS Site Server 代理服务: MS Proxy Server 防火墙: Net Eye 语音和手写输入服务: IBM Via Voice、汉王/慧笔密件传输服务: SecureExpress SEAS 综合文档管理系统 SEAS ( Super Electronic Archive System。--超级电子文档系统) 是由沈阳东大阿尔派软件股份有限公司( 以下简称为东大阿尔派) 研制开发的。它是专

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