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东风汽车供应商管理实施细则

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2020年5月29日
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东 风 汽 车 有 限 公 司
供应商管理实施细则〈修订版〉
采 购 供 应 部
供应商管理实施细则

1.主题内容与适用范围
1.1本细则规定供应商管理中的具体实施过程和手续。
1.2本细则结合东风有限公司所倡导QCD+S(Quality + Cost + Delivery + Service)管理的要求,对供应商进行QCDS管理和KPI指标考核。
1.3本细则适用于东风汽车有限公司汽车协作配套产品合格供应商目录中的所有供应商。

2.术语
整改通知、亮牌:对供应商进行产品质量、供货、服务等进行控制的办法。
供货管理:供货管理的内容包括:
交货量——少于计划数:短交; 超过计划数:超交。
交货期——提前交货; 逾期交货。
供应商未能按供货计划要求的交货期、交货量进行供货,较为重大的情况由各驻厂采购室提出由采购战略室对供应商执行相应处罚;其它情况各驻厂采购室按本细则执行,并将此信息传递到采购总部备案。
暂停供货:发生较大的供货和质量问题,对涉嫌的责任单位,采购供应部在能够在没有收到责任认定前,为了防止问题的扩大化,采购供应部自行决定停止涉嫌供应商供货改为其它供应商供应,并出示暂停供货通知。
追溯索赔:因供应商原因用户要求汽车有限公司赔偿的,汽车有限公司有权经过采购供应部向供应商追溯索赔。
份额调整:采购供应部结合供应商的综合评价和产品价格,核准供应份额在每月计划中体现。如果供应商在供货管理和质量方面出现较大问题和频繁出现小问题,采购供应部将降低该供应商的份额。如果供应商的供货和质量方面有较好表现,采购供应部将适当提高供应商供货份额。
资格调整:采购供应部结合供应商实力和业绩对供应商进行等级划分,拥有高等级的资格的供应商在供货检验、付款方式、供货份额上拥有较多的优势,同时也有机会成为产品免检供应商。如果供应商在供货管理和质量方面出现较大问题或频繁出现小问题,采购供应部将降低该供应商的等级从而丧失资格优势直至开除供应商资格。
质量信息:质量信息本细则中特指为供应商提供的协作配套产品(采购件)的质量信息。包括进货检验信息、库存中采购件质量信息、生产中采购件质量信息、售后服务中的采购件质量信息。
采购纳入不良品率:
供应商的零部件从交付到公司,汽车有限公司在进货检验、加工、装配等环节发现并退回供应商的不良品件数,与交付的制定范围零部件的总件数的比率。
计算公式:
采购纳入不良品率=不良品件数÷本月入库件数×1,000,000ppm
采购供应部依据生产质量部当年的KPI指标,结合供应商实际的交货能力,落实到不同的类别产品的,制定不同类别的协配件采购纳入不良品率的指标。
资金索赔率:供应商的资金索赔率是指处理年度的索赔费用同在我公司销售额中所占的比率。结合公司年度KPI指标制定供应商的资金赔偿率指标。
批量质量问题:一次性在造成各种总成12辆份以上不合格的总成和零部件。
态度/沟通:采购部信息反馈数与发出信息总数的比率;改进项目措施实际完成数与到期应完成数比率。
超交:如果检验合格的数量大于供货计划数量的计为超交。
短交:如果实际供货数量或因为质量检验不经过同意让步接受的部分数量低于供货计划数量的情况,记为短交。
时间遵守率:指的是汽车有限公司要求的供应商交付零部件时间,即准时交付零部件的次数/计划交付次数×100%。结合公司年度KPI指标制定供应商的时间遵守率指标。
批量遵守率:指的是汽车有限公司要求的供应商交付零部件批量,即准时交付零部件的批量/计划交付批量×100%。结合公司年度KPI指标制定供应商的批量遵守率指标。
特定产品计划遵守率:指的是汽车有限公司要求的供应商按特定产品计划进度要求,完成的时间和数量满足率和试装经过率。实际完成期量/计划完成期量×100%。结合公司年度KPI指标制定供应商的批量遵守率指标。

3.供应商管理基本原则
3.1供应链管理原则
供应商作为东风上游供应资源,应该与东风供应链系统密切合作,并接受东风汽车有限公司对于上游供应链的管理。供应商应保证协配件产品质量,遵守准时交货的要求,保证对东风汽车和下游各级用户的及时服务,并根据自身具体的成本情况每年度降低一定比例的供货价格对下游用户实施让利。
3.2KPI指标分解与实施原则
采购供应部对供应商相关的QCDS能力指标进行调查,结合汽车有限公司年度KPI指标的计划,分解成为供应商的KPI(关键绩效指标)指标,按这个绩效指标对供应商进行书面要求,得到供应商的认可会签后,本年度按这个KPI绩效指标执行。完成预定绩效指标给与积分奖励,未完成将予以考核。

3.3为用户服务、生产现场服务的原则
供应商处理在生产现场和用户处的质量问题要积极配合,处理完后在按流程鉴定责任。

3.4自主管理的原则
本着强化供应商自主管理的意识,以零部件交、要货双方为赔偿机制的主体,明确双方的权、责、义务。

3.5区别对待的原则
等级供应商区别对待的原则;对供货单位因不可抗拒的外因造成的发交延误具体对待。

3.6一级追溯原则
采购供应部根据各种事实依据,向导致供货有问题或质量有问题的供应商直接(一级)提出索赔要求或执行相应处罚,由供应商自行决定向上游供应链追溯相关责任。

3.7可申诉原则
供应商接到采购供应部提出的索赔要求或执行相应考核处罚的通知时,能够出示相关证据向采购供应部申诉。

4.供应商管理细则

4.1供货管理
4.1.1供应商在同东风汽车有限公司签了<汽车协作配套产品采购通则>后,成为东风汽车的合格供应商,遵守<采购通则>中的相关条款,根据其中的第三章中”协配产品供货要求”中的规定供货。4.1.2供应商严格按汽车有限公司供货计划中明确的时间、数量、交货地点向汽车有限公司供应合同产品。
l 供货时间规定为采购员或检验员确定产品到达指定地点的时间;实际数量为供货计划中规定的数量。
l 如果实际供货数量或因为质量检验不经过同意让步接受的部分数量低于供货计划数量的情况,记为短交。如果检验合格的数量大于供货计划数量的计为超交。
l 驻厂采购室根据年度KPI指标中的交货时间遵守率、交货批量遵守率等指标,对供应商交货情况进行记录,每周向采购总部传递信息,以便备案对供应商进行管理。各厂采购室对供应商在一个月内出现短交现象两次或者单次短交数量比较大即低于实际要货数量的,驻厂采购室根据索赔考核规定中具体条款执行,并将此信息及时传递到采购战略室备案。
l 采购运营室收集供货管理信息对连续两个月中出现短交现象,提交采购战略室,采购战略室发整改通知要求整改、视情况考察供应商实际供应能力,并做供应商资格调整,进行亮牌直至开除供应商资格。
l 各厂采购室对供应商在一个月内出现两次超交数量超过实际要货计划的20%或其它影响到库存空间的情况,驻厂采购室执行索赔考核规定中具体条款,并将此信息及时传递到采购战略室备案。
l 采购战略室对供货管理信息中的供应商两个月连续出现超交现象或拒收滞留交货地占居汽车有限公司存放地一周以上的情况。采购战略室对供应商进行予以考核,或处罚性降低供货比例或暂停供货。

4.2供货质量管理
4.2.1用户使用产品质量信息。
l 市场营销部接到用户抱怨、索赔和投诉信息后,按照<质量问题处理规定>组织相关部门和人员分析处理,结论后反馈到生产质量部,然后转到采购供应部作为供应商质量管理依据。
l 采购供应部根据生产质量部<质量周报>和市场营销部转发的突发的采购件在客户处的信息中反映的采购产品质量情况,及时处理考评供应商质量问题,并登记汇总分析作为供应商质量管理依据。

4.2.2采购件进货检验验收信息、加工和装配信息、供应商交付产品后的服务评价信息,由各驻厂采购室根据外检班和各厂质检科的相关信息,按周反馈到采购战略室。日常发生的异常情况及时通知采购战略室,紧急情况立即报告。
l 进货检验反馈信息包括月份交付批次及数量、接收批次及数量、让步批次及数量、拒收批次及数量;按月统计对于单个供应商采购纳入不良品率,采购纳入不良品率分为A、B、C、D(分别指1000ppm以下, ppm以下、5000ppm以下、5000ppm以上)四个等级,其中重复发生保安项和关键项不合格(包括让步)的直接降为D等。
l 加工和装配过程反馈信息指产品在加工和装配过程反映出来的不合格信息;按月统计对单个供应商采购后工程不良品率;根据生产质量部的规定的采购后工程不良品率标准,评价结果分为A、B、C、D四个等级。
l 交付后服务评价信息指:各驻厂采购室针对采购件出现质量不合格后供应商服务的态度、及时性、服务效果和质量改进效果的综合评价,评价结果分为A、B、C、D(分别指满意、较满意、一般、不满意)四个等级。

4.2.3质量业绩评价
l 生产质量部对供应商产品质量业绩进行初步综合评价的结论。生产质量部在初步综合评价等级的基础上,结合市场营销部反馈的”用户使用产品质量信息”,做出综合评价。当由于采购件质量问题导致用户投诉或用户重复抱怨或用户索赔金额较大的,在产品质量综合评价时直接降为D等;当由于采购件质量问题导致用户抱怨但次数较少且得到妥善处理、导致索赔但金额不大且供应商主动处理的,在产品质量综合评价时酌情降等。最终评价等级依据结果好坏分为A、B、C、D四等。
l 采购供应部根据生产质量部产品质量综合评价结果,同时结合日常收集的 ”进货检验评价信息”、”加工和装配评价信息”、”交付后服务评价信息”等对供应商予以考评。

4.2.4供应商质量业绩影响
l 供应商因质量原因出现在生产质量部中<质量月报>业绩排名后十名中或一次批量性的质量问题,采购战略室将同生产质量部对供应商进行质量保证能力认证,同时降低供应商等级,从而降低供货份额幅度在30%-50%。
l 供应商产品质量综合评价结果为:D等的供应商,采购供应部发出整改通知要求其进行整改,视情况暂停其供货,限期整顿,其间降低供货份额,如果没有整改效果的,执行”亮牌”,直至开除供应商资格。
l 供应商产品质量综合评价结果为:C等的供应商,采购供应部发出整改通知,提出改进要求,如果没有改进效果的,执行”亮牌”,直至开除供应商资格。
l 供应商产品质量综合评价结果为:B等、A等的供应商,采购供应部视供货管理情况,适当增加5%-10%的供货份额,同时适当提升供应商等级。
l 供应商产品质量出现较大问题,采购供应部部长能够召集供应商主要负责人(包括公司一把手、CEO或其全权代表)到采购供应部说明情况,了解具体整改措施和落实执行情况。召集不到、迟延或没有作明确答复的依据本细则的相关条款作相应处理。

4.3供应商标识管理

4.3.1标识要求
l 供应商为我公司提供的所有协作配套产品原则上必须带有可追溯性的标识,标识必须在采购战略室备案。小零件或特殊情况不能做标识的必须通知采购战略室备案。采购战略室向汽车有限公司各职能部门提供标识档案。
大零部件标识包括:
1、生产的公司标志;2、我公司图纸规定的零件号;3、零件炉号或生产批号;4、属于加工的需使用钢号在固定位置打上最后工序的编号;5、有条件的公司能够使用条码并建立零件信息查询。

小零部件标识包括:
1、有条件能够参照大零件的规定;2、无法作的能够使用不同的颜色,例如:镀彩锌等手段;3、部分特殊零件在采购战略室的要求下统一规定简易符号;4、向采购战略室提供厂家专有暗记备案。
l 属于违规套牌供应的供应商将处罚停止该零件的供应,并要求暂定供货进行问题整改。
l 供应商有毛坯生产能力的必须在毛坯非加工面的明显的固定位置做好零件标识,没有毛坯生产能力的必须向采购战略室提供毛坯厂家的资料(包括标识),经我公司认定后,方可用于生产为我公司配套的零部件,毛坯厂家的必须按照我公司的要求做好零件标识。
l 供应商不能生产外采的但装配需要的部件,供应商的外采厂家不得超过三家而且必须有明显标示,要求按我公司的规定对标识备案。此文件作为我公司评审供应商的重要依据。
l 供应商加工的零件原则上必须在非加工面的明显的固定位置做好加工的标识,加工标识建议按照以下原则:
l 公司简称的拼音缩写(两位以上)+年月日(六位)+J+流水号(任意位)或者公司简称的拼音缩写(两位以上)+J
使用钢字打印或其它不会短期磨损的标记,交采购战略室备案。
l 标识作为外检以及索赔的重要依据,在使用过程中将纳入日常考核。
各采购室外检班根据标识备案记录对协作配套零部件进行检验,未登记备案的标识不得经过外检。
供应商在正式供货后必须按照汽车有限公司要求的时间,对所供零件做好标记。
市场营销部判定二次追赔主要凭据。

4.4供应商积分管理

4.4.1积分制度
l 公司采购供应部采购战略室负责对积分进行管理;执行依据为相关评分和考核结果。
l 所有合格供应商每月能够得到100分的积分。
l 采购战略室按照附表中的项目对供应商每月积分进行扣除。附表:供应商评分标准(QCD+S)(Quality +Cost + Delivery+ Service)
序号
项目
最高扣分
扣分标准
1
Q

Quality
质量体系评价
5
经过ISO16949、QS9000、VDA6.1等的供应商不扣分;
经过ISO9000: 供应商2分;
经过本公司或东风公司审核、有贯标证书已到期3分;
未经过质量体系贯标或未经本公司审核扣5分;
2
交货质量检查
15
采购纳入不良品率每上升300ppm,扣1分。
超过类别设定的ppm,每上升300ppm,扣3分。
每办一次让步接收扣5分。
拒收一次扣10分。
3
生产中发现问题(或影响生产)
10
影响生产正常进行的每次扣3分;
影响生产被迫调整生产计划的每次扣5分;
影响生产导致本公司生产停产每次扣10分;直至扣完。
4
售后发生质量问题
10
1次问题扣1分;扣完为止;本月重复出现每次扣2-3分;
A、B类件出现每次5-6分;
A、B类件出现严重问题或零件数量较多每次7-10分。
5
公司质量稽查
10
A类质量问题每次扣9-10分;B类质量问题每次扣7-8分;
C类质量问题每次扣4-5分;
6
质量整改/重复发生问题
10
未整改一次扣10分;
整改无效果,每重复发生一次扣5分。
7
C

Cost
价格/成本
5
供应商所供产品平均价格水平以及价格历史。
计算方式:1、单个产品多路线供应商价格按最低为基准,每高出5%扣1分,直至扣完5分;单个产品单路线价格按低于去年5%的价格为基准,每高出5%扣1分,直至扣完5分。2、计算所有产品最后的平均分。
8
D

Delivery
批量遵守率
10
每降低1%,扣1分。扣完为止。
9
时间遵守率
10
每降低1%,扣1分。扣完为止。
10
中转库建立
5
在十堰或襄樊只有一处中转库扣分2分,有两处不扣分,没有扣5分。
(工厂所在地和加入我公司要求的物流中心视作有中转库)
11
S

Service
消息反映准时率
5
采购战略室发出的<供应商问题通知书>等相关信息,信息一次未反馈或反馈不及时扣1分,扣完为止。
12
售后服务情况
5
公司各部门对供应商服务进行投诉一次1分,扣完为止。

l 采购战略室按照每月供应商积分对供应商原供货比例(包括招标、议价供货比例)进行调整。
l 连续两个月的供应商积分高于90分能够获得5%-10%增加份额,而且能够获得每月底10分的奖励(不计入该月成绩,计入年度成绩。)累计;低于80分的供应商采购战略室视供应情况降低5%-10%的供货份额;低于70分的供应商采购战略室视供应情况降低10%-20%供货份额。低于60分的供应商,采购战略室视供应情况要求其整改或者暂停供货。
l 每月统计供应商的使用频次,每月供货额100万元以上的供应商,每月获得每10分的业绩奖励积分; 50万元到100万每月获得7分的业绩奖励积分;50万到5万的每月获得供货3分的业绩奖励积分;每月供货额低于5万元的不奖不扣;供应商本月未供货的扣10分。
l 每月积分加奖励积分计入年度积分,年度积分在年末进行排名,并按ABCD四等级分类,D等级供应商作为问题供应商,限期整改或整合开除。
l 采购战略室按季度统计供应商积分,供应商的积分连续三个月积分持续下降10分以上的(即:连续三个月的积分M1、M2、M3,如果有M1>M2>M3,要”考核的积分”为m= M1-M3,m≥10。),由采购战略室向供应商发<预考核通知单>,等于10分的,考核1000元,超过部分每五分增加1000元。例如:下降17分,考核 元;下降21分,考核3000元。
l 采购战略室对单月积分低于70分(不包括供货业绩奖励积分)的供应商发<预考核通知单>,考核1000元。每低5分增加1000元。例如:得分 68分,考核1000元;得分64分,考核 元。

4.5索赔与考核

4.5.1供货管理问题的索赔与考核
l 供应商如果预计会出现短交情况,提前五天书面形式通知东风汽车有限公司,采购供应部根据实际情况进行调序。对因不可抗力而发生供货延迟,供应商及时通知东风汽车有限公司。采购战略室对要求调序供应商登记供应商业绩,每月出现两次调序或在连续两月出现调序情况,采购战略室降低其份额或者暂停其供货,并降低其等级直至开除供应商资格。
l 时间遵守率、数量遵守率每月必须是100%,每降低2%考核责任供应商1000元。
因为供应商原因造成东风公司和其它主要客户总装停线,东风公司和主要客户考核东风汽车的费用,由供应商承担的费用100%后加罚20%。
因为供应商原因造成汽车有限公司生产停线,汽车有限公司处罚考核的,由供应商承担的费用100%后加罚10%。
因为供应商延误交货时间,导致桥装以外的生产线停工及加连班的责任单位,停线按每分钟考核50元,加连班每小时考核500- 元。
l 计划员协调供应商要求到货的,得到供应商确认。但当天未到货的,采购供应部考核供应商每次1000元,或没有准时到货的按每小时100元考核供应商,或经外检入库数少于原计划数量的每少10%考核供应商100元。
l 出现较大的零件混装问题,按每件50元考核。获直接考核责任单位1000元,索赔费用另计。
l 根据以上情况采购供应部向责任供应商出具”预考核通知书”。”预考通知书”明确以下内容:
考核单位:指责任供应商;
考核金额:对用户赔偿的费用,可附理赔的凭证;
考核原因:考核具体情况或附原始索赔申请单材料复印件和其它需赔偿的材料复印件;
总考核费用:为全部停工单元的工时损失和动能损失金额之和,其中包括因停产而导致的相关服务人员(如仓储、运输、检验、动能运行等)的停工损失即考核费用,再加上处罚考核费用;

采购供应部将<预考核通知书>及其附件分别传至计划财务部一份、采购供应部自留复印件。
计划财务部负责<预考核通知书>的强制执行。
l 特殊情况下停产索赔金额的确定
因天气或其它不可抗拒的自然灾害导致供货零部件发交受阻,供应商经过努力仍未能避免汽车有限公司生产停线,提供充分证据的情况下,免予提出停产索赔和考核。
因不可预见的停电停水停气等原因造成供货零部件欠产,供应商经过努力仍未能避免汽车有限公司生产停线,提供充分证据的情况下,按总索赔金额的50%提出停产索赔与考核。

4.5.2供货质量问题的索赔与考核
l 东风汽车有限公司根据每年KPI指标分解质量指标给主要供应商,得到供应商确认后执行。
主要指标:
交检的不良品率每上升300ppm,考核供应商300元;
现场发现的不良品率(采购后工程不良品率)每上升100ppm,考核供应商300元;
采购件索赔率每上升0.1%,考核供应商1000元。
l 供应商按计划供货,因供应商产品质量引起的索赔与考核按以下标准执行。索赔时,采购供应部向供应商出具”预考核通知书”;若因供应商产品质量问题造成的公司停线,而且采购供应部采购战略室以重大质量问题和重大供货问题处理,暂停该供应商的供货,传递<问题整改通知书>给供应商并责令其整改,整改无效果,进行亮牌,直到取消供应商资格。
l 零件从进厂检验到装配出厂之前出现质量问题的索赔

进料检验过程出现质量问题的索赔(包括零件在生产质量部在质量缉查过程中出现质量问题的索赔):
(Ⅰ)交付的检验报告、材质报告、检验棒等用于检验的于实物不相符,每次扣1000元;
(Ⅱ)零件检验不合格出现退货情况,每批次要收取检验费用:
检验费用＝委托检验费＋化验费＋物理试验费＋人工检验费。
其中委托检验费是指我公司无能力检验的项目需要在其它检验机构(单位)所造成的费用,此费用按实际情况收取;化验费按200元标准收取;物理试验费按200元收取;人工检验费是指我公司外协检查员检验过程中发生的费用,此项费用根据检验的复杂程度按50-150元的标准收取。
(Ⅲ)零件检验后出现让步接收的情况:
东风公司级让步:产品要降价15－30%;汽车有限公司级让步:产品要降价10－15%;工厂级让步:产品要降价5－10%。
每月单个供应商让步次数不得超过2次。超过2次,每次考核1000元。

零件在加工过程中出现的质量问题的索赔:
(Ⅰ)加工过程中出现需要批量退货的情况:
索赔费用＝检验费用＋无效保存费＋退货装车费用
其中检验费用按上面条款执行;无效保存费包括零件在厂内的转运费及仓库的保管维护费,此项费用按1000元收取;退货装车费用按300元/每批收取。
如果严重质量问题直接考核责任单位5000元,索赔费用另计。
如果一般质量问题每个零件50元计算索赔费用。
(Ⅱ)加工过程中因零件质量问题引起的返修及由此引起的后续工序或其它零件的返修,考核标准为:50元/分钟,视同供货停线考核;返修费用按20元/小时每人次;其它实物另计。
(Ⅲ)加工过程中因零件质量问题产生的索赔:
一次性出现12辆份以上不合格的总成和零部件,记为批量质量问题。

批量质量问题和零星质量问题。
批量问题索赔费用＝数量×(此零件成品价格-此零件的毛坯价格)＋检验费用＋无效保存费用＋退货装车费用;
如果严重质量问题直接考核责任单位5000元,索赔费用另计。
如果一般质量问题每个零件50元计算索赔费用。

零星问题索赔费用＝废品数量×(此零件成品价格－此零件的毛坯价格)。其中成品价格及毛坯价格按我公司财务核算的零件价格为准。
如果严重质量问题能够直接考核责任单位1000元,索赔费用另计。
如果一般质量问题每个零件50元计算索赔费用。
l 零件装配出厂后因质量问题造成的质量索赔按我公司市场营销部的索赔标准执行。
l 供应商供货质量异常的考核。
4.5.3标识管理的考核
l 供应商未能按照规定的时间提供零件标识备案,采购战略室发出<供应商整改通知书>,仍不执行的,考核1000元。
l 供应商提供的零件未按已备案的标识提供零件,每个零件50元计算考核供应商。
l 供应商提供的零部件含有没有登记备案的厂家零件毛坯或部件的,采购战略室要求供应商整改或提供资料备案,无效果的一次性考核5000元或暂停供货资格。

4.5.4索赔申述
l 供应商在接到<预考核通知书>后超过5天或通知后不做任何回应的视为认同赔偿,计财部按<预考核通知书>执行。
l 供应商在接到<预考核通知书>后5天内,向东风汽车有限公司采购供应部提供相关资料进行申述。
l 采购供应部根据相关资料是否有足够的说服力,证明免于赔偿或降低赔偿。采购供应部向主管采购的副总经理请示维持索赔、降低索赔或免于索赔。

5.其它

5.1采购供应部同供应商签署相关协议使供应商认同本协议内容。
5.2供应商KPI指标确认。
采购供应部会同公司各部门制定年度KPI指标,落实到每个供应商,签署相关文件是供应商认同年度供应商的KPI指标,然后按照本协议相关内容之行索赔与考核。