化验室偏差管理规程.doc

化验室偏差管理规程
编 号
SMP-QC-1-0022
版 本 号
00
替换文件编号
——
版 本 号
——
文 件 分 类
管理规程

责 任 人
签 名
部 门
日 期
制 定 人

年 月 日
审 核 人

年 月 日
审 核 人

年 月 日
审 核 人

年 月 日
批 准 人

年 月 日

颁 发 部 门
质量管理部
颁 发 日 期
年 月 日
复 印 数

复 印 序 号

分 发 部 门
质量管理部
生 效 日 期
年 月 日

1、目的：本规程规定了化验室在样品上出现超出规定结果（OOS）和超趋势结果（OOT）时的处理及调查的过程和方法，保证检验数据可靠，并防止再次出现。
2、依据：国家食品药品监督管理局《药品生产质量管理规范（2010年修订）》。
3、范围：本标准适用于化验室样品检测出现超出规定结果（OOS）和超趋势结果（OOT）时的处理方法（如：原辅材料、包装材料、中间体、成品检验，分析方法验证和其它验证项目）。
4、责任：化验员、QC主管。
5、内容：
5.1定义
5.1.1超出规定的结果（Out-of-Specification，简写为OOS）：也叫检验结果超标，指所有超出质量标准或药品注册批准、药典以及由企业制定的可接受标准的检验结果。
5.1.2超趋势结果（Out Of Trends，简写为OOT）指随时间的变化，在质量标准限度内，但是超出历史的预期的或先前的一系列结果。
5.1.3原样复验：采用初始的样品再进行检验。
5.1.4重取样复验：重新取样进行检验。
5.2启动OOS/OOT
4.5.1质量管理部检验人员按照质量检验工作流程和各检验规程，完成检验和复核等操作。
4.5.2当质量管理部检验人员确认最后得到的检验结果超出规定或异常时，按质量检验工作流程的要求通知质量管理部，启动OOS/OOT调查。
4.5.2.1在发现OOS/OOT的同时，质量管理部检验人员应停止该批样品的其他检验，在规定的储存条件下保留剩余的样品和试剂等物料，以便调查；
4.5.2.2不能由于检验所有结果的平均值（如两份平行测试样品）符合要求，便认为样品符合规定。
4.5.3 QC负责人在接到通知的24小时内填写《化验室偏差调查表》的基本信息部分，开始调查工作。
4.5.3.2质量管理部将发生的OOS/OOT登记在《OOS/OOT台帐》中。
4.6化验室调查阶段
本阶段调查的目的是确认OOS/OOT是否由取样或检验过程中的差错所导致。调查采用回顾的方法，由化验室提供证明材料，填写OOS调查表。
4.6.1按如下顺序展开调查：
标准和计算：确认现场的SOP和检验标准文件是否正确，确认检验方法和标准经证明有效；核对检验记录，译数据处理过程，如计算、折算、平均、取舍等无人为错误；
供试品：核对供试品，确认供试品的来源及处理过程按检验规程要求进行；
对照品、试剂、试液及其它试验用品：核对所用试剂、试液和对照品的来源、有效期、称量和配制处理过程都按检验规程要求进行；其它试验用品是否正确使用。
仪器设备：对所使用的仪器、设备、用具等进行检验，都在可用状态或校正日期内；检查样品进样、仪器检验过程的操作、对环境有特殊要求的检验设备的环境状况等；
人员：对出现OOS/OOT的化验员的资质进行审查，是否进行过培训认证后上岗；化验员对此检品是否有足够的检验经验。
OOS化验室调查阶段报告
若以上调查能够清楚地证明OOS/OOT是由于化验室的差错所致，则按照下列步骤进行处理，如必要，应采用风险评估的方法（如原因分析等）进行调查评估，并出具风险评估报告：
质量管理部确认产生差错的原因，并判断重新检验操作；
如果因为检验方法和标准造成，则追溯最初的质量标准及检验方法研究和验证相关报告，关对其制定负责人进行询问，以找到原因并在必要时做规程更新，更新后按新规程检验再发布结果；
如果因为数据处理造成，则直接修改后重新发布检验结果；
如果因为检验操作造成，则进行原样品重新检验，检验样品数和原检验方法一致，重新发布检验结果；
重新检测所需样品用原始样品，若有证据证明原有样品不具代表性或检测前已被污染等情况，或同批样品不够重检使用量，此时重新取样。重新取样必须经QC主管批准后方可取样。
以上需要重新检验的由报告者本人自复和负责人指定另一位至少同等资质的化验员进行。
如果因为检验员某项操作资质不够，则由另一位足够资质的检验员重新对原样品进行该步操作并发布检验结果，检验样品数和原检验方法一致；
新检验结果合格的，做出此样品的检验结论；不合格的，对结果重新依此规程进行新的OOS/OOT判断是否由于另外原因造成。
若以上调查不能发现产生OOS/OOT的原因，且排除OOS/OOT由生产过程产生，可明确判断检验结果是OOS/OOT：
对OOS，将不合格原料、辅料、包装材料、中间体及成品按《不合格品管理规程》进行处理；对其他检测项目（包括环境检测等）按《化验室偏差管理规程》制定纠正和预防措施；
对OOT，对满足规定的物料和检测项目放行，结束OOT流程，制定纠正和预防措施。
纠正和预防措施：
根据调查过程的信息，由QC负责人制定：1、OOS本身的处理措施（受OOS影响的物料、设备、人员等）；2、纠正和预防措施。调查结果记录在《化验室偏差处理单》中，同时确定措施实施的责任人和完成期限。
对于需要进一步调查、进一步确定实施方案和需要长时间完成的纠正和预防措施，在《化验室偏差调查表》列出各项后，按照《纠正预防措施管理规程》开展进一步工作。
对于不需要进一步调查或确定实施方案、短时间可完成的纠正和预防措施，在《化验室偏差调查表》中跟踪至完成。
在出现了OOS/OOT后，调查出来的所有原因，当不能确定其仅造成了本次OOS/OOT的，应对以前的批次进行回顾性追溯；
对于检验方法调查中发现的造成OOS/OOT的原因，应对所有采用此标准、方法或记录进行检验的样品或批号进行追溯；
由此次调查的结果，若质量管理部认为有必要采取其他任何措施以防止造成严重后果的，都将被采用。
相关记录
《OOS/OOT台帐》、《化验室偏差调查表》、《化验室偏差处理单》

变更历史
版本号
生效日期
变更原因
00
年 月 日
——

化验室偏差处理单
文件编号：
样品名称

批号/规格

报告人

报告日期及时间

问题类型
□原辅材料 □包装 □中间产品 □成品
□环境监控 □验证 □其他
超常事件描述

发现人： 日期：
应急处理措施

负责人： 日期：
调查结论

调查人： 日期：
OOS/OOT评估

QC负责人： 日期：
质量部负责人： 日期：
纠正措施

实施人： 完成期限： 完成情况：
验收人： 验收日期： 验收结果：
预防措施

实施人： 完成期限： 完成情况：
验收人： 验收日期： 验收结果：
OOS/OOT实施完毕确认：

质量部负责人： 日期：

化验室偏差调查表
文件编号：
基本项目
报告人

报告日期

调查日期

问题类型
□原辅材料 □包装 □中间产品 □成品
□环境监控 □验证 □其他
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
供试品检查
1.核对样品的品名、编号、批号是否正确？
□是 □否
2.核对样品的外观是否正常？
□是 □否
3.取样操作是否无偏差因素？（污染、混淆、引入异物）
□是 □否
标准和计算
1.所用的检验标准是否现行版本？
□是 □否
2.是否无标准翻译错误或打印错误？
□是 □否
3.有效数字取舍是否正确？
□是 □否
4.记录是否无数字抄写错误？
□是 □否
5.计算是否正确？
□是 □否
6.是否严格按标准进行操作？
□是 □否
对照品、试剂、试液及其它试验用品
1.对照品、标准品、比色液等是否正确？
□是 □否
2.对照品、标准品是否在有效期内？
□是 □否
3.标准液或对照品溶液是否配制正确且在有效期内？
□是 □否
4.使用的试剂、培养基、缓冲液、色谱柱、滤膜或其它试验用品是否正确并在有效期内？
□是 □否
仪器
1.是否使用正确的仪器（型号、精度等）和玻璃仪器（容量瓶、移液管等）？
□是 □否
2.仪器设备是否在校验有效期内并处于正常状态？
□是 □否
3.所用的检验仪器设备及其参数是否正确？
□是 □否
4.所用的计量器具工作状态是否正常？
□是 □否
人员
1.检验人员是否经过培训认证合格后上岗？
□是 □否
2.检验人员对此检品是否有足够的检验经验？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

化验室偏差调查表

微生物检验
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
洁净操作
1.取样器及样品容器是否灭菌、消毒？
□是 □否
2.超净工作台是否正常有效？
□是 □否
检验操作
1.培养基灭菌是否符合要求？
□是 □否
2.培养皿及其它检验用品是否无菌？
□是 □否
3.菌种验证是否正常？
□是 □否
4.培养基验证是否正常？
□是 □否
5.阳性对照显示是否正常？
□是 □否
6.阴性对照显示是否正常？
□是 □否
7.检验操作前的清洁准备是否有效？
□是 □否
8.样品的预处理是否正确？
□是 □否
9.样品称量是否正确？
□是 □否
10.检验过程是否注意无菌操作？
□是 □否
11.分离培养是否正确？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

化验室偏差调查表
文件编号：
高效液相色谱法
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
对照品、样品制备及前准备
1.对照品是否正确称定？对照品溶液是否正确制备？
□是 □否
2.供试品是否正确称定？供试品溶液是否正确制备？是否按要求弃去初滤液？
□是 □否
3.加入试剂、次序、浓度或配制是否正确？
□是 □否
4.转移及定量稀释是否规范？是否无溶液挥发影响？
□是 □否
5.流动相配制是否正确、规范？
□是 □否
6.流动相过滤是否用正确的滤器、滤膜？
□是 □否
7.使用他人配制的对照品溶液是否可靠？
□是 □否
仪器设置及操作
1.仪器参数设置是否正确？（检测波长、进样量等）
□是 □否
2.基线是否平稳无较大飘移？压力是否正常稳定？
□是 □否
3.调用方法或样品组是否正确？
□是 □否
4.样品组中样品序列与自动进样器中是否对应？
□是 □否
5.保留时间是否无飘移？
□是 □否
6.积分方法、报告方法是否正确？
□是 □否
7.录入数据是否正确？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

化验室偏差调查表
文件编号：
气相色谱法
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
对照品、样品制备及前准备
1.对照品是否正确称定？对照品溶液是否正确制备？
□是 □否
2.供试品是否正确称定？供试品溶液是否正确制备？
□是 □否
3.加入试剂、次序、浓度或配制是否正确？
□是 □否
4.转移及定量稀释是否规范？是否无溶液挥发影响？
□是 □否
5.各气源是否正常开启？是否正常工作？
□是 □否
6.色谱柱是否经过适合的老化处理？
□是 □否
仪器设置及操作
1.仪器参数设置是否正确？（色谱柱、检测器、进样口温度、载气流速、程序升温等）
□是 □否
2.基线是否平稳无较大飘移？程序升温是否无鬼峰出现？
□是 □否
3.调用方法或样品是否正确？
□是 □否
4.色谱柱是否安装正确？柱前压是否正常？
□是 □否
5.保留时间是否无飘移？
□是 □否
6.积分方法、报告方法是否正确？录入数据是否正确？
□是 □否
7.是否进行空白试验？空白试验是否正常？
□是 □否
8.气路等是否密封严密不漏气？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

化验室偏差调查表
文件编号：
紫外-可见分光光度法
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
对照品、样品制备及前准备
1.对照品是否正确称定？对照品溶液是否正确制备？
□是 □否
2.供试品是否正确称定？供试品溶液是否正确制备？
□是 □否
3.加入试剂、次序、浓度或配制是否正确？
□是 □否
4.转移及定量稀释是否规范？是否无溶液挥发影响？
□是 □否
5.各气源是否正常开启？是否正常工作？
□是 □否
6.空白溶液是否和样品、对照品溶液使用同批次试剂？
□是 □否
仪器设置及操作
1.测定器仪器是否稳定？
□是 □否
2.比色皿是否洁净？所用比色皿是否适合？
□是 □否
3.方法设置是否正确？（波长、灯源）
□是 □否
4.检测操作步骤是否正确？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

化验室偏差调查表
文件编号：
薄层色谱法
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
对照品、样品制备及前准备
1.对照品是否正确称定？对照品溶液是否正确制备？
□是 □否
2.供试品是否正确称定？供试品溶液是否正确制备？
□是 □否
3.加入试剂、次序、浓度或配制是否正确？
□是 □否
4.转移及定量稀释是否规范？是否无溶液挥发影响？
□是 □否
5.是否使用正确的薄层板？
□是 □否
6.点样针是否避免可能的交叉污染？
□是 □否
7.展开剂配制是否正确？
□是 □否
8.展开剂混溶是否良好？是否充分饱和？
□是 □否
9.点样是否正确？（点样量、点样直径等）
□是 □否
检验操作
1.显色是否正确？（荧光、碘蒸气、化学喷雾显色剂等）
□是 □否
2.需分离的斑点是否分离完全？展开距离是否正确？
□是 □否
3.斑点是否有拖尾现象？
□是 □否
4.操作是否完全按照检验方法执行？
□是 □否
5.薄层板是否经过必要的活化处理？
□是 □否
6.所用试剂是否根据临用新制的要求进行操作？
□是 □否
7.展开方式是否正确？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

化验室偏差调查表
文件编号：
其它检验方法
样品名称

批号

规格

调查项目
结论
样品制备及前准备
1.供试品是否进行预混匀？
□是 □否
2.供试品是否正确称定？供试品溶液是否正确制备？
□是 □否
3.加入试剂的量、浓度或配制是否正确？
□是 □否
4.转移及定量稀释是否规范？
□是 □否
5.使用的称量瓶、坩埚及蒸发皿是否已经恒重处理？
□是 □否
6.色谱柱是否经过适合的老化处理？
□是 □否
7.比色时使用的比色管颜色和高度是否一致？
□是 □否
仪器设置及操作
1.仪器参数设置是否正确？（温度、真空度、转速等）
□是 □否
2.重金属检查用残渣是否按规定温度炽灼？残渣是否完全灰化？
□是 □否
3.是否进行必要的空白试验？空白试验是否正常？
□是 □否
4.砷盐检查需要氧化的是否进行完全？
□是 □否
5.操作是否完全按照检验方法执行？
□是 □否
6.搅拌或混匀是否合适？
□是 □否
7. 所用试剂是否根据临用新制的要求进行操作？
□是 □否
8.恒重称量时间是否一致与正确？干燥剂是否失效？
□是 □否
调查结论
□化验室偏差 □超标结果 □超常结果 □其它
原因分析

调查人

日期

OOS/OOT台帐
文件编号：
序号
日期
简要内容
调查结论
纠正和预防措施
结束日期
负责人
签名

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