有效时间管理.pdf

时间管理有效时间管理1大纲一、时间管理的概念 二、时间管理的误区 三、五代时间管理历程、时间管理与习惯的关系 五、时间到哪里去了 六、时间管理的十大关键 七、时间管理的理论和原则2在始之前3目一分思考道他冏题电累焦的绘金X剩下三元您曾世那五件辛情N4畤管理是什麽?一、时间管理的概念（一）什么是时间？在我们探讨“时间管理”这个问题以前，不妨先来读篇文章：1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如 下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你 们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从 今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的 时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭 的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，也没有实验室，哪能做学问?6我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也 不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也 不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买 书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每 天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有 用的书，每年可看3600多页书；30年读”万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种 小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自 己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们1。年之后成什么器。7看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受？“时间就是效率“、“时间就是金钱”、“时间就是 生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此 类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟 怎样呢？8什么是“时间”时间的定义：从过去通过现在到将来,连续发生的，各种事件的“过程”。(-)时间的四项独特性:(1)供给毫无弹性(2)无法蓄积(3)无法取代：任何一项活动都有赖于时间 的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不 可缺少的基本资源。因此，时间是无法取 代的。(4)无法失而复得10个人思考：如果银行每天早晨向你的帐号 拨款8.64万元。你在这一天可 以随心所欲，想用多少就用多 少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能 留到第二天再用，也不能节余 归自己。前一天的钱你用光也 好,分文不花也好，第二天你 又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？11（三）时间管理的内涵“时间管理”所探索的是如何减少时间浪 费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象是？12畤管理是什麽7 日寺管理就是自我管理。自我管理即是改建曾慢，声襄自己更富 效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率把事情很快又很封地做完，叫做效能 日寺管理就是事前的规ft!或是期的 fflo13畤管理系是什麽7日寺本身不是冏魅，因悬每他人每天所挑有的 日寺都是一檬多。所以日寺管理的冏题不 在於日寺而是在於自 己如何善用及分配你自 己的日寺14时间管理的重要性“时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今 天这么重要过1.时间有限，而工作无限2.解决努力工作却并不快乐的问题3.能主导自己的生命4.能实现自己的理想5.能兼顾自己和别人的要求6.寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要7.做到忙而不盲，减轻学习和工作15由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易 被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中，我们不难发 现：每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由 60秒组成，总计就是&64万秒。拥有这样的一笔财富，我 们怎么可以视而不见？又怎么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。16有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人 对时间是怎么花的：睡觉:21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年看了上面的这一组数据，您有何感受？17要成为一个高效的时间管理者和职业人，减 少时间浪费的现象，并非易事。那么，我们 的问题究竟在哪里呢？18二、时间管理的误区误区之一：工作缺乏计划我们要步上职业化的道路，成为一个强调实效 性的职业人士，不应该把诸如环境变化，计划没 用等原因当做工作中的借口。19查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向 管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能 在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李 爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重 要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下 去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手 进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整 天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做 下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运 用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一 件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生 效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱 菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之 所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。20误区之二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面:*职责权限不清，工作内容重复*“事必躬亲，亲力而为”*沟通不良*工作时断时续要改善组织不当：首先，学会如何拒绝请托：其次，学会利用资源：21误区之三：时间控制不够在我们当中，在时间管理上最大的 恶习就是拖延时间，以致到头来一 事无成。下面提供了一个拖延商数 的测验，请你先做一下自我评核。22请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理 由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必 要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是 困难的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危 机。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了 当的答复。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意23(6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理 会0A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意(7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意(8)我经常将重要工作安排在下午处理，或者 携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意(9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄 气、或太受抑制)B寸，以致无法处理所面对的困难任 务。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意(10)在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢 清除桌上的每一个物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意24评分标准:每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同 意”评1分。1、总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。2、总分在21至30分之间：表示你有拖延 的毛病，但不太严重。3、总分多于30分：表示你或许已患上严 重的拖延毛病。25误区之四：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为 杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的 办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换 一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭 遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将 被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也 可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被 扩展，以便填满可供堆积的空间。”当你的上司向你索取一份技术资料，你是 否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份 信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完 善。26请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的 答案，则请在题目前打问号。1、订购文具后所取得的帐单。2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无 暇阅读。3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。4、某大学企管系学生寄来的问卷。5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的 有关资料。9;封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mai I。8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其 它）调查报告。9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书 也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。10、客户寄来的一封投诉信。11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。，*假如你在以上十二个问题 的前面写上了两个或两个以 上的“？力则表示你仍欠缺 一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套 系统（包括你的纸面文件夹 和电脑文件夹）28误区五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有 些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之 意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺 乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现 在以下几个方面：*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊29好了，前面我们谈到了五个时间管理的误 区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所 有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要 记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！30三、五代时间管理理论进程31第一代：“公鸡型”做个备忘录，当日事当日毕。好处：知道自己做了那些工作；坏处：你被各种“事件”所控制。结果：逢山开路、遇水架桥；后知后觉，忙而无效！32“公鸡型”的问题注重“事件”:定义：所做之事均有记录。问题:是否真正需要做这些事情?关键词：你可能成为时间的“奴隶”!33第二代：“仓鼠型”事先做一个行事履历、日程表，事先规划 安排行程反映出时间管理已注意到规划未来的重 要好处：事先有准备，效率明显提高；坏处：你会更忙碌，可能迷失方向。34“仓鼠型”的问题追求“效率”:定义：少用时间，做更多的事情。问题:你真正需要和追求的是“效率”吗?关键词:你会成为一架不停工作的“机器”!35第三代:“北极熊型”先明确个人价值观与目标的关系，规划、定 优先顺序。也就是依据轻重缓急设立短、中、长程目标，再 逐日地订定实现目标的计划，将有限的时间、精 力加以分配，争取最高的效率。好处：确立了个人价值观及与目标；坏处：可能会缺乏整体的团队观念。结果:对事件的判断取决于个人价值观。36“北极熊型”的问题追求自身利益:定义：个人价值观和利益至上。问题：个人英雄主义时代已经过去了!关键词：你可能会成为一个“孤家寡人”!37第四代：“群狼型”追求集体利益：定义：先做对的事，再把事做对!强调:选择和确定最重要的事情先去做;强调企业、团队、个人的均衡性;38“群狼型”的基本观念要素：先做重要的事情，而非紧急的事;要求个人利益必须符合团队利益。关键词：学会判断重要性与紧急性的区别。39“群狼型”的问题追求集体利益：定义：团队和集体价值利益至上。问题：为什么英雄和伟人往往不得好死?做人难，做人做给别人看就更难!关键词：集团的利益与自身幸福往往冲突!40第四代时间管理反思不同阶层的困惑:农民：面朝黄土背朝天，劳碌终身无所得 工人：手停口停怕下岗，多劳未必能多得白领：朝九晚五再加班，老板脸色真难看 专家：象牙宝塔拼命钻，出师未捷身先死 艺人：假亦真时真亦假，死要面子活受罪 老板：亲力亲为真玩命，担惊受怕活不长反思:我们今后的生活质量到底应该是怎样的?41第五代：“熊猫型”追求社会公益与人生价值:定义：服务群体，同时追求人生价 值！强调:认真工作、幸福生活、劳逸结合；服务社会、享受人生、二者均衡；社会进步、人生幸福、世界大同。42“熊猫型”的基本观念要素：工作即是享受、消费即是创造;追求个人利益与团队利益共存;强调：均衡、辩证、对立统一。关键词：学会思考怎样达到这样的境界。43五代时间管理间的关系第一代：有了 一个备忘录，但缺少一个计划!第二代：你有了一个计划，但缺少一个目标!第三代：你有了一个目标，但缺少团队精神!第四代:你有了团队意识，但缺少人生规划!第五代：你即有人生规划，又有社会公德心!关键词:循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生!44研讨专题您目前在使用第几代的时间管理法?您工作中对时间管理最大的困惑是?45四、时间管理与“习惯”的关系46习惯的定义什么是习惯：无意识、不经思考的行为方式;是精神或性格的一种固定趋向;我们会受制于各种各样的习惯。关键词：你的潜意识会构成无数个习惯。47习惯的养成 不断重复又重复最后不再需要考虑;不断重复成为机械的行为一改也难!例如：准时、勤奋、进取、守信、学习；例如：暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。例如：拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。48习惯的判断什么是好习惯，什么是坏习惯?问题：好习惯、坏习惯、一般的习惯,那一种习惯的危害性最大？案例：大象为什么不逃跑?49习惯与“舒适区”的关系 每个人都有自己的舒适区;因为舒服所以就不愿离开;舒适区是由习惯所构成的。舒适的本50走出你的舒适区 危机管理 要想舒适，首先必须先不舒适。关键词：不舒适的具体行为：变革与创新!51改变习惯的计划1、写出需要改变的习惯：习惯：2、定出改变习惯的计划和目标:目标：533、制定可以量化的结果:什么时候达到目标：4、列出习惯的问题:555、列出改变的理由：好处：_好处：_好处：_56改变习惯的收益 你的家人及朋友们会舌”目相看;你的上司和同事会惊讶及赞赏;你自己会有成就感以及满足感;你生活、工作及事业获得提升。关键词：请立即采取行动！57改变旧习惯的困难可能出现的问题：你可能又会延续过去的习惯；你可能会被旧的习惯所牵引；你可能会感觉不舒服不自在。关键词：停止！坚决持续回新的习惯！58创造改变习惯的环境又有可能出现的问题：同事们可能会感到疑惑和不解；甚至感到威胁而破坏你的努力；迫使或诱惑你放弃努力的目标。关键词：坚定你的决心与恒心！（案例：宿舍文化）59研讨专题 您自己认为有那些需要改善的习惯?怎样制定一个有效的计划改变习惯?60五、时间哪里去了?61你真的很忙吗?你对时间的控制以下时间那个最难控制？请排序:()工作的时间;()业余的时间;()上司的时间;()下属的时间;()客户的时间;()女友的时间;()家庭的时间;()哥们的时间。(酒、赌、玩、侃)63时间是怎样流失的问题：时间总是被干扰、控制、割裂、破坏;所以：你往往总是感觉时间实在太不够用了!困惑：你的时间到底到那里去了？64你的时间那去了 被你的上司抢走了!被你的同事分走了!被你的下属偷走了!被你的朋友拿走了!被它自己给溜走了!65来自上司的干扰 来自上司的干扰往往最难控制。有效的方法：让上司清楚知道你的工作目标；主动约见你的上司以减少干扰。66来自同事的干扰 来自同事的干扰往往最难推却。有效的方法：如果有人找你，站起来接待他；公司设立人人安静一1小时制度；红色信,请勿打扰！绿色信号：可以进来。67来自下属的干扰 来自下属的干扰往往容易忽视。有效的方法：安排固定时间供属下工作汇报;保留固定时间供属下提出问题;安排其他时间处理非紧急事件。68来自自己的干扰 来自自己的干扰往往最难察觉。例如：没有目的的游荡、与属下闲聊;各种不良的习惯，想改改也难。有效的方法：学习管理和控制自己。69干扰的判断是否经常会有人打扰你的工作?你是否清晰别人打扰你的目的?目标、程序、制度是否不明确?紧急突发状况是不是经常出现?70讨论-时间流逝时间不够 用的原因让我们来看看任经理的一天的活动：8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有 关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有 客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00o10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关 新入职人员薪资的问题，解释到10：20O10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下 属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00o11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅 读文件、各类的报告、建议书等，至IJ12：00,还有一部 分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊 了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规 划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办 公室。72 14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的 职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招 聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同 时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下 属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目 的，还拖延了时间，一直持续到17：00o 17：00下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写 完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上 又得加班到午夜了。73小组讨论:我们仔细分析一下，任经理的时间为什么 不够用？他如何解决这一问题？74 电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任 经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实 行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇 报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时 间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性 的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。75自己时间 哪里去了?对自己工作时间的分析76 8：30部门例会 9：00看资料、文件 9：15接听和打回复几电话 9：30下属来请示工作 9：45与财务部经理讨论费用问题 10：20替上司营销总监去开会 10：55给外地办事处打电话 10与行政部经理聊天 11：30替下属修改销售分析报告 12：00吃午饭 13：00接待一个客户 13：30备向营销总监汇报的资料14：30下属来谈他工作 中的困难和抱怨14：50与人事经理谈 某下属的奖金问题15：20接顾客投诉电 话、很恼火15：30打电话询问投诉 之事、教训下属15：50老总找去谈事16：20下属又来请示 工作16：30 撰写招聘计划17：00下班时间到了，发现招聘计划中有好几 个问题得去找人事经理 协商18：00有一个下属还 想反映一下情况77浪费时间的几大方面(1)做事目标不明确；(2)作风拖拉；(3)缺乏优先顺序，抓不住重点;(4)过于注重细节；78(5)做事有头无尾；(6)没有条理，不简洁，简单事情复 杂化；(7)事必亲躬，不懂得授权；(8)不会拒绝别人的请求；(9)消极思考。7980六、有效时间管理的十大关键(-)设立明确的目标成功等于目标，时间管理的目的是让你在 最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4到10个目标写出来，找 出一个核心目标，并依次排列重要性，然 后依照你的目标设定一些详细的计划，你 的关键就是依照计划进行。81(-)列一张清单1.年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度 要做哪一些事情；2.季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一 遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调 整过来；3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来4.每天晚上把第二天要做的事情列出来。82（三）20：80定律用你80%的时间来做20%最重要的事 情，因此你一定要了解，对你来 说，哪些事情是最重要的，是最有 生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事 情、重要的事情，然而到底应做哪 些事情？当然第一个要做的一定是 紧急又重要的事情，通常这些都是 一些突发困扰，一些灾难，一些迫 不及待要解决的问题。当你天天处 理这些事情时，表示你时间管理并 不理想。83成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事 情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般 人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把 重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做 高生产力的事情了。84（四）确定不被干扰时间假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己 关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一 些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有 时候这一小时比你三天工作的效率还要好。85（五）和你的价值观相吻合你一定要确立你个人的价值观，假 如价值观不明确，你就很难知道什 么对你最重要，当你价值观不明 确，时间分配一定不好。86 时间管理的重点不在管理时间，而在于如 何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时 间做对你来说最重要的事。87（六）最有效率的事情 每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪 几件事情是对你最有效率的，列下来，分 配时间做它做好。始终直瞄靶心-绩效v=晋升88（七）充分地授权 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事 情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。89(A)同一类的事情一次做完 假如你在做纸上作业，那段时间都做 纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思 考；打电话的话，最好把电话累积到某一 时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生 巧，效率一定会提高。90（九）做好时间日志 你花了多少时间在哪些事情，把它详 细地记录下来，每天从刷牙开始，洗 澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭 车的时间，早上出去拜访客户的时 间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时 间。当你找到浪费时间的根源，你才有办 法改变。91（十）时间大于金钱时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成 功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这 会节省你很多时间，假设与一个成功者在一 起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样 的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?（-）设立明确的目标（二）列一张清单（三）20：80定律（四）确定不被干扰时间（五）和你的价值观相吻合（六）最有效率的事情（七）充分地授权（八）同一类的事情一次做完（九）做好时间日志（十）时间大于金钱9394七、有效时间管理的一些理论 第一个是“6点优先工作制”第二个是帕累托原则 第三个理论是莫法特休息法 第四个是麦肯锡30秒电梯理论 办公室美学95第一个是“6点优先工作制”就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5 万美元的时间管理方法；96该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询 时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃 成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万 美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间 管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别 从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴 做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后 再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以 赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。97第二个是帕累托原则其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于 20%的活动，即二八理论。根据这一原则，我们应该首先完成那些紧急又重要的工 作，其次是重要而非紧急的任务，再次是 紧急而非重要的工作，最后是那些既不重 要也不紧急的工作。掌握这一点很重要，它可以决定你今晚是 看电影还是去写一个报告。98第三个理论是莫法特休息法也就是不要长时间的做同一种工作，而是 要经常的做不同内容的工作，保持精神上 的兴奋点，进行主动的调剂和放松。99第四个是麦肯锡30秒电梯理论据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客 户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理，要 求他谈谈项目的结果，可怜的项目经理没有在电 梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡 就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳 在3条以内。100第五个是办公室美学论秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能 给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和 条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头，要勤于记录；处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归 档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文 件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。101时间管理的原则djwi3tm 口惯划先标日原原1?褥则则，巅I篇则10280/20原则 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作103104目标ABC原则A=角须做的B=应垓做的105优先J我序原贝!J第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧 急的工作要先做，对于不太紧急的工作后做紧急不紧急1.紧急处理客户投诉2.意外事故的紧急排除3.客户拜访4,确定明天的广告5.接待质检人员1.工作总结2.修改工作流程3.处理同事的一些误解4.辅导下属工作5.安排下一步工作6.与同级部门间的协调7.销售政策的修改例：某销售经理某天 工作紧急程度划分106第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重 要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不 太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时 间去做。例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作不重要工作1.销售费用预算计划2.部门招聘计划制定3.重要客户拜访4.工作报告总结5.下达指示1.一些文件和资料的查询2.文件归档3.应付无关人员4.领用物品5.差旅费报销107四象限分析法紧急-不紧急3 斐108重 要四象限法解析紧急-,不紧急重要紧急紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作n准备工作（重要不紧急）预防措施、价值观的澄清 计划；人际关系的建立 真正的再创造能力 增进自己的能力不 重 要ni（紧急不重要）造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事w（不重要，不紧急）忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话浪费性时间跳蹄性活动109一象限文化 这是你及你的团队一定要做的事情。问题：真的有那么多紧急和重要的事情吗?事实：投资二象限一象限工作会大幅减少!110二象限文化 紧急与重要的事情很少会同时出现。结果：我们往往忽视不紧急但很重要的事。事实：问题表象与实质不在同一时空出现!我们投资第二象限的回报是最高的!111三象限文化 如果总是忙而无效太不值得；结果：我绝对是最最不能缺少的人；很多人开会前5分钟最忙乱。事实：“忙乱”成为很多企业的文化！112四象限文化有工作就有此项活动结果：我们往往在白白浪费时光!事实：有益的活动并非第四象限!这是一个不必进入的象限!113象限的区分（示例）紧急不紧急重要重大项目的谈判 紧急问题的处理 重要会议或工作陪女朋友逛大街！必需的愿景价值观的澄清 计划、准备、预防 学习、培训、休闲陪客户逛大街战略的不 重 要无谓的电话、信件、报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一陪岳母逛大街无奈的各种琐碎的闲杂事 无用的广告、函件 发呆、上网、闲聊 游荡、逃避性活动陪老婆逛大街多余的114如何投资二象限 时间本身并无多余无法增加。有效的方法：坚决的从第三象限腾出时间；第三象限的欺骗性是最大的。关键词：找回浪费在第三象限的时间！115如何走出三象限问题：你真的无法把你的时间投资第二象限？建议：改变你的习惯，增强持续行动的能力；学会决不受急迫性事件的影响和左右。关键词：急迫性与重要性正邪两立，互为消长！116如何进入第二象限问题：你的生命中最重要的是什么?你的人生意义和目的是什么？你的为人处事的原则是什么?你人生的基础：信念是什么？关键词：我们必须认真和深深的思考!否则，你只能是一个：混球!117靖对你4己昨天一天或上一周的活动进行 印象限法分析，并选一 人上台演示后进行分析O118急迫性指数测验大家好！我们已经学习了 时间管理的几个原则，现 在给大家做一测试，看看 你在做事情的急迫性上是 什么样的情况。119选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C二常常）1、我在压力之下表现最好。（）2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作 深入的自我反省。（）3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨 厌等待或排队。（）4、我休息时会觉得不安。（）5、我似乎永远在赶时间。（）6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）8、我在做一件事时常会想到另一件事。（）1209、我处理危机时表现最好。（）10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更 让我觉得有成就。（）11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时 间。（）12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途 离开，我认为别人应该能谅解。（）13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）14、我常边工作边吃饭。（）15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）121评分标准“A”总数：“B”总数：“C”总数：总得 分：（A=0分；B=2分；C=4分）。到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。122如果生活或者工作一直处在急迫状态的话，说明生 活的质量并不高。急迫的表现主要有两个：/E认为自己在紧迫和压力下往往表现得最好，觉得 有压力或者紧迫的情况下才能够振奋精神，有所发 挥；XE经常感到工作和生活的节奏非常紧张，这根弦儿 绷得就要断了。一个人被这种紧迫性所左右，就会变成时间的奴 隶，也就会变成事件的奴隶。生活忙忙碌碌，毫无乐趣可言，就会丧失生命的价值取向。123计划性原则必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施 必须留出处理不可预计事务的时间124习惯性原则你要知道什么是好的时间管理习惯？对于职业管理人来说坏习惯是可以并 且是必须要改变的。好的习惯是可以养成并且是必须要形 成的。良好的习惯可以在有意中形成。125身旁的伙伴分享 你的日寺管理良方127128如何提高工作效率1.了解自己每天工作日寺段的特性，善用之.2.以PDCA分析周一到周五的工作性质.3.保持良好的II力；叠成建勤的督鼠4.身心均衡地樊展；培叠良好的嗜好.工作畤段分配法即早上中午 13:00-15:00下午晚上活力充沛，彳蓟 典勇氟兼俱(Do)思考遽屯良遹合 散心,放髭(Check)冷静,潢通(Action,Plan)Relax,人文，Thinking1 屣:EMail2.雷亘舌敲定事情/做事情3.给Leader方向/耋架横4.孰行迤行中事 案1.面举寸面FollowUp2.Go Around3.潢通舆愤IM1.思考冏题 2.Ws+ffl/Update Follow upiB度(lhr)3.Update/Modify 迤行中事案1.花1小日寺嘉作13-每遇工作性分配法即橙手L 一橙拜三四五橙拜六日i活力充沛，彳蓟舆勇氟兼俱(Do)思考遽屯良放 霆潢通(Check)冷青常思考(Action,Plan)1.大型事案丢 球2多且内事案丢 球3X合予做 事方向/做事 重黠4窘J造题1.Follow Up i 二所丢的球2飘整,Update l+ffl3言羲题收尾41地醵潢通1.想想目的是 什麽？意羲何 在？2.有没有辨法 提昇自己的 值？3.g+ffl/m132畤管理良方 良好的日寺管理来自於：花日寺 在副上才是最IB省日寺的作法。可以早上做完的事，决不拖到下午完 成可以一天做完的事，决不分成雨天完 成 日寺管理利器：t。do list133日寺管理的利器：todo List聚急的事情L老今天交待2.陶日寺状况Routine Wo1.日常工作2.定期系勺曾要的事情 11.工作 tflU 12.人生烧副rX Schedule List 1.Meeting72.行事詹3系己念日134七、“西瓜”与“芝麻”135找到你生命中的“西瓜”我们生命中总是会遇到西瓜和芝麻;我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻;结果我们错误的用数量代替了质量。关键词：拣芝麻没有有大价值，拣西瓜却有!136确认你的西瓜”成果时间20%80%80%20%时间成果137确定有效目标前提：工作不能没有目标设定；目标没有计划就是空想。所以：计划必须要考虑期望值；计划必须考虑资源配置;目标必须设定最后期限。138高报酬目标（1）改善工作：1、按时执行完成每一项工作;2、会客必须在规定时间之内;3、会议前必须拟定会议提纲;4、准备完整资料提供给客户。139高报酬目标(2)当需要时怎样找到任何东西：1、把所有的文件从桌子上清走；2、把名片放在一个固定的地方；3、把重要文件放在固定的地方；4、建立电脑及文件的归档系统；5、重新归类未审批处理的文件；6、彻底整理办公桌及电脑文档。140工作确定的顺序回答以下问题:要做什么事情？为什么要去做？用什么标准做？什么时间开始？那些人参加做？怎样分配时间？关键词:合理调整时间及资源分配的顺序。141效率和效益的分别问题：99张1元和1张百元钞票，你先拿哪张?分别：追求效率：是把事情做对;追求效益：是做对的事情。关键词：抓西瓜和拣芝麻截然不同!战略正确，战术才有意义!142发展性和维持性工作发展性工作：向高处移动的工作;维持性工作:向平行移动的工作。关键词:在维持性工作中找到发展的亮点!143如何处理高回报工作1、以高回报为原则安排低回报项目；2、集中精力保持高回报的重点目标;3、放宽最后期限，使他们被特殊化;4、目标分解、循序渐进、逐步达成;5、寻求帮助、团队合作、利益共享;6、用精力高峰时间解决高回报工作;7、自我激励、自我回报、自我激发;8、保持沟通、承担责任，全速前进!144如何处理低回报工作1、忽略他们!2、简化他们!3、降低标准!4、放弃他们!5、花钱请人!6、工作分类!释放你的时间;将他们系统化;不必追求完美;不做一些事情;交给别人来做;在其他时间做。145低回报工作拣“芝麻”问题：拣芝麻可以将你的时间消耗殆尽；不必关注芝麻，不要被芝麻诱惑。方法：将芝麻分类，集中时间处理他们；坚决停止你习惯性的拣芝麻行动。关键词：做慢而对的事比做快而错的事好！146如何避免拣“芝麻”可能的感觉：我工作很努力，然而没有成就感！可能的原因：不良习惯偷走了你宝贵的时间；解决的方法：持续时间记录，提供精确资料；记录每天或30天内的活动内容；增强观察进入时间的有效流程。147怎样确认重要文件 真正重要的文件内容不会超过一张纸;80%的文件是根本不重要和不需要的;如果你把大多数文件扔掉，啥事没有!座右铭:当你怀疑文件是否应保留时，扔掉它!请放心,工需要时一定有人会保存的!148记录你的时间问题：很少人会喜欢持续时间记录。好处：通过时间记录能获得洞察力。关键词：短期代价必将获得长期效益!149选择几天持续记录记录你的时间轨迹 通过持续时间记录，你会变得更精确;计划某个工作时,记录你的预算时间