浅析时间管理毕业论文.pdf

目录一、选题背景和意义.2（一）背景.2（二）意义.2二、历史文献回顾与述评.2（一）具有代表性的时间管理理论.2（二）公认的时间管理原则和方法.3三、时间管理内涵.4（一）时间的特性.4（二）时间管理的内涵.4四、新的时间管理观念GTD.5（一）GTD的内涵和原则.5（二）GTD的基本方法.5（三）实现GTD的五类工具.6五、高效管理者的时间管理.6（一）高效管理者时间管理的必要性.6（二）高效管理者时间管理的内容.7六、总结.8参考文献.9浅析时间管理一、选题背景和意义（一）背景时间，不可再生，不能停滞，不可伸缩，也没有替代物。时间的特性决定了 它是世界上最稀有、最珍贵的资源。虽然时间公平地给每个人以每天24小时，但每个人却活在不同的24小时里，因为时间是因人而异的，可变的。时间管理 研究专家杨杰说“智者利用时间来创造机会，所以他的成功机会永远比别人多；庸者将时间拿来把握机会，所以他只会获得一点点的成功：愚者则浪费时间来错 过机会，所以他永远不会成功锄。所以，时间是可以管理而且需要管理的。（-）意义时间管理能力是通用能力中的一个重要内容，是个人发展的核心竞争力，是在不同的阶段、职位和工作中可以复制、通用的知识和技能。因此，学会时间 管理，不仅在目前的学习阶段大有用处，对今后的事业成功也会起到重要的促进 作用。学会管理时间可以减轻各方面压力。学会管理时间可以提个人的生活质量 和乐趣。二、历史文献回顾与述评（一）具有代表性的时间管理理论美国“柯维领导中心”的创始人史蒂芬柯维在回顾了人类研究时间管理历 史的基础上把时间管理理论分为四代。第一代：“便条式”管理理论。它提倡人们利用便条和备忘录对每天要做的事 情给予安排和提醒，备忘的条目可根据实际情况进行调整或增删。其特点是灵活 性较强，但显得比较随意，容易出现疏漏。第二代：“时间表式”管理理论。它强调通过使用记事簿来进行时间的规划与 准备，并注明事情应完成的期限。其特点是效率和完成率较高，但存在比较教条 死板的缺陷。第三代：“做最重要的事”理论。它引入了价值观，将目标与计划置于价值 观之上，认为“最重要的事”是价值与目标的总和。这种理论讲求优先顺序，根 据任务的轻重缓急来设定短中长期目标，以实现效率的最大化，其缺点是过度追 求效率可能导致事业、家庭与社会生活之间的失衡与矛盾。第四代：这代时间管理理论是在前三代理论的基础上，强调以原则为重心，兼顾重要性与急迫性，注重生命因素的均衡发展。该理论极力主张个人管理，甚 至否定时间管理这个名词，认为与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在 维持产出与产能的平衡上。柯维的“四代理论说”在国际上产生了巨大的影响，许多研究者就是沿着他 的思路进行深入的研究。比如，我国管理专家周坤先生(2006)把柯维的四代管理 理论进行了进一步发展，并将其分别比喻为“公鸡型”、“仓鼠型”、“北极熊型”和“群狼型”管理模式，同时指出这些理论都存在着各自的问题和不足，都不是 最优的时间管理方式。由此，他创立了所谓的“第五代时间管理一一“熊猫 型时间管理理论。该理论认为，时间管理要讲究均衡，要融合时间效益和个 人舒适，要在追求社会公益的前提下，追求个人的人生价值。它倡导“丁作就 是享受，消费就是创造，创持旃是消费”的理念圆。虽然这一理论似乎并不成熟,也比较难懂，但它强调的个人利益和社会利益的均衡理念确实是一种很高的境 界。“第五代时间管理理论”能否为学界接受暂时还不能定论，但它至少给了我们 两点启示：一是时间管理理论是在不断地发展的，二是时间管理应该越来越关注 人本身，体现人与社会、环境的和谐统一。(二)公认的时间管理原则和方法在时间管理方面，有一些具有代表性、受到公认的原则和方法，在管理领域 产生了重要的影响，其中以帕累托原理、艾森豪威尔原理、ABC分析法等最为 突出。帕累托原理。19世纪末，意大利经济学家帕累托发现：20%的意大利人支 配着80%的国民财富。后来又发现许多事物中都存在着类似80/20的规律，如：20%的活动获得的成果在所有成果中约占80%,20%的客户占你约80%的销售 量，20%的产品或服务约占你80%的利润，等等。帕累托的这条“二八不均衡 分配定律”在管理学中被称为“帕累托原理”。这个原理也被奉为时间管理的核 心原则之一，它给人的启示是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你 花了 80%的时间，你也只能取得20%的成效；你应该将时间花于重要的少数问 题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你投入时间少却成效大。根据这个原理,人们可以有效地定义目标，采取措施，付诸行动。美国的德怀特艾森豪威尔进一步发展了帕累托原理，提出了“艾森豪威尔 法则”。法则告诉我们，根据任务的紧急程度和重要程度，可进行如下排序：A 重要且紧急，必须立即做；B重要但不紧急，应当当成紧急的事情去做，而不是 拖延；C紧急但不重要，只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事；D 既不紧急也不重要，有闲工夫再说。艾森豪威尔法则给了我们在面对纷杂事情的 时候如何安排时间的基本法则，它既是人们纸上计划时间的法则，也是后来电子 时间优化法直至计算机专业时间计划的基本原理。ABC分析法，又称帕累托分析法、ABC分类管理法、重点管理法等，是根 据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类、排序的，以有区别地实施管理 的一种分析方法。它把每天要完成的工作按照A、B、C分成三等排成顺序，从 而确定一个鲜明的优先原则。A类工作是最重要的工作，只能由专人或者团队去 完成，不能授权他人；B类工作也很重要，但可以部分地授权他人；C类工作虽 说价值小，但在工作中所占的份额却最大。ABC分析法并非只是让我们完成A 类工作，完全放弃C类工作，而是遵照优先原则，把它们分成级别，按照先后 顺序排列好，以便当天完成。三、时间管理内涵(-)时间的特性时间是物质运动的顺序性和持续性，是一种特殊的资源。时间具有以下的四 项独特性：1.供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也 不会减少。2.无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。3.无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活 动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。4.无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。(-)时间管理的内涵时间管理就是指在同样的时间消耗下，为提高时间的利用率和有效性而进行 的一系列控制工作。或者说，时间管理就是克服时间浪费，为时间的消耗而设计 的一种系统程序，并选择一切可以利用的科学方法及手段，以使结果向预期目标 尽量靠拢。四、新的时间管理观念GTD（-）GTD的内涵和原则GTD是英文Getting Things Done的缩写,主要原则在于一个人需要通过记 录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满 各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的 高效工作方法。（-）GTD的基本方法GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。1.收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD 中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置 各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或 PDAo收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。2.整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清 空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行 动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而 对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成 它，如果不行对下一步行动进行组织。3.组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参 考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文 档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等 待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记 录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单 则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需 要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作 了进一步的细化，比如按照地点（context）（电脑旁、办公室、电话旁、家 里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地 点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。4.回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与 检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运 作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。5.执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需 要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清 单上的事项来行动有关GTD的用品，目前国内可以到时间堂挑选。(三)实现GTD的五类工具1、网络：资源很多，可以直接查找如RTM(remember the milk)Google app2、计算机：outlook MLO lifebanlance3、PDA：MLO(wm 版)lifebanlance(Pahn)4、纸+笔：GTD笔记本5、计算机+PDA：文夹GTD工具6、软件：Evernote(下载安装到计算机上)五、高效管理者的时间管理高效管理者每天都要面对各种各样的事务，千头万绪，涉及到方方面 面。如何在繁多的事务中抓住重点，以点带回，从而促进相关工作的开展 和完成，时间管理有着重要的作用。科学、规范、有序的时间管理不仅对 高效管理者本人极为重要，对提高整个高效的工作效率、降低办学成本也 极为重要。但因为主观客观上的原因，我们都习惯了不将时间列入办学成 本进行计算。(-)高效管理者时间管理的必要性高效管理者为什么要对时间进行管理，这虽是个见仁见智的问题，但 由于很多高效管理者未对时间进行科学有效的管理，往往造成疲于奔命却 大事抓不了、小事抓不到，浪费时间的现象广泛存在，造成高效管理者时 间浪费的原因是多方面的，从主观上说，一方面可能是因为管理者想做的 事情太多，但确因没有科学区分事情的轻重缓急，甚至缺乏明确的目标，导致各项工作缺乏优先顺序，最后可能有头无尾；另一方面也可能是因为 不擅于授权导致自己不得不花费大量的时间于具体事务，或因仓促决策导 致了整个学校的时间以及其他资源的浪费。从客观上说，高效管理者浪费 时间的原因来自于上级领导、工作系统以及生活工作条件等方面。不管是 何种原因，高效管理者的时间一旦出现浪费，对整个部门甚至整个高效的 伤害极大，严重的可能会导致部门、单位乃至整个高效低效率重复劳动，最终成效不彰。为了避免浪费时间的现象重复出现，必须对高效管理者的 时间进行管理。高效管理者永远没有时间做每件事，但应通过对时间进行 管理，保证他们永远有时间做最重要的事。（二）高效管理者时间管理的内容高效管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理，而是对管理 者自身进行管理，通过提高管理者的时间使用效率，减少浪费，从而达到 提高工作效率的目标。对管理者自身进行管理主要包括四个方面的内容。1.掌握工作的关键高效不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管理活 动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握关键工作，掌握关键人物,掌握关键活动。高效发展目标能否实现的重点不在于每个环节、每个步骤,而在于制约性因素。制约性因素往往体现在关键工作，关键人物和关键活 动上，抓住了这三个关键，高效管理者也就解决了制约性因素。所谓“大 智有所不虑，大巧有所不为”之所以成为大智大巧者，在于能够扬其长而 避其短。高效管理者无论职位、社会地位、学术水平高低，都是普通劳动 者，不可能是全能的，也不需要闻而俱到，因此，只要掌握了关键也就抓 住了时间管理的要诀。具体地说，出现重要而且紧急的事情时，高效管理 者应首先进行处理，但要避免成为工作常规，应保证高效管理者的大部分 时间花在重要而不紧急的事情上。高效管理者专注于处理重要的事情说明 抓住了影响整个部门乃至整个高效的工作全局，主要精力放在不紧急的事 情上则意味着未雨绸缪，防患于未然。2.简化工作程序工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程中会 越加细致，执行效果越好。同时，简化程序有利于解决高效中出现的“文 山会海”现象，不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率,降低管理成本。就开会而言，会前必须明确会议的目的，是分享信息、辩 论还是决策，决策性的会议材料应该在会前几天分发参会者，让参会者能 尽早熟悉会议内容并有足够的考虑时间，以提高决策的质量和速度，避免 会议流于形式，避免将会议时间浪费在泛泛而谈上却做不出任何科学决策。3.合理安排工作时间应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划，列出每一时间单位 内应该完成的工作，排出优先次序，突出重点并确认完成时间，并适当安 排“不被干扰”的时间。高效管理者常常需要整块的时间去思考一些重要 决策或完成重要的任务，在进行这些任务的过程中，不能被外界打断，否 则重新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。高效管理者集 中时间不受干扰地处理一些重大事项而把其他事情都推到一边，可能会给 本部门甚至整个学校带来一些意想不到的麻烦，但如果能有足够必要的时 间，不受任何人任何事干扰地思考或者从事对整个部门甚至整个高效至关 重要的工作，那么这些可能的麻烦将是微不足道的。4.合理授权任何一位高效管理者都不可能独自完成本部门乃至整个高效的所有工 作，也不可能独自对所有的事情做出科学决策，因此将一些事情指派或授 权给别人，让其他人对工作进行分担，是提高时间使用效率的有效方式之 一。列出工作中所有可以授权的事项，并授权于适当的人来决策和执行，会提高整个学校的办学效率。高效管理者的授权必须充分，同时必须重视 监督和检验，保证被授权者的行为符合学校的整体利益。在授权过程中，管理者应避免出现把别人当成自己提高效率多做事的资源或者障碍、干扰 者的倾向，否则可能会出现控制他人的欲望，倾向于让被授权人按照要求 做事，或者让“他们”不要妨碍“我们”做事。从而使授权行为适得其反。在授权中必须要克服“办事拖延”的鄙习，推行“限时办事制”。办事拖 延是浪费时间的重要原因之一，实际工作中，工作任务的完成时间往往都 会超出预期。因此，严格规定每一件事情的完成期限，并要求被授权者在 限定时间内报告处理结果，授权效果会更为有效。六、总结随着经济的快速发展，加班现象成风，高效工作成为企业越来越重视、员工越来越重要的能力。时间管理在高效工作中扮演者非常重要的角色，只有有效利用时间，才能在相同的时间中创造最大化的价值。为了充分而 有效的管理好自己的时间，本文着重阐释了 GTD这一时间管理的方法，并 且从一个高效管理者的角度论述了时间管理的必要性和如何成为一个高效 地时间管理者。参考文献1石伟.时问管理M.北京：企业管理出版社，2004.752Britton B K,Tesser A.Effects of Time-Management Practices on CollegeGradesJ.Journal of Educational Psychology,1991.83(3)：405-4103 Mac an T H,Shahan i C,Dpboye R L,et al.College students time management：correlation with academic performance and stressJ.Journal of Educational Psychology,1990.82(4)：7607684Britton B K,Tesser A.Effects of Time-Management Practices on College GradesJ.Journal of Educational Psychology,1991.83(3)：405-410