时间管理与统筹安排.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,1,工作的统筹安排技巧,时间管理,2007,年,6,月,20,日,2,案例分析,人物：小张及其同事、客户,地点：某软件公司，我们称为,A,公司（小张的雇主,/,工作场所）,事件：小张的一天,某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了，,应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。,照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。,A,公司每周一上午,9,点例会，时针指向,9,的那一刻，小张冲进了位于,15,层的会议室。,一般来说，课内例会时间安排,15,分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况,以及本周计划；如遇特别重大,/,紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上,信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。,由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时，,只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报,“,信息,”,。,马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：,上周曾去拜访了三家公司,本周需要,“,出现场,”,解决新安装软件运行问题的有四家公司,刚想松口气，突然想起,10,天之前课长安排的给,B,公司写的,新产品导入书,的事情,还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到,任何相关数据呢！,小张赶紧给课长就,导入书,的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。,3,案例分析,到此时，小张心里 稍觉安定。,不对，事情好像还没有完,；想起来了，上周三，公司大客户中的,C,公司的负责人,曾在小张外出访客户时就产品问题打过,“,投诉电话,”,，为此还要求给他的报价,降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地,“,汇报,”“,解释,”,。,9,点,15,分,的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼,14,层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了,C,公司负责人的号码,接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。,小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到,C,公司的负责人解释解释，脑子里想着,C,公司,的事情，不觉之间，又过了,5,分钟。,9,点,20,分,，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了,16,层的技术课。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。,9,点,35,分,小张在返回自己座位途中又被会计部门的,D,抓住，因为小张的差旅费报销有,问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了,5,遍才得以离开。,10,点整,，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并,启动电脑。检查收件箱的时候发现有,15,封新邮件，其中有一封来自,C,公司的负责人，,言辞激烈：,“,我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半,”,等内容着实令,小张看后脸色发白，马上又给,C,公司的负责人打了电话，对方依然不在。,C,公司是,A,公司手头的,50,多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张,认为自己应该直接和,C,公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句,“,今天忙死了，真够呛,”,，就飞奔出办公室跑向,C,公司。,4,案例讨论,小张身边发生的事情似曾相识？,小张究竟遇到了什么问题？,如果把小张换作是你，,你会怎么安排接下来的工作呢？,请大家思考,5,企业员工的时间统计情况,有关专家对一些企业做过,“,员工工作时间内的活动跟踪调查，,在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计，,得出一些惊人的结论,有效利用时间,-,在做为公司创造效益的事情,20%,20%,不知道在干什么,-,在等待、扯皮、或者发呆,30%,80%,忙而无效,-,不知道方向、目的，忙忙叨叨在无谓的事情上,30%,负效益的 事情,-,内耗、重大失误、帮倒忙,20%,6,调查显示,我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间,职场中管理层的人员渡过私人时间的状态,无心安静,享用午餐,每两周末,必得加班,每个周末,必得加班,A,B,C,7,什么是时间,时间的定义,：,从过去，通过现在，直到将来，,连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹,时间的特征,绝对公平性,不可再生性,不可逆转性,不可替代性,不能停滞性,不可伸缩性,8,时间管理理论发展的几个阶段,-1,三,“,代,”,说,备忘录,以便笺,/,核对,为特征,目标,/,计划,日历,/,登记簿,强调效率,计划,排序,控制,记下,要办,的,事情,随身,携带,各种,便条,办完,划掉,责,任,感,明确,价值观,目,标,甄别,优先,重点,制定,长期,中期,短期,目标,计,划,时,间,表,承诺,期限,使用,各种,手册,四,“,代,”,说,取三,“,代,”,之精华而去其不足，基础为,“,重要性,”,模式,更加顺应潮流又有所超越的,要事第一,9,时间管理理论发展的几个阶段,-2,I.,公鸡型,II.,仓鼠型,III.,北极熊型,IV.,狼群型,V.,熊猫型,记录时间和事件,当日事当日毕,被各种时间所控制,在追求社会公益的前提下,追求自己的人生价值,工作,=,享受,消费,=,创造,倡导,在创造团体利益的同时，一定要,追求个人利益，实现团体,/,个人,利益的均衡,团队精神,追求集体利益,忽视个体幸福,有计划,/,追求效率,缺乏目的性,更加忙碌,强调自我价值观,/,目标,追求自身利益最大化,缺乏团队观念,五,“,代,”,说,10,紧急,不紧急,重,要,重大项目,/,合同,/,客户的谈判,紧急问题的处理,重要会议或工作,接待重要人物,(,救火,/,危机处理收拾残局）,第一象限,-I,企业目标、战略、理念、价值观,计划、安排、准备、预警,学习、培训、年会、,family day,宴请外地来京的客户,（平衡,/,自制,/,自律,/,有远见,/,少有危机）,II-,第二象限,不,重,要,第三象限,-III,突发情况,无谓的电话,/,邮件,/,信函,报告、会议、应酬,（不重视目标计划短视忙于救火怪罪他人）,IV-,第四象限,各种闲杂琐事,无聊的电话,/,邮件,/,信函,突然的造访,上网,/,发呆,/,闲聊,（全无责任感,）,时间的四个象限的界限和关系,I,、重要紧急,II,、重要不紧急,III,、不重要紧急,IV,、不重要不紧急,有关时间管理的一些原理和方法,-2,11,有关时间管理的一些原理和方法,-4,ABC,分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？,首先完成重要,/,必要的工作,按照工作的轻重缓急来完成任务,每次只专注于一项工作,在规定的时间之内更高效率的完成任务,在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源）,授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作,纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情,价值相对较低但所占份额最大的常规文书档案往来信函等,可以部分授权他人协助完成的也很重要的工作,只能由专人团队（不能授权他人）完成的最重要工作,12,有关时间管理的一些原理和方法,4,续,时间利用的价值分析,工作的价值,实际花费的时间,非常重要的,A,类工作,重要的,B,类工作,次重要的,C,类工作,A,类占,65%,B,类占,20%,C,类占,15%,C,类工作,花费,65%,的时间,B,类工作,花费,20%,A,类,只用了,15%,13,优先原则,我们任务是,将重要的事情,放在首要的位置上,有关时间管理的一些原理和方法,-5,14,紧急,不紧急,重,要,第一象限,-I,II-,第二象限,不,重,要,第三象限,-III,IV-,第四象限,I,、重要紧急,II,、重要不紧急,III,、不重要紧急,IV,、不重要不紧急,类工作马上做,类工作马上做或安排日程或者授权他人去做,类工作授权出去,或者不做,学习运用时间管理的原理和方法,15,目标,-,计划,-,优先原则,目标是衡量一个人的行为尺度,目标使我们明确为什么做事,目标使我们集中精力于重中之重,如果没有目标，即使时间计划和工作方法再完美也是无济于事,如果我们不在事情开始之前确定行为的终极目标,那么我们的行为只能是混沌一片,只有给自己设定好了目标，,才能在繁杂的事务中保持清醒的头脑,有了目标，即使压力再大，也会遵照正确的方法，,整合自己拥有的资源充分发挥自己的能力，完成工作,目标,16,笛卡尔的原理：,所有大一些的目标、措施等等，都可以被分割成若干部分,第一步,设定目标,我的目标是？,第二步,仔细想想,我现在最应该做什么？,第三步,将第二步内容按照优先原则进行排列,要事第一,第四步,经过一段时间的训练第一步,-,第二步,-,第三步,要点,书面目标,/,项目,将整个工作分割成若干部分,根据优先原则、按照时间先后顺序，将各部分进行排序,完成各部分工作，对成果进行检验,目标的细分,17,计划,把目标进行详细规划，确定具体行动步骤和完成期限,计划就是为了实现目标而做好准备,计划就是为了赢得时间,一定要做书面计划,书面计划可以减轻记忆的压力,文字可以产生自我激励的效应,书面计划可以更少分散我们的注意力，督促尽早完成工作,各项任务一目了然,提升成就感,更好地预测自己的有效时间,更自信的抗拒干扰,18,给妈妈买生日礼物,到银行取钱,周一的例行会议,员工的例行报告,公司的,“,新产品导入计划书,”,需要收集的数据信息、资料,财务小王要小张重新填写差旅报销单,公司的投诉及降价要求,需要给重要客户打的电话,急于找的人不在,各种各样待阅读处置的邮件、信息,急于电话联络,“,支持系统,”,的同时，却无法找到关键人员,突然想起来的拜访或者（还有）不请自来的造访,回过头来看看小张到底遇到了些什么？,19,紧急,不紧急,重,要,第一象限,-I,II-,第二象限,不,重,要,第三象限,-III,IV-,第四象限,I,、重要紧急,II,、重要不紧急,III,、不重要紧急,IV,、不重要不紧急,如果你是小张,案例讨论回答三,请把小张的工作重新分配一下,20,谁偷走了我们的时间,来自上司的干扰,来自同事的干扰,友邦的援助,来自下属的干扰,随时地指导,来自朋友的干扰,不请自来,来自自己的干扰,工作安排,/,沟通,/,电话,职场人士的时间黑洞,21,如何抵御干扰,学会判断是哪些因素对我们产生了干扰,是否经常有人打扰,/,中断你的工作,是否清楚别人打扰你的目的,目标、程序、制度是否分明,紧急、突发状况是否经常出现,目标清晰,职责明确,抓住重点,确定,/,优化工作流程,-PDCA-,报联相,拉动部门之间的配合,学习如何排除来自各方的干扰,22,时间管理的关键,如何选择、支配、调整、驾驭我们在单位时间里所做的事情,分析,/,理解哪些是可控因素，哪些是不可控因素,最大限度地充分利用可控的，减少不可控的因素,才能充分利用有限时间产生最大效益,做详细的可操作的规划,执行,/,贯彻,避免时间管理中的误区,：,并非只是在有限的时间里做更多的事情，,而应该做更能创造价值的事情,效益最大化,时间管理的关键,23,构建新,舒适区,构建,新的习惯,新的目标,舒适区,习惯,不断,改变,习惯,让我们试着改变我们已经形成的某些习惯,习惯的定义：无意识的状态下，不假思索地采取行动,