酒店婚宴预定及跟进流程.doc

婚宴预定及跟进步骤
一、 预定工作:
1、 做好引领用户参观酒店婚宴场地介绍;
2、 立刻联络其她销售经理, 确定所需预定婚宴日期当日是否有空档, 并做好统计;
3、 掌握婚宴酒店最大来宾容纳量（桌数、 就餐位置、 餐桌摆放方法、 每桌人数）, 立刻通知客人, 婚宴最低菜金标准与菜式规格（婚宴种类、 菜金价格、 菜品总道数）做好备注说明事项;
4、 了解用户需求, 针对需求进行具体介绍与谈话｛酒楼可提供有费、 无偿设施、 设备及婚宴注意事项（可提供使用与不可在酒楼使用）}
5、 通知用户酒店各项收设施及餐标价格, 包含收取布展费和收取定金方法。
6、 做好用户信息统计, 并为用户复述, 确定是否有遗漏, 派送名片, 立刻做好统计, 回复用户, 做到让来宾满意;
7、 交纳婚宴桌数及场地预定金, 并注明特殊要求, （例: 新人姓名全称、 两个以上电话号码、 婚宴预定责任人、 婚宴大致预定桌数、 婚宴联络人、 婚宴预定金额方法）;
8、 做好预订统计, 检验有没有错误信息;
二、 婚宴注意事项:
1、 婚宴场地部署需由举行方外请婚庆负责部署（酒店不提供任何场地部署）
2、 场地部署当日, 不可在酒楼内使用带胶、 带壳（食品）、 冷烟花、 尖锐物品及会损坏酒楼固定物质物品等进入酒楼, 一经发觉酒楼安保可严禁物品通行, 若造成直接或间接性经济损失, 婚宴举行方或外请婚庆企业需照价赔偿。
三、 婚宴菜品落实步骤:
1、 婚宴举行日期前十天, 婚宴责任人需联络用户确定最终就餐桌数与菜品标准有没有改变
2、 签定婚宴协议, 掌握婚宴当日场地部署婚庆企业责任人（姓名、 婚宴步骤、 联络电话）
3、 菜品确定时, 致电或当面请示酒店行政总厨（婚宴责任人）确定菜品（品种及桌数）, 当日出品有没有困难, 立刻与客人签定婚宴协议, 婚宴前七天酒店方责任人需下放宴会通知单与菜品菜单（新人姓名、 日期、 餐标、 桌数、 用餐时间）至酒店各部门责任人, 并做好原件登记与存档（各部门责任人签字确定）
4、 婚宴前一天, 婚宴责任人需联络与落实婚宴相关负责事宜
l 致电婚宴主人确定婚宴当日酒水、 香烟、 糖果品种等事宜（需当日早晨9: 00后11: 00前送至酒楼婚宴场地酒水指定存放点, 并由举行方安排专员负责接收, 酒水、 香烟, 可安排人或联络宴会责任人帮助举行方一同摆放, 并清点总数, 烟由举行方依据各区域客人入座情况摆放）, 全部白酒需全套回收, 饮料与啤酒可答应举行方回收瓶子, 但盖子只能尽力回收。
l 与工程部音控做好联络（落实婚宴当日所需配合事宜, 比如: 婚宴是否需要采排等, 工程部需帮助、 婚庆企业所用电榄总电压及线路问题）
l 提前与婚庆企业联络好, 确定场景部署入场时间及注意事项, 通知对方需遵守事情（例: 婚庆企业入场费需当日缴纳、 所需带走物品、 垃圾、 货车停放地点及货物运输通道注意事项等）
l 婚宴前日晚上酒店要求时间入场（提前半小时）联络婚庆企业责任人, 进场负责场地部署。
l 确定当日晚新人是否需要采排步骤, 如需（反之可通知工程部）采排需提前联络工程部、 综合部安排专员负责音响事宜, 并与婚庆企业落实场地部署时间与双方需帮助事宜, 率领管理人员（前厅部、 安保部）与婚庆企业责任人交接当晚需协调事宜。（例: 垃圾需放至指定地点“厨房后职员通道一楼侧旁边垃圾区”）交接无误后, 方可下班。
l 联络相关部门备好次日迎宾台所需物品（长条桌1张）、 糖盘（2个）、 座椅（4张）、 台布。
5、 婚宴当日需做事宜:
l 上班后咨训餐饮部引领来宾人员安排情况。
l 婚宴责任人需在正常上班时间提前至餐厅（特殊情况除外）, 检验婚庆企业场地是否部署完成, 未完成需主动联络客人, 请客人联络婚庆企业责任人, 需准备好当日所需新人敬酒壶与杯具。
l 联络婚宴当日指定责任人（酒水、 糖果、 物品赔偿、 人员安排）, 确定客人当日酒水特殊要求（举例: 白酒全套回收、 啤酒瓶、 饮料瓶回收）, 所需餐位与人员安排分配情况（举行方所分配人员入位）, 通知客人香烟由举行方负责摆放（时间最好是在每桌上客后由举行方指定人员负责摆放, 酒店方提醒用餐客。（避免香烟被其她桌客人拿走了怀疑到酒店方）
l 与婚庆企业责任人确定婚宴当日主持人、 婚宴步骤、 婚礼开始时间及全程时间（请立刻通知全部带对讲机同事及领导）, 并随时关注婚宴入位情况, 熟悉婚宴当日全部档口责任人, 随时知晓餐位变更并帮助用餐客人, 人员餐位安排调整工作, 妥善帮助举行方安排每桌用餐人员, 避免造成客人损失与酒店方各项支出浪费（是指用餐时临时调整用餐人员造成菜品多准备）, 确定全部区域凉菜、 热菜上桌时间, 可提议客人（凉菜可选择在婚礼仪式前十分钟联络客人确定桌数, 主厅确定后, 先出品放至备用落台不上桌, 至婚礼中旬上桌, （最好客人协商提前半个小时上凉菜, 避免婚礼仪式过程中上凉菜影响仪式视频录制美观度及凉菜上菜不立刻造成热菜凉菜一起上）热菜主厅可选择在婚礼结束出品, 其她地方凉菜可选择确定所坐餐位用餐客人后方可上桌, 热菜可选择在婚礼举行中旬时出品（需与客人提前协商））。
l 全部用餐桌数需在婚礼开始后5分钟内确定（其间需联络举行方人员责任人与楼面主管至所坐区域确定当日桌数及餐位, 便与客人确定总桌数）并通知全部带对讲机同事及领导, 关键是通知后厨行政总厨与备餐, 避免用餐桌数与菜品不能立刻落实。（确定桌数后需通知备餐与厨师长总桌数与每个区域分别所用餐桌数）
l 仪式快结束时, 需将已准备好敬酒壶与杯具送至主桌, 等候婚礼仪式完后, 引领新娘至新娘房更换衣裳, 待新娘换完衣裳后, 引领新人及父母敬酒, 确定全部餐位及用餐总数, 便于结帐时为客人报总桌数。
l 引领新人及父母敬完酒后, 需率领客人至主宾席用餐。
物品赔偿步骤: 需第一时间至该档口进行确定——填写物品赔偿手写单（注明: 赔偿物品名称、 数量、 价格）——像客人汇报——客人确定签字, 并将损坏物品统一放至对应位置, 便于结帐时客人确定, 立刻将客人确定后赔偿物品品种、 数量、 价格输入婚宴所开台号, 并回复赔偿区域责任人。
l 需随时注意客人需求, 与楼面各档口保持信息通畅, 结帐前需与各档口确定婚宴消费信息（实际用餐桌数、 其它消费品种、 客人损坏物品赔偿单等等）, 立刻与婚宴责任人确定后立刻输入婚宴用餐所开台号。
l 待客人用完餐后大部份客人走时, 主动打好帐单等候客人, 为客人汇报当日全部消费（桌数、 餐标、 有没有赔偿, 其它消费金额）, 引领客人至收银台处, 细心、 耐心为客人做好解释工作, 主动为客人服务, （提醒客人出示定金单减抵消费金额）。结帐后送客人至营业点外, 感谢客人并寻求合适机会发放名片, 征求来宾意见, 附上送客语。