财务共享中心费用报销流程.doc

费用报销业务步骤

一、 步骤概述
财务共享中心结合股份企业及组员单位管理制度相关要求, 经过协同办公系统, 实现对各单位费用报销业务进行审核及付款系统管控。
本步骤统一规范各单位日常发生、 未与供给商签署采购协议, 经办人凭收到发票, 直接办理报销或者支付付款业务, 具体业务以下:

二、 表单格式

费用开支审批单
日期
系统目前日期
编号/二维码
自动编号
申请人
自动带出
申请人员职员编号
自动带出
申请单位
自动带出
申请部门
自动带出
申请部门编号
自动带出
费用金额
手工录入
预算层级
自动带出
预算金额
自动带出
预算部门\责任人
自动带出
预算剩下金额
费用金额-备用金金额
支付类别
手动选择
备用金编号
手动选择
报销类别
手动选择
备用金金额
自动带出
付款金额
（自动填写）【费用金额-备用金金额】
付款事由
手动输入
附件

上传附件
费用一级类别
费用二级类别
科目编号
工号
金额
备注
下拉选择类别
下拉选择类别
自动带出/手动修改
手动输入
手动输入
添加备注（手动输入）
付款信息
收款职员
开户行
银行行号
收款帐号

付款方法
付款金额
下拉选择
开户银行
开户银行
开户银行
下拉选择
手动填写
供给商
开户行
银行行号
收款帐号
付款方法
付款金额
下拉选择
开户银行
开户银行
开户银行
下拉选择
手动填写
用户
开户行
银行行号
收款帐号
付款方法
付款金额
下拉选择
开户银行
开户银行
开户银行
下拉选择
手动填写
其她
开户行
银行行号
收款帐号
付款方法
付款金额
手动填写
手动填写
手动填写
手动填写
手动填写
手动填写
报销记账
凭证类型
记账日期
抬头文本
记账代码
手动输入
系统目前日期（自动获取）
手动输入
默认40
科目编号
记账金额
成本中心
订单
摘要
分配字段
自动/手动修改
手动录入
自动获取/选择修改
自动获取/选择修改
自动获取/手动修改
自动/手动修改
在手票据
票据编号
票据类型
出票银行
到期日
用户编号
供给商编号
出票人
出票日
手动选择
自动获取
自动获取
自动获取
自动获取
自动获取
自动获取
自动获取
应付款票据, 只维护“金额”
序号
金额
1
　手动录入
部门领导审核

共享中心会计审核

分管领导审核(加签)

单位责任人意见

财务主管意见

共享中心会计复核

红色区域: 经办人填写项目
绿色区域: 共享中心会计填写项目
蓝色区域: 财务主管填写项目

绿线区域: 会计可修改字段

蓝线区域: 财务主管可修改字段
三、 填写要求
（一）填写人及填写项目
填写人
填写项目
经办人
填写（修改）: 费用金额、 是否清理备用金、 付款方法、 付款事由、 费用类别、 工号、 付款信息
审批领导
全部领导填写: 审批意见
财务主管还需填写: 付款票据信息; 修改: 付款方法
共享中心会计
填写（修改）: 报销记账全部字段。
修改: 科目编号、 工号
（二）填写要求
1.经办人填写要求
（1）费用报销人、 或委托本单位其她经办人登录协同办公系统, 填报《费用开支审批单》, 提交报销申请。协同办公系统依据登录账号, 自动获取经办人名称、 职员编号、 申请单位、 申请部门等基础信息。
（2）填写“费用金额”, 经办人依据收到发票金额填写费用累计金额。
（3）选择“付款方法”, 系统提供以下付款方法: a.现金; b.电汇; c.支票; d.电子银行承兑汇票; e.纸质银行承兑汇票; f.电子商业承兑汇票; g.纸质商业承兑汇票, 经办人据实选择。
（4）选择“是否清理备用金”, 对于事前预借备用金, 经办人选择清理备用金, 并填写“申请备用金步骤编号”。
（5）经办人依据每项费用发生情况填写费用信息:
a.填写“费用类别”, 系统将全部费用项目分为两级, 费用一级类别包含: 职员薪酬/财务费用/税金/上交利费/办公用具/业务招待/日常办公费/制造费用; 费用二级类别是一级类别费用明细项, 经办人依据实际情况, 先选择“费用一级类别”, 系统自动筛选出对应“费用二级类别”再由经办人进行深入选择。
b.假如在“费用二级类别”中选择“三包损失”或者“科研费”, 经办人依据项目情况, 填写“工号”。
c.填写“金额、 备注”, 要求每项费用发生金额与发票金额一致。
d.系统依据“费用二级类别”自动获取“科目编号”。
（6）依据每项费用报销情况, 经办人填写“付款信息”, 系统将费用报销收款人分为四类: 报销人/供给商/用户/其她。
a.据实选择报销人、 供给商和用户名称, 系统自动获取对应“开户行、 银行行号、 银行账号”等信息。
b.选择、 填写“付款方法”和“付款金额”, “付款金额”填写相同供给商、 相同付款方法累计金额。
c. 假如信息不存在或者不正确可进行添加或者修改。
2.审核要求
（1）经办人部门领导、 分管领导、 单位责任人、 财务主管等相关领导对经办人填写《费用开支审批单》中“收款单位、 事由、 金额、 备用金挂账”等情况合理性进行审核, 填写“审批意见”, 并有权退回步骤或终止报销步骤。
（2）经办人部门领导判定是否需要加签其她部门领导。
（3）财务主管有权修改“付款方法”, 并选择支付在手票据信息, 假如需要新增办理票据支付, 维护“应付票据”中“票据金额”字段。
3.共享中心会计复核要求
（1）系统依据费用信息中不一样费用类别, 在记账信息中自动生成对应记账行项目。
（2）审核并有权修改“科目编号”和“工号”, 并维护“报销记账”信息中相关字段: 凭证类型、 抬头文本、 记账代码（默认“40”）、 科目编号、 记账金额、 成本中心、 分配字段、 摘要。并经过增加报销记账行项目, 来区分归属不一样成本中心费用。
关键账务处理:
a.日常报销:
借: 费用相关科目
贷: 应付未付款（银企互联）。
b.备用金清账报销时生成凭证:
备用金金额大于报销金额:
借: 费用相关科目
应付未付款（银企互联）（返款）。
贷: 备用金
备用金金额小于报销金额:
借: 费用相关科目
贷: 备用金
应付未付款（银企互联）（补款）。
备用金金额等于报销金额:
借: 费用相关科目
贷: 备用金
（3）系统依据“应付未付款（银企互联）”挂账情况, 抓取表单付款相关信息, 并传输至付款模块。
三、 相关要求
1. 已签署采购协议费用支出, 必需先挂账, 经过“物资采购付款步骤”进行付款。
2. 《费用开支审批单》经相关领导审批经过后, 经办人打印《凭证粘单》（打印时系统自动生成唯一二维码）, 并将发票等原始凭证粘贴整齐, 与相关文件、 通知等附件一并传输至共享中心会计。
3. 共享中心会计收到《凭证粘单》及相关附件, 扫码比对系统表单信息, 审核记账后, 打印《费用开支审批单》, 并与原始凭证一起归档。

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