全宗卷规范专业资料.doc

《全宗卷规范》 本标准替换DA/T 12—94
序言
本标准替换DA/T 12—94《全宗卷规范》。
此次修订, 依据GB/T1.1-《标准化工作导则第１部分: 标准结构和编写规则》, 对原标准表述方法和书写格式进行了修改; 依据档案管理工作发展需要, 对原标准中“全宗卷关键内容”和“全宗卷整理”内容做了较大修改, 新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容; 依据馆（室）藏档案管理工作实际需要, 新增了“综合全宗卷”内容要求。
本标准附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位: 湖北省档案局（馆）。
本标准关键起草人: 吕炎生、 宋刚、 焦光生、 胡陶君
本标准所替换标准历次公布情况为:
DA/T 12—94
全宗卷规范
 1　范围
 本标准要求了全宗卷编制标准、 内容组成、 整理方法和基础格式。
本标准适适用于各级各类档案馆和档案室。
2　规范性引用文件
下列文件中条款经过本标准引用而成为本标准条款。通常注日期引用文件, 其随即全部修改单（不包含勘误内容）或修订版均不适适用于本标准, 然而, 激励依据本标准达成协议各方研究是否可使用这些文件最新版本。通常不注日期引用文件, 其最新版本适适用于本标准。
GB/T 9705—88文书档案案卷格式
GB/T 12967—92全宗单
GB/T 12968—92档案交接文据格式
DA/T 14—94全宗指南编制规范
DA/T 18—1999档案著录规则
DA/T 1—档案工作基础术语
DA/T 22—归档文件整理规则
3　术语和定义
下列术语和定义适适用于本标准。
3.1
全宗卷fonds descriptive file
由统计和说明全宗立档单位及档案历史和现实状况相关文件材料组成专门案卷, 是管理全宗档案关键工具。
3.2　
综合全宗卷　synthesize fonds descriptive file
由统计和说明多个全宗立档单位及档案历史和现实状况综合性文件材料组成专门案卷, 是管理馆（室）藏档案关键工具。
3.3　
全宗属类　fonds category
馆藏量较大档案馆, 依据馆藏全宗历史时期、 机构性质、 机构等级等特征, 对全宗进行属性分类。档案馆通常对全宗属类给予特定标识, 作为全宗编号属性代码。
4　全宗卷编制标准
4.1　档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷, 搜集、 保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成相关文件材料。
4.2　全宗卷中搜集文件材料应做到齐全、 完整、 真实, 努力争取全方面反应全宗及其管理历史面貌。
4.3　全宗卷整理应做到分类合理、 方法科学、 格式规范。
4.4　综合全宗卷能够按馆（室）藏、 全宗属类、 全宗群或联合全宗进行编制, 搜集、 保管在档案管理过程中以馆（室）藏、 全宗属类、 全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成相关文件材料。
5　全宗卷内容组成
5.1　全宗（馆藏）介绍类: 全宗指南（全宗介绍）、 大事记等说明全宗背景和档案情况文件材料。
5.2　档案搜集类: 档案接收和征集工作措施、 标准, 档案（资料）交接文据及相关目录, 档案起源和档案历史转移过程说明材料等。
5.3　档案整理类: 文件材料分类、 保管期限和归档范围要求, 档案整理工作方案、 整理工作说明和小结等。
5.4　档案判定类: 档案保管期限判定、 档案开放判定、 档案分级判定、 档案销毁判定、 珍贵档案考证判定等判定工作制度、 组织、 方案和标准, 判定工作形成汇报、 请示及批复, 判定及销毁处理档案目录（清册）等。
5.5　档案保管类: 档案保管工作制度, 档案安全检验、 档案破损情况调查与修复（抢救）、 关键档案保护、 珍贵档案仿真复制件制作等工作统计和说明材料, 档案保管情况分析和工作总结、 汇报等。
5.6　档案统计类: 档案基础统计台账, 档案工作基础情况统计报表, 档案工作统计分析材料等。
5.7　档案利用类: 档案利用制度, 检索工具编制情况, 档案开放与控制情况, 档案编研与出版情况, 档案展览与公布情况, 珍贵档案介绍, 档案利用效果经典事例等。
5.8　新技术应用类: 应用现代技术管理档案情况统计、 工作汇报及说明材料, 档案信息化和数字化工作情况, 电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9　综合全宗卷: 管理馆藏、 全宗属类、 全宗群或联合全宗综合性业务工作规范和管理制度, 5.1—5.8中包含多个全宗文件材料。
6　全宗卷整理
6.1　文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。
6.2　文件材料分类。属于同一全宗卷文件材料, 按本标准第5章“全宗卷组成”中5.1至5.8条进行分类。
6.3　文件材料排序。文件材料分入不一样类目后, 按形成时间次序排列。新增文件材料插入相关类目, 向后接续排列。
6.4　文件材料编号。在文件材料首页上方空白处进行编号。文件材料编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
6.4.1全宗号填写文件材料所属全宗编号。综合全宗卷全宗号, 填写档案馆（室）编号或档案属类代号。
6.4.2类号填写5.1—5.8条序号。
6.4.3件号填写文件材料在相关类目中流水排列序号。
编号举例:
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗, 全宗介绍类, 第２件）
6.5　编制文件材料目录。全宗卷汉字件材料, 分类别, 以件为单位, 根据排列次序编制文件目录。目录格式见8.2。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧多个版本时, 应在目录备注栏中, 注明新版本文件替换旧版本文件名称和时间。
6.6　文件材料装盒。全宗卷文件材料根据分类编号次序装盒。文件材料较多, 一盒装不下时, 可按分类编号次序装入数盒。装有文件材料全宗卷应填写卷盒封面和脊背。卷盒式样见8.1。
6. 7　编制全宗卷盒号。全宗卷卷盒区分全宗, 按卷盒排列次序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。
７　全宗卷管理
7.1　档案馆和保管全宗较多档案室, 宜将全部馆（室）藏档案全宗卷集中保管, 根据全宗编号次序组织排列。
7.2　区分馆藏档案全宗属类档案馆, 也可根据全宗属类分别集中管理全宗卷。
7.3　保管单一全宗档案室, 全宗卷宜与档案一并保管, 将全宗卷置于该全宗档案卷首。也能够将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
7.4　档案室建立全宗卷, 宜采取双套制。档案室向档案馆移交档案时, 应同时移交与该批移交档案相关全宗卷文件材料。
８　卷盒及目录格式
8.1　全宗卷装具采取无酸纸制作翻盖式卷盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、 “全宗名称”、 “盒号”等填写项目, 卷盒外形尺寸为310mm×220mm(长×宽), 盒脊厚度为30mm、 40mm两种规格。卷盒式样见图A.1。
8.2全宗卷文件目录采取A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、 表格形式, 设置“类目名称”、 “件号”、 “责任者”、 “题名”、 “日期”、 “备注”等项目。目录式样见图A.2。