活动组织流程标准.doc

塘厦区域活动组织步骤规范

一、 活动组织步骤简述
1.洽谈活动→2.上报方案→走汇报步骤, 完成审批→3.费用及场地落实、 物料准备→4.制订输出口径及活动步骤、 预约用户→5.活动实施→6.验收汇报→7.费用报销或返纳
二、 具体实施关键点
1) 洽谈活动
1、 洽谈前准备
① 仪容仪表
严格根据企业AA形象标准要求实施。
② 物料准备
IPAD（PPT/项目、 产品照片/活动照片）、 《活动合作意向书》、 名片、 宣传物料等。
2、 合作方案
① 赞助、 协办活动
如贵企业已经有活动安排, 本企业负责赞助活动礼品、 宣传（活动）物料、 帮助组织用户等, 作为活动协办单位共同组织活动, 贵司（提供本企业）需在活动过程中加入塘厦项目宣传信息, 如项目PPT介绍、 宣传短片播放、 广告画摆放、 经过贵司短信平台向用户发送本企业相关信息等, 帮助本企业对参与活动用户进行意向登记（或者提供签到用户名单）。
② 资源交换活动
如贵企业近期未有活动安排, 但拥有用户资源并有意向组织活动, 本企业负责组织相关活动, 比如节日活动、 品酒（品茶）活动、 沙龙讲座活动等, 贵司能够经过活动进行用户回馈, 推介新产品或服务, 或者作为在本企业销售中心开放后贵司到本企业现场所作开展活动交换。活动过程中必需加入塘厦项目宣传信息, 如项目PPT介绍、 宣传短片播放、 广告画摆放、 经过贵司短信平台向用户发送本企业相关信息等, 帮助本企业对参与活动用户进行意向登记。
③ 专场推介会
如贵企业职员有意向了解塘厦项目, 本企业负责组织项目专场推介会, 安排项目PPT讲解、 宣传短片播放、 宣传资料派发、 现场咨询等, 贵司提供场地并帮助组织职员参与推介会, 进行意向登记。
④ 用户邀约
资源单位/商家无活动安排, 亦无意组织活动, 但拥有用户资源, 协商邀约其用户参与本企业组织多种活动（钓鱼、 自驾游、 品酒等）。
备注: 具体内容详见《活动合作意向书》
2) 活动方案方案上报
活动组织人经过造访拓展, 与资源商家达成合作意向, 将具体活动方案汇总至吴经理, 吴经理审批同意后, 将活动合作方法及内容提交策划形成汇报, 并敦促策划即日上文。
完成要求:
1、 总活动费用在元以下, 无需活动现场包装及邀约用户, 最少提前5天上文。
2、 总活动费用在30000元以下, 活动现场需包装或需要邀约用户, 最少提前10天上文。
3、 总活动费用在50000元以上, 最少提前15天上文。
4、 活动一经确定当日立刻上文, 特殊情况请示吴经理。
备注: 活动方案版式详见《活动组织计划书版式》
3) 步骤跟进
活动上文后, 活动组织人依据活动时间节点, 督促策划5日内走完审批步骤, 如出现滞后情况, 须立刻上报吴经理作下一步调整。
完成要求:
步骤上文后, 5日内走完（特殊情况滞后须上报吴经理）。
4) 费用及场地落实、 物料准备
活动汇报审批后, 立刻走费用步骤、 并落实场地及物料准备。
1、 费用步骤
Ø 外聘活动企业
需外聘活动企业, 步骤审批后, 立刻督促策划发外聘通知单、 立刻走完外聘步骤, 确定外聘企业后, 取得外聘企业联络方法, 沟通活动具体事宜。
Ø 借支步骤
需走借支步骤, 步骤审批后, 立刻督促策划发借支单, 立刻走完借支步骤, 走完步骤后向财务借支。
Ø 垫支步骤
需垫支活动费用, 步骤审批后, 采取企业或个人垫支, 活动结束后, 凭活动验收汇报及活动费用发票, 督促策划走报销步骤。
2、 场地落实
场地费用属于销售类费用, 走借支步骤: 步骤审批后, 立刻督促策划发借支单, 立刻走完借支步骤, 走完步骤后向财务借支。
3、 物料准备
Ø 现场包装准备
Ø 宣传资料准备
Ø 活动礼品准备
要求:
汇报审批后, 三日内完成（特殊情况滞后须上报吴经理）。
5) 制订输出口径及活动步骤、 预约用户
1、 输出口径
Ø 活动邀约输出口径
Ø 展点接待输出口径
Ø 来电接听输出口径
2、 活动步骤安排
塘厦项目xx活感人员安排
① 活动介绍
1、 活动专题:
2、 活动时间:
3、 活动地点:
4、 活动对象:
5、 主办及参与单位:
② 活动步骤（参考）
时间
步骤安排
准备物料
人员安排
xx:00-- xx:00
活动准备, xx内完成布场, 座位摆放;
xx外部布场完成, 销售接待人员到位、 嘉宾到位;
抽奖券、 购房现金券、 用户调查问卷、 用户记录表等。
现场完成安装, 销售人员帮助室内布场
xx:00-- xx:00
用户进场, 现场接待人员指导进入活动区, 销售人员可邀请用户参观现场多种户型展板、 企业品牌介绍等;
音乐演奏暖场
工作人员负责其会员入场, 销售人员可引导意向用户登记、 预约参观样板房
xx:00-- xx:00
主持人宣告活动开始, 建设银行责任人致欢迎词; （10分钟）
项目责任人致欢迎词, 并作项目介绍; （15分钟）抽奖步骤: “购房现金券”共10名（一等奖1名, 二等奖3名, 三等奖6名）。（5分钟）
xx:00-- xx:00
用户在宴会厅享受丰盛晚餐;
建设银行理财投资分折讲座
音乐演奏\PPT
建设银行分折专员
xx:00-- xx:00
1、 欢送嘉宾, 赠予礼品包

音乐演奏
欢送嘉宾

③ 活动组织筹备
序号
项目
内容
到位时间
责任人员
指导人员
备注
一、 销售配合
1
预约用户
电话营销组: xx人
大用户造访及活动组: xx人

2
资料包准备
准备xx份。以环境保护袋放置, 内附柏户型图、 宣传单张等

二、 推广配合
1
活动推广
负责活动前期宣传、 活动后期报道等新闻软文撰写及公布

2
现场包装
负责活动物料（帐篷、 展架、 横幅等）准备、 部署、 回收等工作。

……
……
……
……
……
……
……
5
物料运输
帮助将资料包送至活动签四处

6
场地部署

7
调查问卷
速印调查问卷xx人份, 用于活动现场用户填写

8
礼品
准备xx份, 包含xx

9
主持稿

④ 活动现场安排
序号
分区
内容
到位时间
责任人
指导人员
备注
1
签四处
用户签到, 指导用户填写调查问卷

2
资料派发

3
用户接待

4
礼品区

5
xx

6
xx

7
xx

3、 用户邀约
活动组织人依据活感人数需要, 分配任务给各拓展板块进行要约, 包含:
① 造访及活动板块
② 电话营销板块
③ 展点拓客板块

6) 活动验收
1、 活动信息反馈
活动结束, 提供以下数据给策划,
① 有效登记用户数据
② 活动现场照片
③ 活动效果反馈
完成时间
活动完成2天内
2、 验收汇报
活动组织人在活动结束并提供相关活动资料后、 敦促策划3日完成验收汇报。
完成时间
活动完成3日走步骤。

7) 活动费用报销
活动结束后, 凭活动验收汇报及活动费用发票, 督促策划走报销步骤。