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提升协议管理效能 维护企业正当权益
——财政部会计司解读《企业内部控制应用指导第16号——协议管理》

　　协议是企业与自然人、 法人及其她组织等平等主体之间设置、 变更、 终止民事权利义务关系协议。加强协议管理,有利于规范、 约束市场主体交易行为, 优化资源配置, 维护市场秩序。制订和实施《企业内部控制应用指导第16号——协议管理》, 意在帮助企业规范当事人双方经营行为, 维护本身正当权益、 防控法律风险, 促进实现内部控制目标。本文就此进行解读。
　　一、  协议管理总体要求
　　企业需要建立一系列制度体系和机制保障, 促进协议管理作用得到有效发挥。
　　（一）建立分级授权管理制度
　　企业应该依据经济业务性质、 组织机构设置和管理层级安排, 建立协议分级管理制度。属于上级管理权限协议, 下级单位不得签署。对于重大投资类、 融资类、 担保类、 知识产权类、 不动产类协议上级部门应加强管理。下级单位认为确有需要签署包含上级管理权限协议, 应该提出申请, 并经上级协议管理机构同意后办理。上级单位应该加强对下级单位协议签订、 推行情况监督检验。
　　（二）实施统一归口管理
　　企业能够依据实际情况指定法律部门等作为协议归口管理部门, 对协议实施统一规范管理, 具体负责制订协议管理制度, 审核协议条款权利义务对等性, 管理协议标准文本, 管理协议专用章, 定时检验和评价协议管理中微弱步骤, 采取对应控制方法, 促进协议有效推行等。
　　（三）明确职责分工
　　企业各业务部门作为协议承接部门负责在职责范围内承接相关协议, 并推行协议调查、 谈判、 签订、 推行和终止责任。企业财会部门侧重于推行对协议财务监督职责。
　　（四）健全考评与责任追究制度
　　企业应该健全协议管理考评与责任追究制度, 开展协议后评定, 对协议签订、 推行过程中出现违法违规行为, 应该追究相关机构或人员责任。
　　二、  协议管理步骤
　　协议管理从大方面能够划分为协议签订阶段和协议推行阶段。协议签订阶段包含协议调查、 协议谈判、 协议文本确定、 协议审批、 协议签署等步骤; 协议推行阶段包含协议推行、 协议补充和变更、 协议解除、 协议结算、 协议登记等步骤。下图列示协议管理步骤含有一定通用性。

　　三、  协议各步骤关键风险点及管控方法
　　（一）协议调查
　　协议签订前, 企业应该进行协议调查, 充足了解协议对方主体资格、 信用情况等相关情况, 确保对方当事人含有履约能力。该步骤关键风险是: 忽略被调查对象主体资格审查, 准协议对象不含有对应民事权利能力和民事行为能力或不含有特定资质, 与不含有代理权或越权代理主体签署协议, 造成协议无效, 或引发潜在风险; 在协议签署前错误判定被调查对象信用情况, 或在协议推行过程中没有连续关注对方资信改变, 致使企业蒙受损失; 对被调查对象履约能力给出不妥评价, 将不含有履约能力对象确定为准协议对象, 或将含有履约能力对象排除在准协议对象之外。
　　关键管控方法: 第一, 审查被调查对象身份证件、 法人登记证书、 资质证实、 授权委托书等证实原件, 必需时, 可经过发证机关查询证书真实性和正当性, 关注授权代理人行为是否在其被授权范围内, 在充足搜集相关证据基础上评价主体资格是否合适。第二, 获取调查对象经审计财务汇报、 以往交易统计等财务和非财务信息, 分析其赢利能力、 偿债能力和营运能力, 评定其财务风险和信用情况, 并在协议推行过程中连续关注其资信改变, 建立和立刻更新协议对方商业信用档案。第三, 对被调查对象进行现场调查, 实地了解和全方面评定其生产能力、 技术水平、 产品类别和质量等生产经营情况, 分析其协议履约能力。第四, 与被调查对象关键供给商、 用户、 开户银行、 主管税务机关和工商管理部门等沟通, 了解其生产经营、 商业信誉、 履约能力等情况。
　　（二）协议谈判
　　初步确定准协议对象后, 企业内部协议承接部门将在授权范围内与对方进行协议谈判, 根据自愿、 公平标准, 磋商协议内容和条款, 明确双方权利义务和违约责任。该步骤关键风险是: 忽略协议重大问题或在重大问题上做出不妥让步; 谈判经验不足, 缺乏技术、 法律和财务知识支撑, 造成企业利益损失; 泄露本企业谈判策略, 造成企业在谈判中处于不利地位。
　　关键管控方法: 第一, 搜集谈判对手资料, 充足熟悉谈判对手情况, 做到知己知彼; 研究国家相关法律法规、 行业监管、 产业政策、 同类产品或服务价格等与谈判内容相关信息, 正确制订本企业谈判策略。第二, 关注协议关键内容、 条款和关键细节, 具体包含协议标数量、 质量或技术标准, 协议价格确定方法与支付方法, 履约期限和方法, 违约责任和争议处理方法、 协议变更或解除条件等。第三, 对于影响重大、 包含较高专业技术或法律关系复杂协议, 组织法律、 技术、 财会等专业人员参与谈判, 充足发挥团体智慧, 立刻总结谈判过程中得失, 研究确定下一步谈判策略。第四, 必需时可聘用外部教授参与相关工作, 并充足了解外部教授专业资质、 胜任能力和职业道德情况。第五, 加强保密工作, 严格责任追究制度。第六, 对谈判过程中关键事项和参与谈判人员关键意见, 给予统计并妥善保留, 作为避免协议舞弊关键手段和责任追究依据。
　　（三）协议文本确定
　　企业在协议谈判后, 依据协商谈判结果, 确定协议文本。该步骤关键风险是: 选择不合适协议形式; 协议与国家法律法规、 行业产业政策、 企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突; 协议内容和条款不完整、 表述不严谨正确, 或存在重大疏漏和欺诈, 造成企业正当利益受损; 有意拆分协议规避协议管理要求等; 对于协议文本须报经国家相关主管部门审查或立案, 未推行对应程序。
　　关键管控方法: 第一, 企业对外发生经济行为, 除即时结清方法外, 应该签订书面协议。第二, 严格审核协议需求与国家法律法规、 产业政策、 企业整体战略目标关系, 确保其协调一致; 考察协议是否以生产经营计划、 项目立项书等为依据, 确保完成具体业务经营目标。第三, 协议文本通常由业务承接部门起草, 法律部门审核; 重大协议或法律关系复杂特殊协议应该由法律部门参与起草。国家或行业有协议示范文本, 能够优先选择, 但对包含权利义务关系条款应该进行认真审查, 并依据实际情况进行合适修改。各部门应该各司其职, 确保协议内容和条款完整正确。第四, 经过统一归口管理和授权审批制度, 严格协议管理, 预防经过化整为零等方法有意规避招标做法和越权行为。第五, 由签约对方起草协议, 企业应该认真审查, 确保协议内容正确反应企业诉求和谈判达成一致意见, 尤其留心“其她约定事项”等需要补充填写栏目, 如不存在其她约定事项时注明“此处空白”或“无其她约定”, 预防协议后续被篡改。第六, 协议文本须报经国家相关主管部门审查或立案, 应该推行对应程序。
　　（四）协议审核
　　协议文本确定完成后, 企业应进行严格审核。该步骤关键风险是: 协议审核人员因专业素质或工作态度原因未能发觉协议文本中不妥内容和条款; 审核人员即使经过审核发觉问题但未提出合适修订意见; 协议起草人员没有依据审核人员改善意见修改协议, 造成协议中不妥内容和条款未被纠正。
　　关键管控方法: 第一, 审核人员应该对协议文本正当性、 经济性、 可行性和严密性进行关键审核, 关注协议主体、 内容和形式是否正当, 协议内容是否符合企业经济利益, 对方当事人是否含有履约能力, 协议权利和义务、 违约责任和争议处理条款是否明确等。第二, 建立会审制度, 对影响重大或法律关系复杂协议文本, 组织财会部门、 内部审计部、 法律部、 业务关联相关部门进行审核, 内部相关部门应该认真推行职责。第三, 慎重对待审核意见, 认真分析研究, 慎重对待, 对审核意见正确无误地加以统计, 必需时对协议条款作出修改并再次提交审核。
　　（五）协议签署
　　企业经审核同意签署协议, 应该与对方当事人正式签署并加盖企业协议专用章。该步骤关键风险是: 超越权限签署协议, 协议印章管理不妥, 签署后协议被篡改, 因手续不全造成协议无效等。
　　关键管控方法: 第一, 根据要求权限和程序与对方当事人签署协议。对外正式对外签订协议应该由企业法定代表人或由其授权代理人署名或加盖相关印章。授权签署协议, 应该签署授权委托书。第二, 严格协议专用章保管制度, 协议经编号、 审批及企业法定代表人或由其授权代理人签署后, 方可加盖协议专用章。用印后保管人应该立刻收回, 并按要求妥善保管, 以预防她人滥用。保管人应该统计协议专用章使用情况以备查, 假如发生协议专用章遗失或被盗现象, 应该立刻汇报企业责任人并采取妥善方法, 如向公安机关报案、 登报申明作废等, 以最大程度消除可能带来负面影响。第三, 采取合适方法, 预防已签署协议被篡改, 如在协议各页码之间加盖骑缝章、 使用防伪印记、 使用不可编辑电子文档格式等。第四, 根据国家相关法律、 行政法规要求, 需办理同意、 登记等手续以后方可生效协议, 企业应该立刻按要求办理相关手续。
　　（六）协议推行
　　协议签订后, 企业应该与协议对方当事人一起遵照老实信用标准, 依据协议性质、 目和交易习惯推行通知、 帮助、 保密等义务。该步骤关键风险是: 本企业或协议对方当事人没有合适地推行协议中约定义务; 协议生效后, 对协议条款未明确约定事项没有立刻协议补充, 造成协议无法正常推行; 在协议推行过程中, 未能立刻发觉已经或可能造成企业利益受损情况, 或未能采取有效方法; 协议纠纷处理不妥, 造成企业遭受外部处罚、 诉讼失败, 损害企业利益、 信誉和形象等。
　　关键管控方法: 第一, 强化对协议推行情况及效果检验、 分析和验收, 全方面合适实施本企业义务, 敦促对方主动实施协议, 确保协议全方面有效推行。第二, 对协议对方协议推行情况实施有效监控, 一旦发觉有违约可能或违约行为, 应该立刻提醒风险, 并立刻采取对应方法将协议损失降到最低。第三, 依据需要立刻补充、 变更甚至解除协议。一是对于协议没有约定或约定不明确内容, 经过双方协商一致对原有协议进行补充; 无法达成补充协议, 根据国家相关法律法规、 协议相关条款或者交易习惯确定; 二是, 对于显失公平、 条款有误或存在欺诈行为协议, 以及因政策调整、 市场改变等客观原因已经或可能造成企业利益受损协议, 按要求程序立刻汇报, 并经双方协商一致, 根据要求权限和程序办理协议变更或解除事宜; 三是对方当事人提出中止、 转让、 解除协议, 造成企业经济损失, 应向对方当事人书面提出索赔。第四, 加强协议纠纷管理, 在推行协议过程中发生纠纷, 应该依据国家相关法律法规, 在要求时效内与对方当事人协商并按要求权限和程序立刻汇报。协议纠纷经协商一致, 双方应该签署书面协议; 协议纠纷经协商无法处理, 依据协议约定选择仲裁或诉讼方法处理。企业内部授权处理协议纠纷, 应该签署授权委托书。纠纷处理过程中, 未经授权同意, 相关经办人员不得向对方当事人作出实质性回复或承诺。
　　（七）协议结算
　　协议结算是协议实施关键步骤, 既是对协议签署审查, 也是对协议实施监督, 通常由财会部门负责办理。该步骤关键风险是: 违反协议条款, 未按协议要求期限、 金额或方法付款; 疏于管理, 未能立刻催收到期协议款项; 在没有协议依据情况下盲目付款等。
　　关键管控方法: 第一, 财会部门应该在审核协议条款后办理结算业务, 根据协议要求付款, 立刻催收到期欠款。第二, 未按协议条款履约或应签署书面协议而未签署, 财会部门有权拒绝付款, 并立刻向企业相关责任人汇报。
　　（四）协议登记
　　协议登记管理制度表现协议全过程封闭管理, 协议签署、 推行、 结算、 补充或变更、 解除等都需要进行协议登记。该步骤关键风险是: 协议档案不全, 协议泄密, 协议滥用等。
　　关键管控方法: 第一, 协议管理部门应该加强协议登记管理, 充足利用信息化手段, 定时对协议进行统计、 分类和归档, 具体登记协议签订、 推行和变更、 终止等情况, 协议终止应立刻办理销号和归档手续, 以实施协议全过程封闭管理。第二, 建立协议文本统一分类和连续编号制度, 以预防或及早发觉协议文本遗失。第三, 加强协议信息安全保密工作, 未经同意, 任何人不得以任何形式泄露协议签订与推行过程中包含国家或商业秘密。第四, 规范协议管理人员职责, 明确协议流转、 借阅和归还职责权限和审批程序等相关要求。
　　四、  协议管理后评定
　　协议作为企业负担独立民事责任、 推行权利义务关键依据, 是企业管理活动关键痕迹, 也是企业风险管理关键载体, 为此, 协议管理内部控制指导强调企业应该建立协议管理后评定制度。企业应该建立协议推行情况评定制度, 最少于每年年末对协议推行总体情况和重大协议推行具体情况进行分析评定, 对分析评定中发觉协议推行中存在不足, 应该立刻加以改善。