集装箱运输代理分公司操作作业指导书.doc

1.目标
为确保集装箱代运协议及时正确推行，规范集装箱操作流程,加强操作标准化，连续改进服务质量,提升用户满意度和工作效率，编制本作业指导书。
2.范围
适适用于集装箱运输代理分企业操作人员参加协议评审、客户维护、单据审核、单证缮制、费用录入、办理提货或订舱手续、整理业务统计等方面工作。
3.职责
3.1 操作人员分为单证操作人员（以下简称“单证人员”）和外勤操作人员（以下简称“外勤人员”）。
3.2单证人员负责与销售人员共同或独自做好客户维护工作。
3.3单证人员参加通常协议与特殊协议评审。
3.4在操作各步骤如需对外采购，由分企业授权单证人员按《采购控制程序》要求在《合格供方名单》中选择供方进行对外采购。如需在《合格供方名单》外进行采购，相关责任人填写《采购审批表》，经分企业领导审核，报企业主管领导同意。
3.5单证人员负责审核客户委托书及其它随附单据，做到单证齐全，单单相符。
3.6单证人员负责缮制相关业务单据，办理提货和订舱手续，整理归档单票业务资料。
3.7单证人员负责按照企业海运系统要求,及时做好费用录入工作。
3.8外勤人员负责办理集装箱进出码头、箱站或堆场手续。
3.9外勤人员负责办理危险品申报手续。
3.10外勤人员负责集装箱集疏港各步骤衔接。
4.操作程序
4.1出口操作程序
4.1.1单证人员收到销售人员或客户交付以下单证后，应认真检验单证是否齐全，单单是否相符，确保业务所需单据完整、有效、正确,并将接单检验情况统计在《集装箱出口货物作业单》中。发觉不符合要求单证及时向销售人员或客户提出，商讨处理方法并在作业单中做好统计。
4.1.1.1基本单证
出口委托书/出口明细单/集装箱货物托运单
1份(套)
报关委托书
1份
商业发票
1份
装箱单
1份

出口协议
1份

出口收汇核销单
1份
4.1.1.2对法定检验检疫货物或客户委托检验检疫商品，需要向检验检疫部门交验单证：
报检委托书
1份
厂检单（或/和）验货确认书
1份
检验检疫换证凭单
1份
检验检疫部门需要其它单证

4.1.1.3对三来一补产品或特定产品、特定出口地域产品，需要向海关交验单证：
加工手册
1份
出口许可证
一式2份
配额证实
一式2份
海关需要其它单证

4.1.1.4对危险品，需要向海事局交验单证：
出境货物运输包装性能检验结果单
1份
出境危险货物运输包装使用判定结果单
1份

注：前述（4.1.1.2/3）所需单证依照不一样货物要求有所取舍。
4.1.2订舱
单证人员依照上述单据，缮制集装箱货物托运单（一套8联），凭此及时向船企业办理订舱手续，取回提箱单、设备交接单、铅封、一联留底和5-8联。定舱完成后，在箱站装箱及时提供入货通知给客户。
4.1.3装箱集港
4.1.3.1对需在码头提空箱，外勤人员凭提箱单到码头办理提空箱作业手续。4.1.3.2如在箱站提空食品箱，需由外勤人员检验合格后，办理提箱手续。
4.1.3.3对箱站装箱，单证人员应提前将预配单、提箱单、铅封和设备交接单下达成箱站，客户凭入货通知送货到指定箱站装箱。对工厂装箱单证人员应提前将《工厂装箱联络单》、放箱令或码头提空箱单、铅封和设备交接单下达企业车队调度签收。
4.1.3.4单证人员向调度催要箱号和铅封号，并在装箱单打印及报文处理系统中准确录入信息数据，生成报文后在“电子装箱单预录入系统”中上传报文并下载回执，查收确认报文发送成功。打印出两联装箱单交调度。
4.1.4报检报关
4.1.4.1单证人员依照客户委托书要求、发票、装箱单及其余相关单据缮制报检草单，随附报检委托书、协议、商业发票、装箱单和其余相关单据，交报关企业签收。通关单由报关企业内部直接转交报关员。
4.1.4.2单证人员依照客户委托书要求、发票、装箱单及其余相关单据缮制报关草单，随附以下单据交报关企业签收：集装箱货物托运单五至八联（标明集装箱号和铅封号，第五联上应有船企业和分企业订舱章、报关委托书、商业发票、装箱单、核销单、许可证或配额证及客户自理报检通关单。放行单由报关企业直接送达码头外轮理货企业。
4.1.4.3如海关对货物进行查验，单证人员应与报关员保持联络，及时掌握查验进展情况和放行结果。
4.1.5递交船方单证
4.1.5.1单证人员负责依照客户出口委托、发票、装箱单及其余相关单据，缮制提单和装箱单，经客户或部门经理审核无误后，按船企业要求时间将副本提单和装箱单送交船企业或其代理。
4.1.6危险品货物操作
4.1.6.1单证人员取得船方同意装载危险品订舱确认,并在集装箱货物托运单上标明危险品类别、联合国危规编号
4.1.6.2危险品货物包装上无危险品标志时，危险品报检员应将危标交给装箱人，要求将大危标贴在集装箱四侧，小危标贴在货物外包装上。
4.1.6.3危险品报检员负责现场监装并填写集装箱装运危险货物装箱证实书.
4.1.6.4危险品报检员负责向海事局申报并提供以下单证：
《危险货物安全适运申报单》（一式三份）；
《集装箱装运危险货物装箱证实书》（一式二份）；
《出境危险货物运输包装使用判定结果单》（一份）；
《出境货物运输包装性能检验结果单》（一份）
4.1.6.5外勤人员负责将海事局签章《包装危险货物安全适运申报单》和《集装箱装运危险货物装箱证实书》各一份交船企业或其代理。
4.1.6.6外勤人员凭《包装危险货物安全适运申报单》（一份）办理危险品货物进港手续。
4.1.7冷藏保鲜货操作
4.1.7.1单证人员应预先得到船企业接收冷藏箱订舱确认,并在集装箱货物托运单和装箱单上注明设定温度和箱型。
4.1.7.2装船前，单证人员对未达成设定温度冷藏箱，应要求客户出具装船保函。
4.1.8签单出证
4.1.8.1单证人员办理向船企业签发提单财务手续，从船企业取得签好提单后，应仔细审核提单内容和签章是否齐全、正确、清楚。
4.1.8.2在口岸出具检验检疫证书，单证人员负责从报关企业取回检验检疫证书。
4.1.9寄交单据
4.1.9.1单证人员依照销售人员指示,负责将正本提单、检验检疫证书和收款发票等寄交用户或交由销售人员寄交用户，并做好签收统计。
4.1.9.2单证人员负责从报关企业取回核销单、退税单和手册等，依照销售人员指示直接或经过销售人员寄交用户并做好签收统计。
4.2进口操作流程
4.2.1依照货物预计抵港时间，销售人员或单证人员提请用户及时邮送以下单证。单证人员收到销售人员流转或客户交付以下单证后，应认真检验单证是否齐全，单单是否相符,确保业务所需单据完整、有效、正确,并将接单检验情况统计在《集装箱进口货物作业单》中。发觉单证不符或不符合要求要求及时向销售人员或客户提出，商讨处理方法并在作业单中做好统计。
4.2.1.1基本单证
提单正本
(或)银行保函正本
(或)电放通知副本
1份
报关(报检)委托书
1份
进口协议
1份
商业发票
1份
装箱单
1份
4.2.1.2特定产品/转关需要单证：
进口许可证
一式二份
注：
单证依照不一样货物要求有所取舍
机电产品进口记录表
1份
三来一补手册
1份
减免税证实
1份
环境保护证
1份
风险评定表
1份
无木质包装证实
1份
国外熏蒸证实或植检证书
1份
产地证
1份
4.2.1.3 危险品货物
4.2.1.3.1单证人员依照客户提供单证资料填写《危险货物安全适运申报单》（一式三份），并在船舶到港前两日内向海事局申报，海事局审批签章后，将一份交船代，另一份办理码头提箱手续。

4.2.2换单
4.2.2.1单证人员持正本提单或副本提单+电放通知或银行保函或船企业可接收其它担保向船企业换取提货单，申领提箱单和设备交接单。
4.2.2.2对无正本提单要求换单，标准上应要求收货人提供信誉良好银行担保函。
4.2.2.3本企业不得自行提供无单提货担保。需本企业提供无单提货担保,应按《中国外运陆桥运输有限企业担保管理实施方法》办理。
4.2.3报检报关
4.2.3.1对法检货物，单证人员依照客户委托，缮制报检草单，随附报验委托书、进口协议、商业发票、装箱单、提单复印件各1份，交报关企业签收。
4.2.3.2如需进行卫生处理，由外勤人员向检验检疫部门申报并负责办理移箱查验等相关手续。如海关对货物进行查验，单证人员应与报关员保持联络，及时掌握查验进展情况和放行结果。
4.2.3.3单证人员依照客户委托，缮制报关草单，随附报关委托书、提货单、进口协议、商业发票、装箱单和海关需要其余文件交报关企业签收. 除非因为客户原因,单证人员应确保在货物进境十四天内向海关申报。
4.2.3.4对于转关货物，单证人员应缮制转关运输货物海关施验封统计和转关货物核放单，交报关企业向海关申请。海关同意后，外勤人员应立刻前往海关码头办事处办理购置海关铅封手续并将全套单据送回报关行。
对于进口矿货物转关，可向海关申请提前提箱，在外理监管下提箱完成后，凭理货证实到海关报关。
4.2.3.5海关放行后，单证人员立刻取回加盖海关放行章提货单或提箱单。
4.2.4交货结算
4.2.4.1单证人员凭客户付款证实安排疏港交货。
4.2.4.2对凭付款保函提货客户，应由销售人员在付款保函签署意见并经分企业领导或其授权人员审批,单证人员凭此办理疏港手续。
4.2.4.3外勤人员凭提货单和提箱单办理联办手续，然后到集装箱码头办理提货手续，最终凭提货单交货统计联到堆场提取重箱或到货运站提取拼箱货物。
4.2.4.4对在工厂拆箱，单证人员认真填写工厂拆箱联络单，与提箱单及设备交接单一起下达企业车队调度签收。货物交付后单证人员应从车队取得客户签收统计。
4.2.4.5对在箱站拆箱，单证人员应提前将拆箱委托单、提箱单和设备交接单下达箱站，如有货物短少残损现象发生，需取得箱站拆箱统计并及时向客户反馈，商讨处理方法。
4.2.4.6对于矿类货物，在箱站拆箱过程中要及时联络商检人员进行抽样和放射性检测，并争取在箱体无偿使用期内完成货物放行和拆箱。如因为货主原因造成箱体超期，要做好统计。
4.2.4.7货物放行拆箱返箱完成之后，应及时向船企业核实产生超期费用并收回押箱支票。
4.2.4.8严格按照货主指令及时准确跟场站沟通并发送货物。
4.2.4.9单证人员应及时从报关企业取回海关核退报关单、进口手册、机电产品登记证实等文件，依照销售人员指示，直接或经过销售人员寄交客户并签收。
4.3与客户沟通与服务改进
4.3.1操作人员在操作过程中，应将可能或已出现问题及时通知客户或销售人员，以使客户掌握货物出运动态并提出对应指示。
4.3.2操作人员在与客户联络过程中，应依照客户合理、正当要求，及时改进操作，并做好统计。
4.3.3操作人员对客户提出较大意见或提议，应及时向销售人员和分企业领导反应，方便企业有针对性改进服务。
4.4费用录入
4.4.1单证人员应按销售人员费用指示全方面、及时、准确地录入相关费用，收支必须严格匹配。在企业货代软件要求时间内打印出费用预估单，经本部门经理或销售经理检验合格并签字后方可提交给结算人员。
4.4.2详细流程
出口业务，单证人员需要在船开后3天内进行费用录入、提交，打印预估单交销售人员确认后，由核实人员进行审核。审核无误后，交财务开具发票或者对外付款。出口业务费用必须全方面预估到费用系统中，无法预估特殊费用应填写更改单，进行解锁更改。
进口业务，单证人员应在服务完成3天内（进口全部货物交收货人）进行费用录入，并提交。费用提交审核前，如需对外开具发票和支付费用，采取费用锁定方式操作。
注：1、费用锁定是指对录入费用行进行锁定，锁定费用能够在不审核情况下进行收支操作。
2、费用解锁是指对已经审核单票费用进行解锁，通常指多条费用费用行，包含应收和应付。
4.5归档整理
4.5.1单证人员应按照单证资料归档要求，及时整理业务相关资料和统计。
4.5.2操作部门责任人督促并搜集各单证人员整理单证资料和统计，将单票业务完结三个月档案资料交综合部统一转交企业文档室保留。
5.支持性文件
5.1《用户需求识别与评审控制程序》
5.2《采购控制程序》
5.3《不合格品控制程序》
5.4《质量统计控制程序》
5.5《中国外运陆桥运输有限企业协议管理条例》
5.6《中国外运陆桥运输有限企业担保管理实施方法》
6.质量统计
6.1《集装箱出口货物作业单》
6.2《集装箱进口货物作业单》
6.3《工厂装箱联络单》
6.4《入货通知书》
6.5《预配单》
6.6《工厂拆箱联络单》
6.7《拆箱委托单》

附：业务流程图
注：1、流程图中虚线箭头表示信息流，实线箭头表示实物流。
2、菱形代表检验过程，以“YES”与“NO”代表“是”与“否”
判断。
3、方形代表详细操作过程。
4、椭圆形代表操作过程主要由其它部门或企业实施。

编制人：箱运分企业责任人 公布日期：01月01日
审核人：市场运行部责任人 生效日期：03月01日
同意人：企业副总经理

标题：集装箱货代出口流程图:

NO审核单据单

运费结算
出口单据发放
单据流转
仓库接收CFS货物
OK
确认订舱

提单制作及确认

重箱进港

标题：集装箱进口代运流程图:

审核单证

是

单据流转

整箱派送
货物派送