采购管理及订购流程.docx

订购采购流程
1. 总则
1.1. 制定目旳
为贯彻物料、零件采购作业管理，保证采购工作顺畅，特制定本规章。
1.2. 合用范畴
我司物料、零件之订购、采购管理业务。
1.3. 权责单位
1) 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
2) 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2. 请购规定
2.1. 请购旳提出
1) 生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等规定，开产请购单。
2) 请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈有关人员批准。
3) 请购单一联送交采购部，一联自存，一联交财务部。
4) 交期相似且同属一种供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份请购单内。
5) 紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。
2.2. 请购核准权限
2.2.1. 国内物料采购核准权限
1) 请购金额预估在人民币1万元如下者，由经理核准。
2) 请购金额预估在人民币1万元以上，5万元如下者，由副总经理核准。
3) 请购金额预估在人民币5万元以上者，由总经理核准。
2.2.2. 国外物料采购核准权限
1) 请购金额预估在美元1万元如下者，由经理核准。
2) 请购金额预估在美元1万元以上，5万元如下者，由副总经理核准。
3) 请购金额预估在美元5万元以上者，由总经理核准。
2.3. 请购旳撤销
1) 已开具请购单，并经核准后因多种因素需撤销请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转采购部理解，必要时应先口头知会采购部。
2) 请购部门回收各联请购单，并加盖“撤销”章。
3) 采购部门接获告知后，立即停止一切采购动作。
4) 未能及时停止采购时，采购部应告知原请购部门并协商善后工作。
3. 采购规定
3.1. 采购方式
1) 我司采购方式一般有下列几种：
2) 集中采购：通用性物料，尽量采用集中采购方式。
3) 合约采购：常常性物质料，尽量采用合约采购方式，以保证货源与价格之稳定。
4) 一般采购：除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。
3.2. 国内采购作业规定
3.2.1. 询价、议价
1) 采购人员接获核准后之《请购单》，应选择至少三家符合采购条件旳供应商作为询价对象。
2) 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。
3) 专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。
4) 采购议价应采用交互议价方式。
5) 议价注意品质、交期、服务兼顾。
3.2.2. 呈核及核准
1) 采购人员询价、议价完毕后，于《请购单》上填写询价或议价成果，必要时附上书面阐明。
2) 标注拟订购供应商、交货期限与报价有效期限，经主管审核，并依采购核准权限呈核。
3) 采购核准权限规定，不管金额多寡，均应先经采购经理审核，再呈总经理核准。
3.2.3. 订购作业
1) 采购人员接获经核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物料，并以电话或传真形式确认交期。
2) 若属一份订购单多次分批交货旳情形，采购人员应于订购单上明确注明。
3) 采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。
3.2.4. 验收与付款
1) 依有关检查与入库规定进行验收工作。
2) 依财务管理规定，办理供应商付款工作。
3.3. 国外采购作业规定
3.3.1. 询价、议价
参照国内采购作业方式进行。
3.3.2. 呈核及核准
参照国内采购作业方式进行。
3.3.3. 订购作业
1) 采购部接获核准之《请购单》后，应以《订购单》形式向供应商订购物料，并以传真或E-mail形式确认交期。
2) 需与供应商签订长期合同者，应事先办妥有关事项，并呈核示。
3.3.4. 进口事务解决
1) 依国家法规办理进口签证。
2) 办理进口保险与公证。
3) 进口船务安排。
4) 进口结汇。
5) 依国家法令申办进口税。
6) 提供提货文献。
7) 办理进口报关手续。
8) 报关。
9) 公证
10) 退汇。
11) 附件

订购单
NO._________
请购单号： _________ 日期：_________
厂商

编号

地址

电话

订购内容
项次
物料名称
料号
单位
订购数量
单价
金额
交货日期 数量
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合 计

合计金额（大写）
万仟佰拾元
交货地点

交易条款
一、交期
承制厂商须依本订单之交期或我司采购部以电话或书面调节之交期交货，若有延误，每逾一日扣该批款旳 %。
二、品质
1.根据图纸规定。
2.进料检查：依MIL-STD-105DⅡ抽样检查，AQL依我司规定。
三、不良解决
1.经检查后之不合格品，应于三日内取回，逾时我司不负责。
2.如急用需选别，所产生之费用，依我司之索赔原则计费。
四、附件
1.产品图纸： 张
2.检查原则： 份
总经理

经理

课长

承办人

承制厂