办公区域S管理与执行标准.doc

修订版次
修订内容
生效日期
A0
第一次发放
-07-18
A1
第一次修订
-07-29
A2
第二次修订
-09-20

办公区域7S管理与实施标准
部门
审核
署名
日期
发放
文件编号

编写人/部门

控制章区

总经理同意

第1页 共 5页
FRM-QMD-001-A0

1．目
为落实企业办公区域7S管理与控制工作, 提升企业整体形象, 提升工作效率。
2．适用范围
本措施适适用于企业办公区域。
3．职责与权限
企业全体人员及各办公区域责任部门。
4．内容
4-1、 区域划分
办公大楼二层全部划为办公区域, 具体为大、 小会议室, 培训室, 阅览室, 样品室, 试验室, 业务部, 财务部, 电房（网管中心）。其中不包含董事长室, 总经理室, 各副总办公室, 总经办, 外联部。
4-2、 区域管理
4-2-1、 文件柜管理
□本部门前一月或前数月内多种统计, 报表等装订成册保留, 为便于保留、 查阅及追溯, 要附上封面。封面内容最少应包含名称, 部门, 时间（X年X月）, 编制人及审核人等相关信息, 并放置于指定区域。若文件数量较少(如一月一张)可按三个月或六个月时间进行整理。若因为本部门保密需要可不附加封面。
□文件柜内文件夹按从大到小, 由高到矮次序依次排列, 文件夹侧面贴上标签, 注明文件名称, 如: XX作业指导书, XX程序书等。标签大小、 长短要与文件夹侧面大小、 长短相符。标签字体一律为“宋体”, 上下侧各留部份空白距离, 文件夹内第一页要有本文件夹文件清单, 并注明在第几页, 对应地在每份文件第一页贴附小标签注明页数。若因为本部门保密需要可不附加标签。
□文件柜要注明使用部门, 便于其它部门人员查找相关文件。若文件柜放置在单一部门由该部门使用则不需张贴文件柜使用部门。
□文件柜顶部不许可放置任何物品, 不许可有灰尘。
□取用文件后, 文件柜门随手关闭。
□带玻璃门文件柜内除了放置纸质物品, 本部门珍贵物品, 样品, 测试仪器及治具外, 其它物品一律不许可放置。放置物品时不可零乱无章, 做到整齐、 有序, 取用方便。标准是一个间隔放置一个物品。
□较重文件放在文件柜下层, 轻文件放在上层, 避免文件柜受压变形。
□数量较多未使用空白表格, A4纸等纸质材料放在文件柜下层, 数量较少者可用单独文件夹夹取, 放置在文件柜上层。
□文件柜、 文件夹、 办公设备等标签在张贴时注意张贴牢靠, 起翘面积不可超出总面积十分之一。
□文件柜内书刋, 资料, 规格书, 产品目录等按从大到小, 从高到矮, 从厚到薄次序依此放置。
4-2-2、 办公桌管理
□桌面、 座椅、 办公设备、 用具等不可有灰尘。
□笔、 便签纸等小型办公文具不使用时放置在笔筒或者办公桌托盘内, 不可散放在桌面。
□个人使用手机能够放置在桌面上, 关闭铃声, 使其处于振动状态。
□饮水杯、 矿泉水瓶等许可范围内饮水及容器放置在办公桌旁矮柜上。
□个人使用物品如纸巾等放置在抽屉或柜子里。
□横排文件框要求上层放置已处理文件, 中层放置在处理文件, 下层放置待处理文件。竖排文件框注明各隔层放置文件类型, 易弯折文件要用类似票据夹文件夹夹好。
□电脑主机依据办公桌卡位位置不一样而不一样, 显示器则放于办公桌中间位置。
□台历, 电话机, 笔筒, 计算器, 装饰用花卉等办公与装饰用治具依据办公卡位朝向放于桌面右边(或左边)位置, 保持整齐, 有序, 不可零乱放置。
□办公座椅在离开时要放置整齐, 挨近桌边放置。
□电脑使用电源插板要安装于离地面一定高度位置。多种线路要用扎带捆扎, 保持整齐。线途经长要将其卷起, 不可散放。
4-2-3、 个人7S管理
□办公室人员要求坐姿端正, 不可翘二郎腿, 不可大声喧哗, 更不能在办公场所与同事争吵。
□上班时间必需穿着企业要求服装, 按企业要求佩戴厂牌(具体实施措施参行政部制订相关制度）。
□办公区域不许可穿人字拖, 与工鞋类似拖鞋, 工鞋及静电衣。
□在与她人交谈（或通电话）时要使用一般话, 并注意音量大小。说话时尽可能使用诸如“你好”、 “请”、 “谢谢”、 “劳驾”等礼貌用语。
□打呵欠时请用手遮挡, 看见地板上有纸屑等杂物请弯腰捡起放于垃圾篓, 有同事文件掉落地上也请帮忙捡起归还。
□有电话响起无人接听时, 由最靠近电话同事进行接听, 记下来电人姓名, 部门及事由, 立刻转告当事人。
□与同事一起行走时, 不许可勾肩搭背, 保持企业整体形象。
□在指定吸烟区吸烟, 并将吸剩烟头熄灭后放于指定容器内。
□垃圾篓用黄黑线进行划线定位, 并套上垃圾袋, 假如垃圾桶已满则下班时将其清理。
□个人衣服要叠好放置, 静电衣一律放于企业指定鞋柜, 其它衣服放于柜子或抽屉里。
□中午下班或短暂离开所在办公区域(出办公室)时, 将电脑显示器电源关闭, 晚上下班后如无特殊情况, 一律将主机与显示器电源关闭。人员中途离开较长时间(超出3小时)须将电脑主机及显示器电源全部关闭。饮水机、 打印机等在下班无人使用时必需关闭电源。
4-2-4、 办公区域其它管理
□办公区域看板保持整齐, 过时信息立刻清除。看板悬挂在墙上, 每块看板悬挂高度保持一致。大看板通常离地面0.8米-0.9米左右, 小看板离地面约1.0米-1.2米左右。看板格式以实际需求为主, 同一区域使用格式要统一。
□办公室7S治具统一放置在办公现场指定区域, 标准为不引人注意位置。
□办公室盆景用黄黑线划线定位, 分部门进行管理, 立刻清除花盆内枯枝或枯叶。
□职员用雨伞不能撑开放置, 要收起放于指定区域。
□职员用手提包, 电脑包等要放于柜子中。
□宣传口号贴于办公区域内醒目位置, 且高度必需一致(依实际情况)。
□办公区大门要求推拉方向, 从内向外走时“拉门”, 从外向内走时“推门”。门上作好标示, “推”与“拉”张贴于一扇门上正反两面同一位置, 进出次序是先出后进。
□行走, 上、 下楼梯时靠右侧进行。