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SY-004:企业协议管理系统(ECMS)
EnterPrise Contract Management System

－、 用户业务问题
伴随竞争越来越猛烈, 很多企业在提出优化管理同时意识到信息化工作必需性, 怎样立刻、 快速提升企业业务和人员运作效率, 增强企业生命力和竞争力, 成为企业全体职员、 尤其是管理层所共同关注焦点! 协议管理包含到企业与外界经济活动最直接前沿, 怎样有效管理协议, 是协议管理按企业规则有效运行, 是每个企业在新经济环境中取得有利位置关键手段。
在企业协议管理过程中, 关键包含:
项目管理
招标申请
协议申请
协议审批
协议招标
协议实施
协议付款
协议档案
八个大方面, 协议管理过程其实是企业管理中协议信息流完整流动过程, 当一个协议管理信息流流动完成后, 也就表示一个协议生命周期完成。

二、 产品满足用户业务需求能力
企业协议管理系统(ECMS)能有效将处理企业, 机关等用户协议管理需求, 关键表现在:
1）以工作项目为数据源头, 使企业全部协议必需约束在以同意项目基础上, 有效制约了协议签署随意性, 使任何协议都有据可依。
2）以工作流为基础, 将协议审批纳入企业要求工作流范围, 避免手工办理协议时审批过程随意性, 不一样类型协议自动按要求审批路径进行流转。
3）在自动审批过程中, 节省了大量人力时间, 避免因签字不停追找领导繁琐手续。
4）协议实施过程透明公开, 每一协议签署到实施完成均可有相关部门全程监控。
5）协议实施过程中实现协议金额上限控制, 有效处理协议付款过程中资金控制。
6）完善协议台帐, 提供了企业每年成本控制基础数据。
7）可与成本控制系统无缝集成。
8）支持企业全部协议管理: 材料采购协议, 承包协议, 承揽协议, 对外承包协议, 服务协议, 基建合相同。
9）材料采购协议可与物质管理系统进行集成, 基建协议可与基建管理系统进行集成, 承揽协议可与项目管理系统进行集成。

三.产品功效简述
· 工作项目管理
企业计划部门或综合管理部门对同意实施工作项目进行下达, 同时能够下达项目资金作为实施控制依据。对项目进行协议实施过程管理, 一个项目能够对应多个协议
· 招标申请
实施部门对需要进行招标项目首先申请招标, 经过工作流审批完成后, 实施部门进行招标步骤, 假如不需要招标可直接进入协议申请步骤。
· 协议申请
项目实施部门或项目主管部门对需要签署协议工作项目起草协议文本及技术协议等文档附件, 经过工作流在网上进行会签。
· 协议招标
假如需要招标协议, 统计协议招标过程文档, 如乙方评价统计, 乙方资质文件, 招标会签统计等。如进行议标统计议标统计。
· 工作流
依据协议管理生命周期, 对应工作流有: 招标申请工作流, 协议会签工作流, 协议变更工作流, 乙方资质审查工作流（备选）, 协议付款申请工作流, 协议验收工作流（备选）
· 协议审批
协议起草后, 工作流自动实现网上流转, 协议审批工作流能完成各类复杂审批步骤。
· 协议实施
协议同意后, 进入协议自行阶段, 包含大量实施过程文档统计。如: 阶段验收文档, 协议变更文档, 协议索赔文档, 协议验收文档等。
· 协议付款
协议实施阶段, 能够分阶段进行付款, 付款前必需进行付款申请, 系统自动计算此次付款最大金额, 同时提醒质保金和付款历史。假如启用项目资金控制, 在付款申请提交前还将检验本协议对应项目可用资金情况, 如资金不足, 则不能提交付款申请。
· 协议档案
协议实施完成, 协议管理部门对本协议进行归档管理, 修正存档号。归档协议进入协议档案管理, 能够对协议进行全方面协议管理, 同时提供协议台帐供协议管理人员使用。
四.产品功效详解
系统组成

项目管理
项目招标管理是指针对成本中心下达项目及项目预算进行招标活动进行管理, 关键功效包含: 项目立项、 项目预算、 供给商及承包商、 合作企业管理、 评委教授库管理、 招标准备管理、 招标实施管理、 招标结束管理等, 需要尤其说明是, 项目必需来自成本中心下达项目, 而预算可能分为两种情况: 一个是带预算招标, 一个是不带预算招标。带预算招标结算时能够在可用预算范围内直接办理结算, 而不带预算招标在结算时必需先追加预算才能办理付款手续。
项目准备
项目准备是协议管理基础, 企业必需先对企业全部工作进行计划, 建立企业工作项目树, 然后各工作部门对企业下达工作进行项目申请和协议申请。
项目准备按以下步骤进行:
企业工作计划类型管理
定义企业工作计划模型
企业工作管理中心定义
工作管理中心工作计划
各部门申请项目
项目下达
项目申请
项目申请是各负担部门对企业计划工作分类进行明细项目申请, 同意后完成立项, 然后才能够进行协议准备工作。

招标管理
项目招标管理将企业招标过程进行全过程管理, 项目资料准备开始, 这项工作通常由各申请部门完成, 通常也称为企业内部立项过程。立项资料准备完成后, 由企业主管部门办理相关审定手续, 并将审定手续登记到软件系统中, 同意手续完成后, 就能够确定本项目资金起源了, 至此为止, 企业内部立项过程才能够正式结束。
依据不一样部门、 不一样性质项目, 能够灵活地选择和组织不一样临时招标机构或小组, 招标机构确立时, 也可在教授库中选择教授评委, 教授评委能够选择企业内部教授, 也能够选择外面教授, 至此, 招标工作正式开启。
招标机构着手准备招标文件, 确定出台或直接分发或网上公布方法进行标书传输。
对经过资质审查承包商所提交招标文件进行管理, 投标文件包含: 封面, 招标文件目录, 商务文件, 技术文件, 商务文件又包含: 招标函、 招标授权、 招标报价表、 分项报价一览表, 货物说明一览表, 偏差表, 招标保函, 资格证实文件, 招标文件修正文件, 制造厂家资格及授权, 交货进度表, 招标人现场代表派遣计划表, 超重或超尺寸货物清单, 关键设备、 部件制造商名单及分包商名单, 培训计划, 安装, 须调试和调试中提供安装和相关服务, 产品样本, 承诺书, 备品备件制造构件等。
而技术文档则包含: 技术说明, 设备性能, 参数确保, 业绩证实, 质量认证证实文件, 生产许可证实文件, 标准检测汇报, 技术规范/规格和图样, 设计联络会安排, 技术文件提交进度表, 施工计划, 工程机械设备清单等。
资料准备完成后, 招标机构即可办理招标手续, 开标, 评标和定标。招标统计文件有: 供给商评价统计表, 供给商资质审查表, 招标统计表, 谈判统计表, 招标结果统计表, 招标结果会签表, 供给商评分统计表等。将相关统计登记到软件系统中, 最终进入协议签署手续
协议会签
协议文书是在招标工作完成后进行后续工作。本模块关键完成协议法律文本相关管理功效。包含协议规范文本, 格式协议文本, 协议文本起草, 协议文本审批纪录, 协议文本判定等功效。
企业协议文本能够分为两大类, 一类是规范文本, 一类是格式文本。两类文本均可采取模板管理方法, 以协议类型为基础, 将行业内通用规范文本作为标准协议文本, 起草部门从模板中取得标准文本稍加修改后即可形成一个协议草本。

Ÿ 协议文本起草
Ÿ 待办事宜
Ÿ 已处理任务
Ÿ 任务监控
Ÿ 挂起任务
依据协议管理要求, 能够设定很多网上审批工作流, 对需要协议审批事项先定义号各类word 文档模板, 然后企业人员需要申请时只要将内容填好, 然后有工作流自动完成网上审批工作。在网上起草申请, 并发送给相关责任人进行审批, 实现无纸化办公。审批人能够在网上直接对申请内容进行修改、 审批, 注明审批意见, 并盖章或署名。申请内容在多个审批人之间按次序自动流转, 审批过程即能够在建立审批模板时设定, 也能够由起草者设定。能够在审批管理中依据单位要求设置模板统一格式, 能够设置每个模板使用者、 管理者和修改者。含有使用权限用户能够使用模板起草申请; 含有管理权限用户能够在表单管理中管理使用该模板起草申请; 含有修改权限用户能够对模板进行维护。
审批步骤即能够采取固定步骤, 一个模板梆定一个步骤方法, 也能够设定许可在流转过程中自定义步骤或修改已设定步骤, 步骤支持直流、 分流、 并流、 条件分支、 步骤嵌套以及多种协办、 联办等复杂步骤。
在审批中, 能够根据角色进行审批流转, 能够经过相对路径找到对应岗位, 如审批者上级领导, 目前审批者上级领导。
步骤中能够支持退文功效, 能够退到以前任何一级, 也能够退回到提议人.
在审批过程中, 支持痕迹保留, 电子印章, 手写署名、 全文批注。
能够实现催办, 督办, 统计。
协议实施管理
协议实施管理是指自协议登记之日起到协议结束这一时间段协议状态。协议实施管理关键就是对这一阶段一个协议形成各类状态变更统计, 招标统计, 验收统计, 工作进度信息, 经过进度监控, 能够全方面掌握一个协议实施情况, 对协议进度进行有效监督, 对协议付款进度进行有效管理。
项目协议和非项目协议均直接起草协议文本, 协议文本能够直接手工输入, 也能够直接从协议模板中导入。协议模板管理能够有效地对企业规范协议文本进行管理, 全部起草协议部门均可直接使用协议模块进行协议起草。
协议文本必需登记到软件系统中, 在登记协议正本同时, 也必需将协议全部附件同时进行登记。
协议正文登记之前, 因为管理需要, 必需将协议基础项信息抽取出来, 录入到或补录到协议信息主表中, 常见如协议乙方、 协议金额、 工程明细、 协议进度等。
协议各类信息登记完成以后, 协议管理人员或负担协议部门必需编制协议进度计划和协议付款进度表, 以利用协议实施阶段监督。
协议文本起草: 项目负担部门或上级主管部门起草协议文本, 提交到系统中, 系统自动选择工作流进行网上流转, 起草人只需要监控流转进度即可直到协议现在审批进度。
协议会签: 工作流自动找到对应审批人, 完成自动流转, 不可人工干预审批过程。
协议变更申请: 当协议实施阶段需要进行协议变更时, 相关部门提交变更申请, 网上审批。
协议变更审批: 审批协议变更申请, 同意后变更有效, 可依驳回申请。
协议实施文档管理: 管理协议实施过程中各类文档, 如阶段验收汇报, 阶段付款文档, 协议变更文档等。
协议索赔管理: 当协议出现纠纷时, 需要进行协议索赔管理, 统计协议索赔相关文档。
协议验收申请: 协议验收申请, 可选功效。
协议验收审批: 协议验收申请审批, 可选功效。

协议付款
能够对成本中心付款申请功效进行改造和加强, 付款申请时必需附带上协议号, 经审批后财务办理付款时必需依据协议号结合付款计划进行付款, 不然不予付款。
协议费用管理关键是针对协议预付款、 阶段付款、 质保金、 索赔收款等进行全方面管理。同时对各类协议进行费用统计, 费用分析, 追加降低预算资金等。
假如企业预算工作很细, 则能够结合预算管理, 在成本中心软件中直接下达和变更预算, 而付款时财务也可直接利用原有预算控制协议付款。
协议付款申请: 能够对协议进行数次付款, 单累计付款不能大于协议总额。
协议付款审批: 对付款申请进行审批。
协议归档
协议管理部门定时对自行完成协议进行归档处理, 归档时校正协议号和协议归档号。归档后协议自动结束, 不可对本协议进行任何操作。
协议工作流
本系统包含工作流以下:
n 招标申请工作流（可选）
n 招标资料准备工作流（可选）
n 供给商推荐工作流（可选）
n 标书审核工作流（可选）
n 协议会签工作流
n 协议变更申请工作流（可选）
n 项目开工申请工作流（可选）
n 项目验收工作流（可选）
n 协议付款申请工作流

在每个工作流中, 都包含了多种类型分支处理, 如协议付款申请工作流, 在定义时将材料采购协议, 燃料采购合相同多个判定条件同时设置在一个工作流中即可, 没有必需对每种类型协议单独设置一个工作流, 这么将不利于工作流管理, 也不利于以后工作流改变。
协议台帐
综合查询时针对领导和专业协议管理人员进行功效设置, 关键对协议原始资料, 协议实施进度, 协议付款, 协议结束资料进行全方面综合查询。

五.产品独特之处
顺宇ECMS系统是一个技术优异、 功效强大网络化协议管理平台。它集成了现在主流计算机与通信技术科学、 管理与行为科学、 系统工程与人机工程学、 数据库技术、 多媒体技术以及图文处理技术, 能够综合处理协议文本中包含到多种格式语音、 数据、 文字、 图像等文件。
同时, 本系统结适用户实际需要, 进行了一系列改善和创新, 使之不管在技术架构、 系统结构、 管理思想、 使用性能上都达成了中国优异水平, 并含有部分特色鲜明优势:
n 内嵌基于角色工作流引擎, 中国唯一在工作流中转移条件无需编程;
n 采取横纵向相结合功效菜单, 符合人视觉步骤;
n 引入portal技术, 实现用户主页面内容个人定制;
n 引入sybase 企业datawindow技术, 全方面处理中间层技术难题;
n C#成熟架构, 全方面支持WebService, 跨平台、 扩展无极限;
n 依据不一样等级设置权限管理, 用户权限设置简单灵活, 确保信息安全;
n 首创基于协议生命过程全过程管理思想, 真正实现了协议从需求, 生成, 实施, 结束完整周期管理, 使企业协议管理跨上了一个能够信赖, 实用完善工作平台;
n 协议相关文档在线编辑, 支持WORD/EXCEL、 审批过程痕迹保留、 支持电子印章、 手写署名。
n 系统中首次引入文档服务器, 将协议文档和数据库分离, 避免数据库处理大量文档数据而引发拥塞。
n 首次在协议管理软件中引入工作实施追踪思想, 实现工作任务从指派到协议实施到协议完成全过程管理。
n 支持用户自定义WEB服务器集群, 用户能够依据系统实际负载随时改变web服务器配置。

六.关键技术参数
本协同办公系统能够分布式运行方法进行程序运行以及数据传输。本协同办公系统支持服务器集群、 分发式服务器和二级服务器, 系统兼容性好, 系统能够运行于Windows98、 Windows、 WindowsXP、 Windows、 LINUX、 Unix及小型机操作系统等多种操作平台上。

七.我们服务
购置顺宇ECMS系统只是我们合作开始, 山东顺宇“五八六三”管家式服务（“五心”服务精神、 八项服务承诺、 六大服务内容、 三级服务体系）尽能够使我们用户安枕无忧, 尽享软件系统带来无限办公乐趣, 而无任何后顾之忧。
7.1 “五心”服务精神:

用心、 耐心、 细心、 贴心、 放心

7.2八项服务承诺:
提供1小时内服务请求响应, 省内二十四小时抵达现场, 省外三天内抵达。
简单问题8小时内提供处理方案。
复杂问题二十四小时内提供处理方案。
终生无偿维护升级及终生无偿技术支持。
终生无偿帮助重装软件系统、 数据恢复工作。
终生无偿指导数据备份、 二次开发。
终生无偿指导包含到本系统软、 硬件及计算机网络技术。
实现7X二十四小时在线服务。
7.3六大服务内容:
7.3.1定制服务
依据用户具体工作模式, 我们会与用户共同分析工作步骤和其中数据逻辑改变, 以及特殊业务规则, 无偿把这些含有用户行业特征、 日常运作特征管理功效整理成适适用户实用、 贴身、 低成本处理方案, 并将方案配置实现, 即依据用户需求定制系统。
7.3.2升级服务
对于购置产品用户, 我们提供无偿升级服务, 在系统升级以后3-6个月, 各版本用户享受随系统升级而升级服务, 将使自己系统保持在最优异状态。
7.3.3二次开发服务
伴随用户使用深入和企业发展, 用户往往需要对系统进行二次开发乃至数次开发, 我们将依据用户需要提供相关服务。对于有技术条件用户, 我们将提供二次开发接口和必需技术支持, 使用户能够自行开发。
7.3.4咨询服务
在用户整个实施、 使用服务中, 我们提供随时咨询服务。这些咨询服务包含对系统使用、 对新系统分析, 对现有系统调整等, 我们系统工程师随时恭候。
7.3.5跟踪服务
通常来说, 用户在系统使用中, 会伴随对系统了解和实际中运行发觉多种问题并提出对系统优化需求, 我单位为每一个用户提供跟踪服务。包含指导系统管理员进行系统计划、 定制和实施, 方便愈加好、 更灵活地发挥系统功效优势和特点。帮助系统管理员诊疗多种故障, 制订维护和故障处理方法, 协调并处理系统日常维护及管理期间出现多种问题。
7.3.6更高层次合作
我们期望能经过我们产品为您提供深层次、 全方位信息化服务, 包含为您提供满足企业发展需要多种处理方案和软件产品, 为您提供咨询、 分析、 测试、 开发等全方位服务, 构建您综合性信息化管理系统。我们热诚期望不只是您一个供给方, 而能成为您能够信赖战略合作伙伴。
7.4三级服务体系
第一级: 电话、 邮件、 MSN、 QQ支持。经过电话、 邮件、 MSN、 QQ等通讯工具实现远程即时通讯, 在第一时间解答、 处理用户使用OA过程中碰到多种技术问题。
第二级: 远程访问软件支持。经过用户许可后, 经过远程登录软件直接连接用户系统, 进行“远程手术”式在线维护, 实现比上门更立刻、 更方便、 更低成本远程服务。
第三级: 上门支持。依据用户具体要求。

八.联络我们
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