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相关下发《协议管理步骤》通知

各部门:
为使协议签署、 推行规范化, 最大程度避免风险, 深入细化协议推行过程及审批程序, 经企业研究决定制订《协议管理步骤》。现随文下发, 自文到之日起开始实施。

附: 《协议管理步骤》

嘉兴锦华置业有限企业
5月15日

抄送: 企业董事长、 总经理、 副总经理
协议管理步骤
一、 目
使协议签署、 推行规范化, 并最大程度避免风险。

二、 适用范围
适适用于企业对外采购产品或服务类协议管理。关键包含工程类协议、 材料设备类协议、 营销广告类协议、 其她类合相同。

三、 定义
索赔: 当供方存在不推行协议行为或推行协议没有达成协议要求时, 向其提出要求支付违约金或赔偿损失行为。

四、 职责:
董事长
1、 决定合作单位, 同意实施方案项目对应协议审批;
2、 负责对应协议付款审批。
总经理
1、 决定合作单位, 同意实施方案项目对应协议审批
2、 负责对应协议及付款审批。
副总经理
1、 初步决定意向合作单位, 对应协议审核;
2、 负责对应协议付款审核。
3、 参与相关协议谈判工作。
工程部
1、 组织设计、 工程、 材料设备标准协议编制工作;
2、 负责勘察设计类、 施工类协议、 材料设备类协议、 项目配套协议起草、 谈判及定稿;
3、 负责待移交物业类协议审核;
4、 本部门起草协议报批、 分发、 存档;
5、 负责本部门起草协议实施情况跟踪统计, 并填写《协议跟踪单》;
6、 提起本部门协议付款申请。
营销部
1、 组织营销类标准协议编制工作;
2、 负责营销协议、 广告/制作协议起草、 谈判及定稿;
3、 负责资产租赁类协议起草、 谈判及定稿;
4、 本部门起草协议分发、 保留;
5、 本部门起草协议实施情况跟踪统计, 并填写《协议跟踪单》;
6、 提起本部门协议及相关规费付款申请以及对营销协议、 广告/制作协议付款申请审核。
综合部
1、 责任人力资源相关（如培训等）、 企业想象宣传资料（如宣传册等）及网站合作等协议起草、 谈判及定稿;
2、 本部门起草协议实施情况跟踪统计, 并填写《协议跟踪单》;
3、 提起人力资源相关（如培训等）、 宣传资料（如宣传册等）及网站合作等协议付款申请;
4、 综合部负责相关协议分发以及全部协议保留;
5、 综合部负责与法律顾问沟通相关企业协议中所包含法律条款, 并负责企业全部协议文字校对;
6、 综合部负责与法律顾问沟通并帮助实施部门向违约协议单位进行索赔。
财务部
1、 财务部负责全部协议付款审核以及审批后立案;
2、 财务部负责企业付款协议（《协议跟踪单》）实施情况监督管理。

五、 工作程序
标准协议制订
1、 工程部组织设计、 工程、 设备类标准协议编制工作; 营销部组织营销类、 资产租赁标准协议编制工作; 其她标准协议文本可由各业务部门组织编制; 具体标准协议参与部门以下:
管理要求
协议类型
组织部门
关键参与部门
审核部门
审批部门
工程类协议
设计、 咨询、 施工、 监理、 项目配套协议
工程部
工程部、 成本管理员、 综合部、 财务部
副总经理
董事长/总经理
材料、 设备协议
工程部
工程部、 成本管理员、 综合部、 财务部
副总经理
董事长/总经理
营销、 广告类、 资产租赁类协议
营销部
营销部、 综合部、 财务部
副总经理
董事长/总经理
其她标准协议
业务部门
业务部门、 综合部、 财务部
副总经理
董事长/总经理
2、 标准协议如采取评审方法, 则由如上表格中对应组织部门组织评审, 相关部门参与; 如采取会签方法, 则标准协议审核部门在收到标准协议文本后, 2个工作日内必需提出审核意见。
3、 标准协议组织部门应依据审核部门审核意见对协议标准文本进行修订, 修订完成标准协议文本经副总经理审核后, 报总经理、 董事长同意生效。
4、 全部经审批经过后标准协议, 由综合部进行存档, 并在以后签署协议时投入使用。
依据协议推行情况、 政府法规政策调整、 案例分析等结论, 协议文本应连续改善。

协议审批
1、 设计类协议
a、 工程部将初步定稿后协议及附件, 连同《协议审批及盖章审批表》一起传至成本管理员及财务审核。
b、 成本管理员及财务部对协议条款进行复核, 复核后依据需要由综合部交法律顾问进行法律审核, 再交副总经理审核, 协议经审核确定后, 交总经理、 董事长审批。
c、 审批完协议由综合部加盖协议章（或公章）, 并存档《协议审批及盖章审批表》后转至工程部, 协议成立。
2、 施工/监理协议
a工程部将工程协议及附件（定标单位审批表、 中标通知书、 招标文件等）, 连同《协议审批及盖章审批表》提交成本管理员、 财务部。
b成本管理员、 财务部对协议条款进行复核, 复核后依据需要交综合部法律顾问进行法律审核, 再交副总经理审核, 协议经审核确定后, 交总经理、 董事长审批。
c审批完协议由综合部加盖协议章（或公章）, 并存档《协议审批及盖章审批表》后转至工程部, 协议成立。
3、 设备/材料采购协议
a工程部将定稿后协议及附件, 连同《协议审批及盖章审批表》提交成本管理员及财务部审核。
b成本管理员及财务部对协议条款进行复核, 复核后依据需要交综合部法律顾问进行法律审核, 再交副总经理审核, 协议经审核确定后, 交总经理、 董事长审批。
c审批完协议由综合部加盖协议章（或公章）, 并存档《协议审批及盖章审批表》后转至工程部, 协议成立。
4、 营销协议、 广告设计/制作、 资产租赁协议
a、 营销部将定稿后相关协议及附件, 连同《协议审批及盖章审批表》一起传至财务部进行审核。
b、 财务部对协议条款进行复核, 复核后依据需要交综合部法律顾问进行法律审核, 再提交副总经理审核, 协议经审核确定后, 交总经理、 董事长审批。
c、 审批完协议由综合部加盖协议章（或公章）, 并存档《协议审批及盖章审批表》后转至营销部, 协议成立。
5、 行政类、 人事协议、 其它协议
a、 综合部将定稿后协议及附件, 连同《协议审批及盖章审批表》一起提交财务部审核。
b、 审核完成后经综合部法律顾问后, 提交副总经理审核。协议经审核确定后, 交总经理、 董事长审批。
c、 审批完协议由综合部加盖公章, 并存档《协议审批及盖章审批表》后转至综合部, 协议成立。

协议签署标准
1、 协议标准上由对方优先签字盖章。
2、 协议审批标准上应按次序依次作业, 特殊情况下经企业管理层同意, 各级审批人可同时作业, 或由管理层召集会议审批。
3、 每一项经济协议签署, 须按“审批程序”要求, 完成“签字组合”。
4、 “签字组合”是指各部门经济协议签署时应依据审批程序和审批权限在“协议审批及盖章审批表”上完成必需审批署名。
5、 当部门经理外出时, 受托者应出具部门经理授权委托书, 委托书须注明委托事项、 委托权限以及委托期限。
6、 负责“协议印章”管理员和负责企业“公章”管理员, 只给完成了“签字组合”经济协议加盖经济协议印章或公章, 对于未完成“经济协议审批表”协议, 印章管理员拒绝给予盖章。未经审核、 未加盖经济协议印章协议, 财务部门拒绝实施。
7、 协议文件流转接收由协议经办部门经办人或其委托人负责。

协议编号、 登记、 保管、 存档（注: 该处协议编号可依据企业协议类别划分确定以后作对应调整）
1、 综合部负责对协议进行编号, 编号基础标准是: 首先按工程项目进行分类, 以大写拼音字母表示, 如DF（东方府邸）、 ; 再按协议类别进行分类, 以大写拼音字母表示, 如SJ（设计协议）、 SG（施工协议）、 JL（监理协议)、 CL（材料采购协议）、 SB（设备采购协议）、 YX（营销协议）、 GG（广告协议）、 ZL(租赁协议)、 CW（财务合作协议）、 JK（借款协议）、 PX（培训协议）、 QT（其她协议）等, 最终按协议签署前后次序进行排序, 以阿拉伯数字表示, 如: 01、 02; 具体如: DF-SJ-01(东方府邸设计协议)。如主协议后出现协议价格变更, 价值超出主协议价值 10 %须打包签署补充协议, 编号如: FD-SG-01-01。
2、 协议起草部门负责将签署协议做以下处理:
a、 工程部负责将设计协议分发给乙方2份, 部门存档1份, 财务部原件1份, 综合部档案室原件1份。
b、 工程部负责将施工、 监理协议分发给乙方2份, 部门存档1份, 财务部原件1份, 综合部档案室原件1份。
c、 工程部负责将材料/设备采购协议分发给乙方2份, 部门存档1份, 综合部档案室原件1份, 财务部原件1份。
d、 营销部负责将营销协议、 广告设计/制作协议、 租赁协议分发给乙方2份, 部门存档1份, 财务部原件1份, 综合部档案室原件1份。
e、 其它协议由对应部门交付对方2份, 部门存档1份, 财务部原件1份、 综合部档案室原件1份。

协议交流、 实施、 反馈与总结
1、 协议交流: 协议起草部门负责立刻组织与协议实施部门一起进行协议交流, 并将交流情况形成会议纪要。
2、 协议实施: 协议实施部门有责任按协议条款要求对协议全方面实施, 实施部门、 综合部、 财务部三方相互复核和监督。
3、 协议反馈: 协议实施部门将协议实施过程中发觉问题立刻填写《协议推行情况反馈表》反馈给协议起草部门。
4、 各部门依据相关程序要求对合作商进行评定工作。

协议变更、 补充协议签署
1、 协议起草部门负责组织协议变更、 补充协议起草、 谈判、 定稿。
2、 其它程序与原协议相同。

协议资料信息处理
1、 综合部及财务部按项目不一样对各类协议进行汇总、 统计, 编制《 项目 协议一览表》, 并确保实时进行更新。
2、 由综合部与财务部将每个月登记盖章协议目录信息进行查对, 方便核实协议台账, 预防遗漏。

协议付款
1、 工程进度付款
工程部负责填写《 工程进度款审核表》、 《协议跟踪单》、 《协议款项支付审批表》, 传至成本管理员、 财务部, 副总经理审核后, 提交总经理、 董事长审批。财务部支付款项后, 填写《协议跟踪单》, 并将实际付款金额通知工程部。
2、 设计协议付款
设计单位提出协议付款申请, 总师办负责填写《协议跟踪单》、 《协议款项支付审批表》, 传至财务部, 副总经理审核后, 提交总经理、 董事长审批。财务部支付款项后, 填写《协议跟踪单》, 并将实际付款金额通知工程部。
3、 营销协议付款
营销部负责分别填写相关协议《协议款项支付审批表》、 《协议跟踪单》, 传至财务部, 副总经理审核后, 提交总经理、 董事长审批。财务部支付款项后, 填写《协议跟踪单》, 并将实际付款金额通知营销部。
4、 采购协议付款
工程部负责填写《协议款项支付审批表》《协议跟踪单》, 经工程部审核后传至成本管理员、 财务部, 副总经理审核后, 提交总经理、 董事长审批。财务部支付款项后, 填写《协议跟踪单》, 并将实际付款金额通知工程部。
5、 其她协议付款
业务部门负责填写《协议款项支付审批表》、 《协议跟踪单》, 传至财务部, 副总经理审核后, 提交总经理、 董事长审批。财务部支付款项后, 填写《协议跟踪单》, 并将实际付款金额通知业务部门。
6、 特殊事项办理
各项为计划内付款安排, 若款项支付为计划外, 则须按上述程序审核后交财务部审核、 副总经理审核后交总经理、 董事长作最终审批。

协议办理财务要求
1、 协议金额可依据需要按具体工作内容或项目、 从数量和单价两个方面明确其计算过程或提供明细清单作为协议附件。
2、 企业办理付款时要求已经取得对方开具正当税务发票（政府行政收费除外）, 付款至95%时提供100%发票。
3、 款项支付要求:
协议类型
预付款
进度款
结算款
保修款
1. 施工总承包工程
无
≤所完成工程量80%
完工结算付至95%
保修期满付5%。

2. 施工分包工程
基础无, 特殊情况由董事长审批
≤所完成工程量80%
3. 工程材料 设备
无
含安装: 进度到50%时累计支付≤60%; 验收合格后累计支付
≤80%
结算后, 付至协议总价95%
不含安装: 货到验收付至协议总价85%
4. 样板房装修
无
不定
完工结算付至95%
5. 零星工程（5万以下）
无
无
完工结算付至95%
6. 设计、 咨询协议
无
不定
提交结果95%
完工验收完成付5%
7. 营销类

不定

1）媒介/设计公布
不定
－
验收后一次付清
—
2）包装类
不定
－
完工验收后付至95%
保修期满付5%
8. 其她
标准: 1、 付款进度不得超出对方推行义务进度80%;
2、 通常质量方面需要后续确保, 均应留保修款。
4、 款项结算不许可采取现金方法, 要求采取转帐方法结算; 特殊情况下必需采取现金结算, 应事先报财务部、 副总经理审批。
5、 在协议中要明确收款银行和收款帐号, 通常情况下收款户名必需和签约方完全一致; 如不一致, 则必需在协议中增加委托付款条款或授权委托书。
6、 其她特殊情况, 要求在办理协议审批之前与财务部沟通处理。

相关表格统计文件
《协议审批及盖章审批表》（注: 适适用于各类协议起草后审批过程）
《协议推行情况反馈表》
《 项目 协议一览表》
《 工程进度款审核表》
《协议款支付审批表》
《协议跟踪单》
协议审批及盖章审批表
经办部门: 协议编号:
协议名称

经办人

协议总价

供方名称

协议形成方法
□招标 □议标 □直接委托
协议关键点
说明:

部门
意 见 
签字
部门经理
（起草部门）

成本管理员
（审核部门）

部门经理
（审核部门）

财务部

综合部

副总经理

总经理

董事长

备注
（注: 协议审批完成以后, 资料进行归档 , 后可附归档目录清单）

注: 1、 各级领导签字确定后, 在协议上盖骑缝章后返回起草部门;
2、 协议先请对方盖章, 我方盖章须用盖有骑缝章稿件进行查对。
协议推行情况反馈表
协议编号: 第 页, 共 页
协议名称

供方单位

工期

质量等级

统计人

统计时间

评价结果
进度
质量
成本

处理意见

改善意见

备注

推行部门责任人: 副总经理:
注: 此表在协议履约结束后填写, 履约情况良好单位, 可作为企业长久合作伙伴存档。
项目 协议一览表
部门: 制表人: 第 页, 共 页
协议编号
协议名称
协议价款
责任部门
生效 日期
结束日期
备注

注: 本表由综合部负责填写。
_____工程进度款审核表
工程名称

协议编号

协议总金额

施工单位

截止上次累计已支付金额

初审意见: （注明进度和质量检验情况）

总监签字: 监理单位签章:
年 月 日
序号
工程项目名称

1
进度款申报价

2
进度款审核价A

3
甲供材料B

4
水电费用C

5
其它扣款D

6
本期应付进度款(A-B-C-D)

7
备注

经办人

工程部经理

成本管理员

副总经理

总经理

董事长

注: 本表由经办部门负责填写, 作为《协议款项支付审批表》附件一。
协议款项支付审批表
编号:
日期:
项目名称

协议名称

协议编号

收款单位

协议款类型

协议总价
（大写）
已付百分比

累计已付

协议约定付款条件

此次支付金额
（大写）: （小写）￥:
支 付 方 式
□转账 □承兑 □汇票 □电汇 □现金
收款银行

帐号

付款银行

帐号

部 门
财 务 经 理
部 门 经 理
经 办 人
部 门 签 字

批 准 人
董 事 长
总 经 理
副 总 经 理
同意人签字

短信核按时间

备 注

注: 1、 财务部付款后, 填写反馈意见, 将复印件返回经办部门;

合 同 跟 踪 单

协议承接单位: 协议管理员:
协议编号

标额

协议名称

协议承接部门

协议收款单位

联络人

协议付款单位

联络人

协议签署日期

协议履约期限

协议付款条件

资金收付情况
审批日期
审批金额
付款日期
实际付款金额（收款为负数）
扣款内容与金额
发票情况

协议办结确定

承接部门责任人: 年 月 日

注: 此表经办部门和财务部各执一份。