国际货代各岗位流程.doc

国际货代各岗位步骤

1 范围

本标准要求了国际货代关键岗位岗位工作步骤。

2 适用对象

本标准适适用于国际货代基础操作职能全部职员。

3 基础条款

依据国际货代部工作特征, 日常工作中划分为以下“接单、 订舱、 拖车/内装、 报关、 审单、 缴费、 收款和放单”各步骤, 各步骤相辅相成。本步骤即是各岗位工作指导, 也是评判各岗位工作达标是否标准。
海运出口简略步骤以下（非危险品）:
接单→订舱→拖车/内装→报关→审单→缴费→收款→放单
依据步骤各步骤具体工作, 可划分至以下具体步骤:
接单→询价→订舱→接收托运申请→订舱确定→排载→发放空箱→装箱→进场

订舱 拖车/内装
→边检→申报→报检→报关→配载（装船计划）→审提单→船东确定费用→预借购付汇联

报关 审单 缴费
→缴交一切费用→签单→向货主催款→货主确定并支付钱款→开具商业发票→放单

收款

根据国际货代岗位职责, 各岗位具体步骤分解以下:
3.1业务经理岗位步骤（接单、 收款）
3.1.1接单后在第一时间内用最短时间确定业务可操作性并给予安排。首要审核用户委托内容和确定用户服务要求。
3.1.1.1 预先审核用户委托内容。
用户发来订舱单需显示以下信息, 但不限于此:
托运人/发货人、 船企业/船期、 起运港、 目港/中转港、 货名、 柜型柜量、 运价条款与运价、 托运人签字或盖章等。
柜型柜量, 超重柜特殊说明（如为特种柜, 则需具体货物尺寸, 长*宽*高, 毛重, 体积等, 有时还需要更为具体货物装柜次序, 及摆放示意图。）
各项型最大致积为: ( 长*宽*高 ) 可装体积, 可装重量
1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45’GP=86CBM
(注)GP general purpose 一般箱; CBM cubic metre 立方米; MT metric ton 公吨 ; HC high cubic 高箱。标准上控制净箱实际重量≤34MT, 重量超出需有专门人员现场监控装箱, 经总经理核批。
3.1.1.2预先确定用户服务要求。
确定一般服务要求通常是否需要: 到/预付订舱、 拖车/内装、 商检和报关等。
对于拖车/内装、 商检和报关服务要求, 必需同时确定货物和单证备齐时间、 服务要求时间等, 注明在用户订舱单上。
危险品、 冷冻货等要求一般服务外其她附加特殊服务要求, 必需得到总经理核批后才能够接收和安排。
(注)对于部分无法短时间内确定信息, 仍然必需立刻安排并给予跟踪, 如依据用户和操作需要流转到下一步骤, 先安排流转后跟进处理, 以确保下一步骤有序操作。
3.1.2依据业务实际发生范围及财务出具发票, 向用户寄送发票, 并负责按约定时间收回货款。
3.1.2.1票结: 票结用户应该遵守见票付款标准。
3.1.2.2月结: 月结用户在每个月固定节点催收货款。

3.2船务经理岗位步骤（订舱、 拖车、 报关、 审单）
3.2.1运价查对、 确定
3.2.1.1 对来自业务经理外部业务, 查对运价和其她服务费用是否正确, 并由业务经理在订舱单上签字确定, 然后再向对应船企业订舱。
(注) 特殊情况可先口头与业务经理确定, 待业务经理返回企业再补签字确定。
3.2.1.2 对于集团企业内部业务, 与采购相关人员或仓储主管人员立刻确定后再安排订舱。
3.2.2舱位确定, 依据用户委托, 确定反馈符合要求舱位。
通常要求预定开航日7天前必需安排订舱, 对能够提前接收委托船企业应争取头批订舱, 旺季时候依据市场情况合适提前。在预定开航日5工作日前完成订舱, 对于该时间限制以内业务委托通常要求在接单日内完成订舱, 最迟一个工作日内完成订舱。
3.2.2.1新建委托
必需立刻在操作系统内创建业务编号、 新建业务档案, 输入业务相关数据。
输入业务数据包含但不限于此: 业务各属性、 发收通信息、 服务要求、 提单要求、 船名航次、 开航日期、 起运港、 中转港、 目港、 箱型箱量、 货名与数量, 以及代理（如需要）等。
3.2.2.2 订舱过程
订舱过程包含以下步骤: 膳制与发送订舱单、 订舱号或提单号确定、 预配和报关舱单发送确定、 中转港代码确定和场站收据制作等, 任何其中一步骤未完成均视做订舱未完成。
订舱完成后, 应立刻将配舱信息输入操作系统, 输入时应确保正确, 并尤其注意以下信息: 船企业名称、 订舱号或者海单号、 船名航次、 开船日期、 箱型箱量以及运费/运输条款等内容查对。
3.2.2.3舱位通知
不管是否需要本企业代为提供当地各项服务业务, 订舱确定单或者配船通知单等都必需第一时间通知用户, 确保上面订舱号与船名航次要清楚、 正确, 以免造成混淆。如有问题, 主动配适用户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
3.2.2.4 突发情况处理方法
a) 因为货主原因要求更换到下一航次
将原先订舱确定回传通知船东退载该票, 并重新订下一航次舱位, 若运价有所变动应立刻通知业务经理, 与货主协商。
b) 货关键求申请目港10~14天免柜期
与船东联络, 确定能够申请到免柜期具体天数, 并出具一份申请目港N天免柜期申请书给船东。再由其向目港申请, 直到确定。
c) 非危说明
如若货物品名为化学物品, 不过非危险品, 而船东有要求说明, 则需出具非危险品说明, 加盖提单上货主公章。
d) 提柜后, 船东换船或货关键求换船
凭原订舱确定向船东退载, 重新订舱, 取得新订舱确定, 并向船东出具一份套柜申请, 加盖货代公章。注明原资料船名航次、 提单号、 启运港/目港、 集装箱号/柜型、 需套柜至新船名航次、 新提单号。
3.2.3拖车安排
用户委托拖车或者报关等要求, 必需依据船企业、 码头、 货物性质和市场环境等情况给予预先审核, 对于存在隐患不合理安排尽可能同用户协商调整并通知理由和风险。
3.2.3.1得到业务经理确定后联络安排。
3.2.3.2依据船企业、 码头和航线等情况, 前瞻判定适宜拖车时间时间; 如同用户具体情况有冲突, 必需同用户友好协商并通知可能风险。
3.2.3.3安排拖车前, 依据前期约定拖车服务时间要求, 提前2工作日与用户再次联络确定装柜时间及地点。
3.2.3.4 同用户确定时间要求后, 在同一工作日立刻把信息通知拖车行进行服务要求预约。
3.2.3.5向拖车行委托时间, 通常最迟必需在提供拖车服务时间前一工作日中午之前, 并在当日下午4点前确定安排（包含拖车行是否已经领取设备交接单、 提箱点确定已经空箱情况确定）; 对于特种箱业务, 必需同船企业确定空箱情况, 必需情况下通知船企业提箱时间。
3.2.3.6安排拖车时, 向拖车行发出书面委托。清楚注明配船信息（包含船企业、 船名航次、 订舱号/提单号、 箱型箱量、 起运港、 中转港代码、 目地等）、 装柜时间、 装柜地点、 工厂联络人及联络电话、 协议费用等。
3.2.3.7必需情况下, 应要求拖车行提供司机姓名, 手机号码、 柜号, 并报给工厂。
3.2.3.8跟踪装箱、 装箱单、 进港。在船企业无偿用箱期内安排拖柜进场, 避免发生额外费用。若有发生超堆费、 超期柜租等额外费用, 需立刻通知用户, 要求其书面确定并登记。对于用户业务退关, 需要确定是否发生安排拖车前期费用。若有发生预配打单费等, 需立刻通知用户, 要求其书面确定并登记。
3.2.3.9突发情况处理方法
a) 排载后货主更改柜型柜量
更改船名、 航次、 提单号、 箱主、 箱型、 尺寸、 用箱数量等, 先到出口排载部门更改确定后到箱管部办理对应更改手续。更改提箱和回箱地点, 直接到箱管部办理。
b) 退载
① 一切排载后货物都产生订舱费需支付。
② 领取设备交接单后未到堆场提箱, 因故退载, 需持全套设备交接单到船代办理退载。
③ 货物因故退载而提柜后重箱还未进入码头, 持设备交接单进场联到船代处办理退载手续, 并立刻将所提空箱返回指定堆场。退载后空箱未经许可, 不可私自改用她票出口或私自截留（改用她票需出具套柜保函）。不然, 由此引发错用箱、 损失和相关费用将由责任方负担。
c) 在提柜时, 没有拖车拖柜
① 先与货主取得联络, 是否能够将拖装时间稍做推迟
② 若时间紧迫, 则临时安排另一家拖车企业前往拖柜延迟进场
d)提柜后, 因为货物无法备齐, 货关键求推迟一个航次
已经提柜后而推迟出口时间, 应依据船企业船期用箱时间表, 合理安排用箱时间。若超出船企业提供无偿用箱期限, 将依据相关要求征搜集装箱超期使用费。
e) 因货主原因来不及按时进场, 申请延迟进场
立刻与船东联络, 并通知估计进场时间, 船东向海关监管码头申请, 并附上延迟进场申请注明船名、 航次、 提单号、 箱号、 卸货港、 交货地点等。
3.2.4报关部分（视情况委托外包）
3.2.4.1 得到相关销售或者客服确定后安排 。
3.2.4.2 依据船企业、 码头、 航线和货物等情况, 前瞻判定适宜报关时间。如同用户具体情况有冲突, 必需同用户友好协商并通知可能风险
3.2.4.3 最迟在同用户约定报关日期前一工作日, 再次同用户确定报关资料发送情况
3.2.4.4收到报关资料后第一时间对报关资料进行预审, 有问题立刻处理
3.2.4.5 在约定报关日期前一工作日下班前, 把完整报关资料送报关行
3.2.4.6对于报关资料, 要求复印留底; 对于关键报关资料如核销单等, 必需在做登记
3.2.4.7 跟踪反馈报关结果
3.2.5文件部分
3.2.5.1提单确定件膳制和发送
提单确定件膳制和发送要立刻, 通常预定开航日2个工作日前必需发送。
3.2.5.2催促提单确定件
通常预定开航日前一工作日必需从用户获取完整、 正确提单确定件。
3.3装箱人员岗位步骤（内装）
3.3.1内装安排
3.3.1.1 得到业务经理确定后安排装箱。
3.3.1.2依据船企业、 码头和航线等情况, 前瞻判定适宜装箱时间, 如同用户具体情况有冲突, 必需同用户协商并通知可能风险。
3.3.1.3 依据前期约定到货时间, 提前1工作日与用户再次核实送货时间和估计抵达时间。
3.3.1.4 向仓库做内装委托, 需向仓库发出书面委托。
清楚显示配船信息（包含船企业、 船名航次、 订舱号/提单号、 箱型箱量、 起运港、 中转港代码、 目地等）、 装柜时间、 货物数据（包含件数、 毛重、 体积）、 协议费用等。
3.3.1.5向仓库委托时间, 通常最迟必需在预约货物装箱时间前一工作日中午之前, 并在当日下午4点前确定安排（包含仓库是否已经领取设备交接单、 提箱点确定、 空箱情况确定）
3.3.1.6 向仓库委托时, 必需情况下应注明提空柜时间要求。
3.3.1.7跟踪到货物情况。
3.3.1.8跟踪装箱、 装箱单、 进港

3.4采购人职员作步骤（采购、 代采）
3.4.1物资采购
3.4.1.1 依据企业内部物资需求计划, 在市场上寻求组织货源, 货比三家, 确定价格、 质量、 包装、 运输方法、 到货时间等信息。
3.4.1.2 经总经理核批后, 签署采购协议, 联络安排发货。
3.4.1.3 与装箱人员确定物资具体装箱方案, 依据协议约定时间确保物资抵达指定地点。
3.4.2催要对方发票, 帮助财务完成付款。

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本制度审核人:
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4月18日