办公家具办公设备办公用品配置标准及使用管理规定.doc

办公家俱、 办公设备、 办公用具配置标准及使用管理要求

一、 目:
规范办公用具、 设备、 家俱领用和配置, 提升资产使用效率, 降低办公成本费用。
二、 范围:
本要求适适用于企业及全体职员
三 规范内容:
(一) 办公家俱、 设备配置标准;
1、 高层管理层级（关键领导层）: 黑色升降高背扶手转椅（1）; 豪华转角办公桌（1）; 仿实木两层对开文件柜（1）; 仿实木三层抽屉柜（1）; 黑色皮质单人沙发（2）; 玻璃茶几（1）; 液晶平板电脑（1）; 办公电话（2）; 衣架（1）; 饮水机（1）。
2、 中层管理层级（部门总监及经理）: 黑色升降高背转椅（1）; 一般办公桌（1）; 三层抽屉柜（1）; 液晶平板电脑（1）; 办公电话（1）。
3、 职员层级（部门主管及一般职员）: 一般办公椅（1）; 一般办公桌（1）; 三层抽屉柜（限职能部门）（1）; 台式电脑（1）; 办公电话公用。
4、 职能部门配置: 双层推拉文件柜（1）单层推拉文件柜（1）, 特殊需求上报主管领导同意后, 由资产管理部门依据需要统筹配置。
5、 业务部门(有坐席人员部门)配置: 多门储物柜（以每人一门配置）双层推拉文件柜（1-2）。
6、 根据标准配置办公家俱、 设备进行固定资产记录表登记后不得随意变更, 如有变更部门资产管理员必需进行部门资产记录表变更, 并上报资产管理部门。
7、 各部门如需要增加办公家俱、 设备, 在要求配置标准内可报资产管理部门审批采购后登记配发, 如超出配置标准需报主管领导审批后, 再报资产管理部门采购登记配发。
8、 各部门标准配置以外办公家俱、 设备纳入资产管理部门作资产库存供调拨使用。
(二) 办公用具配置标准:
1. 办公用具分级管理:
（1）职员通用办公用具: 指企业全部职员依据工作需要均能够领用办公用具, 比如: 签字笔、 一般记事本、 签字笔芯、 橡皮、 记事贴等易消耗办公用具。
（2）部门专用办公用具: 指责任部门才能领取办公用具, 如: 复印纸、 收据等。
（3）部门共用办公用具: 指各个部门可共同使用办公用具, 如: 钉书器、 计算器、 打孔器等。
（4）办公用具: 是指支持工作和业务开展所需文具类物品, 只针对该项进行发放。其她用途所需要使用办公用具时, 由需求部门向行政部进行申请, 行政部只负责代购, 费用由需求部门支付。
2. 领用和配置:
（1）职员配置标准: 签字笔(兰、 红色, 第二次以后为笔芯)、 一般记事本。每个月由部门助理统计部门需求、 统一至行政部领取。新入职职员由该部门助理帮助到行政部领用“职员通用办公用具”, 特殊岗位可依据工作需要申领其它办公用具, 需取得本部门经理和行政部经理审核同意。
（2）经理级及以上职员配置标准: 签字笔((兰、 红色, 第二次以后为笔芯)、 硬皮记事本, 其它必需用具。
（3）全部领用办公用具数量均为一个单位, 耐用具更新时以旧换新, 非人为损坏需以坏换新, 丢失责任自负。
(三) 办公家俱、 设备申领步骤;
1. 职能部门新职员报到或其她原因需添加配套办公家俱、 设备。
2. 由各职能部门资产管理员填写资产申购、 转移审批表报部门主管经理。
3. 职能部门主管经理对进行资产申购、 转移审批表审核后报资产管理部门。
4. 资产管理部门对申购需求进行审核。
5. 资产管理部门确定资产库存有没有库存实物（如无库存进入采购程序）。
6. 如有库存调拨资产库存发放出库（出库单据填写, 固定资产记录表统计变更）。

(四) 办公家俱、 设备采购;
1、 资产管理部门对资产申购、 转移审批表进行审核。
2、 资产管理部门办公家俱、 设备库存进行查对确定库存数量。
3、 库存数量如不能确保部门需求由资产管理部门对办公家俱、 设备需求做出统计。
4、 资产管理部门依据办公家俱、 设备需求统计进行采购计划编制。
5、 资产管理部门联络办公家俱、 设备供给商提供相关报价。
6、 资产管理部门对供货商报价进行对比确定后报主管副总核准。
7、 采购计划和采购预算获同意后资产管理部门通知相关供给商供货。
8、 货物送达现场后资产管理部门进行入库验收及入库手续办理（固定资产记录表统计变更）。
9、 资产管理部门凭相关单据进行采购费用支付和报销。

(五) 办公家俱出入库管理;
1、 办公家俱到货后必需办理入库手续。
2、 入库单作为固定资产记录表变更统计依据和费用报销凭据。
3、 入库单填写必需逐笔具体填写。
4、 资产管理人员和采购人员必需在入库单签字确定。
5、 资产管理部门通知资产申购部门资产管理员办理出库手续。
6、 办公家俱、 设备出库必需填写出库单。
7、 出库单作为部门固定资产记录表变更统计依据。
8、 出库单填写必需逐笔具体填写。
9、 资产管理人员和申购部门资产管理员必需在出库单签字确定。

(六) 办公家俱、 设备使用管理;
1、 办公家俱、 设备使用管理由资产管理部门统一进行。
2、 各部门有义务配合资产管理部门做好企业资产管理工作。
3、 资产管理部门编制固定资产总表和部门固定资产分表对企业资产进行控制管理。
4、 资产管理部门对企业资产进行统一编号、 贴签。
5、 部门和职员个人配套办公家俱、 设备由部门资产管理员根据配套内容进行部门固定资产分表登记。
6、 每个职员对自己配套办公家俱、 设备负管理责任。
7、 部门责任人和部门资产管理员对部门配套办公家俱、 设备负管理责任。
8、 如出现因人员变动、 工作交接而造成资产变动须做好办公家俱、 设备交接检验, 并由部门资产管理员进行变更统计。
9、 全部包含办公家俱、 设备交接而造成资产变动情况必需上报资产管理部门。
10、 资产管理部门对各部门出现资产变动必需进行固定资产总表变更统计。

(七) 办公家俱、 设备维护、 报修和报废;
1、 办公家俱、 设备日常维护由使用人员和使用部门负责。
2、 办公家俱、 设备检验和修理由资产管理部门负责。
3、 办公家俱、 设备如出现故障和损坏, 使用人和使用部门应填写资产维修申请单报资产管理部门进行维修登记。
4、 资产管理部门对报修办公家俱、 设备进行检验, 确定损坏原因、 维修项目和维修预算报批后进行维修。
5、 资产管理部门确定无维修价值办公家俱、 设备应填写资产处理表经审核后做对应报废处理。
6、 办公家俱、 设备报废后应在固定资产登记总表和部门资产登记分表作对应变更统计。

(八) 办公家俱、 设备维修费用支付责任;
1、 办公家俱、 设备损坏责任确定由行政部和技术部负责。
2、 正常使用损耗需要修理费用由行政部和技术部纳入正常维修成本。
3、 如属人为损坏相关维修费用由当事人根据50%百分比支付。
4、 如查实属于有意破坏办公家俱和办公设备行为对当事人处以维修成本2倍罚款。
5、 如因产品质量问题造成损坏, 行政部资产管理部门通知相关供给商进行处理。