新版公司车辆管理制度及表格模板.docx

企业车辆管理制度
为使企业车辆管理统一合理化, 合理有效使用多种车辆, 最大程度节省成本, 更有效控制车辆使用, 最真实反应车辆实际情况, 尽可能发挥最大经济效益以及对企业全部车辆保养和维修进行控制, 以确保车辆安全、 良好运行情况以及保养和维修立刻、 经济、 可靠, 特制订本制度。
一、 适用范围
本制度适用企业各部门全部车辆。、
二、 车辆使用管理
1、 职责
1.1 行政经理负责办公室车辆派遣及使用, 并对各部门用车进行审批、 协调、 安排, 确保办公室车辆有效使用。
1.2 配送车辆由车辆管理人员负责车辆调度及管理, 意在最大程度配置车辆使用, 最有效管理车辆。
2、 公务车辆使用管理
2.1 公务车辆使用管理
公务用车除财务外标准上是各部门经理, 因公使用公车须填写《公务车辆使用申请表》, 必需由总经理同意, 行政部立案。
2.2 公务车辆使用安排
2.2.2 行政部对审批经过用车申请, 填制《车辆派遣表》, 将每次外出时间、 地点、 公里数记入并有申请外出人签字认可。
2.2.3 公务车辆驾驶人员在收到《车辆派遣表》时, 应提前检验车辆情况及油量情况, 根据派遣表上时间按时出车, 并填写好派遣表相关数据。
2.2.4 公务车辆申请人员在办理企业事宜时, 应严格根据派遣表中所要求时间返回企业, 假如在派遣表要求时间内无法立刻返回企业, 应提前向行政部说明原因, 取得同意后方可延时返回企业。
2.2.5 公务车辆驾驶人员办完事后应立刻返回企业, 如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回企业, 应提前向行政部说明原因, 取得同意。
2.2.6 公务车辆驾驶人员返回企业后应将填好派遣表立刻上交行政部审核, 审核无误后存档。
企业公务车驾驶人不得私自将车开回家。办完公事必需将车辆停放在要求地点。不得因私使用车辆。
2.3 物流配送车辆使用管理
2.3.1 企业物流配送部管理, 意在确保车辆安全运行同时, 最大化配置车辆运行。
2.3.2 各部门车辆出车、 送货应由车辆管理人员统一调度, 企业任何人员不得私自调度车辆, 更不能因私使用企业车辆。
2.3.3 车辆管理人员应依据企业总体运行要求, 对车辆出车及保养进行合理安排, 驾驶员应服从车辆管理人员安排, 如有特殊情况需提前通知管理人员。
2.3.4 企业车辆驾驶人员须有驾驶证件, 而且要熟知交通相关法规和杭州市路况、 路名。
2.3.5 企业车辆不得对外出租和出借。
2.3.6 企业全部车辆钥匙应有车辆管理人员统一保留、 管理, 出车时连同《车辆出车安排表》一起交给需要出车驾驶人员, 驾驶人员应在《车辆出车安排表》上签字, 表示钥匙已收到。
2.3.7 企业全部驾驶人员天天下班前须将企业车辆停放在企业指定地方后, 将车辆钥匙交由管理人员保管。如遇特殊情况车辆当日不能返回企业, 须经部门经理同意。
2.3.8 车辆管理人员依据企业运行需要, 立刻安排车辆出车, 对需要出车车辆应填制《车辆出车安排表》。
2.3.9 驾驶人员在接到《车辆出车安排表》时, 在要求时间应抵达指定地点, 完成配送任务后应立刻返回, 如遇特殊情况不能立刻返回企业, 应立刻向管理人员说明情况, 取得同意后方可。
2.3.10 车辆管理人员应对出车车辆进行登记, 填制《车辆送货记录表》, 当车辆返回时, 应立刻填写返回公里数, 并由驾驶员确定签字。对出车异常车辆应问询其原因, 情况严重应上报企业。
2.3.11 驾驶人员在车辆送货过程中停车, 要遵守交通法规, 在许可停车区域停放车辆, 预防所以罚款。
2.3.12 部门间车辆调用应经部门经理同意, 并报车辆管理人员立案。
三、 车辆用油管理
1、 职责
1.1 行政部经理负责对公务车辆用油进行监督、 控制, 财务部辅助配合监控管理。
1.2 运行部门由车辆管理人员负责对车辆用油进行监督、 控制, 财务部辅助配合监控管理。
1.3 各部门应加强车辆用油管理, 节省用油开支, 使车辆均能在经济耗油情况下有效运行。
2、 车辆油卡管理
2.1 企业全部车车辆统一油卡加油, 实施一车一卡制度。
2.2 企业全部车辆严禁现金加油, 驾驶人员应随时携带油卡, 不得以任何理由用现金加油, 如遇特殊情况需现金加油, 须经部门经理、 财务经理同意, 并报车辆管理人员立案。
2.3 车辆加油卡办理后, 管理人员应按车牌号与油卡号码进行立案登记, 每个月进行查对。油卡一经立案, 不许可变更, 如碰到特殊情况, 比如油卡坏了, 不能正常加油时, 应报车辆管理人员, 立刻修理或使用备用油卡加油。
2.4 严禁车辆间交换油卡, 严禁使用其它车辆油卡加油, 如遇特殊情况, 应经车辆管理人员同意。
2.5 车辆管理人员应依据车辆需要办理备用油卡, 在车辆所配油卡金额不足时备用, 车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用统计, 便于月底数据统计。
2.6 驾驶员在使用油卡加油时, 应保留好每次加油小票, 小票要保持连续性, 月底按次序粘贴在《车辆用油统计表》上。
2.7 驾驶员在油卡充值前, 应统一依据车辆管理人员口令, 在某一统一时间点统计本月车辆用油实际数据, 其中:
a.月初余额为油卡在上次充值前余额。
b.本月充值为油卡上次充值金额。
c.月末余额为油卡最终一次加油后金额。
d.本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+备用卡加油金额+现金加油
f.起始公里数为上次统计数据时车辆公里数。
l.中止公里数为此次统计数据时车辆公里数。
j.中止公里时油箱所剩油量为此次统计数据时油箱油量金额化。
2.8 一车一卡, 一车一表, 管理人员在申请充值时应将每辆车《车辆用油统计表》上报财务审核。
2.9 车辆在使用备用卡加油时, 应搜集好小票, 并在小票后面注明加油车辆车牌号, 交给车辆管理人员, 车辆管理人员对每张备用卡须填《备用卡加油统计表》, 连同《车辆用油统计表》一齐上报财务审核。
2.10 尤其注意事项: 《车辆用油统计表》中现金加油与备用卡加油应具体统计日期与备用卡号。
3、 充值申请步骤
3.1 车辆管理人员应实时了解车辆油卡用油情况, 在油卡金额靠近500元时, 立刻申请油卡充值。
3.2 车辆管理人员在申请充值时, 须做好《车辆用油统计表》工作, 并确保将《车辆用油统计表》立刻上报财务, 财务在对油卡充值审核时要对上次充值用油情况进行审核。
3.3 车辆油卡充值申请审核经过后, 财务部将以支票或本票转交车辆管理人员, 车辆管理人员应提供正确企业名称, 并指定专员领取, 立刻充值。
3.4 车辆油卡充值要求开具增值税票, 车辆管理人员应在收到支票或本票后一周内将充值增值税票带回企业财务部。
3.5 车辆管理人员给油卡充值后, 应将各车辆充值明细连同增值税票一齐带回企业财务部。
四、 车辆维修、 保养管理
1、 职责
1.1对维修服务企业需有行政和部门经理及车辆管理人员共同考评和选择, 使用哪家维修厂标准上使用4S店维修。车辆管理人员对维修项目进行审核。
1.2车辆管理人员负责对维修质量进行验证, 并保留相关评定、 维修质量、 维修统计等资料。
1.3驾驶人员负责定时检验车辆情况, 并处理简单车辆故障。
1.4驾驶员负责立刻发觉、 检验故障; 并填写《车辆维修申请单》; 确定保养维修合格; 保留更换部件交企业验审; 对维修质量进行立刻反馈。
2、 工作步骤
2.1日常检验、 保养、 维护
2.1.1驾驶员须做好车辆出、 收车检验, 保持车辆内、 外清洁。
2.1.2行驶中注意车辆是否有异常声响。
2.1.3常常检验各润滑点, 发觉缺油或油变质应立刻补充或更换。
2.1.4驾驶员每个月底进行检验保养。
2.1.5每个月由驾驶人员对电瓶外表进行清洁, 常常检验电瓶使用情况, 保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。
2.1.6每个月由驾驶人员检验车辆消防设施。
2.1.7车辆管理人员对车辆进行不定时抽查, 发觉问题立刻处理, 避免车辆造成机械事故及影响运输任务。
2.1.8车辆日常补胎及小零件更换必需在正规4S店进行, 取得正规发票, 不许可抵票报销。
2.2定时保养
2.2. 1驾驶人员要严格根据车辆保养相关要求定时对车辆进行保养。车辆公里与保养项目标准见《保养标准表》。
2.2.2保养维修必需在指定维修厂进行, 驾驶员不得自行选择修理厂。
2.2.3驾驶员依据车辆运行里程数填写运行统计, 经车辆管理人员核实后, 由部门经理安排车辆保养时间。
2.2.4驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、 修理, 不许可先斩后奏。
2.2.5定时保养操作步骤:
驾驶员填写《车辆维修申请单》----部门经理检验---审批（需要财务经理及部经理审批须审批）--凭审批后《车辆维修申请单》（项目、 金额）经过报帐中心借款---对审批后项目进维修---维修过程中如需增加维修项目, 由部门经理确定维修---对维修车辆进行检验---索取发票及维修清单----会计人员对维修项目进行审核------经过报帐中心冲销借款。
2.3.1在行驶过程中发觉故障, 驾驶员应立刻检验, 查明原因并判定故障严重程度和对行驶安全影响程度, 主动设法排除故障。
2.3.2如驾驶员无法排除故障, 须估算费用并取得部门经理同意就近寻求修理厂处理, 对故障严重程度及发生故障原因应立刻汇报, 请示处理方案。
2.3.3发生修理后必需将更换部件交回企业验审。车辆管理人员对车辆突发修理原因进行判定、 审核。
2.3.4突发修理操作步骤: 口头向领导进行维修申请---获同意后进行维修（不能到指定处修理时, 选择就近修理厂）---补填《车辆维修申请单》---对维修质量进行反馈和统计-----车辆管理人员判定、 审核----部门经理签字----走报帐中心报销。
2.4保养、 维修后车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收, 合格后方可进行运输。
3、 尤其事项
3.1企业应指定有资质专门车辆保养、 修理点, 便于修理、 维修, 可指定两至三个点。
3.2企业为避免修理点配件价格过高, 应依据修理点单独指定汽车配件供给点。
3.3企业应依据修理点提供保养及维修清单去指定配件供给点购置所需配件, 杜绝在同一个点既买配件又做维修。
3.4车辆保养、 维理不许可驾驶员用现金交易, 驾驶员应在指定维修点修理后, 由企业隔月统一支付。
五、 车辆罚款及理赔管理
1、 车辆罚款管理
1.1 客运车载货罚款
1.1.1这类罚款为企业计划内罚款, 驾驶员应在送货过程中有意识避免这类罚款发生。当发生时, 驾驶员态度应良好, 争取少罚款或不罚款。
1.1.2驾驶员应妥善保管开具罚款单, 经部门经理审核后, 可用其它发票冲抵报销。
1.2 车辆停车罚款
1.2.1驾驶员应熟知交通停车相关要求, 将车辆停放在许可停车地方。
1.2.2该类罚款企业不许可发生, 如有发生, 应具体了解罚款原因, 属于驾驶员出于个人利益而发生乱停车罚款, 企业不予报销。该类罚款在报销时应尤其注意审核。
2、 车辆事故理赔管理
2.1 车辆事故理赔是基于车辆保险意外确保, 驾驶人员应在提升本身驾驶技能同时, 认真遵守交通法规。
2.2 车辆在发生交通事故时应立刻联络保险企业, 由保险企业进行事故判定, 出具判定汇报。
2.3 驾驶员应立刻到保险企业指定修理点将车辆尽早修好, 不要耽搁正常工作, 修理费先由驾驶员垫支或凭保险企业事故受理单向企业借款支付。
2.4 保险企业在受理交通事故后, 会将一联写有理赔号码受理单交于驾驶员, 尔后保险企业系统会将该起事故理赔号码发送至驾驶人员所留手机上, 驾驶人员应妥善保管。
2.5 驾驶人员应将正确无误企业名称及银行帐号通知保险企业, 在保险企业受理事故后应跟踪保险企业立刻将理赔款汇之企业帐号。
2.6 当企业已确定收到该笔理赔金额时, 驾驶人员应凭载有理赔号受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续。
2.7 财务部应依据所报理赔号与银行到账凭证载明号码与车牌号对应, 确定相符后方可支付或冲账, 不然不予办理。
六、 对违反企业车辆管理制度部门和个人依据严重程度处以50—200元罚款

附表一: 《公务车辆使用申请表》
附表二: 《企业车辆派遣记录表》
附表三: 《车辆出车安排表》
附表四: 《车辆送货记录表》
附表五: 《车辆用油统计表》
附表六: 《备用卡加油统计表》
附表七: 《车辆维修申请单》
附表八: 《保养标准表》

附表一:
公务车辆使用申请表
申请日期

申请人员

申请时间

返回时间

申请理由

部门经理意见:
行政经理意见:

附表二:
企业车辆派遣记录表
出车日期

驾驶人员

出车时间

出发公里数

返回时间

回程公里数

通 行 费

备 注

接送人员

接送理由

行政经理意见:
总经理意见:

附表三:
车辆出车安排表
车牌号码

驾驶人员

出车时间

返回时间

送达地点

送达货物

管理人员

日期

附表四:
车辆出车记录表
车牌号:

驾驶员:

出车日期
出车时间
返回时间
出发公里
返回公里
出车地点
署名

管理人:

附表五:
车辆加油统计表
车牌号码

部 门

司 机

加油型号、 单价

月初余额

本月起始公里数

本月充值

本月中止公里数

本月用油

中止公里数时油箱剩油量

月末余额

所属期起止

是否有现金加油
日 期
金 额
是否有备用卡加油
备用卡卡号
金 额

本月车辆尤其事项说明:
本月加油小票粘贴处:

附表六:
备用卡加油统计表
备 用 卡 号

月 初 余 额

本 月 充 值

月 末 余 额

本 月 用 油

加 油 明 细
车牌号
加油金额
加油司机

合 计

尤其说明事宜:
本月加油小票:

附表七:
车辆维修保养申请表
一、 车辆基础情况
二、 维修项目及资金预算
车牌号

维修项目
材料费
工时费
小计
部 门

1

车 型

2

购置日期

3

上次维修时间

4

上次维修公里

5

此次行驶公里

6

上次维修项目:

7

8

9

10

11

12

13

是否为定时保养

14

是否为常规保养

15

申请人

合 计

部门经理意见:
财务经理意见:
总经理意见: