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现代秘书学与秘书实务

上编 现代秘书学原理

第一章 秘书学概说
第一节 秘书学的基本概念——秘书
“秘书”一词最早出现在汉代 《汉书·叙传》
古代秘书有三种解释：1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献
2、指谶纬图箓。这类图书以隐语、咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩。
3、掌管图书，著书立说的“秘书监”（汉）
现代秘书的含义：秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。
1、秘书活动的根本对象是领导者。 2、秘书活动的根本职能是辅助管理。
3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。 4、秘书的根本性质是辅助性。

第二节 秘书活动的起源
起源的两个必要条件是：文字的出现和国家的出现
1、起源：原始时代 2、萌芽：商朝 3、保存完整：《尚书》

第三节 秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法
秘书学的概念：秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。
秘书学的学科特点：综合性和应用性
中国秘书学的发展：
1951年 第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开
1981年 第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开（北京）
（会议总结了30年秘书工作的经验，重申并完善过去实施的有效秘书工作制度，使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道）
1985年 第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开（重要）
（着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用）
“四转变” 1，偏重办文办事 —— 既办文办事又出谋献策
2，从收发传递信息 —— 综合处理信息（收发信息和信息反馈）
3，单凭老经验办事 —— 实行科学化管理
4，被动服务 —— 争取主动服务
“三服务” 1，为中央服务 2，为中央各部和各省各自治区服务 3，为人民服务

第二章 秘书系统及其组织形态
第一节 秘书系统的基本要素
一、主体要素 二、手段要素 三、对象要素

第三章 秘书系统的职能 （重点）（特征和原则是重点）
秘书系统的职能：辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务
第一节 辅助决策
含义：在决策的全过程中，给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
特征：1、经常性 2、多功能性 3、综合性 4、全过程性
原则：1、定位原则 2、超前原则 3、信息原则 4、协调原则 5、谏诤原则
主要环节：1.发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标
2.搜集并提供信息，为领导系统的决策提供科学依据
3.拟写和预审备择方案
4.组织专家和有关方面对决策方案进行咨询、评估、论证、听证
5.反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性
第二节 处理信息
含义：通过各种方式可以被传递、被感受的声音、图像、文字所表证并与某些特定的事实、主题或事件相结合的消息、情报、知识均泛称为信息。
信息特征：1、客观性 2、传感性 3、可变性 4、共享性
处理信息的原则：1、及时性原则 2、保真性 3、适用性 4、系统性 5、浓缩性 6、预测性
主要环节：1.信息搜集 2.信息加工 3.信息传递 4.信息贮存 5.信息利用和检索
第三节 督促检查
特点：1.权威性 2.时限性 3.实效性
原则：1.督促与检查相结合原则 2.指导协调原则 3.调查反馈原则 4.以点带面原则
第四节 协调关系
协调含义：协调主体运用自己的影响力，调节或消除协调对象之间的矛盾的一种活动。
特征：1.从属性 2.广泛性 3.间接性
原则：1.客观公正原则 2.沟通协商原则 3.化解矛盾 4.思想领先 5.分级归口 6.灵活适度
主要环节：1.充分调查研究，全面掌握信息 2.吃透领导意图，明确协调目标
3.运用正确手段，开展协调活动 4.督促各方守约，落实协调结果
第五节 办理公务
秘书事务：秘书主体在辅助领导者实施管理的过程中直接作用于具体事和物的劳作过程，又称秘书实务。
特征：1.服务性 2.繁复性 3.程序性 4.突击性
原则：1.主动性原则 2.计划性 3.规范性 4.创新性 5.协调性 6.公关性

第四章 秘书和领导者的关系
第一节 秘书与领导者关系概述
一、秘书和领导者之间的关系是同一性和差异性相互联结、相互依存的辩证关系。
同一性的表现：1.目标一致性 2.智能互补性 3.人格的平等性
差异性的表现：1.法定地位差异 2.工作职能差异 3.个性差异
二、秘书与领导者辩证关系的特征：1.强制性特征 2.首属性特征
第二节 秘书对领导者的补偿作用
一、精力补偿 （秘书对领导者最基本的补偿作用）
1.科学管理领导者时间，合理安排领导者活动 2.做好挡驾工作
3.为领导活动做好铺垫 4.完成交办事项
5.为领导活动提供后勤保障
二、知识补偿 三、能力补偿
四、思维补偿
1.同向和反向思维补偿 2.前馈性、同步性、后续性思维补偿
五、心理补偿
1.权威心理补偿 2.自信心理补偿 3.情感心理补偿

第三节 秘书与领导者沟通交往的原则
1.正位 2.适人 3.合时 4.择地 5.善言 6.渐进 7.谦让

第五章 秘书修养
第一节 含义：秘书在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。
第二节 秘书职业道德修养
秘书职业道德的规范：1.尽职尽守 2.实事求是 3.廉洁奉公 4.任劳任怨 5.谦虚谨慎
6.保守秘密 7.文明守信
第三节 秘书知识和能力修养（重要）
秘书知识和秘书能力修养的原则：1.适应性原则 2.比例性 3.个性原则 4.动态性原则
秘书知识结构（重要）：1.基础知识 2.专业知识（秘书业务知识和秘书单位的专业知识）
3.辅助知识
秘书能力结构：（11个）1.应用写作能力 2.口头表达能力 3.听知能力 4.阅读能力
5.协调能力 6.策划组织能力 7.预测能力 8.应变能力
9.观察能力 10.交际能力 11.操作能力
第四节 秘书心理修养
秘书心理健康的基本品质：1.忠诚 2.机敏 3.稳重 4.坚毅 5.随和 6.幽默 7.自制
秘书的心理调适：1.压抑心理调适 2.焦虑心理 3.厌烦心理 4.依赖心理 5.羞怯心理
6.自负和自卑心理

下编 现代秘书实务
第六章 文书写作略
第七章 文书处理
第一节 文书处理的原则：1.及时 2.准确 3.安全 4.精简 5.高效 6.统一
第三节 发文与收文处理程序
发文处理程序：1.拟稿 2.发文审核 3.签发 4.复核 5.编号 6.缮校 7.用印或签署 8.发文登记
9.封发
收文处理程序：1.签发 2.拆封 3.收文登记 4.收文审核 5.分文 6.拟办 7.批办 8.传阅 9.承办
10.催办 11.办结
第八章 会议组织
会议：一直围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。
会议的特征：商议性是会议区别于其他活动的特点。
会议的种类：一、按会议性质分 1.法定性会议 2.非法定性会议
二、按与会者来自或代表的区域分 1.国际性会议 2.全国性会议 3.区域性会议
4.单位性会议
三、按与会者相互关系划分（重要） 1.纵向关系会议 2.横向关系会议
四、按人数分 1.小型会议（100人下） 2.中型会议（几百人） 3.大型会议
会务关系的原则：1.准备充分原则 2.分工协调原则 3.服务周到 4.确保安全 5.节约环保

第三节 会议准备工作 （会前）
一、安排议题 二、确定会议对象和规模
三、确定会议时间、地点和名称 四、安排分组活动、专题会议与发言
五、制定会议日程和程序 六、制发会议通知
七、制作会议证件 八、准备会议物品和预算、筹集经费
九、布置会场 十、制定会议预案
第四节 会议服务工作 （会中）
一、接站、引导、报到与签到 二、安排食宿和余兴活动
三、会议值班和返离工作 四、会议记录
五、会议简报工作
第六节 会议善后工作 （会后）
一、会议文件的手机和请报 二、做好会议的宣传工作
三、信息反馈
如何有效的控制会议：1.节约会议成本 2.利用各种方法

第九章 安排领导活动
原则：1.必要性原则 2.统筹性原则 3.简化性原则 4.合理性原则

第十章 接待工作
含义：指特定的阻止对公务来访者的迎送、接洽和招待活动。
特征：1.广泛性 2.礼仪性 3.服务性
接待类型：一、按接待者与来访者的相互关系分 1.对上接待 2.对下接待 3.平行接待
二、按接待的性质分 1.工作接待 2.生活接待 3.事务接待
三、按计划与否分 1.有约接待 2.临时接待
四、按组团与否分 1.团组接待 2.个别接待
五、按范围接待 1.国内接待 2.涉外接待
秘书接待工作原则：1.热情友好，细致周到 2.俭省节约，倡导新风 3.加强防范，确保安全

第十一章 信访工作于危机管理
信访工作的含义：党政机关、社会团体和企业事业单位对人民群众的来信来访的受理过程。
信访工作的原则：1.实事求是原则 2.依法处理原则 3.属地管理、分级负责原则
4.及时办理原则 5.就地解决问题与疏导教育相结合的原则
6.同意领导、部门协调原则 7.保护信访人原则
信访工作的程序：一、信访办理
来信受理：1.收信 2.阅信 3.登记 4.立案 5.办复
来访受理：1.接待 2.登记 3.接谈 4.现场处理 5.立案
来电受理：1.弄清身份 2.听记陈述 3.整理记录 4.立案
二、信访办理和督办
三、信访办结

第十二章 秘书日常事务
第二节 保密工作
秘密的种类：一、按秘密性质分 1.国家秘密 2.商业秘密 3.组织内部秘密
二、按秘密等级分 1.绝密级 2.机密级 3.秘密级
三、按存在方式分 1.有形秘密（文献类秘密 物体类秘密 声像类秘密 电子类秘密）
2.无形秘密（口头类秘密 技术类秘密）
第三节 值班工作和日常接待
值班工作的要求：1.认真负责 2.热情待人 3.遵守制度 4.做好记录