文件管理程序---程序文件模板.docx

******有限公司
版次
A/0
文件编号
SG-CD-CX-01
编制人
**
文件名称
文件管理程序
页数
共6页

1. 目的
为确保管理体系所要求的文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，文件能得到有效保存，并保持清晰易于识别，确保与体系活动有关的场合所用文件的正确和有效性，特形成该文件，以规范体系文件的管理，为各部门提供依据。
2. 范围
适用于对本公司管理体系文件（包括外来文件资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。
3. 定义
3.1程序类文件：指依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。包括产品安全质量管理体系程序文件和其他程序类文件。
3.2外来文件：指本公司外发来的文件，包括：政府部门文件、客户资料、外来技术标准、参考资料等。外来文件由主管部门/指定负责人对其时效性进行判断和进行管理。
3.3受控文件：指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件，《公司管理手册》、《程序文件》、《部门管理手册》属于受控文件。
3.4非受控文件：不受更改控制的文件，以实际发放文件为准，没有版本限制的文件。
4. 风险及控制
风险点
控制措施
等级
管理体系文件外泄
通过4.7.2条款控制其风险

员工使用不适用版本
通过4.6条款控制其风险

外来文件识别及发放不规范
通过4.8条款控制其风险

5.职责
5.1体系管理员负责《公司管理手册》及程序文件的归口管理，负责登记、发放。
5.2各部门负责本《部门管理手册》的归口管理，负责登记、发放；及本部门有关外来文件的识别、接受并控制分发。
5.3体系管理员负责全公司所有体系文件备份并根据实际情况进行换版，各部门文件修改需到体系管理员处备案。
第6页，共6页
中储粮油脂成都有限公司 文件管理程序
5.4体系文件的编写、审批权限和发放/控制职责见6.2中表格1。
6.工作程序
6.1文件框架
6.1.1《公司管理手册》：包括公司简介，方针目标，组织结构及职能分配，管理层职责，以及标准ISO9001-2015、ISO22000-2005中的要求在公司应用的阐述。起到统领性的作用，是公司运营的最高管理手册。
6.1.2《程序文件汇编》依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。包括质量管理程序文件及食品安全管理程序文件。
6.1.3《##部门管理手册》：包括公司方针目标，部门及岗位绩效目标，部门及岗位职责，部门风险识别及控制，部门管理制度，作业指导书，外来文件清单和记录表格等。是部门日常工作的指引和规范。
6.2文件审批职责见表格1
表格1 文件审批职责对应表
文件种类
文件编制
文件审核
文件批准
发放/控制[1]
公司管理手册
体系委员会
公司管理层讨论通过
最高管理者
体系管理员
程序文件
主要涉及部门
体系分管领导/管理层
最高管理者
体系管理员
部门管理手册
各部门
部门分管领导/管理层
最高管理者
各部门
注：[1].控制的内容包括：标识、登记、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等；
6.2.1文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。
6.2.2批文及含有行政文号的管理性文件（包括通知、请示、报告、会议纪要、简报等）按照综合管理部要求进行。
6.3文件编写格式
6.3.1文件的编号规定如下：
版本号
a)公司管理手册SG-CD-SC—××

文件编号（2位自然数，从01开始）
b)程序文件SG-CD-CX—××

c)部门管理手册
SG-CD-××-SC-××
版本号
部门代码（参照4.2.2中表格2）

d)××-××-××（管理手册中的具体文件）
文件类型代码（参照4.2.2中表格2）
文件序列号（从自然数1开始）
部门代码（参照4.2.2中表格2）

6.3.2代码规定如下
表格 2 代码表
部门
代码
文件类型
代码
综合部
ZH
公司方针目标
FZ
人力资源部
RL
部门及岗位绩效目标
JX
油脂生产部
YZ
部门及岗位职责
ZZ
油料生产部
YL
部门风险识别及控制
FX
营销部
YX
部门管理制度
ZD
设备技术部
SB
部门作业指导书
ZY
品控部
PK
记录表格
JL
物流储运部
WL

财务部
CW

6.3.3《公司管理手册》、《程序文件汇编》、《部门管理手册》需要添加封面、目录及修订一览表。封面格式见附录。目录标题：黑体二号字，单倍行距，段前段后1行间距；目录正文：宋体四号字，两端对齐。目录分层依次按照“第一部分 ###”、“一、##”、“（一）”、“1、”“（1）”进行，分层不宜过多，最多五层；如果不需要分层，可以采用任意一种适宜的序号方式。
6.3.4页眉的编辑：文头放在页眉上，如本程序文件第一页最上面。文头中文件名称、编号及版次/修订内容与文本一致。每个子文件的第一页最上方必须列出一个文头；第二页开始在页眉上插入公司名称和文件名称，见本程序文件第二页。页眉中文字体为黑体，英文字体Times New Roman。
6.3.5页脚的编辑：页码的格式为“第几页，共几页”，黑体，五号，其中封面和目录不参与页码编辑。
6.3.6页面设置：封面页和目录，上边距：3.2cm；下边距：2.4cm；左右边距：2.8cm；正文页，上下边距：2cm；左边距：2.2cm；右边距：2cm.
6.3.7正文采用宋体小四号字体，左右侧缩进为0，段前段后间距为0行，行距为固定值22磅，单独成段的正文首行缩进2字符。
6.3.8文件层次和标题按照如下多级编号进行编写
6.3.8.1第一层为“1.”字体加粗，段前后间距0.5行。左右侧缩进为0，悬挂缩进2字符。
6.3.8.2第二、三、四层为“1.1”、“1.1.1”、“1.1.1.1”左右侧缩进为0，悬挂缩进2字符
6.3.8.3最多层次为四层，继续分类依次按照（1）、（2）、（3）；Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ；a）、b）、c）进行。左右侧缩进为0，首行缩进2字符。
6.3.9表格的编辑：表格属性：制定宽度16.8cm（特殊表格可以根据实际情况调整），居中显示。表格上方要加题注，题注文字格式为黑体，小四，居中显示。题注中以“表格×表格名”表示，其中“×”表示该表格在该文件中的顺序号，每一个文件都从1开始编号。例：表格2代码表。
6.3.10图片的编辑：图片居中显示，图片下方要加题注，题注文字格式为黑体，小四，居中显示，图片编号参照表格编号。
6.3.11注释的编辑：需要加注释的文件，在原文处以[1]、[2]显示（上标），并在下面按照对应号加以注释。例：发放/控制[1]
注释：[1].控制的内容包括：标识、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等。
6.3.12公式的编辑：统一用公式编辑器。并注明：公式（数字），右对齐。
6.3.13记录的编辑依照《记录控制程序》。
6.4文件的分发及控制
6.4.1受控文件需加盖受控章，文件受控章由体系管理员负责管理，并记录所有加盖受控章的文件及数量。各部门在本部门《文件清单》中表明受控状态。
6.4.2文件版次以大写英文字母、“/”和阿拉伯数字组成。英文字母表示版本号，阿拉伯数字表示修订次数。从A/0版开始，表示第一版未修订过初始版。
6.4.3受控文件需编写分发号，分发后的每份文件都有不同的分发号，从1开始依次往下编写，分发号由文件管控部门统一编制并在《文件发放/回收记录》中体现。
6.4.4各部门编制本部门负责控制文件的《文件清单》，实行动态管理，若有更改变化及时报备体系管理员，体系管理员保持公司《文件清单》的更新。清单至少每年进行一次复查/评审，必要时重新编制。
6.4.5因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新分发号（新分发号为原分发号后补发的一位数字，此数字为此版文件补发的次数），并注明丢失的文件的分发号失效；发放部门做好相应发放签收记录。
6.4.6各部门应经常检查本部门负责管控及使用，以确保文件清晰，易于识别，需向公司外人员提供文件时，部门文件应经部门分管领导批准，公司文件应经最高管理者或其指定人员批准。
6.4.7公司内部编制的文件至少每年进行一次评审，当因外部因素或体系改进要求时应及时评审，评审引起的文件变更按4.5条款执行。
6.4.8作为体系管理记录的文件应执行《记录控制程序》。
6.5文件的变更
6.5.1文件的变更一般由原编制部门进行，原审批者审批。若有变动，应注明原因。
6.5.2当更改内容较少时，不致换版修订的，文件编制部门应到体系管理员处领取《文件更改审批单》，审批后，对修改页进行拆页更换，并收回作废页，加盖作废章。文件持有部门填写文件附页《修订一览表》。当更改涉及的内容或范围较大时，进行换版修订。换版程序按4.4.2条款进行。
6.6作废文件的保留和销毁
6.6.1对需保留的作废文件需加盖“作废文件仅供参考”章，以防混淆，该类文件应单独存放。“作废文件仅供参考”章由体系管理员统一管理，并记录加盖该章的文件及数量。
6.6.2对超出保存期限或不需保留的作废文件，可以填写《文件销毁审批单》经文件批准人批准后可以销毁。《文件销毁审批单》予以保存。
6.7文件原稿的保存和复制
6.7.1各部门文件根据需要选择文件保存形式，可以为纸质版或电子版或其他媒介形式。体系管理员处统一备案公司所有体系文件，一二层文件以纸质版的形式备案，三层文件以PDF文档的形式备案。
6.7.2借阅、复制有关文件时，要向文件控制部门申请，填写《文件借阅/复制记录》，经控制部门分管领导审批后，向文件管理人员借阅、复制。
6.8外来文件的控制
6.8.1各部门负责收集与本部门职能、业务范围相关的外来文件，收到外来文件的部门，负责识别（评审）其适用性及为最新有效的版本；
6.7.2各部门对识别、收集到的外来文件进行编号、备案，并分发到相关部门使用。并填写《外来文件清单》。
6.7.3若收集到的文件为法律法规，行业标准等内容版本可更改文件，作为受控文件控制，列入受控文件清单，加盖受控章，分发到相关使用部门，并收回旧版本。
6.7.4外来文件每年至少一次核查，核查由各部门分头进行，确保外来文件为现行有效版本。
7.相关文件
7.1《记录管理制程序》SG-CD-CX-01
8.相关记录
8.1《文件清单》##－JL—##
8.2《文件更改审批单》PK－JL—##
8.3《文件销毁审批单》PK－JL—##
8.4《文件借阅/复制记录》PK－JL—##
6.5《文件发放/回收记录》PK－JL—##
8.6《外来文件清单》PK－JL—##