广东电网公司建设项目档案验收细则试行.doc

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广东电网公司建设项目档案验收细则
（试行）

1. 总则
为深入贯彻执行国家、电力行业关于建设项目档案验收工作要求，进一步提高电网工程项目档案管理水平，规范电网工程项目档案专项验收工作程序和方法，结合广东电网公司电网工程项目建设的实际，根据《广东电网公司建设项目档案管理办法》具体要求，制定本细则。
2. 适用范围
本办法适用于广东电网公司（以下称省公司）及直属的供电局、中心机构、基建等单位的110千伏及以上输变电工程、3000万元及以上技改工程、1000万元以上小型基建工程项目档案管理。35千伏输变电工程和10千伏及以下配网工程、3000万元以下技改工程、1000万元以下小型基建工程项目档案管理参照执行。
3. 相关文件
3.1 《关于转发国家档案局〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》（广电办〔2006〕137号）
3.2 《关于印发〈建设项目(工程)档案验收办法〉的通知》（国档发〔1992〕8号）
3.3 《关于印发〈电力工程达标投产管理办法〉（2006版）的通知》（中电建协工〔2006〕6号）
3.4 《广东电网公司建设项目档案管理办法》（广电办〔2007〕49号）
4. 建设项目档案验收申请
4.1 申请建设项目档案验收应具备下列条件：
4.1.1 工程项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产运行的需要；
4.1.2 工程项目指标考核符合中国电力建设企业协会下发的《输变电工程达标投产考核标准》(2006版)；
4.1.3 完成工程项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；
4.1.4 完成工程项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
4.2 工程项目档案应在项目竣工投运三个月内，由项目建设单位项目管理部门向省公司提出专项档案验收申请，并提交档案验收申请报告、《广东电网公司建设项目档案验收申请表》（附录A2）和《广东电网公司建设项目档案验收评分表》自查情况（附录A3）。
4.3 建设项目档案验收申请报告的主要内容：
4.3.1 工程项目建设及项目档案管理概况；
4.3.2 保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
4.3.3 项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
4.3.4 档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
4.3.5 存在的问题及解决措施。
5. 建设项目档案组织验收
5.1纳入国家或省重点建设项目的电网工程，项目建设单位项目管理部门要在项目竣工投运三个月内，向省公司提出专项档案验收申请，由省公司办公室牵头组织有关部门形成验收组，共同评价和考核项目档案管理效果。未纳入国家或省重点建设项目的电网工程，项目建设单位项目管理部门可参照本细则自行组织验收。
5.2 由省办公室牵头成立由档案专业、工程技术专业人员共同组成的验收小组，人数不少于5人的单数。
5.3 工程项目档案验收以建设单位召集验收会议的形式进行，项目档案验收组全体成员、项目的建设单位、设计、施工、监理、物流中心和生产、运行管理单位等有关人员参加会议。
5.4 工程项目档案验收会议议程：
5.4.1 会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员；
5.4.2 验收组长宣布档案验收组成员名单；
5.4.3 项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况；
5.4.4 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；
检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于总卷数的20%，抽查重点项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
5.4.5 项目档案验收组根据档案工作的相关要求，对项目档案质量进行综合评价。
5.4.6 项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。项目档案验收意见的主要内容：
5.4.6.1 项目建设概况。
5.4.6.2 项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见。
5.4.6.3 存在问题、整改要求与建议。
5.4.7 有关单位负责人讲话。
5.5 工程项目档案验收结果通知
5.5.1 项目档案验收会议结束后，验收组织单位应将项目档案验收结果以《通知》和《意见书》书面形式通知项目建设单位（法人）。
5.5.2 项目档案验收情况，按照《广东电网公司建设项目档案管理办法》中第8条进行奖惩。
6. 附则
6.1 本办法由广东电网公司负责解释。
6.2 本办法自发布之日起执行。
7. 附录
7.1 附录A1：广东电网公司建设项目档案验收流程图
7.2 附录A2：《广东电网公司建设项目档案验收申请表》
7.3 附录A3：《广东电网公司建设项目档案验收评分表》
附录A1：
广东电网公司建设项目档案验收流程

节点
广东省档案局
南方电网
公司
广东省电网公司工程建设部
广东省电网公司办公室
建设单位项目管理部门
参建单位
1

2

3

4

5

6

7

8
参加项目档案验收

参加项目档案验收
参加项目档案验收

结束
符合条件的工程，推荐申报“广东省重大建设项目档案金册奖”

是
是
下发《通知》及《意见书》

成立验收小组

否
否
验收小组复查
提出验收申请
整改

现场验收
召开验收会议

参加项目档案验收

附录A2：
广东电网公司建设项目档案验收申请表

项目名称

审批（核准）机　关

立项日期

投资规模

建设时间

建设单位
（法人）

设计单位

主　要
施工单位

主　要
监理单位

计划档案
验收日期

计划竣工
验收日期

联系人

联系电话

地址/邮编

电子信箱

申请单位
自检意见

　　　　　　　　　　　　（单位盖章）
　　　　　　　　　　　　年　　月　　日
验收组织
单位意见

　　　　　　　　　　　　（单位盖章）
　　　　　　　　　　　　年　　月　　日
附录A3：
广东电网公司建设项目档案验收评分表

序号
项目内容
验收标准
标准分
自评分
评定分
扣分原因
1
组织管理

30

1.1
制度体制
建设单位项目管理部门、各参建单位建立项目档案工作领导人责任制（2分），将档案工作纳入项目管理程序和工作计划（1分），设立项目档案管理机构和人员，建立适应项目建设需要的档案管理网络人员队伍（1分）。
4

1.2
同步开展
建设单位项目管理部门将项目档案工作纳入项目管理程序，采取档案工作交底（1分）、档案业务培训（1分）、项目档案中间检查（1分）等有效运作措施，积极主动地控制项目档案质量，保证建设项目档案的完整、系统、准确；接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改（1分），按规定及时填报《国家重点建设档案管理登记表》（1分）；做到项目档案工作与项目建设同步进行。
5

1.3
责任考核
项目档案工作实行领导负责制（0.5分），确定了负责档案工作的部门及领导（0.5分），实行了各部门和有关人员档案工作责任制（1分），并采取了有效的考核措施（2分）。
4

1.4
人员配备
配备了适应工作需要的项目档案管理人员（2分），项目档案管理人员经过档案专业知识培训（2分）。
4

1.5
合同管理
项目文件材料的收集、整理和归档要求纳入合同管理（1分），要求明确（2分），控制措施有力（2分）。
5

1.6
办公设备
保证档案工作所需经费（2分），配备了计算机（0.5分）、复印机及声像器材等必备的办公设备（1分），且性能优良（0.5分），满足工作需要。
4

1.7
信息化
采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。重点从基础设施（1分）、资源建设（2分）、应用效果（1分）三方面考核。其中，全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的得0.5分；全套档案目录和竣工图已数字化的得1.5分；全套项目档案（施工原始记录除外）已数字化的得2分。
4

2
案卷质量

60

2.1
形成质量

45

2.1.1
齐全完整
按照《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》中的《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》所列内容，重要文件归档无遗漏。每缺1张（份）竣工图纸（含修改通知单）或征地图、重要合同、协议书等重要文件，扣0.5分，其余应归档文件少一份扣0.1分。
15

2.1.2
真实准确
所有归档文件材料真实，内容准确，签署手续完备。若归档材料不真实或内容不准确、签署手续不完备，弄虚作假，每发现一处扣0.5分。
10

竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况。若竣工图内容与施工图、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录不相符的，每发现一处扣0.5分。
10

2.1.3
耐久有效
归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久要求（8分）；录音、录像文件应保证载体的有效性（1分）；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘（1分）。
10

2.2
整理质量

15

2.2.1
排列系统
分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。项目档案案卷排列符合国家有关标准规范，卷内文件的排列符合《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》C环节第2点＂卷内文件的排列＂要求
3

2.2.2
封面脊背
格式规范统一，字迹清晰美观，填写完整准确。
1

2.2.3
案卷题名
案卷题名规范，简明扼要，能准确提示卷内文件材料的主要内容和特征。
4

2.2.4
卷内目录
卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；著录格式符合规范要求，字迹清晰。若抽查重要文件卷内目录有错漏，每发现一条扣0.1分。
4

2.2.5
卷内备考
卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。
1

2.2.6
纸张折叠
案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱帖为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。图样折叠时标题栏外露。
1

2.2.7
案卷装订
案卷装订符合《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》C环节第4点＂案卷的装订＂要求
1

3
档案安全

10

3.1
用房设施
施工现场配备文件收集袋(盒)及专用文件柜，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施（2分）。建设单位档案库房与阅览、办公用房分开；档案库房配置有防火、防盗、防水、防有害生物和温湿度调控等设施。（３分）
5

3.2
档案装具
档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合《广东电网公司建设项目档案管理工作手册》C环节第5点要求
3

3.3
安全措施
采取有效措施保证档案实体和信息安全
2

合 计

100

11