公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法讲座.pptx

公路工程建设项目文件材料 立卷归档管理办法公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准收集范围：交通运输部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）附录2档案归档目录分类整理：公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交办发2001390号）案卷编目：交通文件材料立卷归档办法（交办发1992100号）注：65号文仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按附录二整理和编目。文件材料的整理编目应按390号文执行。归档范围详见关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。立项阶段可行性研究报告的审批（包括可研报告形成过程的相关文件）环境影响报告书、水土保持方案及审批文件设计阶段 目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。工程准备阶段用地申请及批准文件、红线图及土地使用证征地拆迁、补偿批准文件及协议书征地拆迁图表（土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图）招投标工作申报施工许可及质量监督申请施工阶段开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件分部分项开工申请及批准文件 原材料及构件出厂证明、原材料试验报告工程检验申请批复单、检验及评定文件施工原始记录施工日志、大事记各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录隐蔽工程验收记录交工验收文件监理工作大纲、日志监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）竣工图科研、新技术运用施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）竣工验收阶段 竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书 设计、施工、监理工作总结 项目质量评定文件 各类专项验收文件 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 收集责任分工交通主管部门及项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；设计单位负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；施工和监理单位负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作一般行政文件与工程管理文件的区分公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档。重复归档问题监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等)建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。计划进度表由项目法人单位归档。各承包单位与业主签订的合同文件不需向业主移交。招投标、计量支付及计划进度表的归档招投标及合同管理文件、计量支付文件和计划进度文件应单独收集整理编目和归档。公路工程文件材料收集要求原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。收集方法l工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；l明确各承办部门及人员文件材料收集归档责任l同步开展 每一工序和每项工作完成后，承办人员应及时将有关材料向资料管理人员归档，以便于开展预立卷工作。平时预立卷制度l与收集工作同步开展预立卷工作预立卷工作应保持其连续性 按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目结合案卷整理工作开展预立卷工作设计阶段文件材料的收集方法设计阶段按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容分别进行收集设计准备阶段设计阶段施工文件材料收集及预立卷l施工准备阶段按其工作内容分别开展l施工阶段按分项工程分别建立预立卷类目l交工及缺陷责任期施工准备阶段合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、基准点定位测量及批复文件施工阶段文件的系统收集及预立卷 分清单位分部分项工程内容依据分项（分部、单位）工程划分情况，建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内，一般情况下，不同分项的文件不能交叉。基础及下部（1#桥墩）分部工程（灌注桩）：分部开工批准文件、专用原材料质保文件、分项开工批准文件、各工序施工原始记录及报验文件、质量控制指令性文件。分项工程：以每根灌注桩为一单元。（如分部工程资料多的情况可以分项工程为预立卷单元）预制桩应将预制过程原始记录文件收集归档施工阶段几种特殊竣工文件的预立卷综合性文件的收集要求：变更文件、施工日志可以合同段为单位按问题集中收集。原材料及产品合格证明文件：如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集；如果是某一分部工程专用的，应归入相应分部部位。该合同段单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中收集整理组卷。标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其他填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分部分项分别收集整理组卷。施工单位与业主、监理的往来文件应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其他施工过程原始记录文件一并收集整理归档，不可将该合同段所有往来文件集中整理，形成往来文件转卷，不利于今后的查找和利用。整理基本原则在平时预立卷的基础上，遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。项目档案整理要求遵循文件材料的自然形成 满足项目基本建设程序符合工程施工流程 分类科学:应按工程文件材料的自然形成过程进行分类.首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况.组卷系统：应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系（案卷厚度按国家有关规定执行）卷内文件材料的排列要系统案卷排列要系统编目规范卷内文件标题拟写及编写案卷题名拟写及目录方便保管和利用卷内文件系统化排列卷内文件系统化排列基本要求：依据卷内文件之间的有机联系，结合问题的重要程度进行排列 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。页号：在右下脚用阿拉伯数字依次编写卷内文件目录的编制卷一 序号文件编号题 名责任者编制时间页次备 注1AT-3A-139Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩水下灌注桩水泥及粉煤灰材料报验单2005-11-81-13以一次报验审批手续单独填写2AT-3A-146Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩水下灌注桩水泥及外加剂材料报验单2005-11-1514-263AT-3A-159Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩盖梁碎石材料报验单2005-11-1627-394AT-3A-165Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩基桩及盖梁钢筋材料报验单2005-11-840-525Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩01#钻孔桩施工原始记录2005-12-253-906Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩2#钻孔桩施工原始记录2005-11-1591-1207Xx公路K44+345-K44+755XX特大桥基础及下部0#墩3#钻孔桩施工原始记录121-1508Xx公路K44+345-K44+755XX特大桥基础及下部0#墩4#钻孔桩施工原始记录151-1809Xx公路K44+345-K44+755XX特大桥基础及下部0#墩就质量控制往来文件181-200封面及装订封面样式及尺寸按国家标准执行。装订。三孔一线装订，蓝图及成册材料可不装订，逐张逐份加盖档号章。案卷题名拟写包括项目名称、桩号、单位（分部、分项）工程名称及文件名称。以上述分部工程形成的案卷为例：Xx公路K44+345-K44+755XX特大桥基础及下部0#墩1-4#钻孔桩施工文件合同段案卷的系统化排列按路线进行方向（桩号里程顺序），结合单位工程（分部工程）依次进行排列,即路基土石方（排水、涵洞）、排水桥梁、隧道、挡土墙，并按排列顺序，在案卷封面上用铅笔自1起，编写案卷流水号。案卷目录的编制按照交通文件材料立卷归档办法中交通科技档案案卷目录格式要求进行编制。将经系统化排列后的案卷，按顺序依次在案卷目录上进行登记，形成本合同段案卷移交目录（含电子版）建设项目档案案卷目录样式序号档号 案卷题名编制单位编制时间页数备注1Xx公路K40-K44合同段开工申请及批准文件XX项目办2002Xx公路K40-K44合同段技术及交底及图纸会审记录及测量记录.1503Xx公路K40-K44设计变更文件.1004Xx公路K40-K44水泥、石灰土等共用原材料质量保证文件2105Xx公路K40-K44路基土石方开工报告.1006Xx公路K40+-K44软土地基开工报告1207Xx公路K40+100-K40+200软土地基施工原始记录建设项目档案案卷目录样式序号档号 案卷题名编制单位编制时间页数备注8Xx公路K40+210-K40+300软土地基施工原始记录XX项目办2009Xx公路K40+310-K40+400软土地基施工原始记录.15020Xx公路K44+100-K44+200软土地基施工原始记录.10021Xx公路K40-K44路基土方工程开工报告21022Xx公路K40+100-K40+200路基土方工程第1-8层施工原始记录.10023Xx公路K40+100-K40+200路基土方工程第9-20层施工原始记录12041Xx公路K40-K44路面工程开工报告200建设项目档案案卷目录样式序号档号 案卷题名编制单位编制时间页数备注50Xx公路K40-K44路基土方工程开工报告XX项目办20051Xx公路K41+345-K41+755XX桥梁工程开工报告.15052Xx公路K41+345-K41+755XX桥梁基础及下部构造开工报告.10053Xx公路K41+345-K41+755XX桥梁基础及下部构造0#墩1-4#钻孔桩施工文件材料21060Xx公路K44+345-K44+755XX桥梁基础及下部0#墩1-4#钻孔桩施工文件材料.10071Xx公路K40-K44路基工程浆砌排水沟开工报告及施工文件材料12041200项目案卷的系统化排列由建设单位负责按照立项审批、设计、工程准备、施工和竣工的建设基本程序顺序进行系统化排列。其中施工阶段的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、交叉工程和沿线设施等单位工程顺序进行排列。档号。简单明了。建设项目档案案卷目录样式序号档号 案卷题名编制单位编制时间页数备注1YX-00001Xx高速公路立项审批报告XX项目办2002YX-00002XX高速公路环境影响报告书、水土保持方案及审批文件.1503YX-00003XX高速公路初步设计报审文件.304YX-00004XX高速公路初步设计文件附件5YX-00005XX高速公路施工图设计及审批文件.6YX-00006施工图设计附件7YX-00007XX土地使用申报及审批文件序号档号 案卷题名编制单位编制时间页数备注8YX-00008Xx高速公路征地拆迁文件XX项目办2009YX-00009XX高速公路有关供水供电协议.15010YX-000010XX高速公路建设项目开工许可及申请质量监督文件.3011YX-000011XX高速公路初步设计文件附件施工阶段按照单位工程结合桩号进行汇总排列：路基、路面、大中桥梁、互通立交、隧道工程、交通安全设施、房建绿化.完成整理及移交时间应按工程不同阶段完成情况同步完成文件材料的收集整理工作。合同段应在通过交工验收时，施工单位和监理单位应按上述归档范围要求，完成该合同段工程档案的整理和移交工作。